Οι συνομιλίες στο Zoho Cliq μπορούν να ξεπερνούν τα όρια μιας εταιρείας. Μπορεί να εργάζεστε μέσα στον οργανισμό του εργοδότη σας, να συνεργάζεστε με έναν προμηθευτή και να χρησιμοποιείτε έναν ξεχωριστό λογαριασμό που σας έχει παραχωρήσει ένας πελάτης για μια άλλη ανάθεση. Κάθε σχέση μπορεί να απαιτεί διαφορετικό είδος πρόσβασης.
Το πρώτο βήμα για τη διαχείριση πολλών λογαριασμών Zoho Cliq είναι να χαρτογραφήσετε αυτές τις σχέσεις. Οι ξεχωριστοί λογαριασμοί σύνδεσης χρειάζονται ξεχωριστές συνεδρίες. Ένα εξωτερικό κανάλι, μια πρόσκληση επισκέπτη ή ένα Network μπορεί να σας επιτρέπει να συνεργάζεστε μέσω του λογαριασμού που ήδη χρησιμοποιείτε. Η δημιουργία ενός ακόμη προφίλ επιφάνειας εργασίας δεν καθορίζει ποια ρύθμιση επιτρέπει ο οργανισμός σας.
Μόλις αποσαφηνιστεί το μοντέλο πρόσβασης, μπορείτε να επιλέξετε τα ενσωματωμένα εργαλεία διαχείρισης λογαριασμών του Cliq ή να οργανώσετε αυτούς τους λογαριασμούς μαζί με τις υπόλοιπες εφαρμογές εργασίας στο WebCatalog.
Ξεχωρίστε το ζήτημα της σύνδεσης από το ζήτημα του οργανισμού
Η φράση «πολλοί οργανισμοί» μπορεί να περιγράφει αρκετές διαφορετικές καταστάσεις. Ένας εργαζόμενος με έναν ακόμη εταιρικό λογαριασμό σύνδεσης αντιμετωπίζει διαφορετικό ζήτημα από έναν συνεργάτη που έχει προσκληθεί σε μια κοινή συνομιλία.
Η τεκμηρίωση της Zoho για το Cliq με CRM Plus κάνει σαφή αυτή τη διάκριση: ένας χρήστης ανήκει σε έναν κύριο οργανισμό και μπορεί να συμμετέχει σε άλλους οργανισμούς ως εξωτερικός χρήστης. Περιγράφει την εναλλαγή μεταξύ αυτών των περιβαλλόντων, με πρόσβαση που διαφέρει από εκείνη ενός εσωτερικού μέλους.
Πιο πρόσφατα, τα στοιχεία ελέγχου χρηστών-επισκεπτών του Cliq εισήγαγαν την πρόσβαση σε αντιστοιχισμένα κανάλια και επαφές μέσα σε άλλον οργανισμό. Η συμμετοχή εξαρτάται από την πρόσκληση και τις σχετικές πολιτικές του οργανισμού.
Αυτό σημαίνει ότι η χρήση του ίδιου email στην εργασία περισσότερων από μίας εταιρειών δεν αντιστοιχεί απαραίτητα σε δύο ανεξάρτητους λογαριασμούς Cliq. Διευκρινίστε αν χρησιμοποιείτε ξεχωριστό λογαριασμό σύνδεσης, συμμετοχή ως εξωτερικό μέλος ή συγκεκριμένη πρόσκληση συνεργασίας. Δεν πρέπει να θεωρείτε ότι οι κανόνες για πολλούς οργανισμούς σε άλλα προϊόντα της Zoho ισχύουν αυτούσιοι και στο Cliq.
Δημιουργήστε έναν χάρτη πρόσβασης πριν προσθέσετε λογαριασμούς στην επιφάνεια εργασίας
Δημιουργήστε μια σύντομη καταγραφή της εργασίας που χρειάζεται να κάνετε. Για κάθε προορισμό, προσδιορίστε τον λογαριασμό σύνδεσης, τον τύπο πρόσβασης, τον αρμόδιο διαχειριστή και το συνοδευτικό υλικό.
| Επαγγελματική σχέση | Πρόσβαση προς επιβεβαίωση | Προτεινόμενη διάταξη στην επιφάνεια εργασίας |
|---|---|---|
| Εργαζόμενος στην κύρια εταιρεία σας | Ο εσωτερικός λογαριασμός σας και τα κανάλια που σας έχουν ανατεθεί | Ένα εταιρικό προφίλ και ένας χώρος εργασίας |
| Πελάτης που σας δίνει ξεχωριστό, εξουσιοδοτημένο λογαριασμό σύνδεσης | Ο οργανισμός και η πρόσβαση στα κανάλια αυτού του λογαριασμού | Ένα ξεχωριστό προφίλ με το όνομα του πελάτη |
| Προμηθευτής που χρησιμοποιεί ήδη το Cliq | Ένα εξωτερικό κανάλι ή άλλος επιτρεπόμενος τρόπος συνεργασίας | Ο υπάρχων λογαριασμός σας δίπλα στα εργαλεία του έργου με τον προμηθευτή |
| Εξωτερικός συνεργάτης που συμμετέχει σε περιορισμένη ανάθεση | Πρόσβαση επισκέπτη στις απαιτούμενες συνομιλίες, όπου υποστηρίζεται | Το εξουσιοδοτημένο περιβάλλον επισκέπτη και η σύνοψη του έργου |
| Μακροχρόνια κοινότητα συνεργατών | Συμμετοχή σε ένα Cliq Network | Το σχετικό Network δίπλα στους πόρους των συνεργατών |
Αντιμετωπίστε τον χάρτη ως περιγραφή της πραγματικής πρόσβασης. Ένας χώρος με όνομα «Πελάτης Βορράς» είναι χρήσιμος μόνο αν ο λογαριασμός που περιέχει μπορεί να έχει πρόσβαση στις προβλεπόμενες συνομιλίες.
Για παράδειγμα, καταγράψτε «εταιρικός λογαριασμός σύνδεσης, εξωτερικό κανάλι προμηθευτή, υπεύθυνος προμηθειών» αντί για «λογαριασμός προμηθευτή», όταν δεν υπάρχει ξεχωριστός λογαριασμός σύνδεσης για τον προμηθευτή. Οι σαφείς ονομασίες σάς αποτρέπουν από το να δημιουργείτε διπλά προφίλ για να λύσετε ένα πρόβλημα που αφορά τη ρύθμιση της πρόσβασης.
Κατανοήστε τις ενσωματωμένες επιλογές που είναι ήδη διαθέσιμες
Η εφαρμογή Cliq για υπολογιστή διαχειρίζεται συνδέσεις σε πολλούς λογαριασμούς
Η εγγενής εφαρμογή Zoho Cliq για υπολογιστή υποστηρίζει ήδη πολλούς λογαριασμούς. Η Zoho αναφέρει τη διαδρομή Accounts → Add account για την προσθήκη λογαριασμού σύνδεσης, με μέγιστο όριο τους δέκα λογαριασμούς. Η επιλογή ενός λογαριασμού από το μενού Accounts ανοίγει ένα νέο παράθυρο Cliq για αυτόν.
Αν η εργασία σας γίνεται κυρίως μέσα στο Cliq, αυτή είναι μια άμεση επιλογή. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε το μενού λογαριασμών της εφαρμογής για να αποκτάτε πρόσβαση στους ξεχωριστούς εταιρικούς λογαριασμούς σύνδεσης που ήδη έχετε. Το WebCatalog γίνεται πιο χρήσιμο όταν κάθε λογαριασμός αποτελεί ένα μέρος μιας ευρύτερης ροής εργασίας που περιλαμβάνει αρχεία έργων, έγγραφα, ημερολόγια και άλλες εφαρμογές ιστού.
Τα εξωτερικά κανάλια συνδέουν οργανισμούς γύρω από μια συνομιλία
Ένα εξωτερικό κανάλι επιτρέπει σε άτομα από διαφορετικούς οργανισμούς να συνεργάζονται. Οι απαιτούμενες πολιτικές και η πρόσκληση καθορίζουν την πρόσβαση. Η Zoho υποστηρίζει επίσης τη συνεργασία μέσω εξωτερικών καναλιών μεταξύ συγκεκριμένων κέντρων δεδομένων, ενώ η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων μεταξύ κέντρων δεδομένων έχει διαφορετικούς περιορισμούς.
Η δημιουργία εξωτερικών καναλιών εξαρτάται από το πρόγραμμα συνδρομής: το δωρεάν πρόγραμμα δεν επιτρέπει τη δημιουργία τους, ενώ στα προγράμματα επί πληρωμή το ποιος μπορεί να τα δημιουργεί εξαρτάται από την έκδοση και τα δικαιώματα διαχειριστή. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις του οργανισμού που φιλοξενεί το κανάλι πριν επιλέξετε αυτή τη λύση για μια σχέση με προμηθευτή.
Η πρόσβαση επισκέπτη και τα Networks εξυπηρετούν διαφορετικές σχέσεις
Η ανανεωμένη λειτουργία επισκεπτών της Zoho επιτρέπει σε προσκεκλημένους συνεργάτες να συμμετέχουν σε υπάρχοντα κανάλια. Αυτό μπορεί να ταιριάζει σε έναν εξωτερικό συνεργάτη που βοηθά σε μια συγκεκριμένη καμπάνια. Ένα Cliq Network παρέχει ένα αποκλειστικό περιβάλλον για ευρύτερη εξωτερική συνεργασία, όπως μια διαρκής κοινότητα συνεργατών.
Ελέγξτε την τρέχουσα τεκμηρίωση επισκεπτών πριν προτείνετε τη νεότερη ροή εργασίας: η Zoho αναφέρει επί του παρόντος ότι το Guest Users 2.0 δεν υποστηρίζεται στο Zoho One, ενώ δεν υποστηρίζει άμεσα μηνύματα μεταξύ κέντρων δεδομένων. Η διαθέσιμη επιλογή θα πρέπει να καθορίζεται από την έκδοση και τη διαμόρφωση του συγκεκριμένου οργανισμού.
Αυτές οι ενσωματωμένες επιλογές μπορούν να εξαλείψουν την ανάγκη για έναν ακόμη λογαριασμό. Χρησιμοποιήστε ξεχωριστό λογαριασμό σύνδεσης όταν η εργασία το απαιτεί πραγματικά και την κατάλληλη λειτουργία συνεργασίας όταν πρόκειται για εξωτερική συμμετοχή.
Οργανώστε την εγκεκριμένη διαμόρφωση στο WebCatalog
Αφού ετοιμάσετε τον χάρτη πρόσβασής σας, διαμορφώστε την επιφάνεια εργασίας με βάση αυτόν. Το WebCatalog Desktop σάς επιτρέπει να ανοίγετε το Cliq σε ξεχωριστό παράθυρο και να το οργανώνετε μαζί με άλλες εφαρμογές ιστού.
Για δύο διαφορετικούς λογαριασμούς σύνδεσης, ακολουθήστε τις οδηγίες ρύθμισης προφίλ του WebCatalog:
- Ανοίξτε το Profiles και επιλέξτε Add profile.
- Ονομάστε το πρώτο προφίλ με βάση τον λογαριασμό που θα περιέχει, για παράδειγμα «Εταιρικές Λειτουργίες».
- Ανοίξτε το Cliq με αυτό το προφίλ και συνδεθείτε μέσω της συνήθους διαδικασίας του οργανισμού σας.
- Δημιουργήστε ένα δεύτερο προφίλ, όπως «Πελάτης Βορράς», και συνδεθείτε εκεί στον ξεχωριστό λογαριασμό που σας έχει παραχωρήσει ο πελάτης.
- Επιβεβαιώστε τον λογαριασμό και τον οργανισμό και στις δύο συνεδρίες πριν προσθέσετε περισσότερους προορισμούς.
Τα προφίλ διατηρούν χωριστά τα cookies, τις συνεδρίες και τα δεδομένα περιήγησης. Δεν παρέχουν πρόσκληση, δεν εκχωρούν άδεια χρήσης και δεν αλλάζουν την πρόσβαση που έχει παραχωρηθεί μέσα στο Cliq.
Στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν χώρο για κάθε πλαίσιο εργασίας. Ο εταιρικός χώρος μπορεί να περιλαμβάνει το Cliq, το εργαλείο παρακολούθησης λειτουργιών και το εσωτερικό εγχειρίδιο. Ο χώρος του πελάτη μπορεί να περιέχει τη συνεδρία Cliq του πελάτη, το σχέδιο του έργου και τα έγγραφα προς ανασκόπηση.
Κάθε χώρος ανοίγει στο δικό του παράθυρο. Η επαναχρησιμοποίηση του ίδιου προφίλ WebCatalog σε πολλούς χώρους σημαίνει ότι επαναχρησιμοποιείται ο ίδιος λογαριασμός σύνδεσης· ένα διαφορετικό όνομα χώρου δεν δημιουργεί άλλη ταυτότητα λογαριασμού. Αυτή η επαναχρησιμοποίηση είναι κατάλληλη όταν ένας λογαριασμός συμμετέχει νόμιμα σε συνομιλίες πολλών έργων.
Επιλέξτε ένα πρόγραμμα WebCatalog που καλύπτει τον αριθμό εφαρμογών, προφίλ και χώρων που χρειάζεστε. Μετρήστε τους διαφορετικούς λογαριασμούς σύνδεσης χωριστά από τα έργα: πέντε έργα που χρησιμοποιούν έναν λογαριασμό δεν απαιτούν αυτόματα πέντε προφίλ.
Παράδειγμα: ένας υπεύθυνος παράδοσης έργων που εργάζεται σε τρεις διαφορετικές σχέσεις
Φανταστείτε έναν υπεύθυνο παράδοσης έργων που συντονίζει μια εσωτερική κυκλοφορία προϊόντος, μια υλοποίηση για πελάτη και μια παράδοση από προμηθευτή. Τα έργα έχουν ένα κοινό πρόσωπο, αλλά δεν μοιράζονται όλους τους λογαριασμούς ή τα έγγραφα.
Εσωτερική κυκλοφορία: κρατήστε τη συνομιλία της ομάδας δίπλα στο σχέδιο
Χρησιμοποιήστε τον εταιρικό λογαριασμό για την εσωτερική κυκλοφορία. Τοποθετήστε αυτή τη συνεδρία Cliq δίπλα στη λίστα ελέγχου της κυκλοφορίας και στο αρχείο αποφάσεων, σε έναν χώρο «Κυκλοφορία Προϊόντος».
Όταν ένα μέλος της ομάδας ρωτά αν ένα ορόσημο είναι έτοιμο, το σχέδιο είναι διαθέσιμο στο ίδιο περιβάλλον εργασίας. Καταγράψτε την απόφαση εκεί όπου αναμένει να τη βρει η ομάδα του έργου και, στη συνέχεια, απαντήστε στο κατάλληλο κανάλι. Το όφελος είναι μια ευκολότερη διαδρομή από τη συζήτηση στην καταγραφή που τη στηρίζει.
Αυτό δεν απαιτεί νέο λογαριασμό Cliq μόνο και μόνο επειδή η κυκλοφορία έχει τον δικό της χώρο. Ο εταιρικός λογαριασμός σύνδεσης μπορεί επίσης να επαναχρησιμοποιηθεί σε έναν χώρο λειτουργιών, αν και τα δύο περιβάλλοντα ανήκουν στην ίδια ταυτότητα.
Υλοποίηση για πελάτη: κρατήστε χωριστά τον λογαριασμό που έχει παραχωρήσει ο πελάτης
Ας υποθέσουμε ότι ο πελάτης παρέχει έναν λογαριασμό για τον οργανισμό του. Αντιστοιχίστε αυτόν τον λογαριασμό σύνδεσης στο προφίλ «Πελάτης Βορράς» και χρησιμοποιήστε τον μαζί με τα εργαλεία έργου του πελάτη.
Πριν από την πρώτη ανασκόπηση, επιβεβαιώστε την πρόσβαση στο κανάλι υλοποίησης και στο έγγραφο που θα συζητηθεί. Αν η συνομιλία ανοίγει αλλά το αρχείο του έργου όχι, εντοπίστε ποιον λογαριασμό απαιτεί η υπηρεσία αρχείων. Μια λειτουργική συνεδρία Cliq δεν αποδεικνύει ότι κάθε συνοδευτική εφαρμογή χρησιμοποιεί τα ίδια διαπιστευτήρια.
Χρησιμοποιήστε τον χώρο του πελάτη ως υπενθύμιση της ενεργής ανάθεσης. Όταν κοινοποιείτε ένα αρχείο, ελέγχετε το κοινό για το οποίο προορίζεται και τη συνομιλία προορισμού. Στόχος είναι να διευκολύνεται η τήρηση της συνήθους διαδικασίας ανασκόπησης, με τα σχετικά έγγραφα ήδη διαθέσιμα.
Παράδοση από προμηθευτή: επαναχρησιμοποιήστε την εταιρική ταυτότητα όπου ενδείκνυται
Για τον προμηθευτή, ένα εγκεκριμένο εξωτερικό κανάλι μπορεί να αρκεί. Κρατήστε τον εταιρικό λογαριασμό και προσθέστε τα έγγραφα παράδοσης του προμηθευτή σε έναν ξεχωριστό χώρο έργου.
Ο χάρτης πρόσβασης θα πρέπει να δείχνει ότι αυτή η συνομιλία εξακολουθεί να χρησιμοποιεί το προφίλ «Εταιρικές Λειτουργίες». Αυτή η διάκριση έχει σημασία όταν επιστρέφετε μετά από μια διακοπή: είστε εργαζόμενος που συνεργάζεται εξωτερικά, όχι κάποιος που έχει συνδεθεί στον εσωτερικό οργανισμό του προμηθευτή.
Αν ο προμηθευτής δεν μπορεί να συμμετάσχει, ζητήστε από τους αρμόδιους διαχειριστές να ελέγξουν την πρόσκληση και τις πολιτικές συνεργασίας. Η δημιουργία ενός νέου προφίλ WebCatalog δεν θα αλλάξει το δικαίωμα στον διακομιστή που ελέγχει τη συμμετοχή.
Διατηρήστε χρήσιμο τον χάρτη πρόσβασης καθώς αλλάζει η εργασία
Ενημερώνετε τον χάρτη όταν αρχίζει μια ανάθεση πελάτη, όταν ολοκληρώνει την εργασία του ένας εξωτερικός συνεργάτης ή όταν η ευθύνη μεταφέρεται σε άλλον συνάδελφο. Τα χρήσιμα ερωτήματα είναι συγκεκριμένα: ποιος λογαριασμός σύνδεσης χρησιμοποιείται, ποιες συνομιλίες παραμένουν απαραίτητες και ποιος μπορεί να αλλάξει αυτή την πρόσβαση;
Μια αποχώρηση μπορεί να απαιτεί από έναν διαχειριστή να αφαιρέσει την πρόσβαση στον οργανισμό ή την πρόσβαση επισκέπτη. Η αφαίρεση μιας συντόμευσης από την επιφάνεια εργασίας είναι ξεχωριστή ενέργεια τακτοποίησης. Ολοκληρώστε την αλλαγή σε επίπεδο υπηρεσίας μέσω του οργανισμού που ελέγχει τη συμμετοχή και, στη συνέχεια, τακτοποιήστε ανάλογα τον χώρο εργασίας.
Ελέγχετε επίσης τις εφαρμογές γύρω από τη συνομιλία. Ένα έργο μπορεί να ολοκληρωθεί, ενώ μια παλιά σύνοψη, ένα ημερολόγιο ή ένας λογαριασμός εγγράφων παραμένει σε καθημερινή θέα. Αφαιρέστε προορισμούς που δεν υποστηρίζουν πλέον ενεργή εργασία, ώστε ο χώρος να συνεχίσει να αντανακλά τον σκοπό του.
Αν οι ειδοποιήσεις αρχίσουν να σας αποσπούν την προσοχή, αποφασίστε ποια συνομιλία απαιτεί απάντηση σε κάθε χρονικό διάστημα εργασίας. Χρησιμοποιήστε τα διαθέσιμα στοιχεία ελέγχου ειδοποιήσεων στο σχετικό περιβάλλον Cliq και ελέγξτε το αποτέλεσμα πριν βασιστείτε σε αυτό. Το ότι διατηρείτε προσβάσιμους περισσότερους λογαριασμούς δεν σημαίνει ότι κάθε λογαριασμός πρέπει να λαμβάνει την ίδια προσοχή όλη την ημέρα.
Δώστε στον επόμενο οργανισμό μια σαφή θέση στην επιφάνεια εργασίας σας
Ξεκινήστε με έναν εταιρικό λογαριασμό σύνδεσης και μία εξωτερική σχέση. Αποφασίστε αν αυτή η σχέση χρειάζεται ξεχωριστό λογαριασμό, πρόσκληση επισκέπτη, εξωτερικό κανάλι ή Network. Καταγράψτε την απάντηση πριν διαμορφώσετε την επιφάνεια εργασίας.
Στη συνέχεια, προσθέστε το Zoho Cliq στο WebCatalog, δημιουργήστε προφίλ για τους διαφορετικούς λογαριασμούς σύνδεσης και οργανώστε χώρους γύρω από την εργασία που προκύπτει από κάθε σχέση. Η δομή των λογαριασμών σας παραμένει ευθυγραμμισμένη με την πρόσβαση που παρέχουν οι οργανισμοί σας, ενώ οι συνομιλίες και τα εργαλεία γίνονται ευκολότερο να βρίσκονται μαζί.
