Wenn Google Chat für private Gespräche, Projekte Ihres Arbeitgebers und Kundenaufträge genutzt wird, beginnt die Organisation damit, zu wissen, welche Identität in welches Gespräch gehört. Anschließend können Sie den Chat, die Dokumente und den Kalender eines Projekts so anordnen, dass sie gemeinsam leicht erreichbar sind.
Ein Projekt erfordert nicht automatisch ein weiteres Google-Konto. Vielleicht nutzen Sie ein einziges Arbeitskonto für die Zusammenarbeit mit mehreren Kunden, während ein anderer Kunde Ihnen eine eigene verwaltete Identität bereitstellt. Diese Situationen erfordern unterschiedliche Desktop-Konfigurationen.
Google unterstützt bereits den Wechsel zwischen angemeldeten Konten. WebCatalog ergänzt dies um isolierte Profile und projektbezogene Spaces, die einen komplexeren Arbeitsalltag übersichtlicher machen können. Ziel ist es, bei jedem Arbeitsbeginn klar zu erkennen, welches Konto, welches Gespräch und welche unterstützenden Tools vorgesehen sind.
Identitäten und Projekten unterschiedliche Aufgaben zuweisen
„Konto“, „Organisation“ und „Space“ beschreiben unterschiedliche Bestandteile eines Google-Chat-Workflows. Wenn Sie diese auseinanderhalten, werden sowohl die Einrichtung als auch die Fehlerbehebung einfacher.
| Bestandteil der Konfiguration | Was er steuert oder organisiert | Ein praktisches Beispiel |
|---|---|---|
| Google-Konto | Die Identität, mit der Sie sich anmelden und teilnehmen | Ihr privates Konto oder das von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellte Konto |
| Google-Workspace-Organisation | Verwalteter Zugriff und Richtlinien für ihre Nutzer | Die Chat-Einstellungen und Einstellungen zur externen Zusammenarbeit Ihres Arbeitgebers |
| Google-Chat-Bereich | Ein Gesprächsbereich mit eigenen Teilnehmern | Eine Diskussion zur Produkteinführung mit dem Projektteam |
| WebCatalog-Profil | Isolierte Anmelde- und Sitzungsdaten für Websites | Ein Profil namens „Arbeit — Acme“ |
| Space in WebCatalog | Ein Desktop-Fenster, das Apps und Profile gruppiert | Ein Arbeitsbereich für eine Produkteinführung mit Chat, Drive und dem Projektbriefing |
Google dokumentiert den Chat-Zugriff über Ihr Google-Konto oder Ihre Workspace-Organisation. Sowohl private Google-Konten als auch kostenpflichtige Workspace-Konten können Chat-Bereiche erstellen, allerdings unterscheiden sich ihre Funktionsumfänge. Einzelheiten finden Sie in Googles Kontovergleich.
Das bedeutet: Erstellen Sie Desktop-Profile anhand der tatsächlich verwendeten Anmeldeidentitäten und richten Sie Projektarbeitsbereiche anschließend nach der Arbeit aus. Wenn Sie einen Space in WebCatalog erstellen, wird dadurch kein Google-Chat-Bereich angelegt, es werden keine Mitwirkenden eingeladen und keine Organisationsberechtigungen geändert.
Mit den vorhandenen Desktop-Optionen von Google beginnen
Sie benötigen keine neue App, nur um eine zweite Google-Anmeldung hinzuzufügen. Googles Anleitung zur Anmeldung mit mehreren Konten erklärt, wie Sie Konten hinzufügen und zwischen ihnen wechseln, ohne sich abzumelden. Verwenden Sie in einem unterstützten Google-Dienst das Kontomenü, um das benötigte Konto hinzuzufügen oder auszuwählen.
Chat ist unter chat.google.com und innerhalb von Gmail verfügbar. Google bietet außerdem eine eigenständige Chat-App an, die über Chrome als Progressive Web App installiert wird. Damit diese App funktioniert, muss Chrome geöffnet sein. Auf verwalteten Geräten kann für die Installation eine Genehmigung erforderlich sein.
Diese Optionen können ausreichen, wenn die Kontoauswahl und Ihre bisherige Browserorganisation zu Ihrer Arbeitsweise passen. Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen, sollten Sie prüfen, welches Konto Zugriff auf das gewünschte Gespräch hat.
WebCatalog wird dann nützlich, wenn Sie klar definierte, wiederverwendbare Kontokontexte und eine Desktop-Anordnung für die übrigen Bestandteile jedes Projekts wünschen. Sie können die private Identität von der beruflichen trennen und die berufliche Identität überall dort wiederverwenden, wo sie berechtigt ist. Die folgenden drei Formen der Zusammenarbeit zeigen, wie Sie diese Entscheidungen treffen können.
Private Gespräche: einen festen Platz schaffen
Ihr privates Konto kann Familienpläne, eine ehrenamtliche Gruppe und einige Freunde abdecken, die Chat bevorzugen. Geben Sie diesen Gesprächen einen leicht erkennbaren Platz, damit Sie sie finden, ohne sich zuerst durch die Projektliste Ihres Arbeitgebers navigieren zu müssen.
Nennen Sie das Profil in WebCatalog Privat oder verwenden Sie eine andere Bezeichnung, die die Google-Anmeldung eindeutig kennzeichnet. Öffnen Sie Chat mit diesem Profil und melden Sie sich beim vorgesehenen privaten Konto an. Die Bezeichnung sollte sich auf die Identität beziehen und nicht auf eine vorübergehende Aktivität wie „Wochenendausflug“. Die Aktivität wird sich ändern; das Konto kann über Jahre hinweg nützlich bleiben.
Nutzen Sie innerhalb von Google Chat dessen eigene Möglichkeiten zur Gesprächsorganisation für die Personen und Gruppen, zu denen Sie am häufigsten zurückkehren. Google führt das Anpinnen und Loslösen von Bereichen oder Unterhaltungen unter den Funktionen auf, die privaten Nutzern und Nutzern kostenpflichtiger Workspace-Konten zur Verfügung stehen.
Angenommen, Ihre ehrenamtliche Gruppe hat ein Gespräch zu einer Veranstaltung und ein Planungsdokument. Sie können das Gespräch in Chat angepinnt lassen und die Dokumenten-App daneben in einem passenden Space in WebCatalog platzieren. Bevor Sie das Dokument öffnen oder freigeben, überprüfen Sie, ob das private Konto über die vorgesehenen Zugriffsrechte verfügt.
Die Kontogrenze und die Projektgrenze erfüllen nun unterschiedliche Zwecke. Das Profil hält den Anmeldekontext getrennt. Der Space bündelt die Dinge, die Sie für die Veranstaltung benötigen. Keines von beiden ersetzt die Mitgliedschaftseinstellungen des Gesprächs oder die Freigabeeinstellungen des Dokuments.
Berufliche Projekte: die richtige Identität für die Arbeit des Teams wiederverwenden
Ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Konto gehört in der Regel in ein eindeutig benanntes Arbeitsprofil, etwa Arbeit — Acme. Verwenden Sie diese Identität für die Chat-Gespräche, die Ihre Organisation aktiviert und zu denen sie Sie eingeladen hat.
Wenn Chat für das Konto nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an den Workspace-Administrator. Googles Hinweise zur Anmeldung weisen darauf hin, dass Unternehmen und Bildungseinrichtungen Chat für ihre Nutzer einrichten müssen. Wenn Sie dieselbe Identität in einer anderen Desktop-App öffnen, wird dadurch kein nicht verfügbarer Organisationsdienst aktiviert.
Sobald der Zugriff funktioniert, organisieren Sie wiederkehrende Projekte anhand der Informationen, die jeweils benötigt werden. Bei einer Produkteinführung könnten dies sein:
- Der Google-Chat-Bereich, in dem das Einführungsteam Entscheidungen trifft.
- Der Drive-Ordner mit den freigegebenen Kreativmaterialien.
- Das Dokument mit der Checkliste für die Veröffentlichung.
- Der Kalender zur Abstimmung von Prüfterminen.
Sie können die relevanten Apps und Profile in WebCatalog in einem Space namens Produkteinführung gruppieren. Ein weiterer Space, Teamorganisation, kann die Tools für die routinemäßige interne Arbeit enthalten.
Beide können dasselbe Arbeitsprofil verwenden, wenn dasselbe Google-Konto für beide Projekte berechtigt ist. Sie benötigen nicht für jedes Projektfenster ein neues Google-Konto oder eine isolierte Anmeldung. Wenn Sie ein Profil wiederverwenden, verwenden Sie auch dessen Sitzungsdaten erneut. Die Fenster stellen daher keine getrennten Identitäten dar.
Ein Space in WebCatalog bindet Chat auch nicht an ein bestimmtes Projektgespräch. Bevor Sie ein Update zur Produkteinführung veröffentlichen, wählen Sie den vorgesehenen Google-Chat-Bereich aus und prüfen Sie dessen Teilnehmer. Der Desktop-Arbeitsbereich hilft Ihnen, zur Arbeit zu gelangen; das Google-Chat-Gespräch bestimmt, wer die Nachricht erhält.
Halten Sie Projektentscheidungen in dem Gespräch fest, in dem das Team sie erwartet. Wenn eine Direktnachricht etwas klärt, das die gesamte Gruppe betrifft, ergänzen Sie die Projektdiskussion um eine passende Zusammenfassung. So wird der Arbeitsbereich auch für die nächste Person wertvoll, die die Entscheidung benötigt, und nicht nur für die Person, die gerade Nachrichten sendet.
Zusammenarbeit mit Kunden: die tatsächlich eingeladene Identität organisieren
Beim Kundenzugriff sollten Sie eine bewusste Entscheidung treffen, bevor Sie ein weiteres Profil erstellen. Fragen Sie, welche E-Mail-Adresse oder verwaltete Identität Sie nach Erwartung des Kunden verwenden sollen.
Es gibt mehrere mögliche Konstellationen. Ein Kunde kann Ihr bestehendes berufliches oder privates Google-Konto als externen Teilnehmer einladen. Er kann Ihnen auch ein Konto in seiner eigenen Workspace-Organisation bereitstellen. Google dokumentiert inzwischen außerdem einen genehmigten Weg zur Gasteinladung für Personen ohne bestehendes Google-Konto. Durch die Einladung wird ein Gastkonto erstellt, das von der einladenden Organisation verwaltet wird. Die verfügbaren Möglichkeiten und Einschränkungen werden in Googles Leitfaden zu externen Nutzern und Gästen erläutert.
Passen Sie Ihre Desktop-Konfiguration an die jeweilige Konstellation an:
| Konstellation beim Kunden | Sinnvolle Profilwahl |
|---|---|
| Der Kunde lädt Ihr bestehendes Arbeitskonto ein | Verwenden Sie das Profil dieses Kontos erneut |
| Der Kunde stellt ein separates Workspace-Konto bereit | Erstellen Sie ein Profil, dessen Bezeichnung den Kunden und die Identität erkennen lässt |
| Der Kunde verwendet eine genehmigte Gasteinladung | Schließen Sie den Einladungsprozess ab, prüfen Sie den Chat-Zugriff und ordnen Sie die daraus entstandene Identität eindeutig zu |
Wenn Ihr bestehendes Arbeitskonto an drei Kundenprojekten teilnimmt, können drei Projekt-Spaces sinnvoll sein. Drei neue Google-Konten sind nicht automatisch erforderlich. Umgekehrt werden eine vom Kunden bereitgestellte Identität und Ihr Arbeitgeberkonto nicht dadurch austauschbar, dass Sie sie im selben Projektfenster unterbringen.
Externe Zusammenarbeit hängt auch von den beteiligten Organisationen ab. Googles Steuerungsmöglichkeiten für externe Chats beschreiben Administratoreinstellungen, Einschränkungen für vertrauenswürdige Domains und editionsabhängige Optionen für externe Bereiche. Wenn eine Einladung fehlschlägt, überprüfen Sie die eingeladene Identität und bitten Sie den Kunden, die relevanten Zugriffseinstellungen zu prüfen.
Nutzen Sie für ein gemeinsames Projekt den vom Kunden genehmigten Weg der Zusammenarbeit. Wenn dies ein für externe Teilnehmer freigegebener Google-Chat-Bereich ist, führen Sie das Projektgespräch dort. Ein WebCatalog-Profil kann einen Anmeldekontext beibehalten; es kann weder die Mitgliedschaft in einem Bereich gewähren noch die Richtlinie einer Organisation für externe Chats außer Kraft setzen.
Prüfen Sie verlinkte Dokumente ebenfalls separat. Googles Hinweise zum externen Zugriff unterscheiden zwischen Chat-Zugriff und Zugriff auf Drive-Dateien und Aufgaben. Öffnen Sie vor einer Besprechung das betreffende Dokument mit dem vorgesehenen Konto und vergewissern Sie sich, dass es verfügbar ist. Ein funktionierendes Gespräch klärt für sich genommen nicht jede Frage zu Dateiberechtigungen.
Die Zusammenarbeit in eine WebCatalog-Konfiguration übertragen
Richten Sie zuerst die Kontoebene ein. Die Profilanleitung von WebCatalog beschreibt, wie Sie ein Profil erstellen und eine App damit öffnen:
- Fügen Sie Google Chat aus dem WebCatalog-App-Katalog hinzu.
- Öffnen Sie Profile, wählen Sie Profil hinzufügen und geben Sie der Identität einen leicht erkennbaren Namen.
- Öffnen Sie Chat mit diesem Profil und melden Sie sich beim zugehörigen Konto an.
- Überprüfen Sie den Zugriff auf ein Gespräch oder einen Bereich, auf den das Konto zugreifen können sollte.
Wiederholen Sie dies für die unterschiedlichen Identitäten, die Sie tatsächlich verwenden. Wenn Sie ein weiteres Fenster mit demselben Profil öffnen, wird dadurch kein zweites Konto isoliert; es wird derselbe Sitzungskontext verwendet.
Ordnen Sie anschließend Spaces in WebCatalog rund um laufende Aufgaben an. Ein Kunden-Space könnte Chat, die Dokumententools des Kunden und das Projektverfolgungstool enthalten. Verwenden Sie ein vorhandenes Profil erneut, wenn die vorgesehene Anmeldung dieselbe ist. Wenn mehrere Google-Apps dieselbe Identität nutzen, kann das entsprechende Profil diesen gemeinsamen Anmeldekontext enthalten. Prüfen Sie beim Öffnen jeder App das Konto.
Bevor Sie die Konfiguration erweitern, gleichen Sie die benötigten Apps, Profile und Spaces mit den aktuellen WebCatalog-Tarifen ab. Die Anzahl der Projektarbeitsbereiche und die Anzahl der Kontoidentitäten sind getrennte Planungsentscheidungen.
Jede Projektübergabe leicht nachvollziehbar machen
Prüfen Sie vor dem Senden eines Updates kurz die Zuordnung: Welches Konto verwende ich, wer nimmt an diesem Gespräch teil und können diese Personen die verlinkten Materialien öffnen? So erkennen Sie Unstimmigkeiten bei Konten und Zugriffsrechten, die ein aufgeräumter Desktop allein nicht lösen kann.
Geben Sie dem Update genügend Kontext, damit es nützlich ist: Benennen Sie die Entscheidung, verlinken Sie das aktuelle Dokument und geben Sie an, was als Nächstes geschieht. Das ist besonders hilfreich, wenn ein Kunde über eine andere Organisation oder eine eingeladene Gastidentität teilnimmt.
Erstellen Sie für Ihre nächste Projektbesprechung einen Google-Chat-Arbeitsbereich in WebCatalog rund um das tatsächliche Gespräch, die Dokumententools und die Tagesordnung. Nutzen Sie ihn für eine vollständige Übergabe und behalten Sie anschließend die Anordnung bei, mit der sich die richtige Identität und das richtige Projekt am einfachsten erkennen lassen.
