Las conversaciones de Zoho Cliq pueden traspasar los límites de una empresa. Puede que trabajes dentro de la organización de tu empleador, colabores con un proveedor y uses una cuenta independiente proporcionada por un cliente para otro encargo. Cada relación puede requerir un tipo de acceso diferente.
El primer paso para gestionar varias cuentas de Zoho Cliq es elaborar un mapa de esas relaciones. Los inicios de sesión independientes necesitan sesiones independientes. Un canal externo, una invitación como invitado o una Network pueden permitirte colaborar con la cuenta que ya utilizas. Crear otro perfil de escritorio no determina qué modalidad permite tu organización.
Una vez que tengas claro el modelo de acceso, puedes elegir los controles de cuentas nativos de Cliq u organizar esas cuentas junto con las demás aplicaciones de trabajo en WebCatalog.
Separa la cuestión del inicio de sesión de la cuestión de la organización
«Varias organizaciones» puede describir situaciones muy diferentes. Un empleado con otras credenciales proporcionadas por una empresa tiene un problema distinto al de un socio invitado a una conversación compartida.
La documentación de Zoho sobre Cliq con CRM Plus establece explícitamente esta distinción: un usuario pertenece a una organización principal y puede unirse a otras organizaciones como usuario externo. Explica cómo cambiar entre esos contextos, con un acceso que difiere del de los miembros internos.
Más recientemente, los controles de usuarios invitados de Cliq incorporaron acceso a canales y contactos asignados dentro de otra organización. La participación depende de la invitación y de las políticas pertinentes de la organización.
Esto significa que una misma dirección de correo electrónico utilizada para trabajar con más de una empresa no representa necesariamente dos cuentas de Cliq independientes. Comprueba si utilizas credenciales independientes, una membresía externa o una invitación de colaboración específica. No debes dar por hecho que las reglas sobre múltiples organizaciones de otros productos de Zoho se aplican sin cambios a Cliq.
Elabora un mapa de acceso antes de añadir cuentas de escritorio
Crea un pequeño registro del trabajo que necesitas realizar. Para cada destino, identifica las credenciales, el tipo de acceso, el administrador responsable y los materiales de apoyo.
| Relación de trabajo | Acceso que debes confirmar | Organización sugerida en el escritorio |
|---|---|---|
| Empleado de tu empresa principal | Tu cuenta interna y los canales asignados | Un perfil y un espacio de trabajo de la empresa |
| Un cliente te proporciona credenciales autorizadas independientes | La organización y el acceso a los canales de esa cuenta | Un perfil independiente con el nombre del cliente |
| Un proveedor ya utiliza Cliq | Un canal externo u otra vía de colaboración permitida | Tu cuenta actual junto a las herramientas del proyecto del proveedor |
| Un contratista se incorpora a un encargo limitado | Acceso como invitado a las conversaciones necesarias, cuando sea compatible | El contexto de invitado autorizado y el documento de descripción del proyecto |
| Comunidad de socios a largo plazo | Membresía en una Network de Cliq | La Network correspondiente junto a los recursos para socios |
Considera el mapa como una descripción del acceso real. Un espacio llamado «Cliente Norte» solo resulta útil si la cuenta que contiene puede acceder a las conversaciones previstas.
Por ejemplo, registra «credenciales de la empresa, canal externo del proveedor, responsable de compras» en lugar de «cuenta del proveedor» cuando no existan credenciales independientes del proveedor. Unas etiquetas claras evitan que crees perfiles duplicados para resolver un problema que corresponde a la configuración del acceso.
Comprende las opciones nativas ya disponibles
La aplicación de escritorio de Cliq permite iniciar sesión con varias cuentas
La aplicación de escritorio nativa de Zoho Cliq ya admite varias cuentas. Zoho indica que se debe usar Cuentas → Añadir cuenta para añadir un inicio de sesión, con un máximo de diez cuentas. Al seleccionar una cuenta en el menú Cuentas, se abre una nueva ventana de Cliq para ella.
Si trabajas principalmente dentro de Cliq, esta es una opción directa. Puedes usar el menú de cuentas de la aplicación para acceder a las distintas cuentas de empresa que ya tienes. WebCatalog resulta más útil cuando cada cuenta forma parte de un flujo de trabajo más amplio que incluye registros de proyectos, documentos, calendarios y otras aplicaciones web.
Los canales externos conectan organizaciones en torno a una conversación
Un canal externo permite colaborar a personas de distintas organizaciones. Las políticas requeridas y la invitación determinan el acceso. Zoho también permite la colaboración mediante canales externos entre determinados centros de datos, mientras que los mensajes directos entre centros de datos tienen limitaciones diferentes.
La creación de canales externos depende del plan: el plan Free no permite crearlos, y quién puede hacerlo en los planes de pago depende de la edición y de los permisos del administrador. Comprueba la configuración de la organización anfitriona antes de elegir esta vía para una relación con un proveedor.
El acceso como invitado y las Networks sirven para relaciones diferentes
La función de invitados actualizada de Zoho permite que los colaboradores invitados se unan a canales existentes. Esto puede encajar con un contratista que ayude en una campaña concreta. Una Network de Cliq proporciona un entorno dedicado a una colaboración externa más amplia, como una comunidad permanente de socios.
Consulta la documentación actual sobre invitados antes de proponer el nuevo flujo de trabajo: Zoho indica actualmente que Guest Users 2.0 no es compatible con Zoho One, y tampoco admite mensajes directos entre centros de datos. La vía disponible debe ajustarse a la edición y la configuración reales de la organización.
Estas opciones nativas pueden eliminar la necesidad de otra cuenta. Utiliza credenciales independientes cuando el trabajo realmente lo requiera y la función de colaboración adecuada cuando la relación sea de participación externa.
Organiza la configuración aprobada en WebCatalog
Con el mapa de acceso listo, configura el escritorio en función de él. WebCatalog Desktop te permite abrir Cliq en una ventana dedicada y organizarlo junto con otras aplicaciones web.
Para dos inicios de sesión distintos, sigue las instrucciones de configuración de perfiles de WebCatalog:
- Abre Perfiles y elige Añadir perfil.
- Asigna al primer perfil un nombre que identifique la cuenta que contendrá, como «Operaciones de la empresa».
- Abre Cliq con ese perfil e inicia sesión mediante el proceso habitual de tu organización.
- Crea un segundo perfil, como «Cliente Norte», e inicia sesión allí con la cuenta independiente proporcionada por el cliente.
- Confirma la cuenta y la organización en ambas sesiones antes de añadir más destinos.
Los perfiles mantienen separados las cookies, las sesiones y los datos de navegación. No proporcionan una invitación, no asignan una licencia ni modifican el acceso concedido dentro de Cliq.
A continuación, crea un espacio para cada contexto de trabajo. El espacio de la empresa podría incluir Cliq, la herramienta de seguimiento de operaciones y el manual interno. El espacio del cliente podría contener su sesión de Cliq, el plan del proyecto y los documentos de revisión.
Cada espacio se abre en su propia ventana. Reutilizar el mismo perfil de WebCatalog en varios espacios implica reutilizar el mismo inicio de sesión; un nombre de espacio diferente no establece otra identidad de cuenta. Esta reutilización es adecuada cuando una cuenta participa legítimamente en conversaciones de varios proyectos.
Elige un plan de WebCatalog que se ajuste a la cantidad de aplicaciones, perfiles y espacios que necesitas. Cuenta los inicios de sesión distintos por separado de los proyectos: cinco proyectos que utilizan una misma cuenta no requieren automáticamente cinco perfiles.
Ejemplo: un responsable de entregas que trabaja en tres relaciones distintas
Imagina a un responsable de entregas que coordina un lanzamiento interno de producto, una implementación para un cliente y un traspaso a un proveedor. Los proyectos comparten a una persona, pero no todas las cuentas ni todos los documentos.
Lanzamiento interno: mantén la conversación del equipo junto al plan
Utiliza la cuenta de la empresa para el lanzamiento interno. Coloca esa sesión de Cliq junto a la lista de verificación del lanzamiento y el registro de decisiones en un espacio llamado «Lanzamiento de producto».
Cuando un miembro del equipo pregunte si un hito está listo, el plan estará disponible en el mismo contexto de trabajo. Registra la decisión donde el equipo del proyecto espere encontrarla y, después, responde en el canal adecuado. La ventaja es que resulta más fácil pasar de la conversación al registro que la respalda.
Esto no requiere una nueva cuenta de Cliq solo porque el lanzamiento tenga su propio espacio. Las credenciales de la empresa también pueden reutilizarse en un espacio de operaciones si ambos contextos pertenecen a la misma identidad.
Implementación para un cliente: mantén separadas las credenciales proporcionadas por el cliente
Supongamos que el cliente proporciona una cuenta de su organización. Asigna esas credenciales al perfil Cliente Norte y utilízalas con las herramientas del proyecto del cliente.
Antes de la primera revisión, confirma el acceso al canal de implementación y al documento que se va a tratar. Si el chat se abre, pero el archivo del proyecto no, identifica qué cuenta requiere el servicio de archivos. Que una sesión de Cliq funcione no demuestra que todas las aplicaciones de apoyo utilicen las mismas credenciales.
Utiliza el espacio del cliente como recordatorio del encargo activo. Al compartir un archivo, comprueba a quién va dirigido y la conversación de destino. El objetivo es facilitar el seguimiento del proceso habitual de revisión, con los documentos pertinentes ya a mano.
Traspaso a un proveedor: reutiliza la identidad de la empresa cuando corresponda
Para el proveedor, puede bastar con un canal externo aprobado. Mantén la cuenta de la empresa y añade los documentos del traspaso al proveedor a un espacio de proyecto independiente.
El mapa de acceso debe mostrar que esta conversación sigue utilizando Operaciones de la empresa. Esa distinción importa cuando retomas el trabajo tras una interrupción: eres un empleado que colabora externamente, no alguien que ha iniciado sesión en la organización interna del proveedor.
Si el proveedor no puede unirse, pide a los administradores responsables que revisen la invitación y las políticas de colaboración. Crear un nuevo perfil de WebCatalog no cambiará el permiso del servidor que controla la participación.
Mantén útil el mapa de acceso a medida que cambie el trabajo
Actualiza el mapa cuando comience un encargo de un cliente, termine el trabajo de un contratista o la responsabilidad pase a otro compañero. Las preguntas útiles son concretas: ¿qué credenciales se utilizan, qué conversaciones siguen siendo necesarias y quién puede modificar ese acceso?
Una salida puede requerir que un administrador retire el acceso a la organización o como invitado. Eliminar un acceso directo del escritorio es una tarea de mantenimiento independiente. Completa el cambio en el servicio a través de la organización que controla la membresía y, después, ordena el espacio de trabajo en consecuencia.
Revisa también las aplicaciones que rodean a la conversación. Un proyecto puede terminar mientras un antiguo documento de descripción, calendario o cuenta de documentos sigue a la vista a diario. Elimina los destinos que ya no contribuyan al trabajo activo para que el espacio siga reflejando su propósito.
Si las notificaciones empiezan a distraerte, decide qué conversación requiere una respuesta durante cada bloque de trabajo. Utiliza los controles de notificaciones disponibles en el entorno de Cliq correspondiente y comprueba el resultado antes de confiar en él. Tener más cuentas accesibles no significa que todas deban recibir la misma atención durante todo el día.
Dale a la siguiente organización un lugar claro en tu escritorio
Empieza con unas credenciales de empresa y una relación externa. Decide si esa relación necesita una cuenta independiente, una invitación como invitado, un canal externo o una Network. Registra la respuesta antes de configurar el escritorio.
Después, añade Zoho Cliq a WebCatalog, crea perfiles para los distintos inicios de sesión y organiza espacios en torno al trabajo que genera cada relación. La estructura de tus cuentas se mantendrá alineada con el acceso que proporcionan tus organizaciones, mientras que resultará más fácil encontrar juntas las conversaciones y las herramientas.
