Google Voice unterstützt ganz unterschiedliche Anrufe: einen privaten Termin, ein Kundengespräch oder ein Gespräch, das im Auftrag einer Kollegin oder eines Kollegen geführt wird. Bevor Sie einen weiteren Login hinzufügen, sollten Sie entscheiden, welchen Unterschied Sie tatsächlich abbilden müssen.
Um mehrere Google-Voice-Konten zu verwalten, wechseln Sie über das Google-Kontomenü zwischen ihnen oder richten Sie für jedes Konto ein eigenes Profil in WebCatalog Desktop ein, damit beide gleichzeitig angemeldet bleiben. Prüfen Sie die Voice-Nummer jedes Kontos und organisieren Sie Ihre Arbeit passend zu diesem Konto. Wenn mehrere Personen Anrufe unter einer Nummer entgegennehmen müssen, sind die geschäftlichen Anruffunktionen von Google Voice möglicherweise besser geeignet als ein weiteres Kontofenster.
WebCatalog Desktop hält die jeweiligen Kontokontexte auf dem Desktop zugänglich. Die Zuweisung von Nummern, das Abonnement sowie die Weiterleitungs- und Anrufrouting-Einstellungen bleiben Teil von Google Voice.
Wählen Sie zuerst die passende Konto- und Nummernkonfiguration
Ein Google-Konto identifiziert den angemeldeten Nutzer. Eine Voice-Nummer ist eine Nummer, die über den Dienst bereitgestellt oder zugewiesen wird. Eine verknüpfte Telefonnummer ist eine bestehende Telefonnummer, an die weitergeleitete Anrufe zugestellt werden können.
Ein privates Google-Konto umfasst eine Voice-Nummer. Google wird nicht einmal eine zweite Nummer übertragen, wenn in dem Konto bereits eine vorhanden ist. Eine zweite private Nummer erfordert daher ein zweites Google-Konto – und dann wird die Verwaltung mehrerer Konten notwendig.
Googles Anleitung für verknüpfte Nummern erläutert, dass Anrufe an Ihre Voice-Nummer an verknüpfte Telefone weitergeleitet werden. Durch die Verknüpfung Ihres Mobiltelefons entsteht weder eine zweite Google-Voice-Identität noch ein separater Posteingang.
Beginnen Sie mit der Konfiguration, die zu Ihrer Arbeit passt:
| Ihr Bedarf | Geeigneter Ausgangspunkt | Was ein Desktop-Arbeitsbereich beiträgt |
|---|---|---|
| Private und vom Arbeitgeber bereitgestellte Voice-Konten zugänglich halten | Separate bereitgestellte Konten | Getrennte Sitzungen und klar erkennbare Arbeitskontexte |
| Ihre bestehende Voice-Nummer auf einem anderen Telefon entgegennehmen | Weiterleitung an eine verknüpfte Nummer, sofern verfügbar | Zugriff auf die Einstellungen und den Verlauf des Kontos |
| Ein Team soll Anrufe unter einer gemeinsamen geschäftlichen Nummer entgegennehmen | Eine dafür geeignete Workspace-Rufgruppe | Die dazugehörigen Teamtools und Aufzeichnungen |
| Eine Führungskraft bei der Bearbeitung ihrer Anrufe unterstützen | Autorisierte Anrufdelegierung mit einem geeigneten Tarif | Ihre eigene Arbeitssitzung neben den vereinbarten Tools für die Nachverfolgung |
Das sind unterschiedliche Konfigurationen. Weitere Kontofenster einzurichten, erstellt keine Rufgruppe, und die Weiterleitung einer Nummer weist niemand anderem die Verantwortung für das Gespräch zu. Entscheiden Sie, wie die Anrufe gehandhabt werden sollen, bevor Sie festlegen, wo sie angezeigt werden.
Stimmen Sie die Konfiguration auf das tatsächliche Voice-Abonnement ab
Die privaten und geschäftlichen Google-Voice-Konten bieten nicht alle dieselben Funktionen. Googles Tarifvergleich unterscheidet zwischen Einzelnutzertarifen und Abonnements, die zu Google Workspace hinzugefügt werden.
Der kostenlose Verbraucherdienst ist eine Einzelnutzeroption. Google bietet außerdem die Abonnements Starter standalone und Standard standalone für berechtigte private Gmail-Konten in den USA an. Anhand eines privaten Gmail-Logins lässt sich also nicht erkennen, ob ein Konto den kostenlosen Dienst oder einen kostenpflichtigen Tarif nutzt.
Die Dokumentation zu eigenständigen Tarifen ist beim Vergleich geschäftlicher Funktionen relevant: Standard standalone umfasst automatische Vermittlungen, jedoch keine Rufgruppen oder Anrufdelegierung. Diese Funktionen für die Zusammenarbeit sind als Workspace-Add-ons mit Voice Standard und Premier verfügbar.
Prüfen Sie bei einem vom Unternehmen verwalteten Konto, ob Voice für den Nutzer bereitgestellt wurde. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse allein bedeutet nicht, dass ein funktionierender Voice-Dienst oder die erforderliche Anruffunktion verfügbar ist.
Auch der Standort beeinflusst die Wahl. Einzelnutzertarife sind nur in den USA verfügbar. Für Organisationen hängt die Verfügbarkeit vom Land und davon ab, ob der Telefondienst über Googles Anruftarif, Carrier Link oder SIP Link bereitgestellt wird. Informieren Sie sich in Googles Übersicht zu Ländern und Anbietern, bevor Sie einen Rollout an mehreren Standorten planen.
Sie müssen Ihr gesamtes Telefonsystem nicht neu gestalten, um zwei bestehende Konten zu organisieren. Sie müssen jedoch wissen, welchen Dienst jedes Konto nutzt, bevor Sie davon ausgehen, dass beide dieselben Funktionen bieten.
Nutzen Sie Googles integrierte Kontosteuerung, wenn sie ausreicht
Google bietet bereits die Anmeldung mit mehreren Konten und den Wechsel zwischen ihnen. Klicken Sie auf dem Desktop auf das Profilbild oder den Anfangsbuchstaben, um ein Konto hinzuzufügen oder auszuwählen. Prüfen Sie anschließend, welches Konto in dem geöffneten Dienst aktiv ist.
Auch die mobile Voice-App unterstützt den Kontowechsel; die entsprechenden Anleitungen finden Sie für Android sowie für iPhone oder iPad. Die Kontoauswahl ist praktisch, wenn Sie nur gelegentlich zwischen verschiedenen Kontexten wechseln müssen.
Auf dem Desktop nutzen Sie Google Voice über die Weboberfläche. In Googles Anleitung zum Telefonieren sind unterstützte Browser aufgeführt, darunter Chrome, Edge, Firefox und Safari. Für eine einfache Konfiguration kann es genügen, Voice in einem Browser geöffnet zu halten.
Separate WebCatalog-Desktop-Profile sind nützlich, wenn das private und das geschäftliche Konto jeweils einen festen, eindeutig benannten Platz haben sollen – insbesondere, wenn auf Anrufe Dokumente, Termine oder Projektdaten folgen. So kehren Sie zur gewünschten Sitzung zurück, ohne sich allein darauf verlassen zu müssen, welches Google-Konto gerade in einem allgemeinen Browserfenster ausgewählt ist.
Richten Sie für jedes Konto einen klar erkennbaren Platz in WebCatalog Desktop ein
Fügen Sie Google Voice in WebCatalog Desktop hinzu. Wählen Sie unter Profiles die Option Add profile, geben Sie dem Profil einen Namen, der den Zweck des Kontos beschreibt, und öffnen Sie Voice über dieses Profil. Melden Sie sich mit dem vorgesehenen Google-Konto an. Wiederholen Sie den Vorgang mit einem zweiten Profil für das andere Konto. Jedes Profil öffnet Voice in einem eigenen Desktopfenster mit einem Symbol im Dock oder in der Taskleiste – statt in einem Browser-Tab, den Sie versehentlich schließen könnten.
In der Dokumentation zu WebCatalog-Profilen wird erläutert, dass Cookies, Sitzungen und Browserdaten zwischen Profilen getrennt bleiben. Sinnvolle Namen wären beispielsweise „Privates Voice“ und „Berufliches Voice“.
Prüfen Sie vor dem Fortfahren die E-Mail-Adresse des Kontos und die Voice-Nummer in jeder Sitzung. Ein leerer Anrufverlauf oder eine Registrierungsseite kann bedeuten, dass Sie ein anderes Google-Konto ausgewählt haben als dasjenige, für das der Dienst eingerichtet ist. Klären Sie diese Identitätsfrage, bevor Sie Nummern erstellen oder ändern.
Erstellen Sie einen Arbeitsbereich für Ihre Arbeit mit Voice, Ihrem Kalender und den Aufzeichnungen, die Sie nach Anrufen verwenden. Jeder Arbeitsbereich wird in einem eigenen Fenster geöffnet. Profile trennen Kontositzungen; Arbeitsbereiche ordnen Apps nach ihrem Zweck.
Wenn dieselbe geschäftliche Nummer für mehrere Kundenprojekte verwendet wird, können Sie ihr Profil in verschiedenen Projektarbeitsbereichen nutzen. Es bleibt dabei dasselbe Voice-Konto mit demselben zugrunde liegenden Verlauf.
Arbeitsablauf 1: Private und berufliche Anrufe während eines Arbeitstags
Stellen Sie sich eine Beraterin oder einen Berater vor, die oder der ein bestehendes privates Voice-Konto und ein separat bereitgestelltes Geschäftskonto nutzt. Ziel ist es, den Kontext jedes Gesprächs zu erkennen und die daraus entstehende Arbeit am richtigen Ort festzuhalten.
Öffnen Sie zu Beginn des Arbeitstags die geschäftliche Sitzung neben dem Terminkalender und den aktuellen Kundennotizen. Lassen Sie die private Sitzung bei Bedarf in einem eigenen Fenster geöffnet. Behandeln Sie die beiden Anrufverläufe nicht wie eine gemeinsame Aufgabenliste: Bei einem verpassten Anruf zu einem privaten Termin und einer Kundenanfrage sind unterschiedliche nächste Schritte erforderlich.
Damit Anrufe auf dem Desktop eingehen können, muss die Sitzung tatsächlich verfügbar sein. Laut Google muss Voice geöffnet bleiben, um Anrufe auf einem Computer entgegenzunehmen. Prüfen Sie das ausgewählte Mikrofon, die Lautsprecher und die entsprechenden Benachrichtigungsberechtigungen. Testen Sie die Konfiguration mit einem Anruf, bevor Sie sich bei Terminen darauf verlassen.
Wenn Sie auch verknüpfte Telefone nutzen, überprüfen Sie die Weiterleitungseinstellungen im richtigen Konto. Google weist darauf hin, dass eine Telefonnummer nicht mit einer weiteren Voice-Nummer verknüpft werden kann, wenn sie bereits anderweitig verknüpft ist. Planen Sie nicht einfach, beide Kontositzungen an dieselbe verknüpfte Nummer weiterzuleiten, ohne zuvor zu prüfen, was der Dienst zulässt.
Wenn Sie einen verpassten Anruf zurückrufen, öffnen Sie zunächst den Verlauf des passenden Kontos. Bestätigen Sie den Gesprächskontext, tätigen Sie den Rückruf und halten Sie den nächsten Schritt beim entsprechenden Termin oder bei der Kundenarbeit fest.
Arbeitsablauf 2: Mehrere Kundenprojekte nutzen eine geschäftliche Nummer
Ein zweiter Kunde erfordert nicht automatisch ein zweites Voice-Konto. Wenn Ihre Beratung bereits eine geschäftliche Nummer nutzt, ist es möglicherweise sinnvoller, die Anrufe nach Projekten zu organisieren.
Erstellen Sie einen Arbeitsbereich für ein Projekt, bei dem häufig telefonische Gespräche anfallen. Fügen Sie Voice über das bestehende Geschäftsprofil sowie das Projektbriefing, den Zeitplan und das Entscheidungsprotokoll hinzu. Ein weiterer Projektarbeitsbereich kann dasselbe Profil verwenden und gleichzeitig die jeweils eigenen unterstützenden Tools anzeigen.
Die Wiederverwendung eines Profils teilt den Voice-Verlauf nicht nach Projekten auf, erstellt keine projektbezogenen Voicemail-Postfächer und ändert auch nicht die für Anrufe verwendete Nummer. Halten Sie die Projektzuordnung in den Aufzeichnungen fest, die Sie bereits verwenden. WebCatalog Desktop bietet eine praktische Anordnung der Tools; Anrufer werden dadurch nicht automatisch kategorisiert.
Arbeitsablauf 3: Anrufe im Auftrag einer Kollegin oder eines Kollegen bearbeiten
Die Anforderungen einer Assistenz für eine Führungskraft unterscheiden sich von denen einer Person, die zwei private Logins verwaltet. Die Assistenz benötigt die Berechtigung, Anrufe einer anderen Person zu bearbeiten, und muss gleichzeitig ihre eigene berufliche Identität verwenden können.
Nutzen Sie bei geeigneten Google-Workspace-Voice-Tarifen die Anrufdelegierung. Ein Administrator kann einer delegierten Person Berechtigungen erteilen, um im Auftrag der delegierenden Person Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen sowie auf deren Voicemail zuzugreifen. Die erteilten Berechtigungen legen fest, welche Aufgaben übernommen werden können.
Vereinbaren Sie vor Beginn der Vertretung die praktischen Abläufe: Welche Anrufe sollen weitergeleitet werden, welche können direkt bearbeitet werden und wie wird ein gewünschter Rückruf dokumentiert? Öffnen Sie Ihre eigene Voice-Sitzung neben dem autorisierten Kalender und dem Nachverfolgungsprotokoll in einem Arbeitsbereich „Assistenz der Geschäftsführung“.
Wenn ein eingehender Anruf weitere Maßnahmen erfordert, halten Sie fest, wer reagieren soll und welchen Kontext diese Person benötigt. Der Arbeitsbereich unterstützt diesen Ablauf, ohne dass ein zweites Profil beim Konto der Führungskraft angemeldet sein muss. Die Delegierung wird von Google Voice eingerichtet, nicht von WebCatalog Desktop.
Für die Anrufannahme durch ein Team sollten Sie stattdessen eine Rufgruppe prüfen. Google unterstützt bei geeigneten Tarifen verschiedene Weiterleitungsoptionen, Geschäftszeiten und den Umgang mit nicht angenommenen Anrufen. In der Dokumentation steht außerdem, dass Anrufe von Rufgruppen nicht an die verknüpften Mobilnummern der Mitglieder weitergeleitet werden. Prüfen Sie deshalb bei der Planung der Erreichbarkeit, welche Geräte die Anrufe tatsächlich entgegennehmen.
Mehrere geöffnete Kontofenster können diese Routing-Regeln nicht ersetzen. Nutzen Sie die passende Voice-Funktion und organisieren Sie anschließend die unterstützende Arbeit jeder Person darum herum.
Richten Sie den Arbeitsbereich auf den nächsten Anruf aus
Beginnen Sie mit den Konten und Nummern, die Ihnen bereits zugewiesen sind. Finden Sie heraus, ob die nächste Verbesserung in einer getrennten privaten und beruflichen Sitzung, mehr Projektkontext oder einer unterstützten Delegierungs- oder Rufgruppenkonfiguration besteht.
Laden Sie anschließend WebCatalog Desktop herunter. Richten Sie für getrennte Konten separate Profile ein, platzieren Sie das Arbeitskonto neben den Tools, mit denen Sie aus Anrufen Entscheidungen ableiten, und überprüfen Sie die Einstellungen für eingehende Anrufe, bevor Ihr nächstes geplantes Gespräch stattfindet. So erhalten Sie einen klareren Ort für Anrufe und deren Nachverfolgung, ohne die Kontenorganisation mit der Konfiguration des Telefonsystems zu verwechseln.
