Google Drive se vuelve más difícil de organizar cuando tus archivos pertenecen a distintas facetas de tu vida. Una propuesta está en tu cuenta de empresa, un cliente te proporciona un acceso independiente a su empresa y tus documentos personales están en otro Drive. El reto es recordar qué identidad corresponde al documento que necesitas.
Tienes varias buenas opciones para gestionar varias cuentas de Google Drive. Google permite cambiar de cuenta en el navegador, y Drive para ordenadores puede conectar varias cuentas para acceder a los archivos de forma local. Los perfiles del navegador y WebCatalog ofrecen otras formas de organizar las cuentas que utilizas a lo largo del día.
La configuración adecuada depende de lo que hagas después de abrir Drive. ¿Lees algún documento compartido de vez en cuando, trabajas con archivos en Finder o el Explorador de archivos, o alternas entre el correo, los documentos y las reuniones de tus clientes? Empieza por esa pregunta y luego crea la configuración más sencilla que cubra tu rutina.
Elige la configuración en función del trabajo que necesitas hacer
Estas opciones resuelven distintas partes del problema y puedes combinar varias.
| Tu necesidad principal | Un buen punto de partida | Qué debes tener en cuenta |
|---|---|---|
| Abrir de vez en cuando el Drive de otra cuenta | El selector de cuentas de Google | Confirma qué cuenta de Google está activa antes de editar o subir archivos. |
| Acceder a archivos en la nube desde Finder o el Explorador de archivos | Google Drive para ordenadores | Google admite hasta cuatro cuentas; elige los ajustes de sincronización de cada una. |
| Mantener todo un entorno de navegación organizado por identidad | Perfiles del navegador | Gestionas un contexto de navegación independiente para el trabajo, el uso personal o un cliente. |
| Mantener Drive junto a las demás aplicaciones de cada identidad | WebCatalog Desktop | Los perfiles separan las sesiones; los espacios organizan las aplicaciones y los perfiles que utilizas juntos. |
Distingue también entre varias cuentas y varias carpetas. Si tres clientes comparten carpetas con tu cuenta de empresa actual, puede que solo necesites esa cuenta. Crea un contexto de cuenta adicional cuando realmente tengas otra identidad de Google que utilizar. Para las carpetas de una misma identidad, una estructura clara de proyectos puede ser suficiente.
Usa el selector de cuentas de Google para acceder ocasionalmente desde la web
Google te permite iniciar sesión en varias cuentas de Google y cambiar entre ellas sin cerrar sesión. En un servicio de Google, selecciona tu foto de perfil o tu inicial, elige Añadir cuenta e inicia sesión. Después podrás seleccionar la cuenta que necesites en el menú de cuentas.
Este es un punto de partida razonable para quien consulta un segundo Drive unas cuantas veces por semana. Requiere poca configuración y el navegador sigue siendo tu entorno de trabajo principal.
Antes de subir un entregable o solicitar acceso a un documento, comprueba la dirección de correo electrónico que aparece en el menú de cuentas de Google. Un avatar conocido no es un recordatorio infalible, sobre todo si ambas cuentas usan la misma foto. Google también indica que la primera cuenta en la que inicias sesión suele ser la predeterminada, lo que puede importar cuando un servicio no sabe con certeza qué cuenta quieres utilizar.
Si te detienes constantemente a revisar el menú de cuentas, considera dar a cada identidad un lugar más reconocible en tu entorno de trabajo diario.
Usa Drive para ordenadores cuando necesites acceder a archivos locales
Para los archivos que necesitas en Finder en un Mac o en el Explorador de archivos en Windows, empieza por el cliente de sincronización de Google. Drive para ordenadores admite hasta cuatro cuentas al mismo tiempo.
Para conectar otra cuenta:
- Abre el menú de Drive para ordenadores.
- Selecciona tu foto de perfil en la esquina superior derecha.
- Elige Añadir otra cuenta e inicia sesión desde el navegador.
- Reinicia Drive para ordenadores siguiendo las indicaciones de Google.
Después de conectar tus cuentas, decide cuánto contenido de cada Drive quieres tener en tu dispositivo. La guía de Google sobre el acceso en streaming y la replicación de archivos explica la diferencia: el acceso en streaming mantiene los archivos principalmente en la nube y utiliza espacio local para los que abres o marcas como disponibles sin conexión; la replicación mantiene una copia completa de Mi unidad tanto en el dispositivo como en la nube. Las unidades compartidas permiten el acceso en streaming.
Por ejemplo, una persona que se dedica al diseño podría necesitar acceso local habitual a los recursos de trabajo de su propia cuenta de empresa, pero consultar solo de vez en cuando la carpeta de referencias de un cliente. Esas necesidades requieren decisiones diferentes sobre el almacenamiento local. Ten en cuenta el espacio disponible en disco, los archivos que necesitas cuando viajas y los requisitos de tu organización.
Procura que los nombres de las cuentas sean reconocibles al navegar por los archivos locales. Antes de elegir dónde subir o exportar un archivo, comprueba tanto la cuenta como la carpeta. Un archivo con el nombre correcto en el Drive equivocado sigue generando trabajo adicional para quienes intentan encontrarlo.
WebCatalog cumple aquí una función distinta: organizar el acceso a la interfaz web de Drive y a tus aplicaciones relacionadas. No sustituye al cliente de sincronización de archivos de Google ni combina el almacenamiento de distintas cuentas de Google. Puedes usar Drive para ordenadores para los archivos locales y WebCatalog para la parte web del mismo proyecto.
Usa perfiles del navegador para una separación más amplia de la navegación
Si tu trabajo ya se desarrolla en un navegador, puede que baste con usar perfiles separados. Los perfiles de Chrome mantienen separados datos como los marcadores, el historial, las contraseñas y los ajustes.
En Chrome, abre el menú de perfiles del navegador, elige Añadir perfil de Chrome y asigna al perfil un nombre claro. Abre Drive en ese perfil e inicia sesión con la cuenta de Google que quieras utilizar allí. Repite el proceso para otra identidad cuando lo necesites.
Pon a los perfiles nombres asociados a una función que reconozcas de inmediato: «Personal», «Estudio» o «Cuenta de trabajo de Acme». El nombre de un proyecto resulta menos útil si vas a seguir usando la misma cuenta cuando el proyecto termine.
Este enfoque resulta cómodo si quieres mantener las pestañas de investigación, los marcadores y otros sitios web de ese cliente en un entorno de navegación dedicado. A medida que aumente el número de cuentas, fíjate en si gestionar las ventanas del navegador se ha convertido en una tarea más.
Organiza el trabajo habitual de tus cuentas en WebCatalog
WebCatalog es útil cuando Drive es una parte de una rutina más amplia que incluye correo electrónico, calendarios, chat y herramientas de proyectos. Sus perfiles mantienen separadas las sesiones de las cuentas y los datos de navegación, para que puedas volver a cada cuenta en su propio contexto.
Empieza por las identidades que utilizas con más frecuencia. Sigue las instrucciones de WebCatalog para configurar perfiles:
- Abre WebCatalog Desktop y ve a Perfiles.
- Selecciona Añadir perfil y asígnale un nombre reconocible.
- Abre Drive con ese perfil e inicia sesión en la cuenta de Google correspondiente.
- Repite el proceso con tu otra cuenta.
El perfil de empresa que utilizas para Drive también puede servir para Gmail y Google Calendar con esa misma identidad de Google. Reutilizarlo te permite mantener un contexto de cuenta coherente al pasar de una solicitud por correo a un documento y, después, a la reunión de revisión.
Usa los espacios cuando quieras agrupar aplicaciones y perfiles en torno a un cliente o proyecto. Cada espacio se abre en su propia ventana. La separación entre cuentas la proporcionan los perfiles; el espacio aporta la organización que los rodea.
Mantén una configuración inicial sencilla. Añade las aplicaciones que intervienen en una tarea recurrente antes de recrear todo tu entorno de trabajo. El plan Basic de WebCatalog incluye dos aplicaciones de escritorio, dos perfiles y un espacio. Pro y Business permiten usar aplicaciones, perfiles y espacios ilimitados, algo importante si amplías tu actividad a varios clientes o a conjuntos de aplicaciones más grandes.
Un flujo de trabajo práctico para los documentos de clientes
Piensa en una persona que trabaja como consultora y tiene una cuenta de Google de empresa y otra cuenta independiente proporcionada por Acme. Acme exige que el trabajo del proyecto se realice a través de su cuenta. Esta persona también tiene otros clientes que comparten documentos directamente con su dirección de empresa.
El criterio útil para separar el trabajo es la identidad de Google que requiere cada tarea. Acme tiene su propio perfil. Los demás clientes pueden mantenerse en el perfil de empresa si esa es la cuenta a la que han autorizado el acceso.
Empieza desde la cuenta correcta
Abre el perfil de Drive de Acme antes de comenzar la tarea. Comprueba el correo electrónico de la cuenta y después ve a la carpeta del proyecto. Si la tarea llegó por correo, confirma que el mensaje se refiere al mismo proyecto y a la misma cuenta que tienes abiertos.
Acostúmbrate a hacerlo al principio de cada sesión de trabajo. Es más fácil mantener el hábito de comprobarlo una vez antes de un bloque de trabajo concentrado que corregir una subida realizada con la identidad equivocada.
Trabaja a partir del documento compartido
Abre el documento que el cliente haya identificado como la versión actual. Antes de crear una copia independiente, pregunta si hacer una copia forma realmente parte del encargo. Un archivo nuevo puede hacer que los revisores comenten una versión mientras tú modificas otra.
Los controles para compartir de Google determinan si tu cuenta puede ver, comentar o editar. Un perfil adicional proporciona otro contexto con sesión iniciada; no modifica esos permisos.
Si solo tienes acceso de lectura, pero necesitas editar, resuélvelo con el propietario del documento utilizando la cuenta correspondiente. Crear varias copias no solucionará el problema de fondo en la colaboración.
Elige el destino antes de subir archivos
Para un entregable nuevo, ve a la carpeta de proyecto acordada antes de seleccionar el archivo que vas a subir. Utiliza un nombre que identifique el proyecto y su finalidad, como «Propuesta de incorporación de Acme». Sigue la convención de nombres del cliente si ya existe una.
Al hacer la entrega, comparte el enlace al archivo acordado e indica qué está listo para revisión. Después, pasa al contexto de tu siguiente cliente. El objetivo es tener una ruta repetible de la cuenta al proyecto y al documento, con menos decisiones que dependan de la memoria.
Diagnostica el problema antes de cambiar la configuración
Cuando algo no parezca correcto, distingue entre estos tres casos:
El archivo se abre con la cuenta equivocada. Comprueba la dirección de correo de Google en la ventana activa. Abre el enlace en el contexto de la cuenta correspondiente y vuelve a intentarlo. Un enlace guardado identifica una ubicación; no garantiza que estés utilizando la identidad correcta.
La cuenta correcta no puede acceder al archivo. Revisa la invitación original para compartir y la dirección que aparece en ella. Pide al propietario que confirme el acceso para esa dirección. Las organizaciones laborales y educativas también pueden restringir el uso compartido externo, por lo que otro perfil quizá no resuelva la restricción.
Falta un archivo en el almacenamiento local. Comprueba la cuenta correspondiente en Drive para ordenadores y revisa sus ajustes de sincronización y de acceso sin conexión. Se trata de un problema de disponibilidad local del archivo, aunque el mismo documento se abra correctamente en la aplicación web.
Esta distinción te ayuda a actuar en el nivel adecuado, en lugar de cerrar sesión, recrear perfiles o mover documentos una y otra vez.
Haz que la próxima entrega a un cliente sea más fácil de repetir
Elige un documento que ya tengas que entregar y organiza su flujo de trabajo en WebCatalog Desktop. Asigna a la identidad de Google autorizada un perfil con un nombre claro, abre la carpeta de proyecto acordada y mantén a mano las comunicaciones relacionadas. Sigue el recorrido del archivo desde la solicitud inicial hasta la edición y la revisión final.
Al hacer la entrega, deberías poder responder a tres preguntas sin rebuscar entre pestañas: ¿qué cuenta utilicé?, ¿dónde está el archivo actual? y ¿qué enlace debe revisar el cliente? Conserva la configuración que te permita encontrar fácilmente esas respuestas y deja que Drive para ordenadores se encargue de la sincronización local donde sea necesario.
