Ένας προμηθευτής στέλνει μια ενημερωμένη προσφορά μέσω του Zalo. Ένας πελάτης ρωτά αν έχει επιβεβαιωθεί η ημερομηνία παράδοσης. Η οικογενειακή σας ομάδα συζητά τα σχέδια για το Σαββατοκύριακο. Όταν αυτές οι συνομιλίες ανήκουν σε διαφορετικούς λογαριασμούς, η εύρεση της σωστής συνομιλίας είναι μόνο ένα μέρος της δουλειάς. Χρειάζεστε επίσης το σωστό έγγραφο, την πιο πρόσφατη απόφαση και ένα σαφές επόμενο βήμα.
Για να διαχειρίζεστε πολλούς λογαριασμούς Zalo στον υπολογιστή, δώστε σε κάθε υπάρχοντα λογαριασμό ένα ξεχωριστό συνδεδεμένο προφίλ και έναν αναγνωρίσιμο χώρο εργασίας. Το WebCatalog μπορεί να διατηρεί αυτές τις συνεδρίες ξεχωριστές και να συγκεντρώνει τον επαγγελματικό λογαριασμό μαζί με τα έγγραφα, το ημερολόγιο και τα εργαλεία παρακολούθησης της εργασίας σας.
Το ουσιαστικό αποτέλεσμα είναι μια επαναλήψιμη διαδικασία από το μήνυμα έως την ολοκλήρωση της εργασίας. Αυτός ο οδηγός ακολουθεί ένα πρακτικό παράδειγμα: έναν συντονιστή έργου που συνεργάζεται με έναν Βιετναμέζο προμηθευτή, διατηρώντας παράλληλα τις προσωπικές συνομιλίες σε άλλον λογαριασμό.
Δώστε σε κάθε λογαριασμό Zalo μια σταθερή θέση
Αρχικά, αποφασίστε ποιες συνομιλίες ανήκουν πραγματικά σε διαφορετικές ταυτότητες. Ένας προσωπικός λογαριασμός και ένας ήδη καθιερωμένος επαγγελματικός λογαριασμός μπορεί να χρειάζονται ξεχωριστές συνεδρίες. Οι συνομιλίες πολλών πελατών με την ίδια επαγγελματική ταυτότητα μπορούν να παραμείνουν σε αυτόν τον λογαριασμό· ένα νέο έργο δεν απαιτεί αυτομάτως άλλη σύνδεση.
Το Zalo προσφέρει ήδη εφαρμογές για Windows και Mac, εφαρμογές για κινητά και μια έκδοση ιστού. Η χρήση μιας εγγενούς εφαρμογής για έναν λογαριασμό και μιας ξεχωριστής συνεδρίας προγράμματος περιήγησης για έναν άλλον είναι μια πιθανή διαμόρφωση. Το WebCatalog είναι χρήσιμο όταν θέλετε προφίλ με ονόματα και τις εφαρμογές ιστού που πλαισιώνουν τις συνομιλίες σας σε ένα οργανωμένο περιβάλλον επιφάνειας εργασίας.
Για δύο λογαριασμούς Zalo σε υπολογιστή, ξεκινήστε με τους λογαριασμούς που χρησιμοποιείτε ήδη και στους οποίους μπορείτε να συνδεθείτε. Στο WebCatalog Desktop:
- Ανοίξτε το Profiles, επιλέξτε Add profile και ονομάστε το πρώτο προφίλ «Zalo Work».
- Ανοίξτε το Zalo με αυτό το προφίλ και συνδεθείτε στον επιθυμητό επαγγελματικό λογαριασμό.
- Προσθέστε ένα άλλο προφίλ με όνομα «Zalo Personal».
- Ανοίξτε το Zalo με το προφίλ Personal και συνδεθείτε στον άλλο λογαριασμό σας.
- Ελέγξτε την ταυτότητα του λογαριασμού και τις αναμενόμενες συνομιλίες σε κάθε παράθυρο πριν απαντήσετε.
Η τεκμηρίωση προφίλ του WebCatalog εξηγεί ότι τα προφίλ διατηρούν ξεχωριστά τα cookie, τις συνεδρίες και τα δεδομένα περιήγησης. Το άνοιγμα ενός άλλου παραθύρου με το ίδιο προφίλ επαναχρησιμοποιεί αυτή τη συνεδρία· επιλέξτε το άλλο προφίλ όταν χρειάζεστε τον άλλο λογαριασμό.
Για έλεγχο ταυτότητας μέσω QR, οι επίσημες οδηγίες σύνδεσης του Zalo αναφέρουν ότι πρέπει να εμφανίσετε τον κωδικό στον υπολογιστή, να τον σαρώσετε με το Zalo στο τηλέφωνό σας, να ελέγξετε τις πληροφορίες σύνδεσης και να επιβεβαιώσετε. Βεβαιωθείτε ότι το τηλέφωνο χρησιμοποιεί τον λογαριασμό που προορίζεται για το συγκεκριμένο προφίλ στον υπολογιστή. Η ονομασία ενός προφίλ ως «Work» δεν μπορεί να αλλάξει ποιος λογαριασμός ενέκρινε τη σύνδεση.
Όταν ανοίγετε απευθείας την υπηρεσία, χρησιμοποιήστε το Zalo Web, τη διεύθυνση διαδικτυακής συνομιλίας που υποδεικνύει το Zalo Help. Αν το Zalo σάς ζητήσει αργότερα να επαληθεύσετε ξανά την ταυτότητά σας, ολοκληρώστε την κανονική διαδικασία σύνδεσής του στο κατάλληλο προφίλ.
Συγκεντρώστε τα εργαλεία εργασίας γύρω από τη συνομιλία
Το παράθυρο ενός λογαριασμού είναι ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης. Ένα πλήρες πλαίσιο εργασίας χρειάζεται επίσης έναν χώρο όπου μπορείτε να ελέγχετε στοιχεία και να καταγράφετε αποφάσεις.
Δημιουργήστε έναν χώρο στο WebCatalog με όνομα «Έργα προμηθευτών». Προσθέστε το Zalo χρησιμοποιώντας το προφίλ Work, την εφαρμογή εγγράφων σας, ένα εργαλείο παρακολούθησης παραγγελιών και το ημερολόγιο που χρησιμοποιείτε για τις δεσμεύσεις παράδοσης. Ένας χώρος ομαδοποιεί τις εφαρμογές και τους σελιδοδείκτες που εξυπηρετούν έναν σκοπό σε δικό του παράθυρο.
Κρατήστε τους ρόλους σαφείς: το προφίλ επιλέγει τη συνδεδεμένη συνεδρία· ο χώρος ομαδοποιεί τα εργαλεία. Μπορείτε να επαναχρησιμοποιείτε το ίδιο επαγγελματικό προφίλ σε χώρους διαφορετικών έργων, όταν τα έργα χρησιμοποιούν την ίδια ταυτότητα Zalo. Ένας άλλος χώρος από μόνος του δεν δημιουργεί διαφορετικό λογαριασμό ούτε περιορίζει αυτόν τον λογαριασμό σε έναν συγκεκριμένο πελάτη.
Ξεκινήστε με έναν επαγγελματικό χώρο και ένα ξεχωριστό προσωπικό παράθυρο Zalo. Επιλέξτε ένα πρόγραμμα WebCatalog που υποστηρίζει τις εφαρμογές, τα προφίλ και τους χώρους της διαμόρφωσής σας. Προσθέστε κάτι επειδή σας βοηθά να ολοκληρώσετε μια εργασία, όπως τον έλεγχο μιας προσφοράς ή την επιβεβαίωση μιας συνάντησης.
Ακολουθήστε ένα αίτημα από τη συνομιλία έως ένα επιβεβαιωμένο επόμενο βήμα
Φανταστείτε ότι συντονίζετε την παραγωγή έντυπου υλικού για μια εκδήλωση πελάτη. Ο προμηθευτής στέλνει μια αναθεωρημένη προσφορά μέσω του επαγγελματικού σας λογαριασμού Zalo. Ο πελάτης χρειάζεται μια απάντηση σχετικά με τις ποσότητες, τη μακέτα και την παράδοση.
Η ακόλουθη ροή εργασίας διατηρεί τη συνομιλία συνδεδεμένη με την απόφαση που υποστηρίζει.
Ταυτοποιήστε τη συνομιλία πριν ερμηνεύσετε το αίτημα
Ανοίξτε το προφίλ Work και επιβεβαιώστε τον αποστολέα, το έργο και το πιο πρόσφατο μήνυμα. Παρόμοια ονόματα, επαναλαμβανόμενα εικονίδια ομάδων ή μια παλιά συνομιλία μπορούν εύκολα να σας κάνουν να παρερμηνεύσετε μια συνομιλία που φαίνεται οικεία.
Διαβάστε αρκετά από τα προηγούμενα μηνύματα για να καταλάβετε τι άλλαξε. Το «Μπορούμε να προχωρήσουμε;» μπορεί να αναφέρεται στην ποσότητα, σε μια αναθεώρηση τιμής ή στην τελική μακέτα. Αν απαντήσετε πριν προσδιορίσετε ποια απόφαση απαιτείται, μπορεί να προκύψει άλλος ένας γύρος μηνυμάτων.
Σε αυτό το παράδειγμα, η αναθεωρημένη προσφορά του προμηθευτή αφορά διαφορετική προδιαγραφή χαρτιού. Η πρώτη χρήσιμη ενέργεια είναι να συγκρίνετε αυτή την αλλαγή με τις εγκεκριμένες απαιτήσεις του έργου. Κρατήστε ορατές τόσο τη συνομιλία όσο και τις απαιτήσεις καθώς το κάνετε.
Ο προσωπικός σας λογαριασμός μπορεί να παραμείνει διαθέσιμος στο δικό του παράθυρο. Όταν επιστρέφετε από αυτόν, ελέγχετε ξανά την επαγγελματική ταυτότητα και τη συνομιλία πριν στείλετε απάντηση για το έργο. Οι ετικέτες σάς βοηθούν στην πλοήγηση· ο λογαριασμός και ο παραλήπτης που εμφανίζονται μέσα στο Zalo επιβεβαιώνουν πού θα σταλεί το μήνυμα.
Ελέγξτε το αρχείο που τεκμηριώνει την απάντησή σας
Ανοίξτε την προσφορά και βρείτε την ημερομηνία ή την έκδοσή της. Συγκρίνετε τις σχετικές λεπτομέρειες με το αρχείο του έργου: ποσότητα, προδιαγραφές, εγκεκριμένο ποσό και ζητούμενη ημερομηνία παράδοσης. Ένα νεότερο μήνυμα δεν περιέχει απαραίτητα το τελικό εγκεκριμένο έγγραφο.
Αν η αναθεωρημένη προσφορά αλλάζει κάτι ουσιώδες, επισημάνετε τη διαφορά ρητά. Για παράδειγμα: «Η αναθεωρημένη προσφορά προβλέπει την επιλογή χαρτιού μεγαλύτερου βάρους. Επιβεβαιώστε αν αυτό επηρεάζει την ημερομηνία παράδοσης πριν την εγκρίνουμε».
Αποθηκεύστε την αναθεωρημένη προσφορά στον φάκελο του έργου με όνομα αρχείου που προσδιορίζει το έργο και την έκδοση και επισημάνετέ τη ως εκκρεμή προς έλεγχο μέχρι να επιβεβαιωθεί η έγκριση. Πρόκειται για μια σκόπιμη ενέργεια αρχειοθέτησης. Η διατήρηση μιας εφαρμογής αποθήκευσης δίπλα στο Zalo διευκολύνει αυτή την ενέργεια· το WebCatalog δεν αντιγράφει αυτόματα τα συνημμένα των συνομιλιών στον φάκελο του έργου σας.
Πριν στείλετε πίσω ένα αρχείο, ελέγξτε τόσο τον παραλήπτη όσο και το συνημμένο. Οι πολλοί ανοιχτοί λογαριασμοί μπορεί να διευκολύνουν την πρόσβαση, αλλά ο τελικός προορισμός εξακολουθεί να αξίζει λίγη προσοχή.
Μετατρέψτε την απάντηση σε δέσμευση που μπορεί να παρακολουθηθεί
Αφού ο προμηθευτής επιβεβαιώσει τις λεπτομέρειες, αποφασίστε τι απαιτεί πλέον η συνομιλία. Μια υπόσχεση αποστολής της μακέτας αύριο χρειάζεται υπεύθυνο και προθεσμία. Μια επιβεβαιωμένη παράδοση πρέπει να αποτυπωθεί στο χρονοδιάγραμμα του έργου.
Χρησιμοποιήστε μια σύντομη καταγραφή όπως η ακόλουθη στο υπάρχον εργαλείο παρακολούθησής σας:
| Στοιχείο | Παράδειγμα καταγραφής |
|---|---|
| Αίτημα | Έγκριση αναθεωρημένων προδιαγραφών εκτύπωσης |
| Τεκμηρίωση | Αναθεωρημένη προσφορά αποθηκευμένη στον φάκελο του έργου |
| Απόφαση | Οι προδιαγραφές εγκρίθηκαν· η επιβεβαίωση παράδοσης εκκρεμεί ακόμη |
| Επόμενη ενέργεια | Ο συντονιστής να επιβεβαιώσει την παράδοση με τον προμηθευτή |
| Προθεσμία | Πριν από την επόμενη ανασκόπηση του έργου με τον πελάτη |
Αυτά είναι παραδείγματα σημειώσεων έργου, όχι πεδία που προσθέτει το WebCatalog στο Zalo. Σκοπός τους είναι να παραμένει κατανοητή η εργασία αφού η συνομιλία μετακινηθεί χαμηλότερα στη λίστα συνομιλιών.
Απαντήστε αναφέροντας όσα έχουν επιβεβαιωθεί και προσδιορίστε τι παραμένει σε εκκρεμότητα. Το «Η μακέτα εγκρίθηκε· θα επιβεβαιώσω την ημερομηνία παράδοσης αφού απαντήσει ο προμηθευτής» δίνει στον πελάτη μια πιο χρήσιμη ενημέρωση από μια αόριστη επιβεβαίωση λήψης.
Προετοιμάστε μια παράδοση εργασιών που μπορεί να αξιοποιήσει κάποιος άλλος
Αν ένας συνάδελφος χρειάζεται να συνεχίσει το έργο, κοινοποιήστε το εγκεκριμένο έγγραφο και την καταγραφή της απόφασης μέσω των συνηθισμένων εργαλείων εργασίας σας. Συμπεριλάβετε την πιο πρόσφατη κατάσταση, την επόμενη ενέργεια και το πρόσωπο από το οποίο αναμένεται απάντηση.
Η παράδοση εργασιών πρέπει να του επιτρέπει να κατανοήσει τη δουλειά χωρίς να χρειάζεται να ανασυνθέσει το ιστορικό των προσωπικών σας συνομιλιών. Αν η επιχείρηση χρειάζεται πολλούς υπαλλήλους να απαντούν στην ίδια συνομιλία πελάτη, αυτή είναι μια ανάγκη ομαδικής ανταλλαγής μηνυμάτων που αξίζει να αντιμετωπιστεί άμεσα.
Όταν οι απαντήσεις στους πελάτες είναι ευθύνη μιας ομάδας, χρησιμοποιήστε τους ρόλους του Zalo Official Account
Το Zalo Official Account, ή Zalo OA, εξυπηρετεί διαφορετικό σκοπό από τη διατήρηση δύο ατομικών συνδέσεων Zalo ανοιχτών. Παρέχει σε έναν οργανισμό παρουσία για την επικοινωνία με πελάτες, με πρόσβαση του προσωπικού στα εργαλεία διαχείρισής του.
Σύμφωνα με τον οδηγό πρώτων βημάτων για το Official Account του Zalo, οι υπάλληλοι συνδέονται στο OA Manager μέσω προσωπικών λογαριασμών Zalo και επιλέγουν το OA που έχουν εξουσιοδότηση να διαχειρίζονται. Ένας διαχειριστής μπορεί να προσκαλέσει προσωπικό μέσω του Quản lý → Quản lý admin, να επιλέξει τα κατάλληλα δικαιώματα και να στείλει μια πρόσκληση που θα αποδεχτεί ο παραλήπτης.
Αν διαχειρίζεστε Zalo Official Accounts για πολλούς οργανισμούς μέσω της ίδιας εξουσιοδοτημένης σύνδεσης, επιλέξτε το σωστό OA μέσα στο OA Manager. Δεν χρειάζεστε διαφορετικό προσωπικό λογαριασμό ή προφίλ WebCatalog για κάθε OA. Ένας χώρος πελάτη μπορεί να συγκεντρώνει τους κατάλληλους συνδέσμους και τα έγγραφα, ενώ το επιλεγμένο OA καθορίζει την επιχείρηση για την οποία εργάζεστε.
Για κοινή εξυπηρέτηση πελατών, το Zalo τεκμηριώνει επίσης την ανάθεση συνομιλιών και το φιλτράρισμα ανά υπάλληλο. Αυτές οι λειτουργίες εξαρτώνται από το πρόγραμμα OA και τα δικαιώματα του υπαλλήλου. Χρησιμοποιήστε τες για να ορίσετε ποιος αναλαμβάνει έναν πελάτη, όταν η διαμόρφωσή σας τις υποστηρίζει.
Η ανάθεση συνομιλιών παρέχεται από το Zalo OA. Το WebCatalog οργανώνει την πρόσβαση στην υπηρεσία μαζί με άλλες εφαρμογές εργασίας. Επιλέξτε λειτουργίες OA όταν η ανάγκη αφορά την κοινή ευθύνη εξυπηρέτησης πελατών· επιλέξτε ξεχωριστά προφίλ όταν η ανάγκη αφορά ξεχωριστές συνδεδεμένες ταυτότητες.
Ελέγξτε τις λεπτομέρειες που επηρεάζουν την καθημερινή σας εργασία
Πριν μεταφέρετε την καθημερινή σας ροή εργασίας σε μια νέα διαμόρφωση στον υπολογιστή, δοκιμάστε μια αντιπροσωπευτική συνομιλία από την αρχή έως το τέλος. Μπορείτε να ανοίξετε το μήνυμα που χρειάζεστε, να εξετάσετε το έγγραφό του, να στείλετε την επιθυμητή απάντηση και να καταγράψετε την επόμενη ενέργεια; Αν οι κλήσεις αποτελούν μέρος αυτής της ροής εργασίας, ελέγξτε τες στο πραγματικό περιβάλλον που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε. Η εγγενής εφαρμογή και η έκδοση ιστού του Zalo μπορεί να έχουν διαφορετικές δυνατότητες.
Ελέγξτε τις ειδοποιήσεις σε κάθε λογαριασμό και τις ρυθμίσεις του υπολογιστή σας. Ο επαγγελματικός λογαριασμός πρέπει να σας εφιστά την προσοχή στις συνομιλίες για τις οποίες είστε υπεύθυνοι, ενώ οι προσωπικές ειδοποιήσεις μπορούν να προσαρμόζονται στο ωράριο εργασίας που προτιμάτε. Επιβεβαιώστε ότι λαμβάνετε τις αναμενόμενες ειδοποιήσεις πριν βασιστείτε σε αυτή τη διαμόρφωση για απαντήσεις που πρέπει να δοθούν έγκαιρα.
Ελέγξτε ξεχωριστά το σημαντικό ιστορικό και τα αρχεία. Το Zalo παρέχει οδηγίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και επαναφοράς για την αλλαγή τηλεφώνου και οι δικές του διαδικασίες καθορίζουν τι είναι διαθέσιμο μετά από αλλαγή συσκευής ή συνεδρίας. Ένα προφίλ WebCatalog δεν αποτελεί αντίγραφο ασφαλείας του ιστορικού μηνυμάτων σας στο Zalo. Διατηρείτε τα απαραίτητα αρχεία του έργου στην τοποθεσία που έχει επιλέξει η ομάδα σας γι’ αυτά.
Ξεκινήστε με την επόμενη πραγματική σας συνομιλία
Επιλέξτε έναν επαγγελματικό λογαριασμό, έναν προσωπικό λογαριασμό και ένα έργο που δημιουργεί τακτικά μηνύματα στο Zalo. Προσθέστε το Zalo στο WebCatalog, δώστε σε κάθε σύνδεση ένα προφίλ με όνομα και τοποθετήστε την επαγγελματική συνεδρία δίπλα στα έγγραφα και στο εργαλείο παρακολούθησης που χρειάζονται για αυτό το έργο.
Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το επόμενο εισερχόμενο αίτημα για να ολοκληρώσετε όλη τη διαδικασία: επιβεβαιώστε τον λογαριασμό και τη συνομιλία, ελέγξτε τις πληροφορίες που τεκμηριώνουν την απάντηση, στείλτε μια σαφή απάντηση και καταγράψτε την επόμενη ενέργεια. Αυτός είναι ένας πρακτικός τρόπος να διαχειρίζεστε επαγγελματικούς και προσωπικούς λογαριασμούς Zalo, διατηρώντας οργανωμένη την εργασία πίσω από κάθε μήνυμα.
