Η διαχείριση λογαριασμών Zangi ξεκινά από το να γνωρίζετε ποια ταυτότητα χρησιμοποιούν οι άλλοι για να επικοινωνήσουν μαζί σας. Μια επαγγελματική επαφή μπορεί να γνωρίζει έναν ιδιωτικό αριθμό Zangi (Private Number), ενώ οι φίλοι σας γνωρίζουν έναν άλλον. Για κάθε λογαριασμό πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη τη συσκευή, τα διαπιστευτήρια σύνδεσης και το ιστορικό συνομιλιών.
Υπάρχει ένα σημαντικό σημείο εκκίνησης: η τρέχουσα τεκμηρίωση λογαριασμών του Zangi περιγράφει την εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων για ιδιώτες ως διαθέσιμη μόνο σε κινητές συσκευές, με μία ενεργή συσκευή ανά λογαριασμό. Επομένως, ένας δεύτερος λογαριασμός και μια δεύτερη συσκευή αποτελούν διαφορετικές αποφάσεις από το άνοιγμα ενός ακόμη παραθύρου του προγράμματος περιήγησης.
Για να διαχειρίζεστε πολλούς λογαριασμούς Zangi, οργανώστε τις ταυτότητες που χρησιμοποιείτε ήδη, διατηρήστε διαθέσιμα τα στοιχεία πρόσβασής τους και επιλέξτε μια υποστηριζόμενη διάταξη κινητών συσκευών. Το WebCatalog μπορεί να οργανώσει τις εφαρμογές ιστού που πλαισιώνουν αυτή την εργασία, όπως τα έγγραφα και το ημερολόγιό σας. Δεν μετατρέπει το Zangi Private Messenger σε υπηρεσία ανταλλαγής μηνυμάτων μέσω ιστού.
Ξεκινήστε από τους ανθρώπους που χρειάζεται να επικοινωνούν μαζί σας
Πριν δημιουργήσετε άλλον λογαριασμό, προσδιορίστε τον διαχωρισμό που θέλετε να πετύχετε. Η διατήρηση της επικοινωνίας με πελάτες χωριστά από τις προσωπικές συνομιλίες μπορεί να δικαιολογεί μια ακόμη ταυτότητα. Αν έχετε πολλά έργα με τους ίδιους συνεργάτες, ίσως αρκούν πιο σαφώς οργανωμένες συνομιλίες και αρχεία έργων.
Γράψτε μια σύντομη περιγραφή για κάθε υπάρχοντα λογαριασμό. Οι περιγραφές «Προσωπικές επαφές» και «Συμβουλευτική εργασία» είναι πιο χρήσιμες από τις ονομασίες «Λογαριασμός 1» και «Λογαριασμός 2», επειδή σας δείχνουν πού ανήκει μια νέα συνομιλία.
Μια πρακτική καταγραφή των λογαριασμών μπορεί να είναι απλή:
| Σκοπός λογαριασμού | Άτομα που τον χρησιμοποιούν | Συσκευή που ελέγχετε συνήθως | Στοιχεία που τηρούνται αλλού |
|---|---|---|---|
| Προσωπική χρήση | Φίλοι και οικογένεια | Προσωπικό τηλέφωνο | Προσωπικά σχέδια και ραντεβού |
| Συμβουλευτική εργασία | Συμφωνημένες επαφές πελατών | Επαγγελματικό τηλέφωνο | Περιγραφή έργου, σημειώσεις συναντήσεων και επόμενες ενέργειες |
Αυτό είναι ένα παράδειγμα δικού σας αρχείου οργάνωσης, όχι ένας πίνακας ελέγχου μέσα στο Zangi. Αποθηκεύστε τους κωδικούς πρόσβασης στον διαχειριστή κωδικών σας και όχι σε ένα κοινόχρηστο έγγραφο έργου.
Αποφασίστε επίσης αν χρειάζεται να είστε διαθέσιμοι και μέσω των δύο ταυτοτήτων ταυτόχρονα. Κάποιος που ελέγχει περιστασιακά μια προσωπική συνομιλία έχει διαφορετικές ανάγκες από κάποιον που περιμένει κλήση πελάτη καθ’ όλη τη διάρκεια της εργασίας του. Αυτή η διάκριση θα πρέπει να καθοδηγεί τη διάταξη συσκευών που χρησιμοποιείτε.
Επιλέξτε πώς θα χρησιμοποιούνται οι δύο λογαριασμοί
Το Zangi αναφέρει ότι μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστό λογαριασμό σε κάθε συσκευή όταν θέλετε να χρησιμοποιείτε την υπηρεσία σε περισσότερες από μία συσκευές. Για δύο καθιερωμένες ταυτότητες που είναι και οι δύο σημαντικές στη διάρκεια της ημέρας, μια αποκλειστική συσκευή για καθεμία παρέχει έναν σαφή λειτουργικό διαχωρισμό.
Το πρακτικό πλεονέκτημα είναι η σαφήνεια: γνωρίζετε ποιο τηλέφωνο αντιστοιχεί σε κάθε ρόλο. Το αντάλλαγμα είναι ότι πρέπει να συντηρείτε και να ελέγχετε και τις δύο συσκευές. Ένα επιπλέον τηλέφωνο που παραμένει αφόρτιστο ή δεν είναι εύκολα προσβάσιμο δεν κάνει τον δεύτερο λογαριασμό χρήσιμο.
Πριν αλλάξετε λογαριασμό σε μία συσκευή, βεβαιωθείτε ότι έχει οριστεί κωδικός πρόσβασης για τον τρέχοντα λογαριασμό και ότι έχετε αποθηκεύσει με ασφάλεια τα διαπιστευτήρια και των δύο λογαριασμών. Κατά την αποσύνδεση, επιλέξτε Διατήρηση ιστορικού (Keep History) για να διατηρήσετε τις συνομιλίες και τα αρχεία του στη συγκεκριμένη συσκευή. Η επιλογή Διαγραφή ιστορικού (Delete History) αφαιρεί αυτά τα τοπικά δεδομένα, χωρίς να υπάρχει αντίγραφο στο cloud για επαναφορά. Στη συνέχεια, συνδεθείτε στον άλλο λογαριασμό και επιβεβαιώστε τον ιδιωτικό αριθμό του. Αυτό αλλάζει τον ενεργό λογαριασμό· δεν δημιουργεί κοινά εισερχόμενα για ταυτόχρονη χρήση δύο λογαριασμών.
Ένα προφίλ προγράμματος περιήγησης δεν μπορεί να αλλάξει το μοντέλο λογαριασμών κινητών συσκευών του Zangi. Αν η απαίτησή σας είναι συγκεκριμένα «δύο λογαριασμοί Zangi σε υπολογιστή», διευθετήστε πρώτα αυτή την απαίτηση πλατφόρμας, πριν οργανώσετε το υπόλοιπο περιβάλλον εργασίας σας. Μια καταχώριση σε κατάλογο ή μια συντόμευση ιστοτόπου δεν αποδεικνύει ότι η εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων για ιδιώτες διαθέτει έκδοση για πρόγραμμα περιήγησης.
Εντάξτε την πρόσβαση στους λογαριασμούς στην αρχική ρύθμιση
Το Zangi εκχωρεί έναν ιδιωτικό αριθμό κατά την εγγραφή, αντί να απαιτεί αριθμό τηλεφώνου ή διεύθυνση email. Τα εισαγωγικά παραδείγματά του εξηγούν πώς χρησιμοποιείται αυτός ο αριθμός για να συνδέεστε με άλλους ανθρώπους.
Για κάθε λογαριασμό, καταγράψτε τρία στοιχεία: τον σκοπό του, τον ιδιωτικό αριθμό του και τη συσκευή στην οποία τον χρησιμοποιείτε συνήθως. Αποθηκεύστε τον κωδικό πρόσβασης ξεχωριστά και με ασφάλεια. Αυτές οι λεπτομέρειες έχουν σημασία όταν δύο λογαριασμοί έχουν παρόμοια ονόματα ή φωτογραφίες προφίλ.
Ο οδηγός λογαριασμών του Zangi αναφέρει ότι απαιτείται κωδικός πρόσβασης για να συνδεθείτε ξανά μετά την αποσύνδεση και ότι η υπηρεσία δεν μπορεί να επαναφέρει έναν κωδικό που έχετε ξεχάσει. Ελέγξτε τα υπάρχοντα διαπιστευτήριά σας πριν χρησιμοποιήσετε την αποσύνδεση για να πειραματιστείτε με την εναλλαγή λογαριασμών.
Μόλις ένας λογαριασμός είναι έτοιμος, δοκιμάστε τη συνήθη επικοινωνία στην οποία σκοπεύετε να βασιστείτε. Ζητήστε από μια έμπιστη επαφή να στείλει ένα μήνυμα στον προβλεπόμενο ιδιωτικό αριθμό, επιβεβαιώστε ότι το λάβατε στον αναμενόμενο λογαριασμό και απαντήστε. Ελέγχετε την ταυτότητα και τη διαδρομή επικοινωνίας, όχι ότι κάθε μελλοντική ειδοποίηση θα φτάνει υπό όλες τις συνθήκες λειτουργίας της συσκευής.
Αν γνωστοποιείτε έναν επαγγελματικό λογαριασμό σε μια υπάρχουσα επαφή, εξηγήστε πρώτα την αλλαγή σε μια ήδη καθιερωμένη συνομιλία. Δηλώστε ποιος λογαριασμός θα πρέπει να λαμβάνει τα μελλοντικά μηνύματα του έργου και από πότε ισχύει η αλλαγή. Μια σαφής μετάβαση είναι πιο χρήσιμη από το να αφήνετε τον άλλον να μαντεύει ποιο από δύο παρόμοια προφίλ να χρησιμοποιήσει.
Δώστε στις επαφές έναν αξιόπιστο προορισμό για κάθε σκοπό
Ο διαχωρισμός λογαριασμών λειτουργεί καλύτερα όταν τον κατανοούν οι άνθρωποι που επικοινωνούν μαζί σας. Με έναν πελάτη, συμφωνήστε ποιος λογαριασμός θα χρησιμοποιείται για τον συντονισμό του έργου. Με τους φίλους σας, συνεχίστε να χρησιμοποιείτε την προσωπική ταυτότητα που γνωρίζουν ήδη.
Οι οδηγίες απορρήτου του Zangi εξηγούν ότι ο άμεσος εντοπισμός σας εξαρτάται από τον ιδιωτικό αριθμό και ότι δεν υπάρχει δημόσια αναζήτηση βάσει ονόματος, αριθμού τηλεφώνου ή διεύθυνσης email. Κοινοποιήστε τον κατάλληλο αριθμό απευθείας στα άτομα που τον χρειάζονται.
Για παράδειγμα, ένας σύμβουλος μπορεί να χρησιμοποιεί τον επαγγελματικό λογαριασμό για τον προγραμματισμό συνεντεύξεων, τις αλλαγές συναντήσεων και τις σύντομες διευκρινίσεις. Η περιγραφή του έργου μπορεί να αναφέρει τον προτιμώμενο τρόπο επικοινωνίας χωρίς να αποκαλύπτει τον προσωπικό λογαριασμό. Ο προσωπικός λογαριασμός μπορεί να παραμείνει εστιασμένος σε σχέσεις εκτός αυτής της συνεργασίας.
Αν πολλά άτομα εργάζονται στην ίδια εργασία, εξετάστε αν μια ομάδα είναι πιο χρήσιμη από έναν ακόμη λογαριασμό. Η τεκμηρίωση ομάδων του Zangi καλύπτει τη δημιουργία ομάδων και τη διαχείριση των μελών τους. Μια ομάδα έργου με σαφές όνομα μπορεί να συγκεντρώνει τους σχετικούς συμμετέχοντες σε μία συνομιλία, ενώ όλοι διατηρούν τον δικό τους λογαριασμό.
Συμφωνήστε τι ανήκει σε αυτή τη συνομιλία. Οι σύντομες ερωτήσεις συντονισμού μπορούν να παραμένουν στην ομάδα, ενώ οι εγκεκριμένες αποφάσεις ανήκουν σε ένα ενημερωμένο έγγραφο έργου. Αυτό βοηθά ώστε ένα νήμα μηνυμάτων να μη γίνει το μοναδικό σημείο όπου μπορεί κάποιος να βρει τι έχει συμφωνήσει η ομάδα.
Κρατήστε χωριστά το ιστορικό συνομιλιών και τα αρχεία εργασίας
Το να αποκτήσετε ξανά πρόσβαση σε έναν λογαριασμό και το να βρείτε τις προηγούμενες συνομιλίες του είναι διαφορετικά ζητήματα. Η τεκμηρίωση ασφάλειας και απορρήτου του Zangi περιγράφει την αποθήκευση συνομιλιών στις συσκευές των συμμετεχόντων και όχι σε ένα αρχείο διακομιστή που μπορείτε να αναζητήσετε αργότερα.
Πριν αλλάξετε τηλέφωνο ή διαγράψετε τα δεδομένα της εφαρμογής, ακολουθήστε τις τρέχουσες οδηγίες για την πλατφόρμα σας. Το Zangi τεκμηριώνει μια επιλογή μεταφοράς δεδομένων Android· αναφέρει ότι αυτή η επιλογή δεν είναι προς το παρόν διαθέσιμη στο iOS. Η απλή σύνδεση σε έναν λογαριασμό από άλλη συσκευή δεν πρέπει να θεωρείται εγγύηση ότι ολόκληρο το ιστορικό του θα εμφανιστεί εκεί.
Τα πολυμέσα έχουν επίσης τις δικές τους ρυθμίσεις διατήρησης. Ο οδηγός αποθήκευσης δεδομένων εξηγεί τα στοιχεία ελέγχου Διατήρηση πολυμέσων (Keep Media) και τις επιλογές διαχείρισης αποθηκευτικού χώρου. Ελέγχετε αυτές τις ρυθμίσεις όταν ένα συνημμένο είναι σημαντικό για ένα έργο, αντί να θεωρείτε ότι θα παραμείνει διαθέσιμο επ’ αόριστον.
Για την εργασία σας, αποφασίστε τι πρέπει να καταγραφεί και να διατηρείται ενημερωμένο. Μια εγκεκριμένη ημερομηνία συνάντησης ανήκει στο ημερολόγιο. Μια επιβεβαιωμένη απαίτηση ανήκει στην περιγραφή του έργου. Ένα αρχείο που χρειάζονται οι συνάδελφοι ανήκει στη συμφωνημένη τοποθεσία του έργου, εφόσον είναι κατάλληλη η κοινοποίησή του εκεί.
Πρόκειται για μια σκόπιμη μεταφορά πληροφοριών από μια συνομιλία σε ένα σύστημα εργασίας. Κρατήστε μόνο το υλικό που απαιτείται για την εργασία και τηρήστε όσα έχετε συμφωνήσει με τους άλλους συμμετέχοντες σχετικά με το πού πρέπει να βρίσκεται. Αποφύγετε την αντιγραφή μιας ολόκληρης ιδιωτικής συνομιλίας όταν αρκεί μια σύντομη σημείωση απόφασης.
Χρησιμοποιήστε το WebCatalog για την εργασία που ακολουθεί τη συνομιλία
Σκεφτείτε έναν ανεξάρτητο σύμβουλο που προετοιμάζει ένα εργαστήριο. Το Zangi στο επαγγελματικό τηλέφωνο εξυπηρετεί τις σύντομες επικοινωνίες με τον πελάτη. Η εργασία στον υπολογιστή περιλαμβάνει μια περιγραφή έργου, ένα ημερολόγιο και ένα έγγραφο που θα αποτελέσει το πρόγραμμα του εργαστηρίου.
Δημιουργήστε έναν χώρο στο WebCatalog με το όνομα «Σχεδιασμός εργαστηρίου» για αυτές τις εφαρμογές ιστού και τους σχετικούς σελιδοδείκτες. Διατηρήστε εύκολα προσβάσιμα την περιγραφή του έργου για τον πελάτη και το πρόγραμμα, ενώ η συνομιλία Zangi παραμένει στην υποστηριζόμενη εφαρμογή για κινητές συσκευές.
Όταν ο πελάτης επιβεβαιώνει μια αλλαγή, ακολουθήστε μια σύντομη διαδικασία:
- Διαβάστε το μήνυμα στον λογαριασμό που χρησιμοποιείται για τη συγκεκριμένη συνεργασία.
- Προσδιορίστε τι άλλαξε: η ημερομηνία, το κοινό, το πρόγραμμα ή κάποιο ζητούμενο παραδοτέο.
- Ενημερώστε το σχετικό έγγραφο εργασίας ή την καταχώριση στο ημερολόγιο.
- Σημειώστε τυχόν εκκρεμή ερώτηση και ποιος πρέπει να την απαντήσει.
- Απαντήστε στην αρχική συνομιλία Zangi με το επιβεβαιωμένο επόμενο βήμα.
Για παράδειγμα, η φράση «Το εργαστήριο ξεκινά πλέον στις 10:00· έχω ενημερώσει το πρόγραμμα και θα στείλω την αναθεωρημένη έκδοση σήμερα το απόγευμα» συνδέει τη συνομιλία με μια ενέργεια που έχετε πράγματι πραγματοποιήσει.
Αν οι υποστηρικτικές εφαρμογές ιστού χρησιμοποιούν διαφορετικά προσωπικά και επαγγελματικά στοιχεία σύνδεσης, τα προφίλ WebCatalog μπορούν να διαχωρίζουν αυτές τις συνεδρίες του προγράμματος περιήγησης. Ανοίξτε τα Προφίλ (Profiles), επιλέξτε Προσθήκη προφίλ (Add profile), δώστε του ένα σαφές όνομα και συνδεθείτε στη σχετική εφαρμογή ιστού χρησιμοποιώντας αυτό το προφίλ.
Οι χώροι οργανώνουν τα εργαλεία· τα προφίλ διαχωρίζουν τις συνεδρίες ιστού τους. Καμία από τις δύο λειτουργίες δεν εισάγει συνομιλίες Zangi ούτε ελέγχει τους λογαριασμούς του σε κινητές συσκευές. Επιλέξτε ένα πρόγραμμα WebCatalog που υποστηρίζει τις εφαρμογές, τα προφίλ και τους χώρους που απαιτεί η εργασία σας.
Ελέγξτε ποιο προϊόν Zangi χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας
Ορισμένες αναζητήσεις για το Zangi σε υπολογιστή οδηγούν στο Zangi for Business. Η σελίδα του προϊόντος περιγράφει μια ξεχωριστή επιχειρηματική λύση με διαχείριση ομάδων και επιλογές εφαρμογών για κινητές συσκευές και υπολογιστές.
Αν ο οργανισμός σας έχει αγοράσει αυτό το προϊόν, ακολουθήστε τις οδηγίες εγκατάστασης και διάθεσής του και χρησιμοποιήστε την πρόσβαση που παρέχει ο διαχειριστής. Ρωτήστε ποια εφαρμογή πρέπει να εγκαταστήσετε, ποια ταυτότητα να χρησιμοποιήσετε και ποιος διαχειρίζεται τις αλλαγές λογαριασμών. Η επιχειρηματική λύση θα πρέπει να αξιολογείται με βάση τη δική της τεκμηρίωση και όχι να θεωρείται απόδειξη ότι ένας ιδιωτικός αριθμός της έκδοσης για ιδιώτες λειτουργεί σε δημόσια διαθέσιμα εισερχόμενα ιστού.
Αυτή η διάκριση είναι χρήσιμη όταν αρκετοί συνάδελφοι χρειάζονται συντονισμένη πρόσβαση. Αποφασίστε αν η ανάγκη αφορά τις δικές σας δύο προσωπικές/επαγγελματικές ταυτότητες ή μια υπηρεσία επικοινωνίας που διαχειρίζεται ο οργανισμός. Αυτές οι ανάγκες οδηγούν σε διαφορετικές ευθύνες για τους λογαριασμούς και διαφορετικές ρυθμίσεις υποστήριξης.
Κάντε τη ρουτίνα εύκολη στη διατήρηση
Επανεξετάζετε τον σκοπό κάθε λογαριασμού όποτε αλλάζουν οι ευθύνες σας. Επιβεβαιώστε ότι οι επαφές εξακολουθούν να χρησιμοποιούν την προβλεπόμενη ταυτότητα, ότι η σχετική συσκευή είναι διαθέσιμη και ότι οι σημαντικές αποφάσεις του έργου έχουν σαφή θέση καταγραφής.
Χρησιμοποιήστε τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων του Zangi για να προσαρμόσετε τις ειδοποιήσεις μηνυμάτων, ομάδων και κλήσεων στη ρουτίνα σας και, στη συνέχεια, ελέγξτε τις ειδοποιήσεις που περιμένετε στη συσκευή που χρησιμοποιείτε πραγματικά. Ένας επαγγελματικός λογαριασμός είναι χρήσιμος όταν γνωρίζετε πότε να τον ελέγχετε και τι να κάνετε με τις συνομιλίες του.
Ξεκινήστε με δύο σαφώς καθορισμένες ταυτότητες και μία επαναλαμβανόμενη ροή εργασίας. Διατηρήστε την επικοινωνία Zangi στην υποστηριζόμενη πλατφόρμα του και χρησιμοποιήστε το WebCatalog Desktop για να οργανώσετε τις εφαρμογές ιστού που μετατρέπουν αυτές τις συνομιλίες σε ολοκληρωμένη εργασία.
