Το Google Voice μπορεί να εξυπηρετήσει πολύ διαφορετικές κλήσεις: ένα προσωπικό ραντεβού, μια συζήτηση με πελάτη ή μια συνομιλία εκ μέρους ενός συναδέλφου. Πριν προσθέσετε άλλη μία σύνδεση λογαριασμού, αποφασίστε ποια διαφορά χρειάζεται πραγματικά να αποτυπώσετε.
Για να διαχειρίζεστε πολλούς λογαριασμούς Google Voice, χρησιμοποιήστε ξεχωριστή συνεδρία στον υπολογιστή για κάθε λογαριασμό που έχετε ήδη, επιβεβαιώστε τον αριθμό Voice του και οργανώστε την εργασία γύρω από αυτόν τον λογαριασμό. Όταν πολλά άτομα πρέπει να απαντούν στον ίδιο αριθμό, οι λειτουργίες επαγγελματικών κλήσεων του Google Voice μπορεί να είναι καταλληλότερες από ένα ακόμη παράθυρο λογαριασμού.
Το WebCatalog βοηθά να παραμένει εύκολα προσβάσιμο στον υπολογιστή το περιβάλλον κάθε λογαριασμού. Η εκχώρηση αριθμών, η συνδρομή, η προώθηση και η δρομολόγηση κλήσεων παραμένουν αρμοδιότητες του Google Voice.
Επιλέξτε πρώτα τη διάταξη λογαριασμών και αριθμών
Ένας Λογαριασμός Google προσδιορίζει τον συνδεδεμένο χρήστη. Ένας αριθμός Voice είναι ένας αριθμός που παρέχεται ή εκχωρείται μέσω της υπηρεσίας. Ένας συνδεδεμένος αριθμός τηλεφώνου είναι ένας υπάρχων αριθμός που μπορεί να δέχεται προωθημένες κλήσεις.
Οι οδηγίες της Google για τους συνδεδεμένους αριθμούς εξηγούν ότι η προώθηση στέλνει τις κλήσεις προς τον αριθμό Voice σας στα συνδεδεμένα τηλέφωνα. Η σύνδεση του κινητού σας τηλεφώνου δεν δημιουργεί δεύτερη ταυτότητα Google Voice ή ξεχωριστά εισερχόμενα.
Ξεκινήστε με τη διάταξη που ταιριάζει στην εργασία:
| Τι χρειάζεστε | Κατάλληλο σημείο εκκίνησης | Τι προσφέρει ένας χώρος εργασίας στον υπολογιστή |
|---|---|---|
| Να διατηρείτε προσβάσιμους τον προσωπικό σας λογαριασμό Voice και εκείνον που σας παρέχει ο εργοδότης σας | Ξεχωριστοί λογαριασμοί με ενεργοποιημένη υπηρεσία | Διακριτές συνεδρίες και αναγνωρίσιμα περιβάλλοντα εργασίας |
| Να απαντάτε στον υπάρχοντα αριθμό Voice σας από άλλο τηλέφωνο | Προώθηση σε συνδεδεμένο αριθμό, όπου διατίθεται | Πρόσβαση στις ρυθμίσεις και στο ιστορικό του λογαριασμού |
| Να διαχειρίζεται μια ομάδα κλήσεις προς έναν κοινό επαγγελματικό αριθμό | Μια ομάδα κλήσης Workspace που πληροί τις προϋποθέσεις | Τα σχετικά εργαλεία και αρχεία της ομάδας |
| Να βοηθάτε ένα στέλεχος να διαχειρίζεται τις κλήσεις του | Εξουσιοδοτημένη ανάθεση κλήσεων σε πρόγραμμα που την υποστηρίζει | Η δική σας συνεδρία εργασίας δίπλα στα συμφωνημένα εργαλεία παρακολούθησης ενεργειών |
Πρόκειται για διαφορετικούς τρόπους οργάνωσης. Η προσθήκη περισσότερων παραθύρων λογαριασμών δεν δημιουργεί ομάδα κλήσης και η προώθηση ενός αριθμού δεν αναθέτει σε άλλο άτομο την ευθύνη για τη συνομιλία. Αποφασίστε πώς πρέπει να λειτουργούν οι κλήσεις πριν επιλέξετε πού θα εμφανίζονται.
Προσαρμόστε την οργάνωση στην πραγματική συνδρομή Voice
Οι προσωπικοί και επαγγελματικοί λογαριασμοί Google Voice δεν προσφέρουν όλοι τις ίδιες λειτουργίες. Η σύγκριση συνδρομών της Google διακρίνει τα προγράμματα ενός χρήστη από τις συνδρομές που προστίθενται στο Google Workspace.
Η δωρεάν υπηρεσία για ιδιώτες είναι μία από τις επιλογές ενός χρήστη. Η Google προσφέρει επίσης τις συνδρομές Starter standalone και Standard standalone για επιλέξιμους προσωπικούς λογαριασμούς Gmail στις ΗΠΑ. Επομένως, η σύνδεση με προσωπικό λογαριασμό Gmail δεν σας δείχνει αν ο λογαριασμός χρησιμοποιεί τη δωρεάν υπηρεσία ή ένα πρόγραμμα επί πληρωμή.
Η τεκμηρίωση των αυτόνομων προγραμμάτων έχει σημασία όταν συγκρίνετε επαγγελματικές λειτουργίες: το Standard standalone περιλαμβάνει αυτόματους τηλεφωνητές, αλλά δεν περιλαμβάνει ομάδες κλήσης ή ανάθεση κλήσεων. Αυτές οι λειτουργίες συνεργασίας είναι διαθέσιμες με τα Voice Standard και Premier ως πρόσθετα του Workspace.
Για έναν λογαριασμό που διαχειρίζεται μια εταιρεία, επιβεβαιώστε ότι το Voice έχει ενεργοποιηθεί για τον χρήστη. Η ύπαρξη επαγγελματικής διεύθυνσης email από μόνη της δεν εξασφαλίζει λειτουργική υπηρεσία Voice ή την απαιτούμενη λειτουργία κλήσεων.
Η τοποθεσία επηρεάζει επίσης την επιλογή. Τα προγράμματα ενός χρήστη διατίθενται μόνο στις ΗΠΑ. Για τους οργανισμούς, η διαθεσιμότητα εξαρτάται από τη χώρα και από το αν η τηλεφωνική υπηρεσία παρέχεται μέσω του προγράμματος κλήσεων της Google, του Carrier Link ή του SIP Link. Συμβουλευτείτε τον οδηγό χωρών και παρόχων της Google πριν σχεδιάσετε την υλοποίηση σε πολλές τοποθεσίες.
Δεν χρειάζεται να επανασχεδιάσετε ολόκληρο το τηλεφωνικό σας σύστημα για να οργανώσετε δύο υπάρχοντες λογαριασμούς. Πρέπει όμως να γνωρίζετε ποια υπηρεσία έχει κάθε λογαριασμός πριν περιμένετε τις ίδιες λειτουργίες και από τους δύο.
Χρησιμοποιήστε τα ενσωματωμένα στοιχεία ελέγχου λογαριασμών της Google όταν σας εξυπηρετούν
Η Google παρέχει ήδη δυνατότητα σύνδεσης και εναλλαγής μεταξύ πολλών λογαριασμών. Στον υπολογιστή, χρησιμοποιήστε την εικόνα προφίλ ή το αρχικό γράμμα για να προσθέσετε ή να επιλέξετε έναν λογαριασμό και, στη συνέχεια, επιβεβαιώστε ποιος λογαριασμός είναι ενεργός στην υπηρεσία που ανοίγετε.
Η εφαρμογή Voice για κινητά παρέχει επίσης οδηγίες εναλλαγής λογαριασμών σε Android και iPhone ή iPad. Ο επιλογέας λογαριασμού είναι μια χρήσιμη επιλογή όταν χρειάζεται να αλλάζετε περιβάλλον μόνο περιστασιακά.
Στον υπολογιστή, το Google Voice λειτουργεί μέσω της διαδικτυακής του έκδοσης. Οι οδηγίες κλήσεων της Google παραθέτουν τα υποστηριζόμενα προγράμματα περιήγησης, μεταξύ των οποίων τα Chrome, Edge, Firefox και Safari. Για μια απλή διάταξη, μπορεί να αρκεί να έχετε το Voice διαθέσιμο σε ένα πρόγραμμα περιήγησης.
Τα ξεχωριστά προφίλ WebCatalog γίνονται χρήσιμα όταν ο προσωπικός και ο επαγγελματικός λογαριασμός χρειάζονται σταθερούς χώρους με σαφείς ονομασίες, ιδιαίτερα όταν οι κλήσεις συνδέονται με έγγραφα, ραντεβού ή αρχεία έργων. Μπορείτε να επιστρέφετε στη συνεδρία που θέλετε χωρίς να βασίζεστε αποκλειστικά στο ποιος λογαριασμός Google τυχαίνει να είναι επιλεγμένος σε ένα γενικό παράθυρο του προγράμματος περιήγησης.
Δώστε σε κάθε λογαριασμό έναν αναγνωρίσιμο χώρο στον υπολογιστή
Προσθέστε το Google Voice στο WebCatalog Desktop. Στο Profiles, επιλέξτε Add profile, ονομάστε το ανάλογα με τον σκοπό του λογαριασμού και ανοίξτε το Voice με αυτό το προφίλ. Συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τον επιθυμητό Λογαριασμό Google. Επαναλάβετε με ένα δεύτερο προφίλ για τον άλλο λογαριασμό.
Η τεκμηρίωση προφίλ του WebCatalog εξηγεί ότι τα cookie, οι συνεδρίες και τα δεδομένα περιήγησης παραμένουν ξεχωριστά μεταξύ των προφίλ. Χρήσιμες ονομασίες θα μπορούσαν να είναι «Προσωπικό Voice» και «Συμβουλευτική εργασία».
Πριν συνεχίσετε, ελέγξτε τη διεύθυνση email του λογαριασμού και τον αριθμό Voice σε κάθε συνεδρία. Ένα κενό ιστορικό κλήσεων ή μια οθόνη εγγραφής μπορεί να σημαίνει ότι επιλέξατε διαφορετικό Λογαριασμό Google από εκείνον που διαθέτει την υπηρεσία. Ξεκαθαρίστε πρώτα ποιος είναι ο σωστός λογαριασμός πριν δημιουργήσετε ή αλλάξετε αριθμούς.
Δημιουργήστε έναν χώρο εργασίας που περιλαμβάνει το Voice, το ημερολόγιό σας και τα αρχεία που χρησιμοποιείτε μετά τις κλήσεις. Κάθε χώρος ανοίγει σε δικό του παράθυρο. Τα προφίλ διαχωρίζουν τις συνεδρίες λογαριασμών· οι χώροι οργανώνουν τις εφαρμογές γύρω από έναν σκοπό.
Αν ο ίδιος επαγγελματικός αριθμός εξυπηρετεί πολλά έργα πελατών, μπορείτε να επαναχρησιμοποιείτε το προφίλ του σε διαφορετικούς χώρους έργων. Εξακολουθεί να πρόκειται για τον ίδιο λογαριασμό Voice, με το ίδιο υποκείμενο ιστορικό. Επιλέξτε ένα πρόγραμμα WebCatalog που υποστηρίζει τα προφίλ, τις εφαρμογές και τους χώρους της διάταξης που σχεδιάζετε.
Ροή εργασίας 1: Προσωπικές και επαγγελματικές κλήσεις κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας
Φανταστείτε έναν σύμβουλο που χρησιμοποιεί έναν υπάρχοντα προσωπικό λογαριασμό Voice και έναν ξεχωριστό επαγγελματικό λογαριασμό με ενεργοποιημένη υπηρεσία. Στόχος είναι να αναγνωρίζει το πλαίσιο κάθε συνομιλίας και να διατηρεί την εργασία που προκύπτει στη σωστή θέση.
Στην αρχή της ημέρας, ανοίξτε την επαγγελματική συνεδρία δίπλα στο ημερολόγιο ραντεβού και στις τρέχουσες σημειώσεις πελατών. Διατηρείτε την προσωπική συνεδρία σε δικό της παράθυρο όταν τη χρειάζεστε. Μην αντιμετωπίζετε τα δύο ιστορικά κλήσεων σαν μία ενιαία λίστα εργασιών: μια αναπάντητη κλήση για προσωπικό ραντεβού και ένα αίτημα πελάτη απαιτούν διαφορετικές επόμενες ενέργειες.
Για τις εισερχόμενες κλήσεις στον υπολογιστή, η συνεδρία πρέπει να είναι πράγματι διαθέσιμη. Η Google αναφέρει ότι το Voice πρέπει να παραμένει ανοιχτό για να λαμβάνετε κλήσεις σε υπολογιστή. Ελέγξτε το επιλεγμένο μικρόφωνο, τα ηχεία και τις σχετικές άδειες ειδοποιήσεων και, στη συνέχεια, κάντε μια δοκιμαστική κλήση πριν βασιστείτε σε μια νέα ρύθμιση για τα ραντεβού σας.
Αν χρησιμοποιείτε και συνδεδεμένα τηλέφωνα, ελέγξτε τις ρυθμίσεις προώθησής τους στον σωστό λογαριασμό. Η Google τεκμηριώνει ότι ένας αριθμός τηλεφώνου δεν μπορεί να συνδεθεί με άλλον αριθμό Voice όταν είναι ήδη συνδεδεμένος αλλού. Δεν θα πρέπει να σχεδιάζετε δύο συνεδρίες στον υπολογιστή με την παραδοχή ότι και οι δύο λογαριασμοί θα προωθούν κλήσεις στον ίδιο συνδεδεμένο αριθμό, χωρίς να ελέγξετε τι επιτρέπει η υπηρεσία.
Όταν επιστρέφετε μια αναπάντητη κλήση, ανοίξτε πρώτα το ιστορικό του κατάλληλου λογαριασμού. Επιβεβαιώστε το πλαίσιο της κλήσης και, στη συνέχεια, καλέστε και καταγράψτε την επόμενη ενέργεια μαζί με το σχετικό ραντεβού ή την εργασία του πελάτη.
Ροή εργασίας 2: Πολλά έργα πελατών χρησιμοποιούν έναν επαγγελματικό αριθμό
Ένας δεύτερος πελάτης δεν απαιτεί αυτόματα δεύτερο λογαριασμό Voice. Αν η συμβουλευτική σας δραστηριότητα χρησιμοποιεί ήδη έναν επαγγελματικό αριθμό, η οργάνωση των κλήσεων ανά έργο μπορεί να είναι η πιο χρήσιμη βελτίωση.
Δημιουργήστε έναν χώρο για ένα έργο που απαιτεί συχνές τηλεφωνικές συζητήσεις. Προσθέστε το Voice με το υπάρχον επαγγελματικό προφίλ, μαζί με τη σύνοψη του έργου, το χρονοδιάγραμμα και το αρχείο αποφάσεων. Ένας άλλος χώρος έργου μπορεί να επαναχρησιμοποιεί αυτό το προφίλ, εμφανίζοντας παράλληλα τα δικά του υποστηρικτικά εργαλεία.
Όταν καλεί ένας πελάτης, ανοίξτε το περιβάλλον του σχετικού έργου και εργαστείτε με βάση την τρέχουσα σύνοψη. Στο τέλος, καταγράψτε την απόφαση, τον υπεύθυνο και το επόμενο βήμα. Για παράδειγμα: «Επιβεβαίωση της αναθεωρημένης ημερομηνίας παράδοσης με τον χορηγό του έργου και, στη συνέχεια, αποστολή του ενημερωμένου χρονοδιαγράμματος». Αυτό δίνει μια σαφή ενέργεια χωρίς να χρειάζεται να αντιγράψετε κάθε μέρος της συνομιλίας.
Η επαναχρησιμοποίηση ενός προφίλ δεν διαχωρίζει το ιστορικό του Voice ανά έργο, δεν δημιουργεί ξεχωριστά γραμματοκιβώτια αυτόματου τηλεφωνητή για κάθε έργο και δεν αλλάζει τον αριθμό που χρησιμοποιείται για τις κλήσεις. Διατηρήστε αυτόν τον διαχωρισμό έργων στα αρχεία που χρησιμοποιείτε ήδη. Το WebCatalog προσφέρει μια βολική διάταξη των εργαλείων· δεν ταξινομεί αυτόματα τους καλούντες.
Πριν ολοκληρώσετε την εργάσιμη ημέρα, ελέγξτε τις αναπάντητες κλήσεις και τα μηνύματα αυτόματου τηλεφωνητή του επαγγελματικού λογαριασμού σε συνδυασμό με αυτά τα αρχεία έργων. Σημειώστε τις ενέργειες παρακολούθησης εκεί όπου διαχειρίζεστε την εργασία, ώστε όταν ανοίξετε ξανά ένα έργο αύριο να βλέπετε τι εξακολουθεί να χρειάζεται προσοχή.
Ροή εργασίας 3: Διαχείριση κλήσεων εκ μέρους συναδέλφου
Ένας βοηθός στελέχους έχει διαφορετικές απαιτήσεις από κάποιον που διατηρεί δύο προσωπικούς λογαριασμούς σύνδεσης. Ο βοηθός χρειάζεται άδεια να διαχειρίζεται τις κλήσεις ενός άλλου ατόμου, συνεχίζοντας παράλληλα να χρησιμοποιεί τη δική του επαγγελματική ταυτότητα.
Στα προγράμματα Workspace Voice που πληρούν τις προϋποθέσεις, χρησιμοποιήστε την ανάθεση κλήσεων. Ένας διαχειριστής μπορεί να εκχωρήσει σε έναν εκπρόσωπο δικαιώματα για να πραγματοποιεί κλήσεις, να δέχεται κλήσεις και να έχει πρόσβαση στον αυτόματο τηλεφωνητή εκ μέρους του ατόμου που κάνει την ανάθεση. Τα εκχωρημένα δικαιώματα καθορίζουν ποιες αρμοδιότητες είναι διαθέσιμες.
Συμφωνήστε πώς θα γίνεται στην πράξη η διαχείριση πριν ξεκινήσει η κάλυψη: ποιες κλήσεις πρέπει να μεταβιβάζονται, ποιες μπορούν να διεκπεραιώνονται απευθείας και πώς θα καταγράφεται ένα αίτημα επανάκλησης. Διατηρείτε τη δική σας συνεδρία Voice δίπλα στο ημερολόγιο για το οποίο έχετε εξουσιοδότηση και στο αρχείο ενεργειών παρακολούθησης, σε έναν χώρο «Υποστήριξη στελέχους».
Όταν μια εισερχόμενη κλήση απαιτεί περαιτέρω ενέργειες, καταγράψτε ποιος πρέπει να απαντήσει και ποιες πληροφορίες χρειάζεται. Ο χώρος εργασίας υποστηρίζει αυτή τη διαδικασία χωρίς να απαιτεί δεύτερο προφίλ συνδεδεμένο στον λογαριασμό του στελέχους. Η ανάθεση παρέχεται από το Google Voice, όχι από το WebCatalog.
Για απάντηση κλήσεων από ομάδα, εξετάστε αντί γι’ αυτό μια ομάδα κλήσης. Η Google υποστηρίζει επιλογές δρομολόγησης, ωράριο εργασίας και διαχείριση αναπάντητων κλήσεων στα προγράμματα που πληρούν τις προϋποθέσεις. Η τεκμηρίωσή της επισημαίνει επίσης ότι οι κλήσεις ομάδας δεν προωθούνται στους συνδεδεμένους αριθμούς κινητών των μελών, οπότε ελέγξτε τις πραγματικές συσκευές απάντησης όταν σχεδιάζετε την κάλυψη.
Ένα σύνολο ανοιχτών παραθύρων λογαριασμών δεν μπορεί να υποκαταστήσει αυτούς τους κανόνες δρομολόγησης. Χρησιμοποιήστε την κατάλληλη λειτουργία Voice και, στη συνέχεια, οργανώστε γύρω της την υποστηρικτική εργασία κάθε ατόμου.
Οργανώστε τον χώρο εργασίας γύρω από την επόμενη κλήση
Ξεκινήστε με τους λογαριασμούς και τους αριθμούς που σας έχουν ήδη εκχωρηθεί. Προσδιορίστε αν η επόμενη βελτίωση είναι μια ξεχωριστή προσωπική/επαγγελματική συνεδρία, ένα καλύτερα οργανωμένο περιβάλλον έργου ή μια υποστηριζόμενη διάταξη ανάθεσης ή ομάδας κλήσης.
Στη συνέχεια, ανοίξτε το Google Voice στο WebCatalog. Δώστε στους διαφορετικούς λογαριασμούς ξεχωριστά προφίλ, τοποθετήστε τον λογαριασμό που χρησιμοποιείτε δίπλα στα εργαλεία που μετατρέπουν τις κλήσεις σε αποφάσεις και ελέγξτε τη ρύθμιση εισερχόμενων κλήσεων πριν από την επόμενη προγραμματισμένη συνομιλία σας. Το αποτέλεσμα είναι ένας πιο ξεκάθαρος χώρος για τη διαχείριση κλήσεων και των ενεργειών που ακολουθούν, χωρίς να συγχέεται η οργάνωση των λογαριασμών με τη ρύθμιση του τηλεφωνικού συστήματος.
