Gespräche in Zoho Cliq können über Unternehmensgrenzen hinweg stattfinden. Vielleicht arbeiten Sie innerhalb der Organisation Ihres Arbeitgebers, kooperieren mit einem Lieferanten und nutzen für einen weiteren Auftrag ein separates, vom Kunden bereitgestelltes Konto. Jede dieser Beziehungen kann eine andere Art von Zugriff erfordern.
Der erste Schritt bei der Verwaltung mehrerer Zoho-Cliq-Konten besteht darin, diese Beziehungen zu erfassen. Separate Anmeldungen benötigen separate Sitzungen. Ein externer Kanal, eine Gasteinladung oder ein Network kann es Ihnen ermöglichen, über Ihr bereits genutztes Konto zusammenzuarbeiten. Das Erstellen eines weiteren Desktop-Profils legt nicht fest, welche Konstellation Ihre Organisation erlaubt.
Sobald das Zugriffsmodell klar ist, können Sie die integrierte Kontoverwaltung von Cliq wählen oder diese Konten zusammen mit den zugehörigen Arbeits-Apps in WebCatalog organisieren.
Trennen Sie die Frage der Anmeldung von der Frage der Organisation
„Mehrere Organisationen“ kann verschiedene Situationen beschreiben. Ein Mitarbeiter mit einer weiteren, von einem Unternehmen bereitgestellten Anmeldung steht vor einer anderen Aufgabe als ein Partner, der zu einem gemeinsamen Gespräch eingeladen wurde.
Die Dokumentation von Zoho zu Cliq mit CRM Plus macht diese Unterscheidung deutlich: Ein Benutzer gehört einer primären Organisation an und kann anderen Organisationen als externer Benutzer beitreten. Die Dokumentation beschreibt den Wechsel zwischen diesen Kontexten, wobei sich die Zugriffsrechte von denen einer internen Mitgliedschaft unterscheiden.
In jüngerer Zeit hat Cliq mit seinen Steuerungsmöglichkeiten für Gastbenutzer den Zugriff auf zugewiesene Kanäle und Kontakte innerhalb einer anderen Organisation eingeführt. Die Teilnahme hängt von der Einladung und den jeweiligen Organisationsrichtlinien ab.
Wenn dieselbe E-Mail-Adresse bei der Arbeit für mehrere Unternehmen verwendet wird, bedeutet das also nicht zwangsläufig, dass zwei unabhängige Cliq-Konten vorliegen. Klären Sie, ob Sie eine separate Anmeldung, eine externe Mitgliedschaft oder eine konkrete Einladung zur Zusammenarbeit nutzen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Regeln für mehrere Organisationen in anderen Zoho-Produkten unverändert auch für Cliq gelten.
Erstellen Sie eine Zugriffsübersicht, bevor Sie Desktop-Konten hinzufügen
Erstellen Sie eine kurze Übersicht über Ihre anstehenden Aufgaben. Halten Sie für jedes Ziel die Anmeldung, die Zugriffsart, den zuständigen Administrator und die zugehörigen Unterlagen fest.
| Arbeitsbeziehung | Zu bestätigender Zugriff | Empfohlene Desktop-Anordnung |
|---|---|---|
| Mitarbeiter in Ihrem Hauptunternehmen | Ihr internes Konto und die zugewiesenen Kanäle | Ein Unternehmensprofil und ein Arbeitsbereich |
| Ein Kunde stellt Ihnen eine separate autorisierte Anmeldung bereit | Zugriff dieses Kontos auf Organisation und Kanäle | Ein separates, nach dem Kunden benanntes Profil |
| Ein Lieferant nutzt bereits Cliq | Ein externer Kanal oder ein anderer zulässiger Weg zur Zusammenarbeit | Ihr bestehendes Konto neben den Projekttools des Lieferanten |
| Ein Auftragnehmer übernimmt eine begrenzte Aufgabe | Gastzugriff auf die erforderlichen Gespräche, sofern unterstützt | Der autorisierte Gastkontext und die Projektbeschreibung |
| Langfristige Partner-Community | Mitgliedschaft in einem Cliq Network | Das entsprechende Network neben den Ressourcen für Partner |
Betrachten Sie die Übersicht als Beschreibung der tatsächlichen Zugriffsrechte. Ein Bereich namens „Kunde Nord“ ist nur dann sinnvoll, wenn das darin verwendete Konto die vorgesehenen Gespräche erreichen kann.
Notieren Sie beispielsweise „Unternehmensanmeldung, externer Lieferantenkanal, Verantwortlicher im Einkauf“ statt „Lieferantenkonto“, wenn keine separate Lieferantenanmeldung existiert. Eindeutige Bezeichnungen verhindern, dass Sie doppelte Profile erstellen, um ein Problem zu lösen, das eigentlich in der Zugriffskonfiguration liegt.
Lernen Sie die bereits integrierten Möglichkeiten kennen
Die Desktop-App von Cliq unterstützt die Anmeldung bei mehreren Konten
Die native Desktop-App von Zoho Cliq unterstützt bereits mehrere Konten. Zoho beschreibt den Weg Konten → Konto hinzufügen, um eine Anmeldung hinzuzufügen. Dabei sind maximal zehn Konten möglich. Wenn Sie ein Konto im Menü „Konten“ auswählen, öffnet sich dafür ein neues Cliq-Fenster.
Wenn Sie hauptsächlich innerhalb von Cliq arbeiten, ist dies eine unkomplizierte Möglichkeit. Über das Kontomenü der App können Sie auf die separaten Unternehmensanmeldungen zugreifen, die Sie bereits besitzen. WebCatalog wird dann nützlicher, wenn jedes Konto Teil eines größeren Arbeitsablaufs mit Projektunterlagen, Dokumenten, Kalendern und anderen Web-Apps ist.
Externe Kanäle verbinden Organisationen für ein gemeinsames Gespräch
Ein externer Kanal ermöglicht Menschen aus verschiedenen Organisationen die Zusammenarbeit. Die erforderlichen Richtlinien und die Einladung bestimmen den Zugriff. Zoho unterstützt die Zusammenarbeit in externen Kanälen auch über bestimmte Rechenzentren hinweg, während für Direktnachrichten zwischen Rechenzentren andere Einschränkungen gelten.
Ob externe Kanäle erstellt werden können, hängt vom Tarif ab: Im kostenlosen Tarif ist dies nicht möglich. Wer sie in kostenpflichtigen Tarifen erstellen darf, richtet sich nach der Edition und den Administratorberechtigungen. Prüfen Sie die Konfiguration der gastgebenden Organisation, bevor Sie diesen Weg für die Zusammenarbeit mit einem Lieferanten wählen.
Gastzugriff und Networks eignen sich für unterschiedliche Beziehungen
Die aktualisierte Gastfunktion von Zoho ermöglicht eingeladenen Mitwirkenden, bestehenden Kanälen beizutreten. Das kann beispielsweise zu einem Auftragnehmer passen, der bei einer bestimmten Kampagne hilft. Ein Cliq Network bietet eine eigene Umgebung für eine umfassendere externe Zusammenarbeit, etwa eine dauerhafte Partner-Community.
Prüfen Sie die aktuelle Gastdokumentation, bevor Sie den neueren Ablauf vorschlagen: Zoho weist derzeit darauf hin, dass Guest Users 2.0 in Zoho One nicht unterstützt wird. Auch Direktnachrichten zwischen Rechenzentren werden nicht unterstützt. Welcher Weg verfügbar ist, sollte sich nach der tatsächlichen Edition und Konfiguration der Organisation richten.
Diese integrierten Möglichkeiten können ein weiteres Konto überflüssig machen. Nutzen Sie eine separate Anmeldung, wenn die Arbeit sie tatsächlich erfordert, und die passende Funktion zur Zusammenarbeit, wenn es sich um eine externe Beteiligung handelt.
Organisieren Sie die genehmigte Konfiguration in WebCatalog
Sobald Ihre Zugriffsübersicht steht, richten Sie den Desktop entsprechend ein. Mit WebCatalog Desktop können Sie Cliq in einem eigenen Fenster starten und zusammen mit anderen Web-Apps organisieren.
Für zwei unterschiedliche Anmeldungen folgen Sie der Anleitung zur Profileinrichtung von WebCatalog:
- Öffnen Sie Profile und wählen Sie Profil hinzufügen.
- Benennen Sie das erste Profil nach dem Konto, das darin verwendet werden soll, beispielsweise „Unternehmensbetrieb“.
- Öffnen Sie Cliq mit diesem Profil und melden Sie sich über das übliche Verfahren Ihrer Organisation an.
- Erstellen Sie ein zweites Profil, etwa „Kunde Nord“, und melden Sie sich dort beim separaten, vom Kunden bereitgestellten Konto an.
- Prüfen Sie in beiden Sitzungen das Konto und die Organisation, bevor Sie weitere Ziele hinzufügen.
Profile halten Cookies, Sitzungen und Browserdaten getrennt. Sie stellen keine Einladung bereit, weisen keine Lizenz zu und ändern nicht die innerhalb von Cliq gewährten Zugriffsrechte.
Erstellen Sie anschließend für jeden Arbeitskontext einen Bereich. Der Unternehmensbereich könnte Cliq, die Aufgabenübersicht für den Betrieb und das interne Handbuch enthalten. Im Kundenbereich könnten sich die Cliq-Sitzung des Kunden, der Projektplan und die zu prüfenden Dokumente befinden.
Jeder Bereich öffnet sich in einem eigenen Fenster. Wenn Sie dasselbe WebCatalog-Profil in mehreren Bereichen verwenden, nutzen Sie dieselbe Anmeldung; ein anderer Bereichsname begründet keine weitere Kontoidentität. Diese Wiederverwendung ist sinnvoll, wenn ein Konto berechtigterweise an mehreren Projektgesprächen teilnimmt.
Wählen Sie einen WebCatalog-Tarif, der zur benötigten Anzahl an Apps, Profilen und Bereichen passt. Zählen Sie unterschiedliche Anmeldungen getrennt von Projekten: Fünf Projekte, die dasselbe Konto nutzen, erfordern nicht automatisch fünf Profile.
Beispiel: Ein Projektverantwortlicher mit drei unterschiedlichen Arbeitsbeziehungen
Stellen Sie sich einen Projektverantwortlichen vor, der eine interne Produkteinführung, eine Implementierung bei einem Kunden und eine Übergabe an einen Lieferanten koordiniert. Die Projekte werden von derselben Person betreut, teilen sich aber nicht alle Konten oder Dokumente.
Interne Einführung: Teamgespräch und Plan nebeneinander bereithalten
Verwenden Sie für die interne Einführung das Unternehmenskonto. Platzieren Sie diese Cliq-Sitzung zusammen mit der Release-Checkliste und dem Entscheidungsprotokoll in einem Bereich namens „Produkteinführung“.
Wenn ein Teammitglied fragt, ob ein Meilenstein erreicht ist, steht der Plan im selben Arbeitskontext bereit. Halten Sie die Entscheidung dort fest, wo das Projektteam sie erwartet, und antworten Sie anschließend im passenden Kanal. Der Vorteil ist ein kürzerer Weg vom Gespräch zu den Unterlagen, auf denen es beruht.
Dafür ist kein neues Cliq-Konto erforderlich, nur weil die Einführung einen eigenen Bereich hat. Die Unternehmensanmeldung kann auch in einem Bereich für den laufenden Betrieb wiederverwendet werden, wenn beide Kontexte zur selben Identität gehören.
Kundenimplementierung: Die vom Kunden bereitgestellte Anmeldung getrennt halten
Angenommen, der Kunde stellt ein Konto für seine Organisation bereit. Ordnen Sie diese Anmeldung dem Profil „Kunde Nord“ zu und verwenden Sie sie zusammen mit den Projekttools des Kunden.
Prüfen Sie vor der ersten Besprechung den Zugriff auf den Implementierungskanal und das zu besprechende Dokument. Wenn sich der Chat öffnen lässt, die Projektdatei jedoch nicht, klären Sie, welches Konto der Dateidienst erwartet. Eine funktionierende Cliq-Sitzung belegt nicht, dass alle zugehörigen Apps dieselben Anmeldedaten verwenden.
Nutzen Sie den Kundenbereich als Erinnerung an den aktiven Auftrag. Wenn Sie eine Datei teilen, prüfen Sie die vorgesehene Zielgruppe und das Zielgespräch. Es geht darum, den üblichen Prüfprozess leicht nachvollziehbar zu machen und die relevanten Dokumente bereits griffbereit zu haben.
Lieferantenübergabe: Die Unternehmensidentität bei Bedarf wiederverwenden
Für den Lieferanten kann ein genehmigter externer Kanal ausreichen. Behalten Sie das Unternehmenskonto bei und fügen Sie die Dokumente zur Lieferantenübergabe einem separaten Projektbereich hinzu.
Aus der Zugriffsübersicht sollte hervorgehen, dass dieses Gespräch weiterhin „Unternehmensbetrieb“ verwendet. Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn Sie nach einer Unterbrechung zurückkehren: Sie arbeiten als Mitarbeiter extern zusammen und sind nicht in der internen Organisation des Lieferanten angemeldet.
Wenn der Lieferant nicht beitreten kann, lassen Sie die zuständigen Administratoren die Einladung und die Richtlinien zur Zusammenarbeit prüfen. Ein neues WebCatalog-Profil ändert nicht die serverseitige Berechtigung, die die Teilnahme steuert.
Halten Sie die Zugriffsübersicht bei Änderungen aktuell
Aktualisieren Sie die Übersicht, wenn ein Kundenauftrag beginnt, ein Auftragnehmer seine Arbeit beendet oder die Verantwortung auf einen anderen Kollegen übergeht. Die hilfreichen Fragen sind konkret: Welche Anmeldung wird verwendet, welche Gespräche bleiben erforderlich und wer kann diesen Zugriff ändern?
Beim Ausscheiden einer Person muss möglicherweise ein Administrator den Organisations- oder Gastzugriff entfernen. Das Entfernen einer Desktop-Verknüpfung ist eine separate Aufräummaßnahme. Nehmen Sie die Änderung auf Dienstebene über die Organisation vor, die die Mitgliedschaft verwaltet, und passen Sie anschließend den Arbeitsbereich entsprechend an.
Prüfen Sie auch die Apps rund um das Gespräch. Ein Projekt kann abgeschlossen sein, während eine alte Projektbeschreibung, ein Kalender oder ein Dokumentenkonto weiterhin täglich sichtbar bleibt. Entfernen Sie Ziele, die keine aktive Arbeit mehr unterstützen, damit der Bereich weiterhin seinen Zweck erfüllt.
Wenn Benachrichtigungen ablenken, entscheiden Sie, welches Gespräch während des jeweiligen Arbeitsblocks eine Antwort erfordert. Nutzen Sie die Benachrichtigungseinstellungen der jeweiligen Cliq-Umgebung und prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie sich darauf verlassen. Mehr Konten zugänglich zu halten bedeutet nicht, dass jedes Konto den ganzen Tag über gleich viel Aufmerksamkeit erhalten muss.
Geben Sie der nächsten Organisation einen klaren Platz auf Ihrem Desktop
Beginnen Sie mit einer Unternehmensanmeldung und einer externen Beziehung. Entscheiden Sie, ob diese Beziehung ein separates Konto, eine Gasteinladung, einen externen Kanal oder ein Network benötigt. Halten Sie die Antwort fest, bevor Sie den Desktop konfigurieren.
Fügen Sie anschließend Zoho Cliq zu WebCatalog hinzu, erstellen Sie Profile für die unterschiedlichen Anmeldungen und stellen Sie Bereiche passend zu den Aufgaben zusammen, die aus jeder Beziehung entstehen. So bleibt Ihre Kontostruktur auf die Zugriffsrechte abgestimmt, die Ihre Organisationen bereitstellen, während sich die zugehörigen Gespräche und Tools leichter gemeinsam finden lassen.
