Οι προσωπικές σας συνομιλίες χρειάζονται διαφορετικό χώρο από τις ερωτήσεις πελατών, τις ενημερώσεις παραγγελιών και τα αιτήματα για ραντεβού. Με το WhatsApp στο WebCatalog, μπορείτε να διατηρείτε αυτούς τους λογαριασμούς σε ξεχωριστά προφίλ υπολογιστή και να οργανώνετε τον επαγγελματικό λογαριασμό μαζί με τις άλλες εφαρμογές που χρησιμοποιείτε για τη δουλειά σας.
Για να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς WhatsApp, ξεκινήστε με δύο καταχωρισμένους λογαριασμούς, δώστε στον καθένα ξεχωριστό προφίλ και συνδέστε κάθε προφίλ από τον σωστό λογαριασμό στο τηλέφωνό σας. Ο αριθμός τηλεφώνου προσδιορίζει τον λογαριασμό WhatsApp· το προφίλ διατηρεί ξεχωριστή τη συνεδρία του στον υπολογιστή.
Αυτός ο πρακτικός οδηγός παρουσιάζει τη διαδικασία ρύθμισης και στη συνέχεια εξηγεί τι πρέπει να ελέγξετε όταν και τα δύο παράθυρα εμφανίζουν τις ίδιες συνομιλίες, όταν επανεμφανίζεται ένας κωδικός QR ή όταν δεν είναι δυνατή η σύνδεση άλλης συσκευής.
Πριν από τη σύζευξη: ορίστε έναν σαφή προορισμό για κάθε αριθμό
Καταγράψτε την αντιστοίχιση λογαριασμών και προφίλ πριν σαρώσετε οτιδήποτε. Μια απλή διάταξη θα μπορούσε να είναι η εξής:
| Σκοπός | Λογαριασμός WhatsApp | Όνομα προφίλ WebCatalog | Προορισμός στον υπολογιστή |
|---|---|---|---|
| Φίλοι και οικογένεια | Προσωπικός αριθμός | Προσωπικό | Το WhatsApp ανοιγμένο με το προφίλ Προσωπικό |
| Συνομιλίες με πελάτες | Επαγγελματικός αριθμός | Κατάστημα | Το WhatsApp ανοιγμένο με το προφίλ Κατάστημα |
Χρησιμοποιήστε ονόματα που αναγνωρίζετε με μια ματιά. Τα «Προσωπικό» και «Κατάστημα» είναι πιο χρήσιμα σε ένα πολυάσχολο απόγευμα από τα «Προφίλ 1» και «Προφίλ 2».
Κάθε λογαριασμός χρειάζεται τον δικό του αριθμό τηλεφώνου. Η ενσωματωμένη λειτουργία πολλαπλών λογαριασμών του WhatsApp υποστηρίζει δύο λογαριασμούς σε μία κινητή συσκευή· η τεκμηρίωση βοήθειας περιγράφει την εναλλαγή μεταξύ πολλών λογαριασμών ως λειτουργία για κινητές συσκευές. Αυτό διαφέρει από τη διατήρηση ξεχωριστών συνδεδεμένων συνεδριών στον υπολογιστή σας. Το WebCatalog παρέχει το περιβάλλον στον υπολογιστή, όχι έναν επιπλέον αριθμό τηλεφώνου ή έναν νέο λογαριασμό WhatsApp.
Θα χρειαστείτε επίσης πρόσβαση στο κύριο τηλέφωνο κάθε λογαριασμού για να εγκρίνετε τη σύνδεση. Ελέγξτε τις ήδη συνδεδεμένες συσκευές του: το τυπικό όριο συνδεδεμένων συσκευών του WhatsApp είναι έως τέσσερις συσκευές ανά λογαριασμό. Ορισμένες επαγγελματικές υπηρεσίες έχουν διαφορετικά όρια, επομένως ελέγξτε τους όρους που ισχύουν για τον λογαριασμό σας.
Το WhatsApp προσφέρει ήδη επίσημες εφαρμογές για Mac και Windows, καθώς και το WhatsApp Web. Αυτές είναι χρήσιμες επιλογές. Το WebCatalog είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν θέλετε πολλές συνεδρίες με διακριτά ονόματα και έναν σταθερό χώρο για τις άλλες εφαρμογές που σχετίζονται με τις συνομιλίες σας.
Πρώτο στάδιο ρύθμισης: δημιουργήστε την προσωπική συνεδρία
Δημιουργήστε ένα προφίλ πριν συνδεθείτε
Εγκαταστήστε το WebCatalog Desktop, βρείτε το WhatsApp στον κατάλογο εφαρμογών του και ανοίξτε την εφαρμογή για υπολογιστή. Ακολουθήστε τις οδηγίες για τα προφίλ του WebCatalog: ανοίξτε τα Προφίλ, επιλέξτε Προσθήκη προφίλ και δώστε στο νέο προφίλ ένα αναγνωρίσιμο όνομα, όπως «Προσωπικό». Ανοίξτε το WhatsApp έχοντας επιλέξει αυτό το προφίλ.
Τα προφίλ διατηρούν ξεχωριστά τα cookie, τις συνεδρίες και τα δεδομένα περιήγησης. Έτσι μπορούν δύο παρουσίες της ίδιας υπηρεσίας να παραμένουν συνδεδεμένες με διαφορετικούς λογαριασμούς. Το άνοιγμα ενός ακόμη παραθύρου από μόνο του δεν δημιουργεί αυτόν τον διαχωρισμό.
Αν χρησιμοποιείτε ήδη το WhatsApp στο WebCatalog, εντοπίστε σε ποιο προφίλ ανήκει η υπάρχουσα συνεδρία πριν προσθέσετε άλλο. Ίσως μπορείτε να το διατηρήσετε ως προσωπικό προφίλ και να δημιουργήσετε μόνο το επαγγελματικό προφίλ που λείπει. Δεν υπάρχει όφελος να ξεκινήσετε από την αρχή αν η υπάρχουσα σύζευξη είναι σωστή.
Πραγματοποιήστε σύζευξη με τον επιθυμητό λογαριασμό
Στο προφίλ Προσωπικό, ανοίξτε την οθόνη σύνδεσης του WhatsApp Web. Στη συνέχεια, εγκρίνετε τη συνεδρία από τον προσωπικό σας λογαριασμό WhatsApp στο κύριο τηλέφωνο.
Η διαδικασία σύνδεσης συσκευών του WhatsApp ξεκινά από το τηλέφωνο. Στο Android, αποκτήστε πρόσβαση στις Συνδεδεμένες συσκευές από τις Περισσότερες επιλογές. Στο iPhone, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις. Επιλέξτε Σύνδεση συσκευής, ολοκληρώστε τυχόν απαιτούμενο έλεγχο ταυτότητας στη συσκευή και σαρώστε τον κωδικό QR που εμφανίζεται στο επιθυμητό προφίλ στον υπολογιστή.
Αν το τηλέφωνό σας περιέχει πολλούς λογαριασμούς WhatsApp, βεβαιωθείτε πρώτα ότι είναι ενεργός ο επιθυμητός λογαριασμός. Ο κωδικός QR συνδέει τον λογαριασμό που εγκρίνει τη σύνδεση· το όνομα που δώσατε στο προφίλ WebCatalog δεν επιλέγει τον αριθμό τηλεφώνου για εσάς.
Μόλις εμφανιστούν οι συνομιλίες, ελέγξτε τα στοιχεία προφίλ του λογαριασμού και μια γνώριμη συνομιλία. Επιβεβαιώστε την ταυτότητα του λογαριασμού πριν απαντήσετε σε οποιονδήποτε. Διατηρήστε αυτή τη συνεδρία ενώ ρυθμίζετε τον δεύτερο λογαριασμό.
Δεύτερο στάδιο ρύθμισης: προσθέστε την επαγγελματική συνεδρία χωρίς να αντικαταστήσετε την πρώτη
Δημιουργήστε ένα δεύτερο προφίλ WebCatalog με όνομα σχετικό με την επιχείρηση, όπως «Κατάστημα». Ανοίξτε το WhatsApp χρησιμοποιώντας αυτό το προφίλ. Ένα προφίλ που δεν έχει συζευχθεί θα πρέπει να εμφανίζει τη διαδικασία σύνδεσης και όχι τις υπάρχουσες συνομιλίες του προσωπικού λογαριασμού.
Αν εμφανίσει αμέσως τις προσωπικές σας συνομιλίες, σταματήστε εδώ και ανατρέξτε στην πρώτη ενότητα αντιμετώπισης προβλημάτων παρακάτω. Δεν χρειάζεται να σαρώσετε άλλον κωδικό μέχρι να επιβεβαιώσετε ότι οι συνεδρίες στον υπολογιστή είναι ξεχωριστές.
Για έναν αριθμό καταχωρισμένο στο WhatsApp Business, εγκρίνετε τη νέα συνεδρία στον υπολογιστή από την εφαρμογή WhatsApp Business στο κύριο τηλέφωνο. Ο οδηγός σύνδεσης μέσω QR για το Business του WhatsApp περιγράφει την ίδια διαδρομή μέσω των Συνδεδεμένων συσκευών: επιλέξτε Σύνδεση συσκευής και σαρώστε τον κωδικό QR στο προφίλ Κατάστημα.
Για έναν δεύτερο λογαριασμό στο απλό WhatsApp, χρησιμοποιήστε τη διαδικασία σύνδεσης εκείνου του λογαριασμού. Αυτό που έχει σημασία είναι ποιος λογαριασμός εγκρίνει τη σύνδεση και όχι αν ονομάζετε το προφίλ «Επαγγελματικό».
Μετά τη σύνδεση, επαληθεύστε την επαγγελματική ταυτότητα και μια αναγνωρίσιμη συνομιλία με πελάτη. Στη συνέχεια, επιστρέψτε στο Προσωπικό και επιβεβαιώστε ότι οι συνομιλίες του παραμένουν προσωπικές. Αυτός ο αμφίδρομος έλεγχος εντοπίζει μια λανθασμένη σύζευξη πριν η ρύθμιση γίνει μέρος της καθημερινότητάς σας.
Έχετε πλέον μια πρακτική διάταξη για δύο λογαριασμούς WhatsApp σε PC ή Mac: δύο ταυτότητες, δύο προφίλ και μια ξεχωριστή συνδεδεμένη συνεδρία για τον καθένα.
Τοποθετήστε την επαγγελματική συνομιλία δίπλα στην εργασία που προκύπτει από αυτή
Ένα μήνυμα πελάτη συχνά οδηγεί σε κάποια άλλη εργασία: έλεγχο μιας παραγγελίας, αποστολή τιμολογίου ή επιβεβαίωση κράτησης. Δημιουργήστε έναν επαγγελματικό χώρο και προσθέστε το WhatsApp με το προφίλ Κατάστημα δίπλα στο σχετικό σύστημα παραγγελιών, τον λογαριασμό email ή την εφαρμογή προγραμματισμού ραντεβού.
Κάθε χώρος ανοίγει στο δικό του παράθυρο. Οργανώνει τις εφαρμογές και τα προφίλ σας γύρω από έναν σκοπό· τα προφίλ παρέχουν τον διαχωρισμό των λογαριασμών. Αν προσθέσετε το WhatsApp με το ίδιο προφίλ σε δύο χώρους, θα έχετε τον ίδιο λογαριασμό και στα δύο σημεία.
Κρατήστε το Προσωπικό έξω από τον επαγγελματικό χώρο ή δώστε του ξεχωριστό χώρο, αν αυτό ταιριάζει στην καθημερινότητά σας και στα όρια του προγράμματός σας. Ο στόχος είναι να γίνεται προφανής η επόμενη ενέργεια: τα μηνύματα πελατών οδηγούν στα επαγγελματικά εργαλεία, ενώ τα προσωπικά μηνύματα παραμένουν εύκολα αναγνωρίσιμα.
Αυτή η διάταξη διατηρεί προσβάσιμα τα ξεχωριστά εισερχόμενα. Δεν συγχωνεύει τα ιστορικά συνομιλιών ούτε προσθέτει δυνατότητες ανάθεσης και δρομολόγησης σε κοινόχρηστα εισερχόμενα. Αν πολλοί συνάδελφοι χρειάζεται να κατανέμουν μεταξύ τους τις συνομιλίες πελατών, αξιολογήστε ξεχωριστά τις ομαδικές λειτουργίες που προσφέρει το WhatsApp ή το σύστημα υποστήριξης πελατών σας.
Αντιμετώπιση προβλημάτων: ξεκινήστε από το σύμπτωμα που βλέπετε
«Και τα δύο παράθυρα εμφανίζουν τον ίδιο λογαριασμό»
Ελέγξτε πρώτα το επιλεγμένο προφίλ WebCatalog σε κάθε παράθυρο. Αν και τα δύο χρησιμοποιούν το Προσωπικό, μοιράζονται την ίδια συνεδρία, ακόμη κι αν ανοίγουν από διαφορετικούς χώρους. Ανοίξτε το ένα με το ξεχωριστό προφίλ Κατάστημα.
Αν τα προφίλ είναι διαφορετικά αλλά ο λογαριασμός παραμένει ο ίδιος, πιθανότατα εγκρίνατε και τις δύο συνεδρίες από τον ίδιο λογαριασμό WhatsApp. Στο κύριο τηλέφωνο, ελέγξτε τις Συνδεδεμένες συσκευές και αποσυνδεθείτε από τη λανθασμένη συνεδρία. Στη συνέχεια, πραγματοποιήστε σύζευξη του επιθυμητού προφίλ από τον σωστό λογαριασμό.
Εντοπίστε προσεκτικά την καταχώριση της συσκευής πριν την αποσυνδέσετε. Χρειάζεται μόνο να διορθώσετε τη λανθασμένη σύζευξη· δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ξανά και τους δύο λογαριασμούς WhatsApp.
«Ο κωδικός QR δεν ολοκληρώνει τη σύνδεση»
Ελέγξτε ότι χρησιμοποιείτε τη διαδικασία Σύνδεση συσκευής του WhatsApp στο τηλέφωνο. Μια απλή σάρωση με την κάμερα δεν αντικαθιστά αυτή τη διαδικασία έγκρισης. Επιβεβαιώστε ότι ο υπολογιστής και το κύριο τηλέφωνο έχουν λειτουργικές συνδέσεις στο διαδίκτυο.
Ο οδηγός αντιμετώπισης προβλημάτων σύνδεσης του WhatsApp συνιστά την ανανέωση της συνεδρίας ιστού και τον έλεγχο του δικτύου. Δοκιμάστε αυτά τα απλά βήματα πριν διαγράψετε τα δεδομένα του προφίλ, κάτι που μπορεί να καταργήσει τη συνεδρία που προσπαθείτε να διατηρήσετε.
Αν η σάρωση εξακολουθεί να σας δυσκολεύει, το WhatsApp παρέχει επίσης οδηγίες για σύνδεση με αριθμό τηλεφώνου και κωδικό οκτώ χαρακτήρων στο WhatsApp Web και στα Windows. Όπου εμφανίζεται αυτή η επιλογή, ακολουθήστε τις οδηγίες της και εγκρίνετε το αίτημα στο σωστό κύριο τηλέφωνο. Πρόκειται για έναν άλλο τρόπο σύνδεσης και όχι για καταχώριση λογαριασμού.
«Το WhatsApp δεν μου επιτρέπει να συνδέσω άλλον υπολογιστή»
Ελέγξτε τη λίστα συνδεδεμένων συσκευών του λογαριασμού στο κύριο τηλέφωνό του. Ένα παλιό laptop, μια συνεδρία προγράμματος περιήγησης ή ένα προηγούμενο προφίλ WebCatalog μπορεί να εξακολουθεί να καταλαμβάνει μια διαθέσιμη θέση.
Αφαιρέστε μια συσκευή που δεν χρησιμοποιείτε πλέον και δοκιμάστε ξανά. Ελέγξτε κάθε λογαριασμό ξεχωριστά: οι διαθέσιμες θέσεις του προσωπικού λογαριασμού δεν σας λένε τίποτα για τη λίστα του επαγγελματικού λογαριασμού. Το WebCatalog δεν αυξάνει το όριο συσκευών του WhatsApp και η δημιουργία επιπλέον προφίλ δεν μπορεί να το παρακάμψει.
Αποφύγετε να αποσυνδέσετε την ενεργή επαγγελματική συνεδρία ενός συναδέλφου απλώς επειδή το όνομα της συσκευής δεν σας είναι οικείο. Εξακριβώστε πρώτα ποια συνεδρία δεν χρησιμοποιείται πλέον.
«Χθες λειτουργούσε, αλλά τώρα βλέπω ξανά κωδικό QR»
Επιβεβαιώστε πρώτα ότι ανοίξατε το αρχικό προφίλ. Ένα νέο προφίλ έχει τα δικά του δεδομένα συνεδρίας και είναι φυσιολογικό να σας ζητήσει να συνδεθείτε ξανά.
Στη συνέχεια, ελέγξτε τις Συνδεδεμένες συσκευές στο κύριο τηλέφωνο. Μια συνεδρία από την οποία έγινε αποσύνδεση εκεί χρειάζεται να εγκριθεί ξανά. Το WhatsApp αναφέρει επίσης ότι οι συνδεδεμένες συσκευές αποσυνδέονται έπειτα από περισσότερες από 14 ημέρες αδράνειας του κύριου τηλεφώνου, επομένως διατηρείτε ενεργό τον λογαριασμό στο τηλέφωνο, ακόμη κι όταν οι περισσότερες συνομιλίες γίνονται στον υπολογιστή.
Συνδέστε ξανά το υπάρχον προφίλ από τον σωστό λογαριασμό μόλις εντοπίσετε την αιτία. Η αλλαγή του ονόματος του προφίλ δεν θα επαναφέρει μια συνεδρία WhatsApp που έχει λήξει ή ανακληθεί.
«Οι συνομιλίες λειτουργούν, αλλά οι κλήσεις δεν είναι όπως τις περίμενα»
Οι ξεχωριστές συνεδρίες λογαριασμών λύνουν ένα πρόβλημα πρόσβασης και οργάνωσης. Δεν εγγυώνται ότι κάθε λειτουργία που είναι διαθέσιμη στις εγγενείς εφαρμογές του WhatsApp θα συμπεριφέρεται με τον ίδιο τρόπο στην έκδοσή του για τον ιστό.
Αν οι κλήσεις είναι κεντρικό μέρος της ημέρας σας, ελέγξτε αν η επίσημη εφαρμογή για Mac ή Windows καλύπτει τις απαιτήσεις σας. Μπορεί να έχει νόημα να χρησιμοποιείτε μια εγγενή εφαρμογή για τον κύριο λογαριασμό κλήσεών σας και το WebCatalog για τη σχετική επαγγελματική ροή εργασίας. Αξιολογήστε τη ρύθμιση με βάση τις ενέργειες που χρειάζεστε πραγματικά: μηνύματα, συνημμένα, κλήσεις και πρόσβαση σε σχετικά εργαλεία.
Διατηρήστε τη ρύθμιση σαφή καθώς επεκτείνεται
Πριν στείλετε μια απάντηση σε πελάτη, ρίξτε μια ματιά στο ενεργό προφίλ και στην ταυτότητα του λογαριασμού. Όταν προσθέτετε άλλη επιχείρηση ή αντικαθιστάτε έναν αριθμό, ενημερώστε την αντιστοίχιση λογαριασμών και προφίλ πριν πραγματοποιήσετε σύζευξη της νέας συνεδρίας.
Όταν καταργείτε μια συνεδρία στον υπολογιστή, αποσυνδέστε την από το WhatsApp αντί να αφαιρέσετε απλώς τη συντόμευσή της. Έτσι τερματίζεται η σύνδεση με την παλιά συσκευή και η λίστα συνδεδεμένων συσκευών γίνεται πιο κατανοητή αργότερα.
Για να οργανώσετε πολλούς λογαριασμούς WhatsApp στον υπολογιστή, ξεκινήστε με το WhatsApp στο WebCatalog, δημιουργήστε ένα προφίλ για κάθε λογαριασμό και συνδέστε τους έναν κάθε φορά. Προσθέστε τα επαγγελματικά σας εργαλεία σε έναν χώρο όταν από τις συνομιλίες αρχίζουν να προκύπτουν εργασίες που είναι χρήσιμο να βρίσκονται δίπλα τους.
