Es gibt mehrere gute Möglichkeiten, mehrere Google-Drive-Konten zu verwalten. Google unterstützt den Kontowechsel im Browser, und Drive für den Desktop kann mehrere Konten für den lokalen Dateizugriff verbinden. Browserprofile und WebCatalog Desktop bieten weitere Möglichkeiten, die Konten zu organisieren, die Sie im Laufe des Tages nutzen. Mit WebCatalog Desktop bleibt Google Drive für jede Identität neben den anderen Apps geöffnet, die Sie mit ihr verwenden.
Die Navigation in Drive wird schwieriger, wenn Ihre Dateien zu verschiedenen Lebensbereichen gehören. Ein Angebot liegt in Ihrem Geschäftskonto, ein Kunde stellt einen separaten Firmenzugang bereit, und persönliche Dokumente befinden sich in einem anderen Drive. Die Herausforderung besteht darin, sich zu merken, welche Identität zu dem benötigten Dokument gehört.
Die richtige Einrichtung hängt davon ab, was Sie tun, nachdem Sie Drive geöffnet haben. Lesen Sie gelegentlich ein freigegebenes Dokument, arbeiten Sie mit Dateien im Finder oder Datei-Explorer oder wechseln Sie zwischen Kunden-E-Mails, Dokumenten und Besprechungen? Beginnen Sie mit dieser Frage und richten Sie dann die kleinste Lösung ein, die Ihren Alltag abdeckt.
Wählen Sie die Einrichtung passend zu Ihrer Arbeit
Diese Optionen lösen unterschiedliche Teile des Problems und lassen sich auch miteinander kombinieren.
| Ihr Hauptbedarf | Ein sinnvoller Ausgangspunkt | Was Sie beachten sollten |
|---|---|---|
| Gelegentlich auf das Drive eines anderen Kontos zugreifen | Googles Kontoumschalter | Prüfen Sie vor dem Bearbeiten oder Hochladen, welches Google-Konto aktiv ist. |
| Über den Finder oder Datei-Explorer auf Cloud-Dateien zugreifen | Google Drive für den Desktop | Google unterstützt bis zu vier Konten. Legen Sie für jedes Konto die Synchronisierungseinstellungen fest. |
| Eine komplette Browserumgebung nach Identität organisieren | Browserprofile | Sie verwalten getrennte Browserumgebungen für die Arbeit, private Nutzung oder einen Kunden. |
| Drive zusammen mit den anderen Apps für jede Identität geöffnet halten | WebCatalog Desktop | Profile trennen Sitzungen; Spaces organisieren die Apps und Profile, die Sie gemeinsam nutzen. |
Unterscheiden Sie außerdem zwischen mehreren Konten und mehreren Ordnern. Wenn drei Kunden Ordner für Ihr bestehendes Geschäftskonto freigeben, benötigen Sie möglicherweise nur dieses eine Konto. Richten Sie einen weiteren Kontokontext ein, wenn Sie tatsächlich eine weitere Google-Identität verwenden müssen. Für Ordner unter derselben Identität reicht möglicherweise eine übersichtliche Projektstruktur.
Verwenden Sie Googles Kontoumschalter für gelegentlichen Webzugriff
Google ermöglicht es Ihnen, sich bei mehreren Google-Konten anzumelden und zwischen ihnen zu wechseln, ohne sich abzumelden. Wählen Sie in einem Google-Dienst Ihr Profilbild oder Ihre Initialen aus, klicken Sie auf Konto hinzufügen und melden Sie sich an. Anschließend können Sie das gewünschte Konto im Kontomenü auswählen.
Das ist ein sinnvoller Ausgangspunkt, wenn Sie ein zweites Drive ein paar Mal pro Woche aufrufen. Die Einrichtung ist minimal, und der Browser bleibt Ihre zentrale Arbeitsumgebung.
Prüfen Sie die im Google-Kontomenü angezeigte E-Mail-Adresse, bevor Sie ein fertiges Arbeitsergebnis hochladen oder Zugriff auf ein Dokument anfordern. Ein vertrautes Profilbild ist eine unzuverlässige Gedächtnisstütze, insbesondere wenn beide Konten dasselbe Foto verwenden. Google weist außerdem darauf hin, dass das Konto, bei dem Sie sich zuerst anmelden, häufig als Standardkonto verwendet wird. Das kann wichtig sein, wenn ein Dienst nicht erkennen kann, welches Konto Sie verwenden möchten.
Wenn Sie immer wieder anhalten müssen, um das Kontomenü zu überprüfen, sollten Sie jeder Identität einen leichter erkennbaren Platz in Ihrer täglichen Arbeitsumgebung geben.
Verwenden Sie Drive für den Desktop, wenn der lokale Dateizugriff wichtig ist
Wenn Sie Dateien im Finder auf dem Mac oder im Datei-Explorer unter Windows benötigen, beginnen Sie mit Googles eigenem Synchronisierungsprogramm. Drive für den Desktop unterstützt bis zu vier Konten gleichzeitig.
So verbinden Sie ein weiteres Konto:
- Öffnen Sie das Menü von Drive für den Desktop.
- Wählen Sie oben rechts Ihr Profilbild aus.
- Wählen Sie Weiteres Konto hinzufügen und melden Sie sich im Browser an.
- Starten Sie Drive für den Desktop neu, wie von Google beschrieben.
Nachdem Sie Ihre Konten verbunden haben, entscheiden Sie, welche Dateien aus den einzelnen Drives auf Ihrem Gerät verfügbar sein sollen. Googles Leitfaden zum Streamen und Spiegeln erläutert den Unterschied: Beim Streamen bleiben Dateien überwiegend in der Cloud; lokal wird Speicherplatz für Dateien verwendet, die Sie öffnen oder offline verfügbar machen. Beim Spiegeln wird eine vollständige Kopie von „Meine Ablage“ sowohl lokal als auch in der Cloud gespeichert. Für geteilte Ablagen wird Streaming unterstützt.
Ein Designer benötigt beispielsweise möglicherweise regelmäßigen lokalen Zugriff auf Arbeitsdateien im eigenen Geschäftskonto, während er nur gelegentlich den Referenzordner eines Kunden aufruft. Für diese Anforderungen gelten unterschiedliche Entscheidungen zur lokalen Speicherung. Berücksichtigen Sie den verfügbaren Speicherplatz, die Dateien, die Sie unterwegs benötigen, und die Vorgaben Ihrer Organisation.
Achten Sie beim Navigieren in lokalen Dateien auf eindeutige Kontonamen. Prüfen Sie vor der Auswahl eines Upload- oder Exportziels sowohl das Konto als auch den Ordner. Eine korrekt benannte Datei im falschen Drive verursacht trotzdem zusätzliche Arbeit für alle, die sie suchen.
WebCatalog Desktop erfüllt hier einen anderen Zweck: Es organisiert den Zugriff auf die Weboberfläche von Drive und Ihre zugehörigen Apps. Es ersetzt weder Googles Dateisynchronisierungsprogramm noch führt es den Speicherplatz verschiedener Google-Konten zusammen. Sie können Drive für den Desktop für lokale Dateien und WebCatalog Desktop für den Webteil desselben Projekts verwenden.
Verwenden Sie Browserprofile, um das Surfen umfassender zu trennen
Wenn Sie ohnehin im Browser arbeiten, reichen möglicherweise getrennte Profile aus. Chrome-Profile halten Informationen wie Lesezeichen, Verlauf, Passwörter und Einstellungen getrennt.
Öffnen Sie in Chrome das Profilmenü des Browsers, wählen Sie Chrome-Profil hinzufügen und vergeben Sie einen eindeutigen Namen. Öffnen Sie Drive in diesem Profil und melden Sie sich mit dem Google-Konto an, das Sie dort verwenden möchten. Wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf für eine weitere Identität.
Benennen Sie Profile nach einer Rolle, die Sie sofort erkennen: „Privat“, „Studio“ oder „Acme – Geschäftskonto“. Ein Projektname ist weniger hilfreich, wenn dasselbe Konto auch nach Projektende bestehen bleibt.
Dieser Ansatz ist praktisch, wenn Sie die Recherche-Tabs, Lesezeichen und sonstigen Websites eines Kunden in einer eigenen Browserumgebung zusammenfassen möchten. Wenn die Zahl der Konten wächst, sollten Sie darauf achten, ob die Verwaltung der Browserfenster inzwischen zu einer zusätzlichen Aufgabe geworden ist.
Organisieren Sie wiederkehrende Kontenarbeit in WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop ist nützlich, wenn Drive nur ein Teil eines größeren Arbeitsablaufs mit E-Mail, Kalendern, Chat und Projekttools ist. Die Profile trennen Kontositzungen und Browserdaten, sodass Sie in einem eigenen Kontext zu jedem Konto zurückkehren können.
Beginnen Sie mit den Identitäten, die Sie am häufigsten verwenden. Folgen Sie der Einrichtungsanleitung für Profile von WebCatalog:
- Öffnen Sie WebCatalog Desktop und wechseln Sie zu Profile.
- Wählen Sie Profil hinzufügen und vergeben Sie einen eindeutigen Namen.
- Öffnen Sie Drive mit diesem Profil und melden Sie sich beim vorgesehenen Google-Konto an.
- Wiederholen Sie den Vorgang für Ihr anderes Konto.
Das Geschäftsprofil, das Sie für Drive verwenden, kann unter derselben Google-Identität auch für Gmail und Google Kalender dienen. Wenn Sie es wiederverwenden, bleibt der Kontokontext konsistent, während Sie von einer E-Mail-Anfrage zu einem Dokument und anschließend zur Besprechung für dessen Prüfung wechseln.
Verwenden Sie Spaces, wenn Sie Apps und Profile nach Kunde oder Projekt gruppieren möchten. Jeder Space wird in einem eigenen Fenster geöffnet. Die Trennung der Konten erfolgt durch Profile; der Space dient der Organisation dieser Profile und Apps.
Halten Sie die anfängliche Einrichtung überschaubar. Fügen Sie erst einmal die Apps hinzu, die an einer wiederkehrenden Aufgabe beteiligt sind, bevor Sie Ihre gesamte Arbeitsumgebung nachbilden.
Ein praktischer Arbeitsablauf für Kundendokumente
Stellen Sie sich eine Beraterin mit einem geschäftlichen Google-Konto und einem separaten, von Acme bereitgestellten Konto vor. Acme erwartet, dass die Projektarbeit über dieses Konto erledigt wird. Die Beraterin hat außerdem weitere Kunden, die Dokumente direkt für ihre geschäftliche Adresse freigeben.
Entscheidend ist die Google-Identität, die für die jeweilige Arbeit benötigt wird. Für Acme wird ein eigenes Profil eingerichtet. Die anderen Kunden können im Geschäftsprofil bleiben, sofern sie dieses Konto autorisiert haben.
Mit dem richtigen Konto beginnen
Öffnen Sie vor Arbeitsbeginn das Drive-Profil von Acme. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse des Kontos und navigieren Sie dann zum Projektordner. Wenn die Aufgabe per E-Mail eingegangen ist, vergewissern Sie sich, dass sich die Nachricht auf dasselbe Projekt und Konto bezieht, das Sie geöffnet haben.
Machen Sie sich dies zu Beginn jeder Arbeitssitzung zur Gewohnheit. Einmal vor einem konzentrierten Arbeitsblock nachzusehen, lässt sich leichter durchhalten, als ein Upload unter der falschen Identität später rückgängig zu machen.
Mit dem freigegebenen Dokument arbeiten
Öffnen Sie das Dokument, das der Kunde als aktuelle Version angegeben hat. Fragen Sie sich, ob eine separate Kopie tatsächlich Teil des Auftrags ist, bevor Sie eine erstellen. Sonst besprechen die Prüfer womöglich eine Version, während Sie eine andere überarbeiten.
Googles Freigabeeinstellungen legen fest, ob Ihr Konto ein Dokument ansehen, kommentieren oder bearbeiten kann. Ein zusätzliches Profil bietet einen weiteren angemeldeten Kontext, ändert aber nichts an diesen Berechtigungen.
Wenn Sie nur Leseberechtigung haben, das Dokument aber bearbeiten müssen, klären Sie das mit dem Eigentümer des Dokuments und verwenden Sie dabei das vorgesehene Konto. Mehrere Kopien zu erstellen, behebt nicht die zugrunde liegende Zusammenarbeit.
Vor dem Hochladen das Ziel festlegen
Navigieren Sie bei einem neuen Arbeitsergebnis zum vereinbarten Projektordner, bevor Sie den Upload auswählen. Verwenden Sie einen Namen, der Projekt und Zweck angibt, zum Beispiel „Acme-Onboarding-Angebot“. Halten Sie sich an die bestehende Namenskonvention des Kunden, sofern es eine gibt.
Teilen Sie bei der Übergabe den Link zur vereinbarten Datei und geben Sie an, was zur Prüfung bereitsteht. Wechseln Sie danach zum Kontext des nächsten Kunden. Ziel ist ein wiederholbarer Weg vom Konto über das Projekt zum Dokument, bei dem weniger von Ihrem Gedächtnis abhängt.
Ermitteln Sie das Problem, bevor Sie die Einrichtung ändern
Wenn etwas nicht stimmt, unterscheiden Sie diese drei Fälle:
Die Datei wird unter dem falschen Konto geöffnet. Prüfen Sie die Google-E-Mail-Adresse im aktiven Fenster. Öffnen Sie den Link im Kontext des vorgesehenen Kontos und versuchen Sie es erneut. Ein gespeicherter Link verweist auf einen Speicherort, bestätigt aber nicht, dass Sie die richtige Identität verwenden.
Das richtige Konto kann nicht auf die Datei zugreifen. Prüfen Sie die ursprüngliche Freigabeeinladung und die darin genannte Adresse. Bitten Sie den Eigentümer, den Zugriff für diese Adresse zu bestätigen. Organisationen aus dem Arbeits- oder Bildungsbereich können außerdem die externe Freigabe einschränken; ein anderes Profil hebt diese Einschränkung möglicherweise nicht auf.
Eine Datei fehlt im lokalen Speicher. Prüfen Sie das betreffende Konto in Drive für den Desktop und kontrollieren Sie die Synchronisierungs- und Offlineeinstellungen. Es geht hier um die lokale Verfügbarkeit der Datei, auch wenn sich dasselbe Dokument in der Web-App problemlos öffnen lässt.
Diese Unterscheidung hilft Ihnen, auf der richtigen Ebene anzusetzen, statt sich wiederholt abzumelden, Profile neu einzurichten oder Dokumente zu verschieben.
Machen Sie die nächste Kundenübergabe leichter wiederholbar
Wählen Sie ein Dokument aus, das Sie ohnehin abliefern müssen, und organisieren Sie den Arbeitsablauf in WebCatalog Desktop. Richten Sie für die autorisierte Google-Identität ein eindeutig benanntes Profil ein, öffnen Sie den vereinbarten Projektordner und halten Sie die zugehörige Kommunikation griffbereit. Verfolgen Sie die Datei von der ersten Anfrage über die Bearbeitung bis zur abschließenden Prüfung.
Bei der Übergabe sollten Sie drei Fragen beantworten können, ohne lange Tabs durchsuchen zu müssen: Welches Konto habe ich verwendet? Wo liegt die aktuelle Datei? Und welchen Link soll der Kunde prüfen? Behalten Sie die Einrichtung bei, mit der sich diese Antworten leicht finden lassen, und nutzen Sie Drive für den Desktop bei Bedarf für die lokale Synchronisierung.
