El software de gestión de subvenciones ayuda tanto a los donantes como a los solicitantes de subvenciones a navegar por la propuesta de subvención y el proceso de concesión desde sus respectivos puntos de vista. Si bien las fundaciones que otorgan subvenciones las utilizan principalmente en el sector sin fines de lucro, estas herramientas también sirven a agencias gubernamentales y organizaciones de investigación científica. Algunos programas están diseñados específicamente para manejar las complejidades de la financiación pública, incluido el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales, a diferencia de los que se centran en la financiación privada. Estas herramientas agilizan el proceso de envío al ofrecer funciones como creación de formularios, automatización de tareas y soporte de revisión. Los financiadores pueden realizar un seguimiento de los presupuestos de sus subvenciones, monitorear el progreso de los beneficiarios y evaluar el éxito a lo largo del tiempo para evaluar si las prioridades de financiación necesitan ajustes. Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, el software de gestión de subvenciones permite a los usuarios supervisar las actividades esenciales en las distintas etapas de cada solicitud de subvención, desde antes hasta después de la concesión.