Henkilökohtainen postilaatikko, työosoite ja sivuprojektin tili voivat kaikki olla käytössä samalla tietokoneella. Haasteena on tehdä jokaisesta helposti tunnistettava, kun vastaat viestiin, avaat asiakirjan tai tarkistat kokouskutsun.
Voit hallita useita Gmail-tilejä Googlen tilinvaihtajan, erillisten selainprofiilien tai WebCatalogin kaltaisen työpöytätyötilan avulla. Google tukee jo vaihtamista kirjautuneiden tilien välillä ilman uloskirjautumista. WebCatalog tarjoaa toisenlaisen tavan järjestää tätä työtä: suoran pääsyn sovelluksiin, erilliset profiilit ja tilat toisiinsa liittyville työkaluille.
Näin valitset sopivan ratkaisun ja saat siitä hyötyä koko päiväksi.
Valitse, miten haluat järjestää Gmail-tilisi
Aloita tehtävästä, joka aiheuttaa eniten hankaluuksia.
| Tärkein tarpeesi | Käytännöllinen lähtökohta |
|---|---|
| Toisen postilaatikon tarkistaminen silloin tällöin | Googlen tilinvaihtaja |
| Työhön liittyvän ja henkilökohtaisen selailun erottaminen useilla verkkosivustoilla | Selainprofiilit |
| Gmail-tilien käyttäminen kunkin projektin muiden sovellusten rinnalla | WebCatalog Desktop |
| Saapuvien viestien yhdistäminen yhteen postilaatikkoon | Erillinen ratkaisu sähköpostien yhdistämiseen |
Tilien pitäminen helposti käytettävissä ja niiden viestien yhdistäminen ovat eri tarpeita. Alla kuvattu ratkaisu pitää kunkin Gmail-postilaatikon omalla tilillään. Tästä on hyötyä, kun käyttäjäidentiteettien, asiakaskeskustelujen ja päivittäisten rutiinien on hyvä pysyä erillään.
Käytä Googlen tilinvaihtajaa yksinkertaiseen ratkaisuun
Jos vaihdat tiliä vain silloin tällöin, aloita Gmailin omasta tilivalikosta:
- Kirjaudu Gmailiin tietokoneellasi.
- Valitse profiilikuvasi tai nimesi alkukirjain oikeasta yläkulmasta.
- Valitse Lisää tili ja kirjaudu toiselle tilille.
- Avaa sama valikko aina, kun haluat valita toisen tilin.
Nämä vaiheet noudattavat Googlen ohjeita useiden tilien käyttöön.
Tämä toimii hyvin, kun postilaatikoita on vain muutama ja tunnistat kunkin osoitteen nopeasti. Ota tavaksi tarkistaa käytössä oleva osoite ennen uuden viestin kirjoittamista.
Google kertoo myös, että ensimmäisenä kirjautunut tili on usein oletustili. Jotkin Googlen palvelut saattavat käyttää kyseisen tilin asetuksia, jos käytettävä tili ei ole selvä. Jos linkki vie odottamattomalle Google-tilille, tarkista käytössä oleva käyttäjäidentiteetti ennen kuin muutat mitään.
Käytä selainprofiileja laajempaan erotteluun
Selainprofiili on hyödyllinen, kun sähköpostitili liittyy kokonaiseen selausympäristöön. Haluat ehkä pitää työhön liittyvät kirjanmerkit, tallennetut salasanat ja selaushistorian erillään henkilökohtaisesta käytöstäsi.
Avaa Chromessa selaimen profiilivalikko, valitse Lisää Chrome-profiili ja valitse helposti tunnistettava nimi ja ulkoasu. Kirjaudu kyseisessä profiilissa oikealle Gmail-tilille. Toista sama toiselle käyttäjäidentiteetille. Google antaa ohjeet Chrome-profiilien luomiseen ja niiden välillä vaihtamiseen.
Valitse käyttötarkoitusta kuvaavat nimet, kuten ”Henkilökohtainen” ja ”Studio”. Nimi ”Profiili 2” ei juuri auta, kun avoinna on useita ikkunoita.
Selainprofiilit ovat järkevä vaihtoehto, kun haluat erilliset selausympäristöt. Jos avaat päivän aikana toistuvasti samoja sovelluksia ja tilejä, WebCatalog tarjoaa suoraviivaisemman ratkaisun.
Hallitse useita Gmail-tilejä WebCatalogilla
WebCatalogin Gmail-työpöytäsovellus antaa Gmailille oman ikkunan ja paikan Dockissa tai tehtäväpalkissa. Käytät edelleen Gmailin verkkokäyttöliittymää ja päätät samalla, miten sen tilit sopivat työpöytäsi työnkulkuun.
Hyödyllisin ratkaisu alkaa selkeästi nimetyistä profiileista ja laajenee vasta, kun tarvitset lisää rakennetta.
1. Lisää Gmail työpöydällesi
Lataa WebCatalog Desktop, asenna se ja kirjaudu WebCatalog-tilillesi. Etsi Gmail sovellusluettelosta ja lisää se työpöytäsovellukseksi.
Avaa Gmail kerran varmistaaksesi, että käytössä on odottamasi palvelu. WebCatalog-tililläsi hallitset WebCatalog-kokoonpanoasi. Kirjaudut silti erikseen sille Google-tilille, jota haluat käyttää.
2. Luo profiili kullekin Google-käyttäjäidentiteetille
Siirry WebCatalogissa kohtaan Profiilit, valitse Lisää profiili ja anna kuvaava nimi. Avaa Gmail kyseisellä profiililla ja suorita Googlen kirjautumisvaiheet.
Toista sama muille tileille. Luo esimerkiksi profiilit ”Henkilökohtainen”, ”Työ” ja ”Asiakas A”. Valitse WebCatalog-tilaus, joka kattaa suunnittelemasi sovellukset, profiilit ja tilat. WebCatalogin profiiliohjeissa kerrotaan myös, miten samaa profiilia käytetään eri työpöytäsovelluksissa.
Pidä tilit selkeästi erillään käyttämällä kussakin profiilissa vain yhtä Google-käyttäjäidentiteettiä. Näin profiilin nimi kertoo luotettavasti, minkä postilaatikon olet avaamassa.
3. Anna jokaiselle tilille selkeä tarkoitus
Ennen uuden profiilin lisäämistä päätä, mitä siihen kuuluu. Toimiva järjestely voisi näyttää tältä:
| Profiili | Käyttötarkoitus |
|---|---|
| Henkilökohtainen | Kotitalouden viestit, ajanvaraukset ja henkilökohtaiset tilaukset |
| Työ | Sisäiset keskustelut ja pääasiallinen työsähköposti |
| Asiakas A | Kyseiseen asiakkaaseen liittyvät viestit ja resurssit |
Vältä uuden profiilin luomista jokaista tilapäistä tehtävää varten. Lisää profiili, kun tarvitset eri tilin tai pysyvän erottelun työhösi.
WebCatalog-profiilit pitävät istunnot ja selaustiedot erillään. Näin voit palata eri tileille kirjautumatta ulos vain tilin vaihtamista varten. Google voi silti vaatia tunnistautumista, jos sen tietoturvatarkistukset tai organisaatiosi käytännöt edellyttävät sitä.
4. Pidä toisiinsa liittyvät Google-sovellukset yhdessä
Sähköposti johtaa usein toiseen tehtävään: Drive-asiakirjan tarkistamiseen, kalenterin katsomiseen tai projektitaulun päivittämiseen. Käytä samaa asiaankuuluvaa Google-profiilia Gmailissa, Google Drivessa ja Google Kalenterissa, jotta haluttu käyttäjäidentiteetti on käytettävissä kaikissa näissä sovelluksissa.
Järjestä sitten työkalut WebCatalog-tilaan. Kukin tila avautuu omaan ikkunaansa ja voi koota yhteen asiakkaan tai projektin sovellukset ja profiilit.
Asiakkaan tila voisi sisältää esimerkiksi kyseisen asiakkaan Gmail-profiilin, Driven, Kalenterin ja projektinhallintasovelluksen. Kun ryhdyt hoitamaan asiakkuuteen liittyviä tehtäviä, tarvittavilla työkaluilla on selkeä paikka.
Aloita yhdestä tilasta useimmin tekemällesi työlle. Voit lisätä tiloja myöhemmin, kun tiedät, millainen erottelu auttaa sinua pysymään järjestyksessä.
Tee postilaatikoistasi helpommin hallittavia
Parempi työpöytäjärjestely helpottaa tilien käyttöä. Muutama Gmailin sisäinen toimintatapa tekee myös itse viestien käsittelystä helpompaa.
Käytä yhtenäistä tunnistejärjestelmää
Gmailin tunnisteilla voit järjestää viestit luokkiin. Harkitse pientä, yhtenäistä tunnistevalikoimaa työpostilaatikoihisi, esimerkiksi ”Toimenpiteitä”, ”Odottaa” ja ”Viitemateriaali”.
Sama sanasto helpottaa työn jatkamista tilin vaihtamisen jälkeen. Pidä tilin identiteetti profiilin nimessä ja viestin tila tunnisteessa. Näin järjestelmäsi jokaisella osalla on selkeä tehtävä.
Aseta kullekin tilille oikea allekirjoitus
Tarkista kunkin postilaatikon Gmail-allekirjoitusasetukset. Gmailissa voi määrittää oletusallekirjoitukset uusille viesteille ja vastauksille.
Käytä kyseiseen osoitteeseen sopivia yhteys- ja yritystietoja. Erottuva allekirjoitus antaa kirjoittamisen aikana vielä yhden näkyvän vihjeen, vaikka lähettäjän osoitteen tarkistaminen on edelleen tärkein vaihe.
Päätä, mitkä postilaatikot saavat keskeyttää sinut
Gmailin työpöytäilmoitusten asetuksissa voit valita ilmoitukset uusista viesteistä, tärkeistä viesteistä tai poistaa ilmoitukset käytöstä.
Järkevä lähtökohta on sallia ilmoitukset kiireellisistä työasioista ja tarkistaa vähemmän kiireelliset tilit ennalta sovituin väliajoin. Jos ilmoitusta ei näy, tarkista sekä Gmailin asetukset että tietokoneesi käyttöoikeudet.
Tarkista tilit harkitussa järjestyksessä
Kokeile lyhyttä rutiinia: käy ensin läpi kiireelliset työviestit, hoida sitten käynnissä olevat asiakaskeskustelut ja tarkista henkilökohtainen sähköposti valitsemanasi ajankohtana.
Tavoitteena on, ettei viimeksi avattu postilaatikko enää määrää, mitä teet seuraavaksi. Pidä erillistä tehtävälistaa velvoitteista, jotka vaativat muutakin kuin nopean vastauksen.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko olla kirjautuneena kahdelle Gmail-tilille yhtä aikaa?
Kyllä. Google tukee kirjautumista usealle tilille samanaikaisesti. Selainprofiilit ja WebCatalog-profiilit tarjoavat lisätapoja pitää eri tilien käyttöympäristöt erillään.
Yhdistääkö WebCatalog kaikki Gmail-viestit yhteen postilaatikkoon?
Tämä ratkaisu antaa pääsyn erillisille Gmail-tileille. Se ei yhdistä niiden viestejä yhteiseen postilaatikkoon. Jos haluat lukea viestisi yhdessä paikassa, valitse erikseen siihen sopiva yhdistämisratkaisu.
Pitäisikö Gmailin, Driven ja Kalenterin käyttää samaa WebCatalog-profiilia?
Käytä samaa profiilia, kun näiden sovellusten on tarkoitus käyttää samaa Google-käyttäjäidentiteettiä. Luo eri profiili toiselle käyttäjäidentiteetille, kuten henkilökohtaiselle tilille tai erilliselle asiakastilille.
Anna jokaiselle Gmail-tilille selkeä paikka
Satunnaiseen postilaatikoiden tarkistamiseen Googlen tilinvaihtaja voi riittää. Kun useat tilit ovat osa päivittäistä työtäsi, työpöytäratkaisu voi selkeyttää huomattavasti niiden käyttötarkoitusta ja sijaintia.
Aloita WebCatalog Desktopin käyttö lisäämällä Gmail ja luomalla profiilit eniten käyttämillesi tileille. Rakenna yksi tila pääasiallisen työnkulkusi ympärille ja lisää sitten kalenteri, asiakirjat ja sovellukset, jotka auttavat sinua hoitamaan kunkin sähköpostin taustalla olevat tehtävät.
