El software para tomar notas permite a los usuarios capturar notas o ideas en formato de texto. Al igual que el software de creación de documentos, estas herramientas están diseñadas para documentos de formato corto. Muchas soluciones para tomar notas ofrecen funciones como la creación de listas y la posibilidad de tachar elementos o utilizar casillas de verificación. Algunas herramientas emulan la experiencia de escribir con lápiz y papel físicos, lo que permite a los usuarios escribir sus notas a mano en lugar de escribirlas a máquina. Estas aplicaciones brindan un espacio conveniente para que los usuarios anoten rápidamente pensamientos, planes u otra información. Están pensados para ser personales e informales, ayudando a los usuarios a centrarse en la información clave sin preocuparse por el formato. Si bien algunas herramientas de colaboración, como el software de intranet para empleados, incluyen funciones para tomar notas, la mayoría de las herramientas para tomar notas son aplicaciones independientes. A menudo se integran con otras herramientas, como comunicación interna o software de calendario, lo que facilita compartir notas con compañeros de equipo o alinearlas con fechas o eventos específicos.