Yksi asiakas pyytää sinua päivittämään lanseerausjulkaisun. Toinen tarvitsee vastauksen asiakkaansa viestiin. Kolmas haluaa tämän kuun tulokset ennen kokousta. Kaikki kolme tehtävää hoidetaan Facebookissa, mutta jokaisella on oma toimeksiantonsa, hyväksymisprosessinsa ja liiketoimintaresurssinsa.
Kun haluat hallita useita Facebook-sivuja tehokkaasti, aloita omalle tilillesi myönnetyistä käyttöoikeuksista ja rakenna sitten toistettava työnkulku kunkin asiakkaan ympärille. Käytä Metan työkaluja julkaisemiseen ja sivujen hallintaan sekä varaa työtä tukeville asiakirjoille ja sovelluksille selkeä paikka työpöydälläsi.
WebCatalog Desktop auttaa tässä järjestelyssä. Voit avata Facebookin omaan työpöytäikkunaansa ja pitää kunkin asiakkaan työt yhdessä tilojen avulla. Kokoonpano toimii parhaiten, kun se vastaa toimistosi todellista asiakastyötä yhteistyön aloittamisesta tehtävien luovutukseen.
Aloita oikeasta tili- ja sivurakenteesta
Monet hakevat tietoa useiden Facebook-tilien hallinnasta, vaikka heidän todellinen tarpeensa on hallita useiden asiakkaiden sivuja. Ennen kuin luot uusia kirjautumistunnuksia, selvitä, mihin sinulla on jo käyttöoikeus.
| Mitä hallitset | Mitä se tarkoittaa asiakastyössä |
|---|---|
| Oma Facebook-tilisi | Henkilöllisyys, jolla kirjaudut sisään ja saat käyttöoikeuksia sivuille. |
| Facebook-sivu | Asiakkaan julkinen läsnäolo, jolla on oma sisältö, viestit ja yleisö. |
| Yritysportfoliо | Metan yritystyökalujen paikka, jossa hallitaan liiketoimintaresursseja ja niiden käyttöoikeuksia. |
| Mainostili | Mainontaresurssi, joka on yksilöitävä erikseen, kun maksetut kampanjat kuuluvat sopimukseen. |
Jos Facebook-tililläsi on jo hyväksytty käyttöoikeus useiden asiakkaiden sivuille, jatka sen käyttämistä. Et tarvitse erillistä henkilökohtaista kirjautumistunnusta vain siksi, että asiakaslistallesi on tullut uusi asiakas.
Meta erottaa toisistaan Facebook-käyttöoikeuden ja tehtävien käyttöoikeuden. Facebook-käyttöoikeudella henkilö voi vaihtaa käyttämään Facebookia sivuna. Tehtävien käyttöoikeus mahdollistaa määrättyjen tehtävien tekemisen esimerkiksi Meta Business Suiten kautta. Kun sivu kuuluu yritysportfolioon, tarkista myös kyseistä liiketoimintaresurssia koskevat käyttöoikeudet.
Kirjaa tämä ero yhteistyön aloitusmuistiinpanoihin. ”Voin kirjautua Facebookiin” ja ”Voin tehdä sovitut työt tämän asiakkaan sivulla” ovat eri virstanpylväitä.
Yhteistyön aloitus: varmista käyttöoikeudet ja selkeä toimeksianto
Luo jokaiselle uudelle asiakkaalle lyhyt tietue, johon merkitset sivun tarkan URL-osoitteen, käyttöoikeuksia hallinnoivan yhteyshenkilön, tarjoamasi palvelut ja sisällön hyväksyjän. Lisää asiaankuuluvien yritysportfolioiden ja mainostilien tunnisteet, kun nämä resurssit kuuluvat toimeksiantoon.
Tämä tietue ehkäisee tavallista sekaannusten aiheuttajaa: samankaltaisia yritysnimiä. Ravintolaryhmällä voi olla konsernin sivu, paikallisen toimipisteen sivu ja vanhan toimipaikan sivu. Sopikaa oikeasta resurssista ennen sisällön valmistelun aloittamista.
Sovita käyttöoikeudet tehtäviin
Pyydä asiakkaan ylläpitäjää myöntämään työsi edellyttämät sivun tai liiketoimintaresurssin käyttöoikeudet. Julkaisujen tekeminen, viestien käsittely ja mainonta voivat edellyttää erilaisia tehtäviä. Määritä käyttöoikeudet työn laajuuden mukaisesti Metan käyttöoikeusasetuksilla.
Suoraan Facebookissa hallinnoitavilla sivuilla henkilö, jolla on täydet hallintaoikeudet, voi myöntää, muokata tai poistaa sivun käyttöoikeuksia. Jos sivua hallitaan yritysportfolion kautta, hoida asia asiakkaan ylläpitäjän kanssa portfolion käyttöoikeusjärjestelmässä. Metan yritysportfoliokoulutus käsittelee tilien ja käyttöoikeuksien välistä suhdetta.
Jokaisen tiimin jäsenen tulee käyttää omia hyväksyttyjä käyttöoikeuksiaan. Asiakkaan on voitava tunnistaa, kuka tilillä työskentelee, ja muuttaa tämän käyttöoikeuksia tehtävien muuttuessa.
Tarkista, että pystyt tekemään sovitut tehtävät
Avaa asiakkaan sivu tai yritystyökalut työssä käyttämälläsi tilillä ennen ensimmäistä sisällön määräaikaa. Tarkista, että pääset käyttämään toimeksiantoon kuuluvia toimintoja: sisällön valmistelua, viestejä, kävijätietoja tai mainontaa tarpeen mukaan.
Jos sivu ei näy Facebookin profiilinvaihtajassa, tarkista saamasi käyttöoikeuden tyyppi. Tehtävien käyttöoikeuden saanut henkilö voi joutua työskentelemään Meta Business Suitessa. Uuden työpöytäikkunan luominen ei lisää puuttuvaa Metan käyttöoikeutta.
Viimeistele yhteistyön aloitus sopimalla hyväksymiskäytännöstä. Kirjaa, mihin palaute annetaan, kuka antaa lopullisen hyväksynnän ja miten kiireellisistä muutoksista ilmoitetaan sinulle. Näiden päätösten ansiosta työpöytäjärjestelysi tukee todellista työtä.
Työtilan määrittäminen: anna jokaiselle asiakkaalle tuttu paikka työskennellä
Toimiston Facebook-työ ulottuu itse sivua laajemmalle. Saatat tarvita kampanjan toimeksiannon Google Drivesta, asiakkaan Instagram-tilin, suunnittelutyökalun ja sisältökalenterin. Kaiken tämän avaaminen uudelleen jokaista tehtävää varten lisää turhaa valmistelutyötä.
WebCatalogin tilojen avulla voit ryhmitellä sovellukset, tilit ja kirjanmerkit asiakkaan mukaan. Esimerkiksi ”Northline Studio” -niminen tila voisi sisältää Facebookin, Meta Business Suiten, asiakkaan asiakirjatyökalut sekä kirjanmerkit nykyiseen toimeksiantoon ja hyväksyttyihin materiaaleihin.
Rakenna tila seuraavaksi odottamasi tehtävän ympärille. Jos asiakas ostaa sinulta vain yhteisönhallintaa, aseta viestilaatikko ja vastausohje etusijalle. Jos toimeksianto keskittyy kuukausittaisiin lanseerauksiin, pidä kampanjakalenteri ja luovat aineistot helposti saatavilla.
Luo peruskokoonpano näin:
- Asenna WebCatalog Desktop ja lisää Facebook sen sovellusluettelosta.
- Lisää muut käyttämäsi verkkotyökalut. Voit lisätä Meta Business Suiten verkkosivuston
https://business.facebook.comtyöpöytäsovellukseksi. - Luo tila asiakkaan tunnistettavalla yritysnimellä.
- Lisää tarvittavat sovellukset ja kirjanmerkit. Avaa sitten sivu ja toimeksianto varmistaaksesi, että kokoonpano on hyödyllinen.
WebCatalogin aloitusoppaassa kerrotaan, miten sovelluksia ja verkkosivustoja lisätään. Valitse tilaus, joka tukee asiakasmääräsi edellyttämää sovellusten ja tilojen määrää.
Käytä profiileja, kun kirjautumisistunnot on pidettävä erillään
WebCatalog-profiilit pitävät evästeet ja kirjautumisistunnot erillään. Käytä niitä erillisiin tileihin, joiden käyttöön sinulla on lupa, kuten toimiston Google-tiliin ja asiakkaan antamaan Google-tiliin.
Tila järjestää työn; valittu profiili määrittää kirjautumisistunnon. Voit käyttää samaa valtuutettua Facebook-profiiliasi eri asiakkaiden tiloissa, kun kyseisellä tilillä on käyttöoikeus heidän sivuilleen. Erillisen profiilin luominen jokaiselle sivulle on tällöin tarpeetonta.
Tarkista myös Facebookissa tai Meta Business Suitessa valittu sivu, kun siirryt tilaan. Asiakkaan nimi auttaa navigoinnissa. Se ei lukitse varsinaista palvelua tiettyyn sivuun, varsinkaan silloin, kun useat tilat käyttävät samaa kirjautumisistuntoa.
Julkaiseminen: vie yhden asiakkaan sisältökierros loppuun kerrallaan
Kun käyttöoikeudet ja työtila ovat kunnossa, määritä sisältöprosessi, jota jokainen asiakkaan parissa työskentelevä voi noudattaa. Käytännöllinen järjestys on toimeksianto, luonnos, hyväksyntä, ajastus ja julkaistun sisällön tarkistus.
Aloita työrupeama avaamalla asiakkaan tila ja tarkistamalla sivun nimi. Lue nykyinen toimeksianto ennen vanhan julkais tekstin muokkaamista. Kampanjan tarjous, kohdeosoite tai yleisö on voinut muuttua edellisen julkaisun jälkeen.
Pidä työkalenterin muutamat kentät samoina kaikilla asiakkailla:
- Sivu ja kampanja, johon julkaisu kuuluu.
- Hyväksytty teksti ja lopullisen aineiston sijainti.
- Suunniteltu julkaisupäivä, kellonaika ja aikavyöhyke.
- Tarkistaja ja hyväksynnän tila.
- Linkki julkaistuun sisältöön, kun julkaisu on vahvistettu.
Nämä kentät ovat erityisen hyödyllisiä, kun asiakkaalla on useita toimipisteitä. ”Perjantain lanseeraus” jättää tulkinnanvaraa; tietty sivu, päivämäärä ja hyväksytty tiedosto antavat julkaisijalle konkreettisen tehtävän.
Meta Business Suite tarjoaa työkaluja julkaisujen ja tarinoiden ajastamiseen sekä asiakasviestien käsittelyyn. Käytä näitä ominaisuuksia niiden tukemiin sisältöihin ja tileihin. Pidä myös tiimisi tarvitsemat erikoistuneet hyväksymis- tai julkaisutyökalut niiden rinnalla asiakkaan tilassa.
Tarkista ennen ajastamista valittu julkaisukohde, aineiston esikatselu, julkaisun teksti, linkki ja ajankohta. Kun julkaisu on tullut näkyviin, varmista, että se on oikealla sivulla, ja lisää sen linkki kalenteriin. Linkki on hyödyllinen viite, kun asiakas pyytää muokkausta tai tulosten tarkastelua.
WebCatalog helpottaa tarvittaviin työkaluihin palaamista. Ajastaminen ja julkaiseminen tapahtuvat edelleen Meta Business Suitessa tai valitsemassasi julkaisupalvelussa.
Yhteisönhallinta: huomioi asiakkaan tilanne jokaisessa vastauksessa
Eri asiakkaiden saamat viestit voivat näyttää erehdyttävän samanlaisilta. ”Onko tätä saatavilla?” voi viitata huonevaraukseen, tuotteeseen tai konsultaatioon. Hyödyllinen vastaus riippuu yrityksestä, sen tarjonnasta ja tiedoista, jotka viestin lähettäjä on jo antanut.
Pidä kunkin asiakkaan lyhyt vastausohje viestityökalujen vieressä. Sisällytä siihen tiedot, jotka voit vahvistaa heti, kysymykset, joihin tarvitset asiakkaan vastauksen, sekä yhteyshenkilö, joka vastaa näistä jatkoselvityksistä.
Esimerkiksi vähittäiskaupan asiakas voi valtuuttaa vastaamaan aukioloaikoja ja noutovaihtoehtoja koskeviin kysymyksiin mutta pyytää henkilökuntaa tarkistamaan varastosaatavuuden. Asiantuntijapalveluja tarjoava asiakas voi haluta kaikki hintatiedustelut myyntitiimilleen. Laadi ohje asiakkaan kanssa sovittujen käytäntöjen pohjalta.
Kun käsittelet viestejä, varmista sivun oikeellisuus, tarkista keskusteluhistoria, vastaa niihin asioihin, joihin voit, ja kirjaa jatkotoimia vaativat asiat. Määritä ratkaisemattomille kysymyksille selkeä vastuuhenkilö. Jos tiimikaveri jatkaa työtä, hänen on voitava nähdä, mitä viestin lähettäjä tarvitsee ja mitä olet jo luvannut.
Tee rutiinitarkistukset asiakaskohtaisina kokonaisuuksina ja määritä kiireellisille asioille selkeä eskalointireitti. Näin voit keskittyä ilman, että vastaaminen riippuu siitä, kuka huomaa ilmoituksen ensimmäisenä.
Raportointi: yhdistä kunkin sivun tulokset toimeksiantoon
Kuukausiraportti on hyödyllisempi, kun se vastaa kysymykseen, jonka ratkaisemiseksi asiakas palkkasi sinut. Paikallista tapahtumajärjestäjää voivat kiinnostaa osallistumista koskevat tiedustelut. Jälleenmyyjää voi kiinnostaa uuden malliston herättämä kiinnostus. Tunnettuutta rakentava yritys voi haluta ymmärtää, mitkä aiheet kiinnostavat sen yleisöä.
Meta tarjoaa sivu- ja sisältökohtaisia kävijätietoja yritystyökalujensa kautta. Pidä raportointijakso, sivu ja kampanjan asiayhteys johdonmukaisina, kun tarkastelet niitä. Erota maksetut ja orgaaniset tulokset silloin, kun raportointityökalusi mahdollistavat sen, ja selitä, mikä toiminta tuotti kunkin tuloksen.
Tallenna raportin linkki asiakkaan tilaan seuraavan kuukauden toimeksiannon rinnalle. Muuta sitten havainnot konkreettisiksi sisältöpäätöksiksi: palaa hyödylliseen aiheeseen, selkeytä tarjousta, kokeile toista sisältömuotoa tai muokkaa vastausta, joka jättää asiakkaat epätietoisiksi.
Tavoitteena on päätös, jonka asiakas ymmärtää ja jonka tiimi voi viedä seuraavaan sisältökierrokseen.
Tehtävien luovutus: päätä yhteistyö yhtä huolellisesti kuin aloitit sen
Kun tiimin jäsen vaihtaa tehtäviä tai asiakastoimeksianto päättyy, käy läpi yhteistyön alussa luomasi asiakastietue. Varmista, kuka huolehtii ajastetuista julkaisuista, avoimista viesteistä ja seuraavasta raportoinnin määräajasta.
Toimita hyväksytyt aineistot ja sisältökalenteri sovittuun paikkaan. Selvitä, mitkä ajastetut sisällöt jätetään voimaan, mitä muokataan ja mitkä peruutetaan. Pyydä asiakkaan ylläpitäjää päivittämään asiaankuuluvat sivun tai yrityksen käyttöoikeudet Metan käyttöoikeusasetuksissa.
Poista lopuksi asiakkaan pikakuvakkeet, joita et enää tarvitse, ja tarkista mahdolliset asiakaskohtaiset WebCatalog-profiilit. Paikallisen profiilin poistaminen tyhjentää sen paikalliset selaustiedot ja istunnot; käyttöoikeuksien muutokset on silti tehtävä Metassa ja muissa käytetyissä palveluissa. Jos profiili palvelee muita aktiivisia asiakkaita, säilytä se ja poista vain vanhentuneet työtilan kohteet.
Rakenna seuraava asiakastyötilasi WebCatalogissa
Useiden asiakkaiden Facebook-sivujen hallinta helpottuu, kun jokaisella toimeksiannolla on yksilöity sivu, hyväksytyt käyttöoikeudet, ajantasainen toimeksiannon kuvaus ja tuttu työkalukokonaisuus. Sama prosessi sopii niin kahdelle ensimmäiselle asiakkaallesi kuin suuremmalle asiakasjoukolle.
Lataa WebCatalog Desktop ja aloita yhdestä nykyisestä asiakkaasta. Lisää Facebook, julkaisutyökalut, nykyinen toimeksianto ja vastausohje yhteen tilaan. Käytä työtilaa kokonaisen sisältökierroksen ajan ja mukauta järjestely sitten seuraavan asiakkaan tarpeisiin.
