Las conversaciones de Zoho Cliq pueden traspasar los límites de una empresa. Puede que trabajes en la organización de tu empleador, colabores con un proveedor y uses una cuenta distinta, proporcionada por un cliente, para otro encargo. Cada relación puede requerir un tipo de acceso diferente.
El primer paso para gestionar varias cuentas de Zoho Cliq es trazar un mapa de esas relaciones. Los inicios de sesión separados requieren sesiones separadas. Un canal externo, una invitación de invitado o una Network pueden permitirte colaborar con la cuenta que ya usas. Crear otro perfil de escritorio no determina qué modalidad permite tu organización.
Una vez que esté claro el modelo de acceso, la propia aplicación de escritorio de Cliq puede alojar hasta diez inicios de sesión separados, cada uno en su propia ventana. Si quieres agrupar cada inicio de sesión con las otras aplicaciones web que usa esa relación, WebCatalog Desktop puede mantener las cuentas en perfiles separados.
Distingue la cuestión del inicio de sesión de la cuestión de la organización
«Varias organizaciones» puede describir distintas situaciones. El problema de un empleado que tiene otro inicio de sesión proporcionado por una empresa es diferente del de un socio invitado a una conversación compartida.
La documentación de Zoho sobre Cliq con CRM Plus hace explícita esta distinción: un usuario pertenece a una organización principal y puede unirse a otras organizaciones como usuario externo. La documentación explica cómo alternar entre esos contextos, con un acceso distinto al de la pertenencia interna.
Más recientemente, los controles para usuarios invitados de Cliq introdujeron el acceso a canales y contactos asignados dentro de otra organización. La participación depende de la invitación y de las políticas organizativas pertinentes.
Esto significa que el hecho de que aparezca el mismo correo electrónico en el trabajo de varias empresas no representa necesariamente dos cuentas independientes de Cliq. Averigua si estás usando un inicio de sesión distinto, una membresía externa o una invitación específica para colaborar. No des por sentado que las reglas para varias organizaciones de otros productos de Zoho se aplican sin cambios a Cliq.
Elabora un mapa de acceso antes de añadir cuentas de escritorio
Crea un registro sencillo del trabajo que necesitas hacer. Para cada destino, identifica el inicio de sesión, el tipo de acceso, el administrador responsable y los materiales de apoyo.
| Relación laboral | Acceso que debes confirmar | Configuración de escritorio sugerida |
|---|---|---|
| Empleado de tu empresa principal | Tu cuenta interna y los canales asignados | Un perfil y un espacio de trabajo de la empresa |
| Un cliente te proporciona un inicio de sesión autorizado independiente | La organización de esa cuenta y el acceso a sus canales | Un perfil independiente con el nombre del cliente |
| Un proveedor ya usa Cliq | Un canal externo u otra vía de colaboración permitida | Tu cuenta actual junto a las herramientas del proyecto del proveedor |
| Un contratista participa en un encargo limitado | Acceso de invitado a las conversaciones necesarias, si está disponible | El contexto de invitado autorizado y el resumen del proyecto |
| Comunidad de socios a largo plazo | Membresía en una Cliq Network | La Network correspondiente junto a los recursos de los socios |
Considera el mapa como una descripción del acceso real. Un espacio llamado «Cliente Norte» solo es útil si la cuenta que contiene puede acceder a las conversaciones previstas.
Por ejemplo, anota «inicio de sesión de la empresa, canal externo del proveedor, responsable de compras» en lugar de «cuenta del proveedor» si no existe un inicio de sesión independiente del proveedor. Las etiquetas claras evitan que crees perfiles duplicados para resolver un problema que corresponde a la configuración de acceso.
Comprende las opciones nativas que ya tienes disponibles
La aplicación de escritorio de Cliq admite varios inicios de sesión
La aplicación de escritorio nativa de Zoho Cliq ya admite varias cuentas. Zoho documenta la opción Cuentas → Añadir cuenta para agregar un inicio de sesión, hasta un máximo de diez cuentas. Al seleccionar una cuenta en el menú Cuentas, se abre una nueva ventana de Cliq.
Si la mayor parte de tu trabajo se realiza en Cliq, esta es una opción directa. Puedes usar el menú de cuentas de la aplicación para acceder a los distintos inicios de sesión de empresa que ya tienes. WebCatalog Desktop resulta más útil cuando cada cuenta forma parte de un flujo de trabajo más amplio que incluye registros de proyectos, documentos, calendarios y otras aplicaciones web.
Los canales externos conectan organizaciones en torno a una conversación
Un canal externo permite que personas de distintas organizaciones colaboren. El acceso depende de las políticas requeridas y de la invitación. Zoho también admite la colaboración en canales externos entre determinados centros de datos, mientras que la mensajería directa entre centros de datos tiene otras limitaciones.
La creación de canales externos depende del plan: el plan Free no permite crearlos, y quién puede hacerlo en los planes de pago depende de la edición y los permisos de administrador. Comprueba la configuración de la organización anfitriona antes de elegir esta opción para una relación con un proveedor.
El acceso de invitados y las Networks se adaptan a relaciones distintas
La función de invitados actualizada de Zoho permite que colaboradores invitados se unan a canales existentes. Puede ser adecuada para un contratista que ayuda con una campaña específica. Una Cliq Network ofrece un entorno dedicado a una colaboración externa más amplia, como una comunidad permanente de socios.
Consulta la documentación actual sobre invitados antes de proponer el flujo de trabajo más reciente: Zoho indica actualmente que Guest Users 2.0 no es compatible con Zoho One y que no admite mensajes directos entre centros de datos. La opción disponible debe depender de la edición y la configuración reales de la organización.
Estas opciones nativas pueden eliminar la necesidad de otra cuenta. Usa un inicio de sesión independiente cuando el trabajo realmente lo requiera y la función de colaboración adecuada cuando se trate de una participación externa.
Organiza la configuración aprobada en WebCatalog Desktop
Con el mapa de acceso preparado, configura el escritorio en función de él. WebCatalog Desktop te permite abrir Cliq en una ventana dedicada y organizarlo junto con otras aplicaciones web.
Para dos inicios de sesión distintos, sigue los pasos para configurar perfiles:
- Abre WebCatalog Desktop, ve a Perfiles y selecciona Añadir perfil.
- Asigna al primer perfil el nombre de la cuenta que contendrá, como «Operaciones de la empresa».
- Abre Cliq con ese perfil e inicia sesión mediante el proceso habitual de tu organización.
- Crea un segundo perfil, como «Cliente Norte», e inicia sesión allí con la cuenta independiente proporcionada por el cliente.
- Confirma la cuenta y la organización en ambas sesiones antes de añadir otros destinos.
Los perfiles mantienen separados las cookies, las sesiones y los datos de navegación. No proporcionan una invitación, asignan una licencia ni modifican el acceso concedido dentro de Cliq.
A continuación, crea un espacio para cada contexto de trabajo. El espacio de la empresa podría incluir Cliq, el rastreador de operaciones y el manual interno. El espacio del cliente podría contener la sesión de Cliq del cliente, el plan del proyecto y los documentos de revisión.
Cada espacio se abre en su propia ventana. Si reutilizas el mismo perfil en varios espacios, reutilizas el mismo inicio de sesión; cambiar el nombre del espacio no crea otra identidad de cuenta. Esta reutilización es adecuada cuando una cuenta participa legítimamente en varias conversaciones de proyectos.
Mantén actualizado el mapa de acceso a medida que cambie el trabajo
Actualiza el mapa cuando empiece un encargo de un cliente, termine el trabajo de un contratista o la responsabilidad pase a otro colega. La eliminación del acceso organizativo o de invitado de alguien se realiza en Cliq, a través de la organización que controla la membresía; borrar un perfil solo elimina la sesión local.
Cuando termine un proyecto, quita sus aplicaciones y su espacio del escritorio para que lo que ves refleje el trabajo que sigue activo.
Dale a la siguiente organización un lugar claro en tu escritorio
Empieza con un inicio de sesión de empresa y una relación externa. Decide si esa relación requiere una cuenta independiente, una invitación de invitado, un canal externo o una Network. Anota la respuesta antes de configurar el escritorio.
Después, descarga WebCatalog Desktop, crea perfiles para los inicios de sesión distintos y organiza espacios en torno al trabajo que genera cada relación. La estructura de tus cuentas se mantendrá alineada con el acceso que proporcionan tus organizaciones, y te resultará más fácil encontrar juntas las conversaciones y las herramientas.
