Tienes varias buenas opciones para gestionar varias cuentas de Google Drive. Google permite cambiar de cuenta en el navegador, y Drive para ordenadores puede conectar varias cuentas para acceder a los archivos locales. Los perfiles del navegador y WebCatalog Desktop ofrecen otras formas de organizar las cuentas que usas a lo largo del día; WebCatalog Desktop mantiene Google Drive de cada identidad con la sesión iniciada, junto a las demás aplicaciones que usas con ella.
Drive puede volverse más difícil de navegar cuando tus archivos pertenecen a distintas áreas de tu vida. Una propuesta está en tu cuenta de trabajo, un cliente te proporciona un inicio de sesión de empresa distinto y tus documentos personales están en otro Drive. El reto consiste en recordar qué identidad corresponde al documento que necesitas.
La configuración adecuada depende de lo que hagas después de abrir Drive. ¿Lees de vez en cuando un documento compartido, trabajas con archivos en Finder o en el Explorador de archivos, o alternas entre el correo electrónico, los documentos y las reuniones de tus clientes? Empieza por esa pregunta y luego crea la configuración más sencilla que cubra tu rutina.
Elige la configuración según el trabajo que necesites hacer
Estas opciones resuelven distintas partes del problema y puedes combinar más de una.
| Tu necesidad principal | Un buen punto de partida | Qué debes tener en cuenta |
|---|---|---|
| Abrir de vez en cuando el Drive de otra cuenta | El selector de cuentas de Google | Confirma cuál es la cuenta de Google activa antes de editar o subir archivos. |
| Acceder a archivos en la nube desde Finder o el Explorador de archivos | Google Drive para ordenadores | Google admite hasta cuatro cuentas; elige la configuración de sincronización para cada una. |
| Mantener organizado todo un entorno de navegación para cada identidad | Perfiles del navegador | Gestionas un contexto de navegador separado para el trabajo, el uso personal o un cliente. |
| Mantener Drive junto a las demás aplicaciones de cada identidad | WebCatalog Desktop | Los perfiles separan las sesiones; los espacios organizan las aplicaciones y los perfiles que usas juntos. |
Distingue también entre varias cuentas y varias carpetas. Si tres clientes comparten carpetas con tu cuenta de trabajo actual, quizá solo necesites esa cuenta. Crea otro contexto de cuenta cuando realmente tengas otra identidad de Google que usar. Para las carpetas de una misma identidad, quizá baste con una estructura de proyectos clara.
Usa el selector de cuentas de Google para acceder ocasionalmente desde la web
Google te permite iniciar sesión en varias cuentas de Google y cambiar de una a otra sin cerrar sesión. En un servicio de Google, selecciona tu foto de perfil o inicial, elige Añadir cuenta e inicia sesión. Luego podrás seleccionar la cuenta que necesites en el menú de cuentas.
Es un buen punto de partida si consultas un segundo Drive unas cuantas veces por semana. Requiere muy poca configuración y el navegador sigue siendo tu entorno de trabajo principal.
Antes de subir un entregable o solicitar acceso a un documento, comprueba la dirección de correo que aparece en el menú de la cuenta de Google. Un avatar conocido no es un recordatorio infalible, sobre todo si ambas cuentas usan la misma foto. Google también señala que la primera cuenta en la que inicias sesión suele ser la predeterminada, lo cual puede importar cuando un servicio no sabe con certeza qué cuenta quieres usar.
Si tienes que detenerte a revisar el menú de cuentas una y otra vez, considera asignar a cada identidad un lugar más reconocible en tu configuración diaria.
Usa Drive para ordenadores cuando necesites acceder a archivos locales
Si necesitas archivos en Finder en un Mac o en el Explorador de archivos en Windows, empieza con el cliente de sincronización de Google. Drive para ordenadores admite hasta cuatro cuentas a la vez.
Para conectar otra cuenta:
- Abre el menú de Drive para ordenadores.
- Selecciona tu foto de perfil en la parte superior derecha.
- Elige Añadir otra cuenta e inicia sesión a través del navegador.
- Reinicia Drive para ordenadores tal como indica Google.
Después de conectar tus cuentas, decide qué parte de cada Drive quieres tener en tu dispositivo. La guía de Google sobre la transmisión y la duplicación explica la diferencia: la transmisión mantiene principalmente los archivos en la nube y usa espacio local para los archivos que abres o haces disponibles sin conexión; la duplicación mantiene una copia completa de Mi unidad tanto en el dispositivo como en la nube. Las unidades compartidas admiten la transmisión.
Por ejemplo, un diseñador quizá necesite acceder habitualmente a los recursos de trabajo de su propia cuenta profesional desde el equipo, pero solo consultar de vez en cuando la carpeta de referencias de un cliente. Esas necesidades requieren decisiones distintas sobre el almacenamiento local. Ten en cuenta el espacio disponible en disco, los archivos que necesitas durante tus viajes y los requisitos de tu organización.
Procura que los nombres de las cuentas sean reconocibles al navegar por los archivos locales. Antes de elegir el destino de una carga o exportación, comprueba tanto la cuenta como la carpeta. Un archivo con el nombre correcto en el Drive equivocado sigue generando trabajo adicional para quienes intentan encontrarlo.
WebCatalog Desktop cumple aquí una función distinta: organiza el acceso a la interfaz web de Drive y a las aplicaciones relacionadas. No sustituye al cliente de sincronización de archivos de Google ni combina el almacenamiento de distintas cuentas de Google. Puedes usar Drive para ordenadores para los archivos locales y WebCatalog Desktop para la parte web del mismo proyecto.
Usa perfiles del navegador para separar mejor la navegación
Si ya trabajas principalmente en un navegador, puede que te basten varios perfiles. Los perfiles de Chrome mantienen separados elementos como los marcadores, el historial, las contraseñas y la configuración.
En Chrome, abre el menú de perfiles del navegador, elige Añadir perfil de Chrome y ponle un nombre claro. Abre Drive en ese perfil e inicia sesión con la cuenta de Google que quieras usar allí. Si hace falta, repite el proceso con otra identidad.
Pon a los perfiles nombres que te permitan identificar su función de inmediato, como «Personal», «Estudio» o «Cuenta de trabajo de Acme». El nombre de un proyecto resulta menos útil si la misma cuenta seguirá utilizándose una vez terminado el proyecto.
Este método resulta práctico cuando quieres tener las pestañas de investigación, los marcadores y otros sitios web de un cliente en un entorno de navegador dedicado. A medida que aumente el número de cuentas, presta atención a si gestionar las ventanas del navegador se ha convertido en otra tarea más.
Organiza el trabajo habitual con varias cuentas en WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop resulta útil cuando Drive es una parte de una rutina más amplia que incluye correo electrónico, calendarios, chat y herramientas para proyectos. Sus perfiles mantienen separadas las sesiones de las cuentas y los datos de navegación, para que puedas volver a cada cuenta en su propio contexto.
Empieza por las identidades que usas con más frecuencia. Sigue las instrucciones de configuración de perfiles de WebCatalog:
- Abre WebCatalog Desktop y ve a Perfiles.
- Selecciona Añadir perfil y ponle un nombre reconocible.
- Abre Drive con ese perfil e inicia sesión con la cuenta de Google que corresponda.
- Repite el proceso con las demás cuentas.
El perfil de trabajo que uses para Drive también puede servir para Gmail y Google Calendar con esa misma identidad de Google. Al reutilizarlo, mantienes un contexto de cuenta coherente al pasar de una solicitud por correo a un documento y luego a la reunión de revisión.
Usa espacios si quieres reunir aplicaciones y perfiles relacionados con un cliente o proyecto. Cada espacio se abre en su propia ventana. Los perfiles mantienen separadas las cuentas; el espacio organiza los elementos que hay dentro.
Mantén pequeña la configuración inicial. Añade primero las aplicaciones que participan en una tarea habitual, antes de recrear todo tu entorno de trabajo.
Un flujo de trabajo práctico para documentos de clientes
Piensa en un consultor que tiene una cuenta profesional de Google y otra cuenta distinta proporcionada por Acme. Acme espera que el trabajo del proyecto se realice desde su cuenta. El consultor también tiene otros clientes que comparten documentos directamente con su dirección profesional.
La identidad de Google necesaria para el trabajo es lo que marca la diferencia. Acme tiene su propio perfil. Los demás clientes pueden seguir en el perfil profesional, si esa es la cuenta a la que han autorizado el acceso.
Empieza con la cuenta correcta
Abre el perfil de Drive de Acme antes de empezar la tarea. Comprueba el correo de la cuenta y luego ve a la carpeta del proyecto. Si recibiste la tarea por correo electrónico, confirma que el mensaje se refiere al mismo proyecto y a la misma cuenta que tienes abierta.
Adopta este hábito al comienzo de cada sesión de trabajo. Comprobarlo una vez antes de concentrarte en una tarea es más fácil de mantener que tener que solucionar las consecuencias de una carga hecha con la identidad equivocada.
Trabaja con el documento compartido
Abre el documento que el cliente señaló como la versión actual. Antes de crear una copia, pregúntate si realmente forma parte de la tarea. Un archivo nuevo puede hacer que los revisores comenten una versión mientras tú modificas otra.
Los controles para compartir de Google determinan si tu cuenta puede ver, comentar o editar. Un perfil adicional proporciona otro contexto con sesión iniciada; no cambia esos permisos.
Si solo tienes permiso de lectura, pero necesitas editar, resuélvelo con el propietario del documento usando la cuenta prevista. Crear varias copias no solucionará el problema de fondo de la colaboración.
Elige el destino antes de subir un archivo
Para un nuevo entregable, ve a la carpeta acordada del proyecto antes de seleccionar el archivo que vas a subir. Usa un nombre que identifique el proyecto y su propósito, como «Propuesta de incorporación de Acme». Si el cliente ya tiene una convención para nombrar archivos, síguela.
Al entregar el trabajo, comparte el enlace al archivo acordado e indica qué está listo para revisión. Luego pasa al contexto de tu siguiente cliente. El objetivo es tener un recorrido repetible desde la cuenta hasta el proyecto y el documento, dejando menos decisiones a la memoria.
Diagnostica el problema antes de cambiar la configuración
Cuando algo no funcione como esperas, distingue entre estos tres casos:
El archivo se abre con la cuenta equivocada. Comprueba la dirección de correo de Google en la ventana activa. Abre el enlace en el contexto de la cuenta prevista y vuelve a intentarlo. Un enlace guardado señala una ubicación, pero no garantiza que estés usando la identidad correcta.
La cuenta correcta no puede acceder al archivo. Comprueba la invitación original para compartir y la dirección que aparece en ella. Pide al propietario que confirme el acceso para esa dirección. Las organizaciones educativas y laborales también pueden restringir el uso compartido externo, así que cambiar de perfil quizá no resuelva la restricción.
Falta un archivo en el almacenamiento local. Comprueba la cuenta correspondiente en Drive para ordenadores y revisa sus opciones de sincronización y acceso sin conexión. Se trata de una cuestión de disponibilidad del archivo local, aunque el mismo documento se abra correctamente en la aplicación web.
Esta distinción te ayuda a actuar en la capa adecuada, en lugar de cerrar sesión una y otra vez, volver a crear perfiles o mover documentos.
Haz que la próxima entrega a un cliente sea más fácil de repetir
Elige un documento que ya tengas que entregar y organiza su flujo de trabajo en WebCatalog Desktop. Asigna un perfil con un nombre claro a la identidad de Google autorizada, abre la carpeta acordada del proyecto y mantén la comunicación relacionada a mano. Sigue el archivo desde la solicitud inicial hasta la edición y la revisión final.
Al entregar el trabajo, deberías poder responder tres preguntas sin tener que buscar entre pestañas: ¿qué cuenta usé?, ¿dónde está el archivo actual? y ¿qué enlace debe revisar el cliente? Mantén la configuración que facilite encontrar esas respuestas y deja que Drive para ordenadores se encargue de la sincronización local cuando sea necesario.
