Google Voice kann ganz unterschiedliche Anrufe unterstützen: einen privaten Termin, ein Kundengespräch oder ein Gespräch, das Sie im Namen eines Kollegen führen. Bevor Sie eine weitere Anmeldung hinzufügen, sollten Sie entscheiden, welchen Unterschied Sie tatsächlich abbilden müssen.
Um mehrere Google Voice-Konten zu verwalten, verwenden Sie für jedes bereits vorhandene Konto eine separate Desktop-Sitzung, überprüfen Sie die zugehörige Voice-Nummer und organisieren Sie die Arbeit rund um dieses Konto. Wenn mehrere Personen Anrufe unter derselben Nummer entgegennehmen sollen, sind die geschäftlichen Telefoniefunktionen von Google Voice möglicherweise besser geeignet als ein weiteres Kontofenster.
WebCatalog hilft dabei, die verschiedenen Kontokontexte auf dem Desktop zugänglich zu halten. Nummernzuweisung, Abonnement, Anrufweiterleitung und Anrufrouting bleiben Bestandteil von Google Voice.
Legen Sie zuerst die Konten- und Nummernstruktur fest
Ein Google-Konto identifiziert den angemeldeten Nutzer. Eine Voice-Nummer ist eine Nummer, die über den Dienst bereitgestellt oder zugewiesen wird. Eine verknüpfte Telefonnummer ist eine bestehende Telefonnummer, an die Anrufe weitergeleitet werden können.
Googles Anleitung zu verknüpften Nummern erklärt, dass Anrufe an Ihre Voice-Nummer an verknüpfte Telefone weitergeleitet werden. Wenn Sie Ihr Mobiltelefon verknüpfen, entsteht dadurch weder eine zweite Google Voice-Identität noch ein separater Posteingang.
Beginnen Sie mit der Struktur, die zu Ihrer Arbeit passt:
| Was Sie benötigen | Geeigneter Ausgangspunkt | Was ein Desktop-Arbeitsbereich beiträgt |
|---|---|---|
| Private und vom Arbeitgeber bereitgestellte Voice-Konten zugänglich halten | Separate, bereitgestellte Konten | Getrennte Sitzungen und klar erkennbare Arbeitskontexte |
| Anrufe an Ihre bestehende Voice-Nummer auf einem anderen Telefon entgegennehmen | Weiterleitung an verknüpfte Nummern, sofern verfügbar | Zugriff auf die Einstellungen und den Verlauf des Kontos |
| Ein Team Anrufe an eine gemeinsame Geschäftsnummer bearbeiten lassen | Eine Anrufgruppe in einem geeigneten Workspace-Tarif | Die zugehörigen Teamtools und Unterlagen |
| Eine Führungskraft bei der Bearbeitung ihrer Anrufe unterstützen | Autorisierte Anrufdelegierung in einem geeigneten Tarif | Ihre eigene Arbeitssitzung neben den vereinbarten Tools zur Nachverfolgung |
Dies sind unterschiedliche Konzepte. Zusätzliche Kontofenster erstellen keine Anrufgruppe, und die Weiterleitung einer Nummer überträgt keiner anderen Person die Verantwortung für das Gespräch. Entscheiden Sie zuerst, wie die Anrufe ablaufen sollen, bevor Sie festlegen, wo sie angezeigt werden.
Stimmen Sie das Konzept auf das tatsächliche Voice-Abonnement ab
Private und geschäftliche Google Voice-Konten bieten nicht alle dieselben Funktionen. Googles Abonnementvergleich unterscheidet zwischen Tarifen für Einzelnutzer und Abonnements, die Google Workspace hinzugefügt werden.
Der kostenlose Dienst für Privatnutzer ist eine Option für Einzelnutzer. Google bietet außerdem die eigenständigen Abonnements Starter standalone und Standard standalone für berechtigte private Gmail-Konten in den USA an. Eine Anmeldung mit einem privaten Gmail-Konto sagt daher nicht aus, ob das Konto den kostenlosen Dienst oder einen kostenpflichtigen Tarif nutzt.
Die Dokumentation zu eigenständigen Tarifen ist beim Vergleich geschäftlicher Funktionen wichtig: Standard standalone umfasst automatische Telefonzentralen, jedoch keine Anrufgruppen oder Anrufdelegierung. Diese Funktionen für die Zusammenarbeit sind mit Voice Standard und Premier als Workspace-Add-ons verfügbar.
Prüfen Sie bei einem vom Unternehmen verwalteten Konto, ob Voice für den Nutzer bereitgestellt wurde. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse allein bedeutet nicht, dass ein funktionsfähiger Voice-Dienst oder die benötigte Telefoniefunktion vorhanden ist.
Auch der Standort beeinflusst die Auswahl. Tarife für Einzelnutzer sind nur in den USA verfügbar. Bei Organisationen hängt die Verfügbarkeit vom Land und davon ab, ob der Telefondienst über Googles Telefontarif, Carrier Link oder SIP Link bereitgestellt wird. Lesen Sie Googles Leitfaden zu Ländern und Anbietern, bevor Sie eine Einführung an mehreren Standorten planen.
Sie müssen nicht Ihre gesamte Telefonanlage neu konzipieren, um zwei bestehende Konten zu organisieren. Sie müssen aber wissen, welchen Dienst jedes Konto nutzt, bevor Sie bei beiden dieselben Funktionen erwarten.
Nutzen Sie die integrierte Kontoverwaltung von Google, wenn sie passt
Google bietet bereits die Anmeldung mit mehreren Konten und den Wechsel zwischen Konten. Verwenden Sie auf dem Desktop das Profilbild oder die Initiale, um ein Konto hinzuzufügen oder auszuwählen. Prüfen Sie anschließend, welches Konto in dem geöffneten Dienst aktiv ist.
Auch für die mobile Voice-App ist der Kontowechsel unter Android sowie auf dem iPhone oder iPad dokumentiert. Die Kontoauswahl ist eine praktische Option, wenn Sie nur gelegentlich den Kontext wechseln müssen.
Auf dem Desktop wird Google Voice über die Weboberfläche genutzt. Googles Anleitung zum Telefonieren nennt unterstützte Browser, darunter Chrome, Edge, Firefox und Safari. Für eine einfache Einrichtung kann es ausreichen, Voice in einem Browser bereitzuhalten.
Separate WebCatalog-Profile sind nützlich, wenn das private und das geschäftliche Konto feste, benannte Plätze benötigen – insbesondere dann, wenn aus Anrufen Dokumente, Termine oder Projekteinträge entstehen. Sie können zur gewünschten Sitzung zurückkehren, ohne sich allein darauf verlassen zu müssen, welches Google-Konto gerade in einem allgemeinen Browserfenster ausgewählt ist.
Geben Sie jedem Konto einen klar erkennbaren Platz auf dem Desktop
Fügen Sie Google Voice zu WebCatalog Desktop hinzu. Wählen Sie unter Profiles die Option Add profile, benennen Sie das Profil nach dem Zweck des Kontos und öffnen Sie Voice mit diesem Profil. Melden Sie sich mit dem vorgesehenen Google-Konto an. Wiederholen Sie dies mit einem zweiten Profil für das andere Konto.
Die Dokumentation zu WebCatalog-Profilen erklärt, dass Cookies, Sitzungen und Browserdaten zwischen den Profilen getrennt bleiben. Sinnvolle Namen wären beispielsweise „Privates Voice“ und „Beratung“.
Bevor Sie fortfahren, prüfen Sie in jeder Sitzung die E-Mail-Adresse des Kontos und die Voice-Nummer. Ein leerer Anrufverlauf oder eine Registrierungsseite kann bedeuten, dass Sie ein anderes Google-Konto ausgewählt haben als dasjenige, für das der Dienst eingerichtet ist. Klären Sie diese Kontozuordnung, bevor Sie Nummern erstellen oder ändern.
Erstellen Sie einen geschäftlichen Space, der Voice, Ihren Kalender und die Unterlagen enthält, die Sie nach Anrufen verwenden. Jeder Space wird in einem eigenen Fenster geöffnet. Profile trennen Kontositzungen; Spaces ordnen die Apps nach ihrem Zweck.
Wenn dieselbe Geschäftsnummer für mehrere Kundenprojekte verwendet wird, können Sie ihr Profil in verschiedenen Projekt-Spaces wiederverwenden. Es handelt sich weiterhin um dasselbe Voice-Konto mit demselben zugrunde liegenden Verlauf. Wählen Sie einen WebCatalog-Tarif, der die Profile, Apps und Spaces Ihrer geplanten Einrichtung unterstützt.
Arbeitsablauf 1: Private und berufliche Anrufe während des Arbeitstags
Stellen Sie sich einen Berater vor, der ein bestehendes privates Voice-Konto und ein separat bereitgestelltes Geschäftskonto nutzt. Ziel ist es, den Kontext jedes Gesprächs zu erkennen und die daraus entstehenden Aufgaben am richtigen Ort festzuhalten.
Öffnen Sie zu Tagesbeginn die geschäftliche Sitzung neben dem Terminkalender und den aktuellen Kundennotizen. Halten Sie die private Sitzung bei Bedarf in einem eigenen Fenster bereit. Behandeln Sie die beiden Anrufverläufe nicht wie eine einzige Aufgabenliste: Ein verpasster Anruf zu einem privaten Termin und eine Kundenanfrage erfordern unterschiedliche nächste Schritte.
Für eingehende Anrufe auf dem Desktop muss die Sitzung tatsächlich verfügbar sein. Google weist darauf hin, dass Voice geöffnet bleiben muss, um Anrufe auf einem Computer zu empfangen. Prüfen Sie das ausgewählte Mikrofon, die Lautsprecher und die relevanten Benachrichtigungsberechtigungen. Führen Sie anschließend einen Testanruf durch, bevor Sie sich bei Terminen auf eine neue Einrichtung verlassen.
Wenn Sie auch verknüpfte Telefone nutzen, überprüfen Sie deren Weiterleitungseinstellungen im richtigen Konto. Laut Google kann eine Telefonnummer nicht mit einer weiteren Voice-Nummer verknüpft werden, wenn sie bereits anderweitig verknüpft ist. Planen Sie zwei Desktop-Sitzungen daher nicht mit der Annahme, dass beide Konten an dieselbe verknüpfte Nummer weitergeleitet werden können, ohne zuvor die Möglichkeiten des Dienstes zu prüfen.
Wenn Sie einen verpassten Anruf zurückrufen, öffnen Sie zuerst den Verlauf des passenden Kontos. Prüfen Sie den Anrufkontext, rufen Sie dann zurück und halten Sie den nächsten Schritt beim zugehörigen Termin oder bei der jeweiligen Kundenarbeit fest.
Arbeitsablauf 2: Mehrere Kundenprojekte nutzen eine Geschäftsnummer
Ein zweiter Kunde erfordert nicht automatisch ein zweites Voice-Konto. Wenn Ihre Beratung bereits eine Geschäftsnummer nutzt, kann es sinnvoller sein, die Anrufe nach Projekten zu organisieren.
Erstellen Sie einen Space für ein Projekt, bei dem häufig telefonische Abstimmungen anfallen. Fügen Sie Voice mit dem bestehenden Geschäftsprofil sowie die Projektbeschreibung, den Zeitplan und das Entscheidungsprotokoll hinzu. Ein weiterer Projekt-Space kann dasselbe Profil wiederverwenden und zugleich seine eigenen ergänzenden Tools anzeigen.
Wenn ein Kunde anruft, öffnen Sie den passenden Projektkontext und arbeiten Sie mit der aktuellen Projektbeschreibung. Halten Sie am Ende die Entscheidung, die verantwortliche Person und den nächsten Schritt fest. Zum Beispiel: „Den geänderten Liefertermin mit dem Projektauftraggeber bestätigen und anschließend den aktualisierten Zeitplan versenden.“ Das ist eine konkrete Handlungsanweisung, ohne dass Sie jeden Teil des Gesprächs übernehmen müssen.
Die Wiederverwendung eines Profils teilt den Voice-Verlauf nicht nach Projekten auf, erstellt keine projektspezifischen Mailboxen und ändert nicht die für Anrufe verwendete Nummer. Halten Sie diese Projekttrennung in den Unterlagen aufrecht, die Sie bereits nutzen. WebCatalog ordnet die Tools praktisch an; Anrufer werden dadurch nicht automatisch kategorisiert.
Gleichen Sie vor Feierabend verpasste Anrufe und Mailboxnachrichten des Geschäftskontos mit diesen Projektunterlagen ab. Vermerken Sie die Nachverfolgung dort, wo Sie die Arbeit verwalten, damit beim erneuten Öffnen eines Projekts am nächsten Tag erkennbar ist, was noch Aufmerksamkeit erfordert.
Arbeitsablauf 3: Anrufe im Namen eines Kollegen bearbeiten
Eine Assistenz der Geschäftsführung hat andere Anforderungen als jemand, der zwei private Anmeldungen verwaltet. Die Assistenz benötigt die Berechtigung, Anrufe einer anderen Person zu bearbeiten und dabei weiterhin ihre eigene berufliche Identität zu verwenden.
Nutzen Sie in geeigneten Workspace Voice-Tarifen die Anrufdelegierung. Ein Administrator kann einer Vertretung Berechtigungen zuweisen, um im Namen der delegierenden Person Anrufe zu tätigen, Anrufe entgegenzunehmen und auf die Mailbox zuzugreifen. Die zugewiesenen Berechtigungen bestimmen, welche Aufgaben übernommen werden können.
Vereinbaren Sie vor Beginn der Vertretung die praktische Übergabe: Welche Anrufe sollen durchgestellt werden, welche können direkt bearbeitet werden und wie sollen Rückrufwünsche erfasst werden? Halten Sie Ihre eigene Voice-Sitzung neben dem freigegebenen Kalender und der Dokumentation zur Nachverfolgung in einem Space namens „Assistenz der Geschäftsführung“ bereit.
Wenn ein eingehender Anruf weitere Maßnahmen erfordert, halten Sie fest, wer reagieren soll und welche Hintergrundinformationen diese Person benötigt. Der Arbeitsbereich unterstützt diesen Prozess, ohne dass ein zweites Profil im Konto der Führungskraft angemeldet sein muss. Die Delegierung wird durch Google Voice gewährt, nicht durch WebCatalog.
Für die Anrufannahme im Team sollten Sie stattdessen eine Anrufgruppe in Betracht ziehen. Google unterstützt in geeigneten Tarifen Routingoptionen, Geschäftszeiten und die Behandlung unbeantworteter Anrufe. In der Dokumentation wird außerdem darauf hingewiesen, dass Anrufgruppenanrufe nicht an die verknüpften Mobiltelefonnummern der Mitglieder weitergeleitet werden. Prüfen Sie daher bei der Planung der Erreichbarkeit, auf welchen Geräten Anrufe tatsächlich angenommen werden können.
Mehrere geöffnete Kontofenster können diese Routingregeln nicht ersetzen. Nutzen Sie die passende Voice-Funktion und organisieren Sie anschließend die unterstützenden Arbeitsmittel jeder Person darum herum.
Richten Sie den Arbeitsbereich auf den nächsten Anruf aus
Beginnen Sie mit den Konten und Nummern, die Ihnen bereits zugewiesen sind. Ermitteln Sie, ob die nächste Verbesserung in getrennten Sitzungen für Privates und Berufliches, einem besseren Projektkontext oder einer unterstützten Delegierungs- beziehungsweise Anrufgruppenlösung besteht.
Öffnen Sie anschließend Google Voice in WebCatalog. Geben Sie unterschiedlichen Konten separate Profile, platzieren Sie das jeweils genutzte Konto neben den Tools, die aus Anrufen Entscheidungen machen, und prüfen Sie vor Ihrem nächsten geplanten Gespräch die Einrichtung für eingehende Anrufe. Das Ergebnis ist ein übersichtlicherer Ort für Anrufe und deren Nachbereitung, ohne die Organisation von Konten mit der Konfiguration der Telefonanlage zu verwechseln.
