Kun Google Chat on käytössä niin henkilökohtaisissa keskusteluissa, työnantajan projekteissa kuin asiakastyössäkin, sen järjestäminen alkaa siitä, että tiedät, mikä käyttäjäidentiteetti kuuluu kuhunkin keskusteluun. Sen jälkeen voit järjestää projektin chatin, asiakirjat ja kalenterin niin, että ne ovat helposti käytettävissä yhdessä.
Projekti ei automaattisesti edellytä uutta Google-tiliä. Saatat käyttää yhtä työtiliä yhteistyöhön useiden asiakkaiden kanssa, kun taas toinen asiakas antaa käyttöösi oman hallinnoidun käyttäjäidentiteetin. Nämä tilanteet edellyttävät erilaisia työpöytäratkaisuja.
Google tukee jo vaihtamista sisäänkirjautuneiden tilien välillä. WebCatalog tuo lisäksi käyttöön eristetyt profiilit ja projektikohtaiset tilat, jotka voivat helpottaa monivaiheisen työpäivän hallintaa. Tavoitteena on, että oikea tili, keskustelu ja tarvittavat työkalut ovat selkeästi tunnistettavissa aina, kun aloitat työskentelyn.
Anna käyttäjäidentiteeteille ja projekteille eri tehtävät
”Tili”, ”organisaatio” ja ”tila” kuvaavat Google Chat -työnkulun eri osia. Niiden pitäminen erillään helpottaa sekä käyttöönottoa että vianmääritystä.
| Kokoonpanon osa | Mitä se hallitsee tai järjestää | Käytännön esimerkki |
|---|---|---|
| Google-tili | Käyttäjäidentiteetti, jolla kirjaudut sisään ja osallistut | Henkilökohtainen tilisi tai työnantajan myöntämä tili |
| Google Workspace -organisaatio | Käyttäjien hallinnoidut käyttöoikeudet ja käytännöt | Työnantajasi Chatin ja ulkoisen yhteistyön asetukset |
| Google Chat -tila | Keskustelualue, jolla on omat osallistujansa | Tuotelanseerauksen keskustelu projektitiimin kanssa |
| WebCatalog-profiili | Eristetyt verkkosivustojen kirjautumis- ja istuntotiedot | Profiili nimeltä ”Työ — Acme” |
| WebCatalogin tila | Työpöytäikkuna, joka kokoaa yhteen sovelluksia ja profiileja | Lanseerauksen työtila, joka sisältää Chatin, Driven ja projektikuvauksen |
Google kuvaa Chatin käyttömahdollisuudet Google-tilin tai Workspace-organisaation kautta. Sekä henkilökohtaisilla Google-tileillä että maksullisilla Workspace-tileillä voi luoda Chat-tiloja, mutta niiden ominaisuuksissa on eroja. Katso Googlen tilivertailu.
Työpöytäprofiilit kannattaa siis luoda todellisten kirjautumisidentiteettien mukaan ja projektityötilat järjestää itse työn ympärille. Tilan luominen WebCatalogissa ei luo Google Chat -tilaa, kutsu yhteistyökumppaneita eikä muuta organisaation käyttöoikeuksia.
Aloita Googlen nykyisistä työpöytävaihtoehdoista
Et tarvitse uutta sovellusta vain lisätäksesi toisen Google-kirjautumisen. Googlen usean tilin kirjautumisohje kertoo, miten voit lisätä tilejä ja vaihtaa niiden välillä kirjautumatta ulos. Tuetuissa Google-palveluissa voit lisätä tai valita tarvitsemasi tilin tilivalikosta.
Chat on käytettävissä osoitteessa chat.google.com sekä Gmailissa. Google tarjoaa myös erillisen Chat-sovelluksen, joka asennetaan Chromen kautta progressiivisena verkkosovelluksena. Chromen on oltava avoinna, jotta sovellus toimii, ja hallinnoiduilla laitteilla sen asentamiseen saatetaan tarvita lupa.
Nämä vaihtoehdot voivat riittää, jos tilinvaihtaja ja selaimesi nykyinen järjestely sopivat työskentelytapaasi. Valitsitpa minkä vaihtoehdon tahansa, tarkista, millä tilillä on pääsy keskusteluun, jonka haluat avata.
WebCatalogista on hyötyä, kun haluat selkeät, uudelleenkäytettävät tilikohtaiset käyttöympäristöt ja työpöytäjärjestelyn kunkin projektin muille työkaluille. Voit pitää henkilökohtaisen käyttäjäidentiteetin erillään työstä ja käyttää työidentiteettiä kaikkialla, missä sillä on käyttöoikeus. Seuraavat kolme yhteistyömallia näyttävät, miten nämä valinnat kannattaa tehdä.
Henkilökohtaiset keskustelut: luo selkeä oma paikka
Henkilökohtaisella tililläsi voi olla perheen suunnitelmia, vapaaehtoisryhmä ja muutamia ystäviä, jotka suosivat Chatia. Anna näille keskusteluille tunnistettava paikka, jotta löydät ne joutumatta ensin selaamaan työnantajan projektiluetteloa.
Nimeä WebCatalog-profiili Henkilökohtainen tai käytä muuta nimeä, joka yksilöi Google-kirjautumisen selkeästi. Avaa Chat tällä profiililla ja kirjaudu haluamallesi henkilökohtaiselle tilille. Nimeä profiili käyttäjäidentiteetin, ei tilapäisen tekemisen, kuten ”Viikonloppumatkan”, mukaan. Tekeminen vaihtuu, mutta tili voi olla hyödyllinen vuosien ajan.
Käytä Google Chatin omia keskustelujen järjestämistoimintoja niille ihmisille ja ryhmille, joiden pariin palaat useimmin. Google mainitsee tilojen tai keskustelujen kiinnittämisen ja kiinnityksen poistamisen ominaisuuksina, jotka ovat sekä henkilökohtaisten tilien että maksullisten Workspace-tilien käyttäjien saatavilla.
Oletetaan, että vapaaehtoisryhmälläsi on tapahtumakeskustelu ja suunnitteluasiakirja. Voit pitää keskustelun kiinnitettynä Chatissa ja sijoittaa asiakirjasovelluksen sen viereen sopivaan WebCatalogin tilaan. Varmista ennen asiakirjan avaamista tai jakamista, että henkilökohtaisella tililläsi on tarvittavat käyttöoikeudet.
Tilin ja projektin rajauksilla on nyt eri tarkoitukset. Profiili pitää kirjautumisympäristön erillään. Tila kokoaa yhteen tapahtumaan tarvitsemasi asiat. Kumpikaan ei korvaa keskustelun jäsenyysasetuksia tai asiakirjan jakamisasetuksia.
Työprojektit: käytä oikeaa käyttäjäidentiteettiä tiimin eri töissä
Työnantajan myöntämä tili kuuluu yleensä selkeästi nimettyyn työprofiiliin, kuten Työ — Acme. Käytä tätä identiteettiä niihin Chat-keskusteluihin, jotka organisaatiosi on ottanut käyttöön ja joihin sinut on kutsuttu.
Jos Chat ei ole tilin käytettävissä, ota yhteyttä Workspace-järjestelmänvalvojaan. Googlen kirjautumisohjeissa todetaan, että työ- ja oppilaitosorganisaatioiden on otettava Chat käyttöön käyttäjilleen. Saman käyttäjäidentiteetin avaaminen toisessa työpöytäsovelluksessa ei ota käyttöön organisaation palvelua, joka ei ole saatavilla.
Kun käyttöoikeudet toimivat, järjestä toistuvat projektit kunkin tarvitsemien tietojen ympärille. Tuotelanseerauksessa niitä voisivat olla:
- Google Chat -tila, jossa lanseeraustiimi tekee päätöksiä.
- Drive-kansio, joka sisältää hyväksytyt luovat aineistot.
- Asiakirja, jossa on julkaisun tarkistuslista.
- Kalenteri, josta tarkistetaan arviointien ajankohdat.
Voit ryhmitellä tarvittavat sovellukset ja profiilit WebCatalogissa tilaan nimeltä Tuotelanseeraus. Toinen tila, Tiimin arki, voi sisältää päivittäisessä sisäisessä työssä tarvittavat työkalut.
Molemmat voivat käyttää samaa työprofiilia, jos samalla Google-tilillä on käyttöoikeus kumpaankin projektiin. Et tarvitse uutta Google-tiliä tai eristettyä kirjautumista jokaista projekti-ikkunaa varten. Profiilin käyttäminen uudelleen käyttää samoja istuntotietoja, joten ikkunat eivät ole erillisiä käyttäjäidentiteettejä.
WebCatalogin tila ei myöskään lukitse Chatia tiettyyn projektikeskusteluun. Valitse oikea Google Chat -tila ja tarkista sen osallistujat ennen lanseerauspäivityksen lähettämistä. Työpöytätyötila auttaa pääsemään työn äärelle, mutta Google Chat -keskustelu määrittää, ketkä saavat viestin.
Pidä projektin päätökset siinä keskustelussa, josta tiimi odottaa löytävänsä ne. Jos yksityisviestissä ratkaistaan koko ryhmään vaikuttava asia, lisää asianmukainen yhteenveto projektikeskusteluun. Näin työtila palvelee myös seuraavaa päätöstietoa tarvitsevaa henkilöä, ei vain viestejä parhaillaan lähettävää.
Asiakasyhteistyö: järjestä asiakkaan tosiasiassa kutsuma käyttäjäidentiteetti
Asiakkaan käyttöoikeusjärjestely on syytä selvittää ennen uuden profiilin luomista. Kysy, mitä sähköpostiosoitetta tai hallinnoitua käyttäjäidentiteettiä asiakas odottaa sinun käyttävän.
Mahdollisia järjestelyjä on useita. Asiakas voi kutsua nykyisen työtilisi tai henkilökohtaisen Google-tilisi ulkoiseksi osallistujaksi. Se voi myöntää sinulle tilin omassa Workspace-organisaatiossaan. Google kuvaa nykyään myös hyväksytyn vieraskutsumenettelyn henkilöille, joilla ei ole ennestään Google-tiliä. Kutsu luo vierastilin, jota kutsuva organisaatio hallinnoi. Käytettävissä olevat menettelyt ja rajoitukset on selitetty Googlen ulkoisten käyttäjien ja vieraiden oppaassa.
Sovita työpöytäjärjestelysi tähän käytäntöön:
| Asiakkaan järjestely | Järkevä profiilivalinta |
|---|---|
| Asiakas kutsuu nykyisen työtilisi | Käytä kyseisen tilin olemassa olevaa profiilia |
| Asiakas antaa erillisen Workspace-tilin | Luo profiili, jonka nimessä näkyvät asiakas ja käyttäjäidentiteetti |
| Asiakas käyttää hyväksyttyä vieraskutsua | Hyväksy kutsu, varmista Chatin käyttöoikeus ja järjestä syntynyt käyttäjäidentiteetti selkeästi |
Jos nykyinen työtilisi liittyy kolmeen asiakasprojektiin, kolmesta projektitilasta voi olla hyötyä. Kolme uutta Google-tiliä eivät kuitenkaan ole automaattisesti tarpeen. Toisaalta asiakkaan myöntämän käyttäjäidentiteetin sijoittaminen samaan projekti-ikkunaan työnantajasi tilin kanssa ei tee näistä identiteeteistä keskenään vaihdettavia.
Ulkoinen yhteistyö riippuu myös mukana olevista organisaatioista. Googlen ulkoisen Chatin hallintatoimintojen ohjeissa kuvataan järjestelmänvalvojan asetukset, luotettuihin verkkotunnuksiin liittyvät rajoitukset ja ulkoisten tilojen versiokohtaiset vaihtoehdot. Jos kutsu ei toimi, varmista kutsuttu käyttäjäidentiteetti ja pyydä asiakasta tarkistamaan asiaan liittyvät käyttöoikeusasetukset.
Käytä yhteisessä projektissa asiakkaan hyväksymää yhteistyötapaa. Jos se on ulkoisen yhteistyön salliva Google Chat -tila, pidä projektikeskustelu siellä. WebCatalog-profiili voi säilyttää kirjautumisympäristön, mutta se ei voi myöntää tilan jäsenyyttä tai ohittaa organisaation ulkoista chatia koskevaa käytäntöä.
Tarkista myös linkitettyjen asiakirjojen käyttöoikeudet erikseen. Googlen ulkoisia käyttöoikeuksia koskevat ohjeet erottavat Chatin käyttöoikeuden Drive-tiedostojen ja tehtävien käyttöoikeuksista. Avaa varsinainen asiakirja oikealla tilillä ennen arviointia ja varmista, että se on käytettävissä. Toimiva keskustelu ei yksin ratkaise kaikkia tiedostojen käyttöoikeuskysymyksiä.
Muunna yhteistyökartta WebCatalog-kokoonpanoksi
Rakenna ensin tilikerros. WebCatalogin profiiliohjeissa kerrotaan, miten profiili luodaan ja sovellus avataan sillä:
- Lisää Google Chat WebCatalogin sovellusluettelosta.
- Avaa Profiles, valitse Add profile ja anna käyttäjäidentiteetille tunnistettava nimi.
- Avaa Chat tällä profiililla ja kirjaudu vastaavalle tilille.
- Varmista pääsy keskusteluun tai tilaan, johon tilillä pitäisi olla käyttöoikeus.
Toista vaiheet jokaiselle erilliselle käyttäjäidentiteetille, jota todella käytät. Toisen ikkunan avaaminen samalla profiililla ei eristä toista tiliä, vaan käyttää samaa istuntoympäristöä.
Järjestä seuraavaksi WebCatalogin tilat jatkuvan työn ympärille. Asiakastila voisi sisältää Chatin, asiakkaan asiakirjatyökalut ja projektin seurantatyökalun. Käytä olemassa olevaa profiilia, kun tarvittava kirjautuminen on sama. Kun useat Google-sovellukset käyttävät yhtä käyttäjäidentiteettiä, vastaava profiili voi ylläpitää tätä yhteistä kirjautumisympäristöä. Tarkista tili avatessasi kunkin sovelluksen.
Ennen järjestelyn laajentamista vertaa tarvittavia sovelluksia, profiileja ja tiloja WebCatalogin nykyisiin tilausvaihtoehtoihin. Projektityötilojen määrä ja tilien käyttäjäidentiteettien määrä ovat erillisiä suunnittelupäätöksiä.
Tee jokaisesta projektin tiedonsiirrosta helposti seurattava
Tee lyhyt kohdistustarkistus ennen päivityksen lähettämistä: Mitä tiliä käytän, ketkä ovat tässä keskustelussa ja voivatko he avata linkitetyn aineiston? Se auttaa havaitsemaan tilien ja käyttöoikeuksien ristiriidat, joita pelkkä siisti työpöytä ei ratkaise.
Anna päivitykselle riittävästi taustatietoa, jotta siitä on hyötyä: kerro päätös, linkitä ajantasainen asiakirja ja ilmoita, mitä tapahtuu seuraavaksi. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun asiakas osallistuu toisen organisaation tai kutsutun vierasidentiteetin kautta.
Rakenna seuraavaa projektikatsausta varten yksi Google Chat -työtila WebCatalogiin varsinaisen keskustelun, asiakirjatyökalujen ja asialistan ympärille. Käytä sitä kattavaan tiedonsiirtoon ja säilytä sitten järjestely, jossa oikea käyttäjäidentiteetti ja projekti on helpointa tunnistaa.
