Όταν το Google Chat καλύπτει προσωπικές συνομιλίες, έργα του εργοδότη σας και εργασίες για πελάτες, η οργάνωσή του ξεκινά από το να γνωρίζετε ποια ταυτότητα αντιστοιχεί σε κάθε συνομιλία. Έπειτα, μπορείτε να οργανώσετε τη συνομιλία, τα έγγραφα και το ημερολόγιο του έργου, ώστε να έχετε εύκολη πρόσβαση σε όλα μαζί.
Ένα έργο δεν απαιτεί αυτομάτως άλλον λογαριασμό Google. Μπορεί να χρησιμοποιείτε έναν επαγγελματικό λογαριασμό για συνεργασίες με διάφορους πελάτες, ενώ κάποιος άλλος πελάτης σάς παρέχει τη δική του διαχειριζόμενη ταυτότητα. Αυτές οι περιπτώσεις απαιτούν διαφορετικές ρυθμίσεις στο περιβάλλον εργασίας σας.
Η Google υποστηρίζει ήδη την εναλλαγή μεταξύ συνδεδεμένων λογαριασμών. Το WebCatalog προσθέτει απομονωμένα προφίλ και χώρους προσανατολισμένους στα έργα, διευκολύνοντας την πλοήγηση σε μια πιο σύνθετη εργάσιμη ημέρα. Στόχος είναι να είναι σαφές ποιος είναι ο κατάλληλος λογαριασμός, η σωστή συνομιλία και τα υποστηρικτικά εργαλεία κάθε φορά που ξεκινάτε να εργάζεστε.
Δώστε διαφορετικούς ρόλους στις ταυτότητες και στα έργα
Οι όροι «λογαριασμός», «οργανισμός» και «χώρος» περιγράφουν διαφορετικά μέρη μιας ροής εργασίας στο Google Chat. Η διάκρισή τους διευκολύνει τόσο τη ρύθμιση όσο και την αντιμετώπιση προβλημάτων.
| Στοιχείο της ρύθμισης | Τι ελέγχει ή οργανώνει | Ένα πρακτικό παράδειγμα |
|---|---|---|
| Λογαριασμός Google | Η ταυτότητα που χρησιμοποιείτε για σύνδεση και συμμετοχή | Ο προσωπικός σας λογαριασμός ή ο λογαριασμός που σας παρέχει ο εργοδότης σας |
| Οργανισμός Google Workspace | Τη διαχειριζόμενη πρόσβαση και τις πολιτικές για τους χρήστες του | Οι ρυθμίσεις Chat και εξωτερικής συνεργασίας του εργοδότη σας |
| Χώρος Google Chat | Μια περιοχή συνομιλίας με τους δικούς της συμμετέχοντες | Μια συζήτηση για την κυκλοφορία ενός προϊόντος με την ομάδα του έργου |
| Προφίλ WebCatalog | Απομονωμένα δεδομένα σύνδεσης σε ιστοτόπους και περιόδων σύνδεσης | Ένα προφίλ με το όνομα «Εργασία — Acme» |
| Χώρος στο WebCatalog | Ένα παράθυρο επιφάνειας εργασίας που ομαδοποιεί εφαρμογές και προφίλ | Ένας χώρος εργασίας για την κυκλοφορία ενός προϊόντος που περιέχει το Chat, το Drive και τη σύνοψη του έργου |
Η Google τεκμηριώνει την πρόσβαση στο Chat μέσω του λογαριασμού σας Google ή του οργανισμού σας στο Workspace. Τόσο οι προσωπικοί λογαριασμοί Google όσο και οι επί πληρωμή λογαριασμοί Workspace μπορούν να δημιουργούν χώρους Chat, αν και οι διαθέσιμες λειτουργίες τους διαφέρουν· δείτε τη σύγκριση λογαριασμών της Google.
Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να δημιουργείτε προφίλ επιφάνειας εργασίας με βάση τις πραγματικές ταυτότητες σύνδεσης και, στη συνέχεια, να οργανώνετε τους χώρους εργασίας των έργων με βάση την ίδια την εργασία. Η δημιουργία ενός χώρου στο WebCatalog δεν δημιουργεί χώρο Google Chat, δεν προσκαλεί συνεργάτες και δεν αλλάζει τα δικαιώματα του οργανισμού.
Ξεκινήστε με τις υπάρχουσες επιλογές της Google για υπολογιστές
Δεν χρειάζεστε νέα εφαρμογή απλώς για να προσθέσετε έναν δεύτερο λογαριασμό Google. Ο οδηγός σύνδεσης σε πολλούς λογαριασμούς της Google εξηγεί πώς να προσθέτετε λογαριασμούς και να εναλλάσσεστε μεταξύ τους χωρίς να αποσυνδέεστε. Σε μια υποστηριζόμενη υπηρεσία Google, χρησιμοποιήστε το μενού λογαριασμού για να προσθέσετε ή να επιλέξετε τον λογαριασμό που χρειάζεστε.
Το Chat είναι διαθέσιμο στη διεύθυνση chat.google.com και μέσα στο Gmail. Η Google προσφέρει επίσης μια αυτόνομη εφαρμογή Chat, η οποία εγκαθίσταται ως προοδευτική εφαρμογή ιστού μέσω του Chrome. Το Chrome πρέπει να είναι ανοιχτό για να λειτουργεί αυτή η εφαρμογή, ενώ στις διαχειριζόμενες συσκευές ενδέχεται να απαιτείται άδεια για την εγκατάστασή της.
Αυτές οι επιλογές μπορεί να αρκούν όταν η εναλλαγή λογαριασμών και η υπάρχουσα οργάνωση του προγράμματος περιήγησής σας ταιριάζουν στον τρόπο που εργάζεστε. Όποια διαδρομή κι αν χρησιμοποιείτε, ελέγχετε ποιος λογαριασμός έχει πρόσβαση στη συνομιλία που θέλετε να ανοίξετε.
Το WebCatalog γίνεται χρήσιμο όταν θέλετε σαφή, επαναχρησιμοποιήσιμα περιβάλλοντα λογαριασμών και μια διάταξη επιφάνειας εργασίας για τα υπόλοιπα στοιχεία κάθε έργου. Μπορείτε να κρατάτε την προσωπική σας ταυτότητα χωριστά από την επαγγελματική και, στη συνέχεια, να επαναχρησιμοποιείτε την επαγγελματική ταυτότητα όπου έχει εξουσιοδότηση. Τα παρακάτω τρία μοντέλα συνεργασίας δείχνουν πώς να κάνετε αυτές τις επιλογές.
Προσωπικές συνομιλίες: δημιουργήστε ένα σταθερό σημείο αναφοράς
Ο προσωπικός σας λογαριασμός μπορεί να καλύπτει οικογενειακά σχέδια, μια ομάδα εθελοντών και μερικούς φίλους που προτιμούν το Chat. Δώστε σε αυτές τις συνομιλίες μια αναγνωρίσιμη θέση, ώστε να τις βρίσκετε χωρίς να χρειάζεται πρώτα να περιηγηθείτε στη λίστα έργων του εργοδότη σας.
Στο WebCatalog, ονομάστε το προφίλ Προσωπικό ή χρησιμοποιήστε μια άλλη ετικέτα που προσδιορίζει σαφώς τον λογαριασμό Google. Ανοίξτε το Chat με αυτό το προφίλ και συνδεθείτε στον προσωπικό λογαριασμό που θέλετε. Φροντίστε η ετικέτα να αφορά την ταυτότητα και όχι μια προσωρινή δραστηριότητα, όπως «Εκδρομή το Σαββατοκύριακο». Η δραστηριότητα θα αλλάξει· ο λογαριασμός μπορεί να παραμείνει χρήσιμος για χρόνια.
Μέσα στο Google Chat, χρησιμοποιήστε τις δικές του δυνατότητες οργάνωσης συνομιλιών για τα άτομα και τις ομάδες στις οποίες επιστρέφετε συχνότερα. Η Google περιλαμβάνει το καρφίτσωμα και το ξεκαρφίτσωμα χώρων ή συνομιλιών στις λειτουργίες που είναι διαθέσιμες σε χρήστες προσωπικών λογαριασμών και επί πληρωμή λογαριασμών Workspace.
Ας υποθέσουμε ότι η ομάδα εθελοντών σας έχει μια συνομιλία για μια εκδήλωση και ένα έγγραφο προγραμματισμού. Μπορείτε να διατηρείτε τη συνομιλία καρφιτσωμένη στο Chat και να τοποθετήσετε την εφαρμογή εγγράφων δίπλα της σε έναν σχετικό χώρο στο WebCatalog. Πριν ανοίξετε ή κοινοποιήσετε το έγγραφο, βεβαιωθείτε ότι ο προσωπικός λογαριασμός έχει την προβλεπόμενη πρόσβαση.
Ο διαχωρισμός των λογαριασμών και ο διαχωρισμός των έργων εξυπηρετούν πλέον διαφορετικούς σκοπούς. Το προφίλ διατηρεί χωριστό το περιβάλλον σύνδεσης. Ο χώρος συγκεντρώνει όσα χρειάζεστε για την εκδήλωση. Κανένα από τα δύο δεν αντικαθιστά τις ρυθμίσεις συμμετοχής στη συνομιλία ή τα στοιχεία ελέγχου κοινοποίησης του εγγράφου.
Επαγγελματικά έργα: επαναχρησιμοποιήστε τη σωστή ταυτότητα στις εργασίες της ομάδας
Ένας λογαριασμός που παρέχεται από τον εργοδότη σας συνήθως ανήκει σε ένα επαγγελματικό προφίλ με σαφές όνομα, όπως Εργασία — Acme. Χρησιμοποιήστε αυτή την ταυτότητα για τις συνομιλίες Chat που έχει ενεργοποιήσει ο οργανισμός σας και στις οποίες σας έχει προσκαλέσει.
Αν το Chat δεν είναι διαθέσιμο για τον λογαριασμό, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του Workspace. Οι οδηγίες σύνδεσης της Google επισημαίνουν ότι οι οργανισμοί εργασίας και εκπαίδευσης πρέπει να ρυθμίσουν το Chat για τους χρήστες τους. Το άνοιγμα της ίδιας ταυτότητας σε άλλη εφαρμογή επιφάνειας εργασίας δεν θα ενεργοποιήσει μια υπηρεσία που δεν είναι διαθέσιμη στον οργανισμό.
Μόλις λειτουργήσει η πρόσβαση, οργανώστε τα επαναλαμβανόμενα έργα με βάση τις πληροφορίες που χρειάζεται το καθένα. Για την κυκλοφορία ενός προϊόντος, αυτές μπορεί να είναι:
- Ο χώρος Google Chat όπου η ομάδα κυκλοφορίας λαμβάνει αποφάσεις.
- Ο φάκελος του Drive που περιέχει το εγκεκριμένο δημιουργικό υλικό.
- Το έγγραφο που περιέχει τη λίστα ελέγχου της κυκλοφορίας.
- Το ημερολόγιο που χρησιμοποιείται για την επιβεβαίωση των ημερομηνιών ανασκόπησης.
Μπορείτε να ομαδοποιήσετε τις σχετικές εφαρμογές και τα προφίλ σε έναν χώρο με το όνομα Κυκλοφορία προϊόντος στο WebCatalog. Ένας άλλος χώρος, Λειτουργία ομάδας, μπορεί να περιέχει τα εργαλεία για τις καθημερινές εσωτερικές εργασίες.
Και οι δύο μπορούν να χρησιμοποιούν το ίδιο επαγγελματικό προφίλ, όταν ο ίδιος λογαριασμός Google έχει εξουσιοδότηση και για τα δύο έργα. Δεν χρειάζεστε νέο λογαριασμό Google ή απομονωμένη σύνδεση για κάθε παράθυρο έργου. Η επαναχρησιμοποίηση ενός προφίλ επαναχρησιμοποιεί τα δεδομένα της περιόδου σύνδεσής του, επομένως τα παράθυρα δεν αποτελούν ξεχωριστές ταυτότητες.
Επίσης, ένας χώρος στο WebCatalog δεν περιορίζει το Chat σε μια συγκεκριμένη συνομιλία έργου. Πριν δημοσιεύσετε μια ενημέρωση για την κυκλοφορία, επιλέξτε τον κατάλληλο χώρο Google Chat και ελέγξτε τους συμμετέχοντές του. Ο χώρος εργασίας στην επιφάνεια εργασίας σας βοηθά να φτάσετε στην εργασία· η συνομιλία στο Google Chat καθορίζει ποιος λαμβάνει το μήνυμα.
Κρατήστε τις αποφάσεις του έργου στη συνομιλία όπου η ομάδα περιμένει να τις βρει. Αν ένα άμεσο μήνυμα επιλύσει κάτι που επηρεάζει όλη την ομάδα, προσθέστε την κατάλληλη σύνοψη στη συζήτηση του έργου. Έτσι ο χώρος εργασίας γίνεται πολύτιμος για το επόμενο άτομο που θα χρειαστεί την απόφαση, όχι μόνο για εκείνον που στέλνει μηνύματα εκείνη τη στιγμή.
Συνεργασία με πελάτες: οργανώστε την ταυτότητα που πράγματι προσκάλεσε ο πελάτης
Η πρόσβαση πελατών απαιτεί μια σαφή απόφαση πριν δημιουργήσετε άλλο προφίλ. Ρωτήστε ποια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διαχειριζόμενη ταυτότητα αναμένει ο πελάτης να χρησιμοποιήσετε.
Υπάρχουν διάφορες πιθανές διευθετήσεις. Ένας πελάτης μπορεί να προσκαλέσει τον υπάρχοντα επαγγελματικό ή προσωπικό λογαριασμό σας Google ως εξωτερικό συμμετέχοντα. Μπορεί να σας παραχωρήσει έναν λογαριασμό στον δικό του οργανισμό Workspace. Η Google πλέον τεκμηριώνει επίσης μια εγκεκριμένη διαδικασία πρόσκλησης επισκεπτών για άτομα χωρίς υπάρχοντα λογαριασμό Google· η πρόσκληση δημιουργεί έναν λογαριασμό επισκέπτη τον οποίο διαχειρίζεται ο οργανισμός που στέλνει την πρόσκληση. Οι διαθέσιμες επιλογές και οι περιορισμοί εξηγούνται στον οδηγό της Google για εξωτερικούς χρήστες και επισκέπτες.
Προσαρμόστε τη ρύθμιση της επιφάνειας εργασίας σας σε αυτή τη διευθέτηση:
| Διευθέτηση με τον πελάτη | Ενδεδειγμένη επιλογή προφίλ |
|---|---|
| Ο πελάτης προσκαλεί τον υπάρχοντα επαγγελματικό λογαριασμό σας | Επαναχρησιμοποιήστε το προφίλ αυτού του λογαριασμού |
| Ο πελάτης παρέχει ξεχωριστό λογαριασμό Workspace | Δημιουργήστε ένα προφίλ με ετικέτα που αναφέρει τον πελάτη και την ταυτότητα |
| Ο πελάτης χρησιμοποιεί εγκεκριμένη πρόσκληση επισκέπτη | Ολοκληρώστε τη διαδικασία της πρόσκλησης, επαληθεύστε την πρόσβαση στο Chat και οργανώστε με σαφήνεια την ταυτότητα που προκύπτει |
Αν ο υπάρχων επαγγελματικός λογαριασμός σας συμμετέχει σε τρία έργα πελατών, μπορεί να είναι χρήσιμοι τρεις χώροι έργων. Δεν είναι αυτομάτως απαραίτητοι τρεις νέοι λογαριασμοί Google. Αντίστροφα, η τοποθέτηση μιας ταυτότητας που παρέχεται από πελάτη στο ίδιο παράθυρο έργου με τον λογαριασμό του εργοδότη σας δεν καθιστά αυτές τις ταυτότητες εναλλάξιμες.
Η εξωτερική συνεργασία εξαρτάται επίσης από τους εμπλεκόμενους οργανισμούς. Τα στοιχεία ελέγχου εξωτερικού Chat της Google περιγράφουν τις ρυθμίσεις διαχειριστή, τους περιορισμούς αξιόπιστων τομέων και τις επιλογές για εξωτερικούς χώρους που εξαρτώνται από την έκδοση. Αν μια πρόσκληση αποτύχει, επιβεβαιώστε την ταυτότητα που προσκλήθηκε και ζητήστε από τον πελάτη να ελέγξει τις σχετικές ρυθμίσεις πρόσβασης.
Για ένα κοινό έργο, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο συνεργασίας που έχει εγκρίνει ο πελάτης. Αν πρόκειται για χώρο Google Chat με ενεργοποιημένη την εξωτερική συνεργασία, διατηρήστε εκεί τη συνομιλία του έργου. Ένα προφίλ WebCatalog μπορεί να διατηρεί ένα περιβάλλον σύνδεσης· δεν μπορεί να παραχωρήσει δικαίωμα συμμετοχής σε έναν χώρο ή να παρακάμψει την πολιτική εξωτερικού Chat ενός οργανισμού.
Ελέγχετε επίσης ξεχωριστά τα συνδεδεμένα έγγραφα. Οι οδηγίες της Google για την εξωτερική πρόσβαση διακρίνουν την πρόσβαση στο Chat από την πρόσβαση σε αρχεία του Drive και σε εργασίες. Πριν από μια ανασκόπηση, ανοίξτε το ίδιο το έγγραφο με τον κατάλληλο λογαριασμό και επιβεβαιώστε ότι είναι διαθέσιμο. Το ότι μια συνομιλία λειτουργεί δεν επιλύει από μόνο του κάθε ζήτημα δικαιωμάτων αρχείων.
Μετατρέψτε τον χάρτη συνεργασίας σε μια ρύθμιση WebCatalog
Δημιουργήστε πρώτα το επίπεδο των λογαριασμών. Οι οδηγίες προφίλ του WebCatalog περιγράφουν τη δημιουργία προφίλ και το άνοιγμα μιας εφαρμογής με αυτό:
- Προσθέστε το Google Chat από τον κατάλογο εφαρμογών του WebCatalog.
- Ανοίξτε το Profiles, επιλέξτε Add profile και δώστε στην ταυτότητα ένα αναγνωρίσιμο όνομα.
- Ανοίξτε το Chat με αυτό το προφίλ και συνδεθείτε στον αντίστοιχο λογαριασμό.
- Επιβεβαιώστε την πρόσβαση σε μια συνομιλία ή έναν χώρο στον οποίο ο λογαριασμός θα πρέπει να έχει πρόσβαση.
Επαναλάβετε για τις διακριτές ταυτότητες που χρησιμοποιείτε πραγματικά. Το άνοιγμα άλλου παραθύρου με το ίδιο προφίλ δεν απομονώνει έναν δεύτερο λογαριασμό· χρησιμοποιεί το ίδιο περιβάλλον περιόδου σύνδεσης.
Στη συνέχεια, οργανώστε τους χώρους στο WebCatalog με βάση τις τρέχουσες εργασίες. Ένας χώρος πελάτη μπορεί να περιέχει το Chat, τα εργαλεία εγγράφων του πελάτη και το εργαλείο παρακολούθησης του έργου. Επαναχρησιμοποιήστε ένα υπάρχον προφίλ όταν ο επιθυμητός λογαριασμός σύνδεσης είναι ο ίδιος. Όταν πολλές εφαρμογές Google χρησιμοποιούν μία ταυτότητα, το αντίστοιχο προφίλ μπορεί να διατηρεί αυτό το κοινό περιβάλλον σύνδεσης· ελέγχετε τον λογαριασμό όταν ανοίγετε κάθε εφαρμογή.
Πριν επεκτείνετε τη ρύθμιση, συγκρίνετε τις απαιτούμενες εφαρμογές, τα προφίλ και τους χώρους με τα τρέχοντα προγράμματα του WebCatalog. Ο αριθμός των χώρων εργασίας για έργα και ο αριθμός των ταυτοτήτων λογαριασμών είναι ξεχωριστές αποφάσεις σχεδιασμού.
Κάντε κάθε παράδοση έργου εύκολη στην παρακολούθηση
Κάντε έναν σύντομο έλεγχο πριν στείλετε μια ενημέρωση: Ποιον λογαριασμό χρησιμοποιώ, ποιοι συμμετέχουν σε αυτή τη συνομιλία και μπορούν να ανοίξουν το υλικό των συνδέσμων; Έτσι εντοπίζετε τις αναντιστοιχίες λογαριασμών και πρόσβασης που μια τακτοποιημένη επιφάνεια εργασίας από μόνη της δεν μπορεί να επιλύσει.
Δώστε στην ενημέρωση αρκετό πλαίσιο ώστε να είναι χρήσιμη: αναφέρετε την απόφαση, προσθέστε σύνδεσμο προς το τρέχον έγγραφο και δηλώστε τι ακολουθεί. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν ένας πελάτης συμμετέχει μέσω διαφορετικού οργανισμού ή μιας προσκεκλημένης ταυτότητας επισκέπτη.
Για την επόμενη ανασκόπηση του έργου σας, δημιουργήστε έναν χώρο εργασίας Google Chat στο WebCatalog γύρω από την πραγματική συνομιλία, τα εργαλεία εγγράφων και την ημερήσια διάταξη. Χρησιμοποιήστε τον για μια ολοκληρωμένη παράδοση και, στη συνέχεια, διατηρήστε τη διάταξη που κάνει τη σωστή ταυτότητα και το έργο ευκολότερα αναγνωρίσιμα.
