Google Drive wird unübersichtlicher, wenn Ihre Dateien zu verschiedenen Bereichen Ihres Lebens gehören. Ein Angebot liegt in Ihrem Geschäftskonto, ein Kunde stellt Ihnen einen separaten Unternehmenszugang bereit, und persönliche Dokumente befinden sich in einem weiteren Drive. Die Herausforderung besteht darin, sich zu merken, welche Identität zu dem benötigten Dokument gehört.
Es gibt mehrere gute Möglichkeiten, mehrere Google-Drive-Konten zu verwalten. Google unterstützt den Kontowechsel im Browser, und mit Google Drive for Desktop lassen sich mehrere Konten für den lokalen Dateizugriff verbinden. Browserprofile und WebCatalog bieten weitere Möglichkeiten, die Konten zu organisieren, die Sie im Laufe des Tages verwenden.
Welche Einrichtung die richtige ist, hängt davon ab, was Sie nach dem Öffnen von Drive tun. Lesen Sie gelegentlich ein freigegebenes Dokument, arbeiten Sie mit Dateien im Finder oder Datei-Explorer, oder wechseln Sie zwischen E-Mails, Dokumenten und Besprechungen verschiedener Kunden? Beginnen Sie mit dieser Frage und richten Sie dann nur so viel ein, wie Sie für Ihren Arbeitsalltag benötigen.
Richten Sie Ihre Einrichtung an Ihren Aufgaben aus
Diese Optionen lösen unterschiedliche Teile des Problems und lassen sich miteinander kombinieren.
| Ihr wichtigster Bedarf | Ein sinnvoller Ausgangspunkt | Was Sie beachten sollten |
|---|---|---|
| Gelegentlich das Drive eines anderen Kontos öffnen | Googles Kontowechsel | Prüfen Sie vor dem Bearbeiten oder Hochladen, welches Google-Konto aktiv ist. |
| Über Finder oder Datei-Explorer auf Cloud-Dateien zugreifen | Google Drive for Desktop | Google unterstützt bis zu vier Konten; wählen Sie die Synchronisierungseinstellungen für jedes einzeln. |
| Eine gesamte Browserumgebung nach Identitäten organisieren | Browserprofile | Sie verwalten einen separaten Browserkontext für die Arbeit, die private Nutzung oder einen Kunden. |
| Drive zusammen mit den anderen Apps jeder Identität organisieren | WebCatalog Desktop | Profile trennen Sitzungen; Spaces organisieren die Apps und Profile, die Sie gemeinsam nutzen. |
Unterscheiden Sie außerdem zwischen mehreren Konten und mehreren Ordnern. Wenn drei Kunden Ordner für Ihr bestehendes Geschäftskonto freigeben, benötigen Sie möglicherweise nur dieses eine Konto. Richten Sie einen weiteren Kontokontext erst dann ein, wenn Sie tatsächlich eine weitere Google-Identität verwenden müssen. Für Ordner unter derselben Identität kann eine klare Projektstruktur ausreichen.
Nutzen Sie Googles Kontowechsel für gelegentliche Webzugriffe
Bei Google können Sie sich mit mehreren Google-Konten anmelden und zwischen ihnen wechseln, ohne sich abzumelden. Wählen Sie in einem Google-Dienst Ihr Profilbild oder Ihre Initiale aus, klicken Sie auf Konto hinzufügen und melden Sie sich an. Anschließend können Sie das benötigte Konto im Kontomenü auswählen.
Dies ist ein sinnvoller Ausgangspunkt, wenn Sie mehrmals pro Woche in ein zweites Drive schauen. Der Einrichtungsaufwand ist gering, und der Browser bleibt Ihre zentrale Arbeitsumgebung.
Bevor Sie ein Arbeitsergebnis hochladen oder Zugriff auf ein Dokument anfordern, prüfen Sie die im Google-Kontomenü angezeigte E-Mail-Adresse. Ein vertrautes Profilbild ist keine zuverlässige Orientierungshilfe, insbesondere wenn beide Konten dasselbe Foto verwenden. Google weist außerdem darauf hin, dass das zuerst angemeldete Konto häufig das Standardkonto ist. Das kann relevant sein, wenn ein Dienst nicht eindeutig erkennt, welches Konto Sie verwenden möchten.
Wenn Sie Ihre Arbeit immer wieder unterbrechen, um das Kontomenü zu prüfen, sollten Sie jeder Identität einen leichter erkennbaren Platz in Ihrer täglichen Arbeitsumgebung geben.
Nutzen Sie Drive for Desktop, wenn lokaler Dateizugriff wichtig ist
Für Dateien, die Sie im Finder auf einem Mac oder im Datei-Explorer unter Windows benötigen, ist Googles eigener Synchronisierungsclient ein guter Ausgangspunkt. Drive for Desktop unterstützt bis zu vier Konten gleichzeitig.
So verbinden Sie ein weiteres Konto:
- Öffnen Sie das Menü von Drive for Desktop.
- Wählen Sie oben rechts Ihr Profilbild aus.
- Wählen Sie Weiteres Konto hinzufügen und melden Sie sich über den Browser an.
- Starten Sie Drive for Desktop gemäß den Anweisungen von Google neu.
Nachdem Sie Ihre Konten verbunden haben, entscheiden Sie, wie viel von jedem Drive auf Ihrem Gerät gespeichert werden soll. Googles Leitfaden zum Streamen und Spiegeln erklärt den Unterschied: Beim Streamen bleiben Dateien hauptsächlich in der Cloud; lokaler Speicher wird für Dateien verwendet, die Sie öffnen oder offline verfügbar machen. Beim Spiegeln wird eine vollständige Kopie von „Meine Ablage“ sowohl lokal als auch in der Cloud gespeichert. Geteilte Ablagen unterstützen das Streamen.
Ein Designer benötigt beispielsweise regelmäßig lokalen Zugriff auf Arbeitsdateien in seinem eigenen Geschäftskonto, während er den Referenzordner eines Kunden nur gelegentlich aufruft. Diese Anforderungen erfordern unterschiedliche Entscheidungen zur lokalen Speicherung. Berücksichtigen Sie den verfügbaren Speicherplatz, die Dateien, die Sie unterwegs benötigen, und etwaige Vorgaben Ihrer Organisation.
Achten Sie darauf, dass Kontonamen beim Navigieren durch lokale Dateien gut erkennbar sind. Prüfen Sie Konto und Ordner gemeinsam, bevor Sie ein Ziel zum Hochladen oder Exportieren auswählen. Eine korrekt benannte Datei im falschen Drive verursacht trotzdem zusätzliche Arbeit für alle, die danach suchen.
WebCatalog erfüllt hier einen anderen Zweck: Es organisiert den Zugriff auf die Weboberfläche von Drive und Ihre zugehörigen Apps. Es ersetzt weder Googles Dateisynchronisierungsclient noch führt es den Speicher separater Google-Konten zusammen. Sie können Drive for Desktop für lokale Dateien und WebCatalog für den webbasierten Teil desselben Projekts verwenden.
Nutzen Sie Browserprofile für eine umfassendere Trennung beim Surfen
Wenn Ihre Arbeit ohnehin im Browser stattfindet, reichen möglicherweise separate Profile aus. Chrome-Profile halten Informationen wie Lesezeichen, Verlauf, Passwörter und Einstellungen getrennt.
Öffnen Sie in Chrome das Profilmenü des Browsers, wählen Sie Chrome-Profil hinzufügen und geben Sie dem Profil einen eindeutigen Namen. Öffnen Sie Drive in diesem Profil und melden Sie sich mit dem Google-Konto an, das Sie dort verwenden möchten. Wiederholen Sie dies bei Bedarf für eine weitere Identität.
Benennen Sie Profile nach einer Rolle, die Sie sofort erkennen: „Privat“, „Studio“ oder „Acme-Arbeitskonto“. Ein Projektname ist weniger hilfreich, wenn Sie dasselbe Konto auch nach Abschluss des Projekts weiterverwenden.
Dieser Ansatz ist praktisch, wenn Sie Recherche-Tabs, Lesezeichen und andere Websites eines Kunden in einer eigenen Browserumgebung bündeln möchten. Achten Sie bei einer wachsenden Zahl von Konten darauf, ob die Verwaltung der Browserfenster selbst zu einer zusätzlichen Aufgabe wird.
Organisieren Sie wiederkehrende Aufgaben mit mehreren Konten in WebCatalog
WebCatalog ist nützlich, wenn Drive nur eine Station in einem größeren Arbeitsablauf mit E-Mails, Kalendern, Chats und Projekttools ist. Seine Profile halten Kontositzungen und Browserdaten getrennt, sodass Sie zu jedem Konto in seinem eigenen Kontext zurückkehren können.
Beginnen Sie mit den Identitäten, die Sie am häufigsten verwenden. Folgen Sie den Anweisungen zur Profileinrichtung von WebCatalog:
- Öffnen Sie WebCatalog Desktop und wechseln Sie zu Profile.
- Wählen Sie Profil hinzufügen und vergeben Sie einen gut erkennbaren Namen.
- Öffnen Sie Drive mit diesem Profil und melden Sie sich beim vorgesehenen Google-Konto an.
- Wiederholen Sie dies für Ihr anderes Konto.
Das geschäftliche Profil, das Sie für Drive verwenden, kann unter derselben Google-Identität auch für Gmail und Google Kalender genutzt werden. Durch die Wiederverwendung bleiben Sie in einem konsistenten Kontokontext, wenn Sie von einer E-Mail-Anfrage zu einem Dokument und anschließend zur Besprechung für dessen Prüfung wechseln.
Nutzen Sie Spaces, wenn Sie Apps und Profile für einen Kunden oder ein Projekt zusammenstellen möchten. Jeder Space wird in einem eigenen Fenster geöffnet. Die Kontentrennung erfolgt durch Profile; der Space sorgt für die Organisation darum herum.
Halten Sie die anfängliche Einrichtung überschaubar. Fügen Sie zunächst die Apps für eine wiederkehrende Aufgabe hinzu, bevor Sie Ihre gesamte Arbeitsumgebung nachbilden. Der Basic-Tarif von WebCatalog umfasst zwei Desktop-Apps, zwei Profile und einen Space. Pro und Business unterstützen eine unbegrenzte Anzahl von Apps, Profilen und Spaces. Das ist relevant, wenn Sie Ihre Einrichtung auf mehrere Kunden oder größere App-Sammlungen ausweiten.
Ein praktischer Arbeitsablauf für Kundendokumente
Nehmen wir einen Berater mit einem geschäftlichen Google-Konto und einem separaten, von Acme bereitgestellten Konto. Acme erwartet, dass die Projektarbeit über das eigene Konto erfolgt. Der Berater hat außerdem weitere Kunden, die Dokumente direkt für seine geschäftliche E-Mail-Adresse freigeben.
Die sinnvolle Trennlinie ist die Google-Identität, die für die Arbeit erforderlich ist. Acme erhält ein eigenes Profil. Die anderen Kunden können im geschäftlichen Profil bleiben, sofern sie diesem Konto die entsprechenden Berechtigungen erteilt haben.
Beginnen Sie mit dem richtigen Konto
Öffnen Sie das Drive-Profil von Acme, bevor Sie mit der Aufgabe beginnen. Lesen Sie die E-Mail-Adresse des Kontos und navigieren Sie dann zum Projektordner. Wenn die Aufgabe per E-Mail eingegangen ist, prüfen Sie, ob sich die Nachricht auf dasselbe Projekt und Konto bezieht, das Sie geöffnet haben.
Machen Sie dies zu einer festen Gewohnheit zu Beginn einer Arbeitssitzung. Eine einmalige Prüfung vor einer konzentrierten Arbeitsphase lässt sich leichter beibehalten, als die Folgen eines Uploads unter der falschen Identität zu korrigieren.
Arbeiten Sie im freigegebenen Dokument
Öffnen Sie das Dokument, das der Kunde als aktuelle Version angegeben hat. Klären Sie vor dem Erstellen einer separaten Kopie, ob eine Kopie tatsächlich zum Auftrag gehört. Eine neue Datei kann dazu führen, dass Prüfende über eine Version diskutieren, während Sie eine andere überarbeiten.
Googles Freigabeeinstellungen bestimmen, ob Ihr Konto Inhalte ansehen, kommentieren oder bearbeiten kann. Ein zusätzliches Profil bietet einen weiteren angemeldeten Kontext; es ändert diese Berechtigungen nicht.
Wenn Sie nur Lesezugriff haben, das Dokument aber bearbeiten müssen, klären Sie dies mit dem Eigentümer des Dokuments über das vorgesehene Konto. Mehrere Kopien zu erstellen, löst das zugrunde liegende Problem bei der Zusammenarbeit nicht.
Wählen Sie vor dem Hochladen den Zielordner aus
Navigieren Sie bei einem neuen Arbeitsergebnis zuerst zum vereinbarten Projektordner, bevor Sie den Upload auswählen. Verwenden Sie einen Namen, der Projekt und Zweck erkennen lässt, etwa „Acme-Onboarding-Angebot“. Halten Sie sich an die bestehende Namenskonvention des Kunden, falls es eine gibt.
Teilen Sie bei der Übergabe den Link zur vereinbarten Datei und geben Sie an, was zur Prüfung bereitsteht. Wechseln Sie anschließend zum Kontext Ihres nächsten Kunden. Das Ziel ist ein wiederholbarer Weg vom Konto über das Projekt zum Dokument, bei dem Sie sich weniger Entscheidungen merken müssen.
Ermitteln Sie das Problem, bevor Sie die Einrichtung ändern
Wenn etwas nicht stimmt, unterscheiden Sie zwischen diesen drei Fällen:
Die Datei wird unter dem falschen Konto geöffnet. Prüfen Sie die Google-E-Mail-Adresse im aktiven Fenster. Öffnen Sie den Link im vorgesehenen Kontokontext und versuchen Sie es erneut. Ein gespeicherter Link verweist auf einen Speicherort; er stellt nicht sicher, dass Sie die richtige Identität verwenden.
Das richtige Konto kann nicht auf die Datei zugreifen. Prüfen Sie die ursprüngliche Freigabeeinladung und die darin genannte Adresse. Bitten Sie den Eigentümer, den Zugriff für diese Adresse zu bestätigen. Organisationen aus dem Arbeits- und Bildungsbereich können auch die externe Freigabe einschränken. Ein anderes Profil hebt diese Einschränkung daher möglicherweise nicht auf.
Eine Datei fehlt im lokalen Speicher. Prüfen Sie das betreffende Konto in Drive for Desktop sowie dessen Synchronisierungs- und Offline-Einstellungen. Hier geht es um die lokale Verfügbarkeit einer Datei, auch wenn sich dasselbe Dokument in der Web-App korrekt öffnen lässt.
Diese Unterscheidung hilft Ihnen, auf der richtigen Ebene anzusetzen, statt sich wiederholt abzumelden, Profile neu anzulegen oder Dokumente zu verschieben.
Machen Sie die nächste Kundenübergabe leichter wiederholbar
Wählen Sie ein Dokument aus, das Sie ohnehin liefern müssen, und organisieren Sie den zugehörigen Arbeitsablauf in WebCatalog Desktop. Geben Sie der berechtigten Google-Identität ein klar benanntes Profil, öffnen Sie den vereinbarten Projektordner und halten Sie die zugehörige Kommunikation griffbereit. Verfolgen Sie den Weg der Datei von der ersten Anfrage über die Bearbeitung bis zur abschließenden Prüfung.
Bei der Übergabe sollten Sie drei Fragen beantworten können, ohne lange in Tabs suchen zu müssen: Welches Konto habe ich verwendet, wo liegt die aktuelle Datei, und welchen Link soll der Kunde prüfen? Behalten Sie die Einrichtung bei, mit der sich diese Antworten leicht finden lassen, während Drive for Desktop bei Bedarf die lokale Synchronisierung übernimmt.
