Um 9 Uhr braucht eine Marke einen neuen Produktbeitrag, eine andere hat Fragen zum heutigen Abendkurs, und eine dritte wartet auf die Freigabe einer Bildunterschrift. Sie öffnen Instagram, greifen zum passenden Bild und halten inne: Welches Konto ist das hier?
Um mehrere Instagram-Konten gut zu verwalten, brauchen Sie eine zuverlässige Möglichkeit, zwischen den Anmeldungen, Inhalten, Unterhaltungen und Entscheidungen der einzelnen Marken zu wechseln. Ein schnellerer Kontowechsel hilft. Ein wiederholbarer Arbeitsablauf hilft Ihnen, die Arbeit nach dem Wechsel auch abzuschließen.
Stellen Sie sich eine Person vor, die eine Bäckerei, ein Fitnessstudio und einen Onlineshop betreut. Der folgende Ablauf begleitet einen typischen Tag mit diesen drei Marken. Sie können denselben Ansatz auch für zwei Konten nutzen – mit weniger Fenstern und einer kürzeren Überprüfung.
9:00 Uhr: Erst die Marke wählen, dann die Aufgabe
Beginnen Sie mit einem kurzen Plan für jedes Konto. Bei der Bäckerei könnte heute die Ankündigung des Wochenendangebots im Vordergrund stehen. Beim Studio könnte es darum gehen, einen Kurs zu füllen. Beim Shop könnten zunächst Lieferfragen zu beantworten sein, bevor eine Produkteinführung vorbereitet wird.
Notieren Sie neben jeder Priorität den genauen Instagram-Benutzernamen. Markennamen und Profilbilder können ähnlich aussehen, besonders wenn Sie mehrere Standorte desselben Unternehmens betreuen. Der Benutzername gibt Ihnen etwas Konkretes, das Sie prüfen können.
Instagram bietet bereits Möglichkeiten zum Hinzufügen von und Wechseln zwischen Konten. Wenn Sie am Desktop nur gelegentlich zwischen Instagram-Konten wechseln müssen, passt die integrierte Kontowechselfunktion möglicherweise zu Ihrem Arbeitsablauf. Prüfen Sie nach dem Wechsel den aktiven Benutzernamen und führen Sie alle von Instagram angeforderten Anmeldeprüfungen durch.
Wenn Sie immer wieder zwischen Marken und deren anderen Tools wechseln, richten Sie für jede Marke ein eigenes WebCatalog-Profil ein. Profile halten Anmeldesitzungen getrennt; die offizielle Profilanleitung beschreibt die Einrichtung:
- Öffnen Sie WebCatalog Desktop und gehen Sie zu Profiles.
- Wählen Sie Add profile und vergeben Sie einen eindeutig erkennbaren Markennamen.
- Öffnen Sie Instagram mit diesem Profil und melden Sie sich bei dem Konto an, für das Sie autorisiert sind.
- Wiederholen Sie dies für die nächste Marke und prüfen Sie anschließend den Benutzernamen in jeder Sitzung.
Verwenden Sie in Ihrer Einrichtung durchgängig Namen wie „Bäckerei — Instagram“ und „Studio — Instagram“. Wenn Sie dasselbe Profil an einer anderen Stelle erneut öffnen, wird weiterhin dessen Sitzung verwendet. Erstellen Sie ein anderes Profil, wenn Sie eine andere Anmeldung benötigen.
Wählen Sie für das Beispiel mit drei Marken einen WebCatalog-Tarif, der die benötigte Anzahl an Profilen, Apps und Spaces unterstützt.
Halten Sie sich an die vom Inhaber vorgesehene Zugriffsregelung. Wenn Ihre Berechtigung über die Meta Business Suite erteilt wurde, nutzen Sie diesen autorisierten Weg. Das Erstellen eines WebCatalog-Profils gewährt keinen direkten Zugriff auf die Instagram-Anmeldung einer Marke.
9:15 Uhr: Das Briefing in dieselbe Arbeitsumgebung holen
Öffnen Sie nun das freigegebene Angebot der Bäckerei, den Redaktionskalender und das Instagram-Konto. Sie sollten drei Fragen beantworten können, ohne in den Dateien eines anderen Kunden suchen zu müssen: Was bewerben wir? Was ist freigegeben? Was sollen Kunden als Nächstes tun?
Spaces in WebCatalog bündeln Apps und Profile in einem Fenster für einen Kunden oder ein Projekt. Ein Space für die Bäckerei könnte deren Instagram-Profil, Planungsdokument und Designtool enthalten. Das Studio könnte einen eigenen Space mit seinem Konto und den nötigen Buchungsinformationen haben.
Wählen Sie für jede hinzugefügte App das passende Profil. Ein Space organisiert die Arbeit; Profile bestimmen, welche Anmeldesitzung eine App verwendet. Wenn Sie dasselbe Profil zwischen Spaces verschieben, entstehen dadurch keine separaten Konten.
Halten Sie die Einrichtung übersichtlich. Wahrscheinlich brauchen Sie das heutige Briefing, freigegebene Medien, das Konto und die Quelle für Kundeninformationen. Ein Archiv sämtlicher Kampagnen muss nicht direkt neben dem Beitrag liegen, den Sie gerade fertigstellen.
Legen Sie vor dem Schreiben das Geschäftsziel fest. Eine Ankündigung der Bäckerei könnte zu Vorbestellungen aufrufen. Ein Studiobeitrag könnte auf einen bestimmten Kurs verweisen. Eine Produkteinführung im Shop könnte zu einer Produktkollektion führen. Diese Entscheidung macht sowohl die Bildunterschrift als auch die spätere Erfolgsauswertung aussagekräftiger.
10:00 Uhr: Einen vollständigen Beitrag vorbereiten, bevor Sie die Marke wechseln
Stellen Sie das Veröffentlichungspaket der Bäckerei fertig, bevor Sie die Bildunterschrift für das Studio entwerfen. Halten Sie das freigegebene Bild oder Video, den endgültigen Text, Markierungen, das Linkziel und den geplanten Zeitpunkt im Planungsdokument der Marke zusammen.
Verwenden Sie Dateinamen, die sowohl die Marke als auch die Kampagne erkennen lassen. „Bäckerei — Wochenendangebot — freigegeben“ ist in einem Upload-Dialog leichter zu erkennen als „final-v3“. Der Freigabestatus sollte außerdem im Planungstool festgehalten werden, denn ein Dateiname allein verrät nicht, ob später noch jemand eine Änderung angefordert hat.
Prüfen Sie den Beitrag aus Kundensicht. Ist erkennbar, was wann verfügbar ist und was man tun muss? Zeigt das Bild das Produkt, das in der Bildunterschrift genannt wird? Stimmt das Angebot mit der aktuellen Speisekarte oder Buchungsseite überein?
Wenn dieselbe Kampagne an mehreren Standorten läuft, passen Sie die lokalen Angaben bewusst an. Prüfen Sie Öffnungszeiten, Buchungsziele, Abholmodalitäten und standortspezifische Preise erneut. Gerade bei ähnlichen Konten kann eine kopierte Bildunterschrift Angaben von gestern oder einer anderen Filiale in den heutigen Beitrag übertragen.
Entscheiden Sie dann, wie veröffentlicht werden soll:
- Jetzt veröffentlichen: Nutzen Sie Instagram, wenn der verfügbare Editor die für Ihren Beitrag erforderlichen Funktionen bietet und der Inhalt freigegeben ist.
- Für später planen: Nutzen Sie das Planungstool, mit dem der Kalender dieser Marke verwaltet wird. Die Meta Business Suite unterstützt die zeitliche Planung von Facebook- und Instagram-Inhalten, wie in Metas offizieller Schulung zum Veröffentlichen erläutert.
- Auf dem Smartphone fertigstellen: Wenn das Format eine Funktion der Instagram-App auf Ihrem Smartphone benötigt, bereiten Sie eine klare Übergabe mit Mediendatei, Bildunterschrift und vorgesehenem Konto vor.
WebCatalog stellt die Desktop-Arbeitsumgebung rund um diese Tools bereit. Die Funktionen zum Planen und Veröffentlichen stammen von Instagram, der Meta Business Suite oder dem von Ihnen verwendeten Veröffentlichungsdienst.
Prüfen Sie unmittelbar vor dem endgültigen Bestätigen das Zielkonto, die Mediendatei, die finale Bildunterschrift und den Zeitpunkt gemeinsam. Bestätigen Sie in der Meta Business Suite das ausgewählte Unternehmens-Asset und das Veröffentlichungsziel – auch dann, wenn Sie sie aus einem markenspezifischen Space geöffnet haben. Ihre Meta-Anmeldung kann Zugriff auf mehrere Marken haben.
Öffnen und prüfen Sie den Beitrag nach der Veröffentlichung. Kontrollieren Sie nach dem Planen, ob der Eintrag im Zeitplan des Veröffentlichungstools mit dem erwarteten Konto und Zeitpunkt erscheint. Halten Sie den daraus resultierenden Status fest, bevor Sie zum Studio wechseln. „Bildunterschrift freigegeben“, „eingeplant“ und „veröffentlicht“ sind unterschiedliche Arbeitsstände.
11:30 Uhr: Nachrichten und Kommentare in einem eigenen Durchgang bearbeiten
Für die Community-Betreuung brauchen Sie andere Informationsgrundlagen als für die Inhaltserstellung. Öffnen Sie die aktuellen Kursinformationen des Studios, bevor Sie Buchungsfragen beantworten, und die Lieferhinweise des Shops, bevor Sie Bestellungen besprechen.
Bearbeiten Sie die Unterhaltungen einer Marke gebündelt. Beginnen Sie mit Nachrichten, die zeitnahe Ereignisse betreffen: einen Kurs heute Abend, eine Abholung heute oder einen Kunden, der auf eine zugesagte Rückmeldung wartet. Kümmern Sie sich anschließend um Routinefragen und Kommentare.
Prüfen Sie bei jeder Antwort die Kontoidentität und den bisherigen Gesprächsverlauf. Ein wiederkehrender Kunde hat möglicherweise bereits eine Antwort von einem Kollegen erhalten. Wenn Sie den Verlauf lesen, können Sie die Unterhaltung fortsetzen, ohne widersprüchliche Zusagen zu machen.
Halten Sie wiederverwendbare Antworten mit vom Team freigegebenen Angaben direkt beim Konto der jeweiligen Marke bereit. Betrachten Sie sie als Ausgangspunkt. Passen Sie vor dem Senden Namen, Produkte, Daten und die Antwort auf die tatsächliche Frage an. Eine freundliche Antwort der Bäckerei und eine sachliche Lieferauskunft sollten so klingen, wie es zum jeweiligen Unternehmen passt.
Wenn eine Antwort die Entscheidung einer anderen Person erfordert, halten Sie die Frage, die verantwortliche Person und die nächste zugesagte Rückmeldung im Arbeitstool Ihres Teams fest. Eine ungelesene Unterhaltung allein ist eine schwache Übergabe, denn jemand anderes könnte sie öffnen, ohne zu wissen, warum sie noch nicht abgeschlossen wurde.
Für Teams, die die Meta Business Suite verwenden, unterstützen deren Postfach-Tools die Kundenkommunikation neben anderen geschäftlichen Aufgaben. Vereinbaren Sie, aus welchem Postfach das Team arbeitet und wer welche Marke betreut. WebCatalog hält Ihre gewählten Tools griffbereit; es führt keine separaten Instagram-Postfächer zusammen und weist Kollegen keine Unterhaltungen zu.
Prüfen Sie zum Abschluss des Durchgangs, was noch offen ist. Sie sollten für jede Unterhaltung, die weiterhin Aufmerksamkeit benötigt, den nächsten Schritt benennen können.
14:00 Uhr: Nach Unterbrechungen zum richtigen Konto zurückkehren
Ein Kundenanruf oder eine dringende Designänderung kann einen perfekt organisierten Vormittag unterbrechen. Wenn Sie zurückkehren, beginnen Sie mit dem Planungseintrag der Marke, statt anzunehmen, dass das geöffnete Konto noch immer das benötigte ist.
Öffnen Sie das passende Profil, prüfen Sie den Benutzernamen und lesen Sie den zuletzt dokumentierten Status. Wenn der Beitrag der Bäckerei bereits eingeplant ist, prüfen Sie diesen geplanten Eintrag, bevor Sie etwas Neues erstellen. Wenn die Bildunterschrift des Studios auf Freigabe wartet, arbeiten Sie im maßgeblichen Dokument weiter statt mit einer älteren Kopie in einem Nachrichtenverlauf.
Separate Desktop-Fenster geben jeder Arbeitsumgebung einen sichtbaren Platz. Sie ersetzen diese Prüfung jedoch nicht. Sie können weiterhin die falsche Marke öffnen, in einem Veröffentlichungstool ein anderes Ziel auswählen oder Text einfügen, der für ein anderes Konto bestimmt ist.
Wenn Instagram Sie zur erneuten Authentifizierung auffordert, durchlaufen Sie den normalen Verifizierungsprozess. Ein gespeichertes Profil hält eine separate Sitzung aufrecht, aber Instagram kann dennoch eine Anmeldung oder andere Kontoprüfungen verlangen. WebCatalog umgeht diese Anforderungen nicht und ändert auch keine Plattformregeln.
16:30 Uhr: Eine Übergabe hinterlassen, mit der die nächste Person weiterarbeiten kann
Wenn Sie mehrere Instagram-Konten geschäftlich verwalten, muss jemand die Arbeit übernehmen können, wenn Sie nicht verfügbar sind. Beenden Sie den Tag für jede Marke mit einer kurzen Aufzeichnung der erledigten Aufgaben, ausstehenden Entscheidungen und zeitkritischen Unterhaltungen.
Eine hilfreiche Übergabe könnte so lauten:
Studio: Der Beitrag zum morgigen Kurs ist eingeplant; die freigegebene Bildunterschrift steht im Redaktionskalender. Zwei Buchungsfragen müssen noch von der Rezeption bestätigt werden. Vor dem Antworten bei der Rezeption nachfragen. Die nächste Postfachkontrolle übernimmt die Abendleitung.
Fügen Sie Links zum tatsächlichen Beitrag, Planungseintrag oder zur Unterhaltung hinzu, sofern Ihre Tools dies unterstützen. Belassen Sie Kundendaten im dafür autorisierten System, statt sie in ein allgemeines Übergabedokument zu kopieren.
Richten Sie den Zugriff eines Kollegen über die von Meta unterstützten Konto- oder Unternehmensberechtigungen ein. Metas Leitfaden für Business-Portfolios behandelt die Verwaltung von Konten und Berechtigungen. Lassen Sie den Inhaber den für die Arbeit erforderlichen Zugriff gewähren und prüfen Sie, ob der Kollege die nötigen Aufgaben mit seiner eigenen autorisierten Anmeldung ausführen kann.
Ein WebCatalog-Profil ist eine lokale Arbeitsumgebung, keine Berechtigung, im Namen eines Kunden zu handeln. Wenn sich Zuständigkeiten ändern, prüfen Sie sowohl die zugrunde liegenden Meta-Zugriffsrechte als auch die Desktop-Einrichtung.
Notieren Sie zum Schluss eine Beobachtung für morgen: eine wiederkehrende Kundenfrage, ein unklar formuliertes Angebot oder einen Beitrag, dessen Auswertung sich lohnt. Entnehmen Sie Leistungskennzahlen den verfügbaren Instagram-Auswertungen oder Ihren geschäftlichen Reporting-Tools. WebCatalog organisiert den Zugriff auf diese Tools; es berechnet keine zusammengefassten Instagram-Analysen.
Beginnen Sie mit den beiden Konten, die Sie am häufigsten nutzen
Richten Sie den Ablauf an Ihrer tatsächlichen Arbeit aus: Marke wählen, Benutzernamen prüfen, Aufgabe abschließen und Ergebnis festhalten. Fügen Sie weitere Apps nur dann hinzu, wenn sie Ihnen helfen, diese Schritte zu erledigen.
Richten Sie Instagram in WebCatalog ein, erstellen Sie separate Profile für Ihre beiden meistgenutzten Konten und platzieren Sie jedes neben den zugehörigen Planungsunterlagen. Nutzen Sie diese Einrichtung für Ihre nächste Veröffentlichungs- und Postfachrunde. So haben Sie einen klaren Ort, zu dem Sie zurückkehren können, wenn die nächste Marke Ihre Aufmerksamkeit braucht.
