Ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο, μια επαγγελματική διεύθυνση και ένας λογαριασμός για ένα παράλληλο έργο μπορούν να συνυπάρχουν στον ίδιο υπολογιστή. Η πρόκληση είναι να αναγνωρίζετε εύκολα τον καθένα όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα, ανοίγετε ένα έγγραφο ή ελέγχετε μια πρόσκληση σε συνάντηση.
Μπορείτε να διαχειρίζεστε πολλούς λογαριασμούς Gmail μέσω της εναλλαγής λογαριασμών της Google, ξεχωριστών προφίλ προγράμματος περιήγησης ή ενός χώρου εργασίας στην επιφάνεια εργασίας, όπως το WebCatalog. Η Google υποστηρίζει ήδη την εναλλαγή μεταξύ συνδεδεμένων λογαριασμών χωρίς αποσύνδεση. Το WebCatalog προσθέτει έναν διαφορετικό τρόπο οργάνωσης αυτής της εργασίας: άμεση πρόσβαση στις εφαρμογές, ξεχωριστά προφίλ και χώρους για σχετικά εργαλεία.
Δείτε πώς να επιλέξετε μια διαμόρφωση και να την αξιοποιήσετε στη διάρκεια της ημέρας σας.
Επιλέξτε πώς θέλετε να οργανώσετε τους λογαριασμούς σας στο Gmail
Ξεκινήστε από την εργασία που σας δυσκολεύει περισσότερο.
| Η κύρια ανάγκη σας | Ένα πρακτικό σημείο εκκίνησης |
|---|---|
| Περιστασιακός έλεγχος ενός δεύτερου γραμματοκιβωτίου | Η εναλλαγή λογαριασμών της Google |
| Διαχωρισμός επαγγελματικής και προσωπικής περιήγησης σε πολλούς ιστοτόπους | Προφίλ προγράμματος περιήγησης |
| Πρόσβαση σε λογαριασμούς Gmail μαζί με τις εφαρμογές που χρησιμοποιείτε για κάθε έργο | WebCatalog Desktop |
| Συγκέντρωση εισερχόμενων μηνυμάτων σε ένα γραμματοκιβώτιο | Ξεχωριστή ρύθμιση ενοποίησης email |
Η εύκολη πρόσβαση στους λογαριασμούς και η συγκέντρωση των μηνυμάτων τους είναι διαφορετικές απαιτήσεις. Η παρακάτω διαμόρφωση διατηρεί κάθε γραμματοκιβώτιο Gmail στον δικό του λογαριασμό, κάτι που είναι χρήσιμο όταν οι ταυτότητες, οι συνομιλίες με πελάτες και οι καθημερινές συνήθειες πρέπει να παραμένουν διακριτές.
Χρησιμοποιήστε την εναλλαγή λογαριασμών της Google για μια απλή διαμόρφωση
Για περιστασιακή εναλλαγή, ξεκινήστε με το υπάρχον μενού λογαριασμών του Gmail:
- Συνδεθείτε στο Gmail από τον υπολογιστή σας.
- Επιλέξτε την εικόνα προφίλ ή το αρχικό σας στην επάνω δεξιά γωνία.
- Επιλέξτε Προσθήκη λογαριασμού και ολοκληρώστε τη σύνδεση στον δεύτερο λογαριασμό.
- Ανοίξτε το ίδιο μενού όποτε θέλετε να επιλέξετε άλλον λογαριασμό.
Αυτά τα βήματα ακολουθούν τις οδηγίες της Google για πολλούς λογαριασμούς.
Αυτή η λύση λειτουργεί καλά όταν έχετε λίγα γραμματοκιβώτια και μπορείτε να αναγνωρίζετε γρήγορα κάθε διεύθυνση. Κάντε συνήθεια τον έλεγχο της ενεργής διεύθυνσης πριν συντάξετε ένα νέο μήνυμα.
Η Google εξηγεί επίσης ότι ο λογαριασμός στον οποίο συνδέεστε πρώτα είναι συχνά ο προεπιλεγμένος. Ορισμένες υπηρεσίες της Google ενδέχεται να εφαρμόζουν τις ρυθμίσεις αυτού του λογαριασμού όταν δεν είναι σαφές ποιον λογαριασμό θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Αν ένας σύνδεσμος σας οδηγήσει σε διαφορετικό λογαριασμό Google από αυτόν που περιμένατε, ελέγξτε την ενεργή ταυτότητα πριν αλλάξετε οτιδήποτε.
Χρησιμοποιήστε προφίλ προγράμματος περιήγησης για ευρύτερο διαχωρισμό
Ένα προφίλ προγράμματος περιήγησης είναι χρήσιμο όταν ένας λογαριασμός email συνδέεται με ένα ολόκληρο περιβάλλον περιήγησης. Ίσως θέλετε οι επαγγελματικοί σελιδοδείκτες, οι αποθηκευμένοι κωδικοί πρόσβασης και το ιστορικό περιήγησης να παραμένουν χωριστά από το προσωπικό σας περιβάλλον.
Στο Chrome, ανοίξτε το μενού προφίλ του προγράμματος περιήγησης, επιλέξτε Προσθήκη προφίλ Chrome και διαλέξτε ένα ευδιάκριτο όνομα και εμφάνιση. Συνδεθείτε στον κατάλληλο λογαριασμό Gmail μέσα από αυτό το προφίλ. Επαναλάβετε για την άλλη ταυτότητα. Η Google παρέχει οδηγίες για τη δημιουργία και την εναλλαγή προφίλ Chrome.
Επιλέξτε ονόματα που περιγράφουν τη χρήση, όπως «Προσωπικά» και «Στούντιο». Ένα προφίλ με το όνομα «Προφίλ 2» δεν σας βοηθά ιδιαίτερα όταν είναι ανοιχτά πολλά παράθυρα.
Τα προφίλ προγράμματος περιήγησης είναι μια λογική επιλογή όταν θέλετε ξεχωριστά περιβάλλοντα περιήγησης. Αν η ημέρα σας περιστρέφεται γύρω από το επαναλαμβανόμενο άνοιγμα των ίδιων εφαρμογών και λογαριασμών, το WebCatalog προσφέρει μια πιο άμεση οργάνωση.
Διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς Gmail με το WebCatalog
Η εφαρμογή Gmail του WebCatalog για υπολογιστή δίνει στο Gmail το δικό του παράθυρο και μια θέση στο Dock ή στη γραμμή εργασιών σας. Συνεχίζετε να χρησιμοποιείτε τη διαδικτυακή διεπαφή του Gmail, επιλέγοντας παράλληλα πώς θα εντάξετε τους λογαριασμούς του στη ροή εργασίας σας στον υπολογιστή.
Η πιο χρήσιμη διαμόρφωση ξεκινά με προφίλ που έχουν σαφή ονόματα και επεκτείνεται μόνο όταν χρειάζεστε επιπλέον οργάνωση.
1. Προσθέστε το Gmail στον υπολογιστή σας
Κατεβάστε το WebCatalog Desktop, εγκαταστήστε το και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο WebCatalog. Βρείτε το Gmail στον κατάλογο και προσθέστε το ως εφαρμογή για υπολογιστή.
Ανοίξτε το Gmail μία φορά για να επιβεβαιώσετε ότι ξεκινάτε από την υπηρεσία που περιμένετε. Ο λογαριασμός σας στο WebCatalog διαχειρίζεται τη διαμόρφωση του WebCatalog· εξακολουθείτε να συνδέεστε ξεχωριστά στον λογαριασμό Google που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
2. Δημιουργήστε ένα προφίλ για κάθε ταυτότητα Google
Στο WebCatalog, μεταβείτε στα Προφίλ, επιλέξτε Προσθήκη προφίλ και πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα. Ανοίξτε το Gmail με αυτό το προφίλ και ακολουθήστε τις οδηγίες σύνδεσης της Google.
Επαναλάβετε για τους υπόλοιπους λογαριασμούς. Για παράδειγμα, δημιουργήστε τα προφίλ «Προσωπικά», «Εργασία» και «Πελάτης Α». Επιλέξτε ένα πρόγραμμα WebCatalog που καλύπτει τις εφαρμογές, τα προφίλ και τους χώρους της διαμόρφωσης που σχεδιάζετε. Οι οδηγίες για τα προφίλ του WebCatalog εξηγούν επίσης πώς να χρησιμοποιείτε το ίδιο προφίλ σε διαφορετικές εφαρμογές για υπολογιστή.
Για σαφή διαχωρισμό, χρησιμοποιήστε μία ταυτότητα Google σε κάθε προφίλ. Έτσι, το όνομα του προφίλ γίνεται μια αξιόπιστη ένδειξη για το γραμματοκιβώτιο που σκοπεύετε να ανοίξετε.
3. Δώστε σε κάθε λογαριασμό έναν συγκεκριμένο σκοπό
Πριν προσθέσετε άλλο προφίλ, αποφασίστε τι ανήκει σε αυτό. Μια χρήσιμη οργάνωση θα μπορούσε να είναι η εξής:
| Προφίλ | Χρησιμοποιήστε το για |
|---|---|
| Προσωπικά | Μηνύματα για το νοικοκυριό, ραντεβού και προσωπικές συνδρομές |
| Εργασία | Εσωτερικές συνομιλίες και το κύριο επαγγελματικό σας γραμματοκιβώτιο |
| Πελάτης Α | Μηνύματα και πόρους που σχετίζονται με τον συγκεκριμένο πελάτη |
Αποφύγετε τη δημιουργία νέου προφίλ για κάθε προσωρινή εργασία. Προσθέστε ένα όταν χρειάζεστε διαφορετικό λογαριασμό ή έναν μόνιμο διαχωρισμό στην εργασία σας.
Τα προφίλ του WebCatalog διατηρούν ξεχωριστές τις περιόδους σύνδεσης και τα δεδομένα περιήγησης. Αυτό σας επιτρέπει να επιστρέφετε σε διαφορετικούς λογαριασμούς χωρίς να αποσυνδέεστε μόνο και μόνο για να κάνετε εναλλαγή μεταξύ τους. Η Google μπορεί και πάλι να ζητήσει έλεγχο ταυτότητας όταν το απαιτούν οι έλεγχοι ασφαλείας της ή οι πολιτικές του οργανισμού σας.
4. Κρατήστε μαζί τις σχετικές εφαρμογές Google
Το email συχνά οδηγεί σε μια άλλη εργασία: τον έλεγχο ενός εγγράφου στο Drive, την προβολή ενός ημερολογίου ή την ενημέρωση ενός πίνακα έργου. Χρησιμοποιήστε το αντίστοιχο προφίλ Google για το Gmail, το Google Drive και το Google Calendar, ώστε η επιθυμητή ταυτότητα να είναι διαθέσιμη σε όλες αυτές τις εφαρμογές.
Στη συνέχεια, οργανώστε τα εργαλεία σε έναν χώρο WebCatalog. Κάθε χώρος ανοίγει στο δικό του παράθυρο και μπορεί να συγκεντρώνει τις εφαρμογές και τα προφίλ για έναν πελάτη ή ένα έργο.
Για παράδειγμα, ένας χώρος πελάτη θα μπορούσε να περιλαμβάνει το προφίλ Gmail του συγκεκριμένου πελάτη, το Drive, το Calendar και την εφαρμογή διαχείρισης έργων. Όταν κάθεστε να εργαστείτε για αυτόν τον πελάτη, τα σχετικά εργαλεία βρίσκονται σε ένα σταθερό σημείο.
Ξεκινήστε με έναν χώρο για τη δουλειά που κάνετε συχνότερα. Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερους μόλις διαπιστώσετε ποιοι διαχωρισμοί σας βοηθούν να παραμένετε οργανωμένοι.
Κάντε τα γραμματοκιβώτιά σας πιο εύκολα στη διαχείριση
Μια καλύτερη οργάνωση στον υπολογιστή διευκολύνει την πρόσβαση. Μερικές συνήθειες μέσα στο Gmail κάνουν ευκολότερη και τη διαχείριση των ίδιων των μηνυμάτων.
Χρησιμοποιήστε ένα συνεπές σύστημα ετικετών
Οι ετικέτες του Gmail σας επιτρέπουν να οργανώνετε τα μηνύματα σε κατηγορίες. Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιείτε ένα μικρό σύνολο ετικετών σε όλα τα επαγγελματικά σας γραμματοκιβώτια, όπως «Προς ενέργεια», «Σε αναμονή» και «Για αναφορά».
Η ίδια ορολογία διευκολύνει τη συνέχιση της εργασίας μετά την εναλλαγή λογαριασμών. Κρατήστε την ταυτότητα του λογαριασμού στο όνομα του προφίλ και την κατάσταση του μηνύματος στην ετικέτα. Έτσι, κάθε μέρος του συστήματός σας έχει σαφή ρόλο.
Ορίστε τη σωστή υπογραφή σε κάθε λογαριασμό
Ελέγξτε τις ρυθμίσεις υπογραφής Gmail κάθε γραμματοκιβωτίου. Το Gmail υποστηρίζει προεπιλεγμένες υπογραφές για νέα μηνύματα και απαντήσεις.
Χρησιμοποιήστε τα στοιχεία επικοινωνίας και τα εταιρικά στοιχεία που αντιστοιχούν στη συγκεκριμένη διεύθυνση. Μια ευδιάκριτη υπογραφή παρέχει άλλη μία οπτική ένδειξη κατά τη σύνταξη, αν και ο έλεγχος της διεύθυνσης αποστολέα παραμένει το σημαντικό βήμα.
Αποφασίστε ποια γραμματοκιβώτια επιτρέπεται να σας διακόπτουν
Στις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων επιφάνειας εργασίας του Gmail, μπορείτε να επιλέξετε ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα, για σημαντικά μηνύματα ή καθόλου ειδοποιήσεις.
Ένα λογικό σημείο εκκίνησης είναι να επιτρέπετε ειδοποιήσεις για εργασίες που απαιτούν έγκαιρη ανταπόκριση και να ελέγχετε τους λιγότερο επείγοντες λογαριασμούς σε προγραμματισμένα διαστήματα. Αν μια ειδοποίηση δεν εμφανίζεται, ελέγξτε τόσο τις ρυθμίσεις του Gmail όσο και τα δικαιώματα στον υπολογιστή σας.
Ελέγχετε τους λογαριασμούς με συγκεκριμένη σειρά
Δοκιμάστε μια σύντομη ρουτίνα: ελέγξτε πρώτα τα επείγοντα επαγγελματικά μηνύματα, ασχοληθείτε στη συνέχεια με τις ενεργές συνομιλίες πελατών και ελέγξτε τα προσωπικά email σε ώρα που έχετε επιλέξει.
Ο στόχος είναι να μην αφήνετε το γραμματοκιβώτιο που ανοίξατε πιο πρόσφατα να καθορίζει τι θα κάνετε στη συνέχεια. Κρατήστε μια ξεχωριστή λίστα εργασιών για υποχρεώσεις που χρειάζονται κάτι περισσότερο από μια γρήγορη απάντηση.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να παραμένω συνδεδεμένος σε δύο λογαριασμούς Gmail ταυτόχρονα;
Ναι. Η Google υποστηρίζει πολλούς συνδεδεμένους λογαριασμούς. Τα προφίλ προγράμματος περιήγησης και τα προφίλ του WebCatalog παρέχουν επιπλέον τρόπους οργάνωσης ξεχωριστών περιβαλλόντων λογαριασμών.
Το WebCatalog συνδυάζει όλα τα μηνύματα Gmail σε ένα γραμματοκιβώτιο;
Αυτή η διαμόρφωση σας δίνει πρόσβαση σε ξεχωριστούς λογαριασμούς Gmail. Δεν συγχωνεύει την αλληλογραφία τους σε ένα κοινό γραμματοκιβώτιο. Επιλέξτε ξεχωριστά μια ροή εργασίας ενοποίησης, αν έτσι θέλετε να διαβάζετε τα μηνύματά σας.
Πρέπει το Gmail, το Drive και το Calendar να χρησιμοποιούν το ίδιο προφίλ WebCatalog;
Χρησιμοποιήστε το ίδιο προφίλ όταν αυτές οι εφαρμογές πρέπει να χρησιμοποιούν την ίδια ταυτότητα Google. Δημιουργήστε διαφορετικό προφίλ για άλλη ταυτότητα, όπως έναν προσωπικό λογαριασμό ή ξεχωριστά στοιχεία σύνδεσης πελάτη.
Δώστε σε κάθε λογαριασμό Gmail μια σαφή θέση
Για περιστασιακούς ελέγχους γραμματοκιβωτίων, η εναλλαγή λογαριασμών της Google μπορεί να καλύπτει τις ανάγκες σας. Όταν πολλοί λογαριασμοί αποτελούν μέρος της καθημερινής σας εργασίας, μια διαμόρφωση στον υπολογιστή μπορεί να κάνει πολύ πιο σαφή τον σκοπό και τη θέση τους.
Ξεκινήστε με το WebCatalog Desktop προσθέτοντας το Gmail και δημιουργώντας προφίλ για τους λογαριασμούς που χρησιμοποιείτε περισσότερο. Δημιουργήστε έναν χώρο γύρω από την κύρια ροή εργασίας σας και, στη συνέχεια, προσθέστε το ημερολόγιο, τα έγγραφα και τις εφαρμογές που σας βοηθούν να ολοκληρώνετε την εργασία πίσω από κάθε email.
