Zoho Cliq-Unterhaltungen können über Unternehmensgrenzen hinweg stattfinden. Vielleicht arbeiten Sie innerhalb der Organisation Ihres Arbeitgebers, tauschen sich mit einem Lieferanten aus und verwenden für einen anderen Auftrag ein separates, vom Kunden bereitgestelltes Konto. Für jede dieser Beziehungen kann eine andere Art des Zugriffs erforderlich sein.
Der erste Schritt zur Verwaltung mehrerer Zoho-Cliq-Konten besteht darin, diese Beziehungen zu erfassen. Separate Logins erfordern separate Sitzungen. Über einen externen Kanal, eine Gasteinladung oder ein Network können Sie möglicherweise mit dem Konto zusammenarbeiten, das Sie bereits verwenden. Ein weiteres Desktop-Profil zu erstellen, entscheidet nicht darüber, welche Lösung Ihre Organisation zulässt.
Sobald das Zugriffsmodell geklärt ist, können Sie in der Cliq-Desktop-App selbst bis zu zehn separate Logins verwalten, die jeweils in einem eigenen Fenster geöffnet werden. Wenn Sie jeden Login zusammen mit den anderen Web-Apps gruppieren möchten, die für die jeweilige Beziehung verwendet werden, kann WebCatalog Desktop die Konten in separaten Profilen organisieren.
Trennen Sie die Frage nach dem Login von der Frage nach der Organisation
„Mehrere Organisationen“ kann verschiedene Situationen beschreiben. Für einen Mitarbeiter mit einem weiteren, von einem Unternehmen bereitgestellten Login stellt sich ein anderes Problem als für einen Partner, der zu einer gemeinsamen Unterhaltung eingeladen wurde.
Zoho macht diesen Unterschied in der Dokumentation zu Cliq mit CRM Plus ausdrücklich: Ein Benutzer gehört zu einer primären Organisation und kann weiteren Organisationen als externer Benutzer beitreten. Die Dokumentation beschreibt, wie zwischen diesen Kontexten gewechselt wird, wobei der Zugriff sich von einer internen Mitgliedschaft unterscheidet.
Vor Kurzem wurden mit den Gastbenutzer-Steuerelementen von Cliq Zugriffe auf zugeordnete Kanäle und Kontakte innerhalb einer anderen Organisation eingeführt. Die Teilnahme hängt von der Einladung und den geltenden Richtlinien der Organisation ab.
Dass dieselbe E-Mail-Adresse in der Arbeit mehrerer Unternehmen auftaucht, bedeutet also nicht zwangsläufig, dass zwei unabhängige Cliq-Konten vorliegen. Klären Sie, ob Sie einen separaten Login, eine externe Mitgliedschaft oder eine bestimmte Einladung zur Zusammenarbeit nutzen. Regeln für mehrere Organisationen in anderen Zoho-Produkten sollten nicht ohne Weiteres als auch für Cliq geltend vorausgesetzt werden.
Erfassen Sie die Zugriffe, bevor Sie Desktop-Konten hinzufügen
Erstellen Sie eine kurze Übersicht über die Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Erfassen Sie für jedes Ziel den Login, die Zugriffsart, den zuständigen Administrator und die zugehörigen Materialien.
| Arbeitsbeziehung | Zu bestätigender Zugriff | Empfohlene Desktop-Anordnung |
|---|---|---|
| Mitarbeiter in Ihrem Hauptunternehmen | Ihr internes Konto und die Ihnen zugewiesenen Kanäle | Ein Unternehmensprofil und ein Arbeitsbereich |
| Ein Kunde stellt Ihnen einen separaten, autorisierten Login bereit | Die Organisation dieses Kontos und dessen Kanalzugriff | Ein separates, nach dem Kunden benanntes Profil |
| Ein Lieferant nutzt bereits Cliq | Ein externer Kanal oder eine andere zulässige Möglichkeit zur Zusammenarbeit | Ihr bestehendes Konto neben den Projekttools des Lieferanten |
| Ein Auftragnehmer übernimmt einen begrenzten Auftrag | Gastzugriff auf die erforderlichen Unterhaltungen, sofern unterstützt | Der autorisierte Gastkontext und die Projektbeschreibung |
| Eine langfristige Partnergemeinschaft | Mitgliedschaft in einem Cliq Network | Das betreffende Network neben den Ressourcen der Partner |
Die Übersicht sollte den tatsächlichen Zugriff abbilden. Ein Bereich namens „Kunde Nord“ ist nur dann hilfreich, wenn das darin verwendete Konto die vorgesehenen Unterhaltungen erreichen kann.
Notieren Sie beispielsweise „Unternehmens-Login, externer Kanal des Lieferanten, Einkaufsverantwortlicher“ statt „Lieferantenkonto“, wenn es keinen separaten Login des Lieferanten gibt. Eindeutige Bezeichnungen verhindern, dass Sie doppelte Profile erstellen, um ein Problem zu lösen, das eigentlich die Zugriffskonfiguration betrifft.
Machen Sie sich mit den bereits verfügbaren nativen Optionen vertraut
Die Cliq-Desktop-App unterstützt mehrere Konto-Logins
Die native Zoho-Cliq-Desktop-App unterstützt bereits mehrere Konten. Zoho beschreibt Konten → Konto hinzufügen, um einen Login hinzuzufügen. Es können maximal zehn Konten hinzugefügt werden. Wenn Sie im Menü „Konten“ ein Konto auswählen, wird dafür ein neues Cliq-Fenster geöffnet.
Wenn Sie hauptsächlich in Cliq arbeiten, ist dies eine direkte Lösung. Über das Kontomenü der App können Sie auf separate Unternehmens-Logins zugreifen, die Sie bereits besitzen. WebCatalog Desktop ist hilfreicher, wenn jedes Konto Teil eines größeren Arbeitsablaufs mit Projektunterlagen, Dokumenten, Kalendern und anderen Web-Apps ist.
Externe Kanäle verbinden Organisationen rund um eine Unterhaltung
Ein externer Kanal ermöglicht Personen aus verschiedenen Organisationen die Zusammenarbeit. Die geltenden Richtlinien und die Einladung bestimmen den Zugriff. Zoho unterstützt außerdem die Zusammenarbeit über externe Kanäle zwischen bestimmten Rechenzentren hinweg, während für Direktnachrichten zwischen Rechenzentren andere Einschränkungen gelten.
Das Erstellen externer Kanäle hängt vom Tarif ab: Im Free-Tarif können keine erstellt werden. Bei kostenpflichtigen Tarifen richten sich die Berechtigungen zum Erstellen nach der Edition und den Administratorberechtigungen. Prüfen Sie die Konfiguration der gastgebenden Organisation, bevor Sie diese Lösung für eine Lieferantenbeziehung wählen.
Gastzugriff und Networks eignen sich für unterschiedliche Beziehungen
Mit der aktualisierten Gastfunktion von Zoho können eingeladene Mitarbeiter externen Ursprungs bestehenden Kanälen beitreten. Das kann für einen Auftragnehmer passen, der bei einer bestimmten Kampagne hilft. Ein Cliq Network bietet eine eigene Umgebung für eine umfassendere externe Zusammenarbeit, etwa in einer dauerhaften Partnergemeinschaft.
Prüfen Sie die aktuelle Gastdokumentation, bevor Sie den neueren Arbeitsablauf vorschlagen: Zoho weist derzeit darauf hin, dass Guest Users 2.0 in Zoho One nicht unterstützt wird und keine Direktnachrichten zwischen Rechenzentren unterstützt. Welche Lösung verfügbar ist, hängt von der Edition und Konfiguration der jeweiligen Organisation ab.
Diese nativen Optionen können ein zusätzliches Konto überflüssig machen. Verwenden Sie einen separaten Login, wenn die Arbeit tatsächlich einen erfordert, und die passende Funktion zur Zusammenarbeit, wenn es um eine externe Teilnahme geht.
Richten Sie die genehmigte Konfiguration in WebCatalog Desktop ein
Sobald Ihre Zugriffsübersicht bereit ist, richten Sie Ihren Desktop danach ein. Mit WebCatalog Desktop können Sie Cliq in einem eigenen Fenster starten und zusammen mit anderen Web-Apps organisieren.
Richten Sie für zwei unterschiedliche Logins Profile wie folgt ein (Profil einrichten):
- Öffnen Sie WebCatalog Desktop, gehen Sie zu Profile und wählen Sie Profil hinzufügen.
- Benennen Sie das erste Profil nach dem darin verwendeten Konto, zum Beispiel „Unternehmensbetrieb“.
- Öffnen Sie Cliq mit diesem Profil und melden Sie sich wie gewohnt über den Prozess Ihrer Organisation an.
- Erstellen Sie ein zweites Profil, zum Beispiel „Kunde Nord“, und melden Sie sich dort mit dem separaten, vom Kunden bereitgestellten Konto an.
- Überprüfen Sie in beiden Sitzungen das Konto und die Organisation, bevor Sie weitere Ziele hinzufügen.
Profile halten Cookies, Sitzungen und Browserdaten voneinander getrennt. Sie stellen weder eine Einladung bereit noch weisen sie eine Lizenz zu oder ändern die innerhalb von Cliq gewährten Zugriffsrechte.
Erstellen Sie als Nächstes für jeden Arbeitskontext einen Bereich. Der Unternehmensbereich könnte Cliq, den Operations-Tracker und das interne Handbuch enthalten. Im Kundenbereich könnten die Cliq-Sitzung des Kunden, der Projektplan und die Prüfunterlagen liegen.
Jeder Bereich wird in einem eigenen Fenster geöffnet. Wenn Sie dasselbe Profil in mehreren Bereichen verwenden, wird derselbe Login genutzt. Ein anderer Bereichsname begründet keine weitere Kontoidentität. Diese Wiederverwendung ist sinnvoll, wenn ein Konto rechtmäßig an mehreren Projektunterhaltungen teilnimmt.
Halten Sie die Zugriffsübersicht bei Änderungen aktuell
Aktualisieren Sie die Übersicht, wenn ein Kundenauftrag beginnt, ein Auftragnehmer seine Arbeit beendet oder die Zuständigkeit an einen anderen Kollegen übergeht. Der organisatorische oder Gastzugriff einer Person muss in Cliq durch die Organisation entfernt werden, die für die Mitgliedschaft zuständig ist. Durch das Löschen eines Profils wird lediglich die lokale Sitzung entfernt.
Wenn ein Projekt endet, entfernen Sie seine Apps und den zugehörigen Bereich von Ihrem Desktop, damit die angezeigte Konfiguration der noch aktiven Arbeit entspricht.
Geben Sie der nächsten Organisation einen klaren Platz auf Ihrem Desktop
Beginnen Sie mit einem Unternehmens-Login und einer externen Beziehung. Entscheiden Sie, ob für diese Beziehung ein separates Konto, eine Gasteinladung, ein externer Kanal oder ein Network erforderlich ist. Halten Sie die Entscheidung fest, bevor Sie den Desktop einrichten.
Laden Sie anschließend WebCatalog Desktop herunter, erstellen Sie Profile für die unterschiedlichen Logins und richten Sie Bereiche für die Arbeit ein, die aus den jeweiligen Beziehungen entsteht. So bleibt Ihre Kontostruktur auf den Zugriff abgestimmt, den Ihre Organisationen bereitstellen, und Unterhaltungen sowie Tools lassen sich leichter gemeinsam finden.
