Wenn Google Chat private Unterhaltungen, Projekte deines Arbeitgebers und Kundenarbeit umfasst, gibt es zwei praktische Möglichkeiten, die Konten voneinander zu trennen. Mit dem kontoeigenen Kontowechsler von Google kannst du in Chat, Gmail oder der eigenständigen Chat-App zwischen angemeldeten Konten wechseln. WebCatalog Desktop weist jeder Google-Identität ein eigenes Profil zu, sodass mehrere Konten parallel angemeldet bleiben. In jedem Fall solltest du zunächst wissen, welche Identität zu welcher Unterhaltung gehört.
Ein Projekt benötigt nicht automatisch ein weiteres Google-Konto. Vielleicht verwendest du ein einziges Arbeitskonto für die Zusammenarbeit mit mehreren Kunden, während ein anderer Kunde dir eine eigene verwaltete Identität bereitstellt. Für diese Situationen sind unterschiedliche Desktop-Einrichtungen sinnvoll.
WebCatalog Desktop bietet isolierte Profile und projektbezogene Arbeitsbereiche, mit denen sich ein komplexerer Arbeitstag leichter organisieren lässt. Ziel ist, beim Arbeitsbeginn stets den vorgesehenen Account, die richtige Unterhaltung und die zugehörigen Tools im Blick zu haben.
Identitäten und Projekten unterschiedliche Aufgaben zuweisen
„Konto“, „Organisation“ und „Arbeitsbereich“ bezeichnen verschiedene Bestandteile eines Google-Chat-Workflows. Wenn du sie auseinanderhältst, werden Einrichtung und Fehlerbehebung einfacher.
| Bestandteil der Einrichtung | Was er steuert oder organisiert | Praktisches Beispiel |
|---|---|---|
| Google-Konto | Die Identität, mit der du dich anmeldest und teilnimmst | Dein privates Konto oder das von deinem Arbeitgeber bereitgestellte Konto |
| Google-Workspace-Organisation | Verwalteter Zugriff und Richtlinien für ihre Nutzer | Chat- und Einstellungen für die externe Zusammenarbeit deines Arbeitgebers |
| Google-Chat-Bereich | Ein Unterhaltungsbereich mit eigenen Teilnehmern | Eine Diskussion zum Produktstart mit dem Projektteam |
| WebCatalog-Desktop-Profil | Getrennte Website-Anmeldungen und Sitzungsdaten | Ein Profil mit dem Namen „Arbeit — Acme“ |
| Arbeitsbereich in WebCatalog Desktop | Ein Desktop-Fenster, das Apps und Profile gruppiert | Ein Arbeitsbereich für den Produktstart mit Chat, Drive und dem Projektbriefing |
Google beschreibt den Chat-Zugriff über dein Google-Konto oder deine Workspace-Organisation. Sowohl private Google-Konten als auch kostenpflichtige Workspace-Konten können Chat-Bereiche erstellen, allerdings unterscheiden sich die verfügbaren Funktionen. Weitere Informationen findest du in Googles Kontovergleich.
Das bedeutet: Erstelle Desktop-Profile für die tatsächlich verwendeten Anmeldeidentitäten und ordne anschließend die Projektarbeit in Arbeitsbereichen. Ein Arbeitsbereich in WebCatalog Desktop erstellt keinen Google-Chat-Bereich, lädt keine Mitarbeiter ein und ändert keine Organisationsberechtigungen.
Zunächst die vorhandenen Desktop-Optionen von Google nutzen
Du brauchst keine neue App, nur um eine zweite Google-Anmeldung hinzuzufügen. Googles Anleitung zur Anmeldung mit mehreren Konten erklärt, wie du Konten hinzufügst und zwischen ihnen wechselst, ohne dich abzumelden. Wähle in einem unterstützten Google-Dienst über das Kontomenü das gewünschte Konto aus oder füge es hinzu.
Chat ist unter chat.google.com und in Gmail verfügbar. Google bietet außerdem eine eigenständige Chat-App, die über Chrome als Progressive Web App installiert wird. Damit diese App funktioniert, muss Chrome geöffnet sein. Bei einem Arbeits- oder Schulkonto benötigst du möglicherweise die Hilfe deiner Administratorin oder deines Administrators, um sie zu installieren.
Diese Optionen können ausreichen, wenn der Kontowechsler und die Organisation deines bestehenden Browsers zu deiner Arbeitsweise passen. Prüfe unabhängig davon, welchen Konten Zugriff auf die gewünschte Unterhaltung haben.
WebCatalog Desktop ist hilfreich, wenn du klar definierte, wiederverwendbare Kontokontexte und eine Desktop-Anordnung für die übrigen Bestandteile jedes Projekts möchtest. Du kannst deine private Identität von der Arbeit trennen und die Arbeitsidentität anschließend überall dort wiederverwenden, wo sie berechtigt ist. Die folgenden drei Szenarien der Zusammenarbeit zeigen, wie du diese Entscheidungen treffen kannst.
Private Unterhaltungen: einen verlässlichen Ausgangspunkt schaffen
Weise deinem privaten Google-Konto ein Profil mit dem Namen Privat zu oder verwende eine andere Bezeichnung, die die Anmeldung statt einer vorübergehenden Aktivität wie „Wochenendausflug“ beschreibt. Öffne Chat mit diesem Profil und melde dich mit deinem privaten Konto an.
Fixiere in Chat die Bereiche und Unterhaltungen, zu denen du am häufigsten zurückkehrst. Google nennt das Fixieren als eine Funktion, die sowohl privaten als auch kostenpflichtigen Workspace-Konten zur Verfügung steht. Das Profil hält die Anmeldung getrennt; wer welche Nachrichten sieht, wird weiterhin durch die Mitgliedschaftseinstellungen in Chat bestimmt.
Arbeitsprojekte: die richtige Identität für die Teamarbeit wiederverwenden
Ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Konto gehört in der Regel in ein klar benanntes Arbeitsprofil, zum Beispiel Arbeit — Acme. Verwende diese Identität für die Chat-Unterhaltungen, die deine Organisation freigeschaltet hat und zu denen sie dich eingeladen hat.
Wenn Chat für das Konto nicht verfügbar ist, wende dich an die Workspace-Administratorin oder den Workspace-Administrator. Googles Anleitung zur Anmeldung weist darauf hin, dass Arbeits- und Schulorganisationen Chat für ihre Nutzer einrichten müssen. Wenn du dieselbe Identität in einer anderen Desktop-App öffnest, wird dadurch kein nicht verfügbarer Organisationsdienst aktiviert.
Sobald der Zugriff funktioniert, organisiere wiederkehrende Projekte nach den Informationen, die sie jeweils benötigen. Für einen Produktstart könnten dazu gehören:
- Der Google-Chat-Bereich, in dem das Startteam Entscheidungen trifft.
- Der Drive-Ordner mit freigegebenen Kreativmaterialien.
- Das Dokument mit der Veröffentlichungs-Checkliste.
- Der Kalender, in dem die Review-Termine abgestimmt werden.
Du kannst die passenden Apps und Profile in einem Arbeitsbereich namens Produktstart in WebCatalog Desktop gruppieren. Ein weiterer Arbeitsbereich, Teamorganisation, kann Tools für die routinemäßige interne Arbeit enthalten.
Für beide kannst du dasselbe Arbeitsprofil verwenden, wenn dasselbe Google-Konto für beide Projekte berechtigt ist. Du benötigst nicht für jedes Projektfenster ein neues Google-Konto oder eine isolierte Anmeldung. Wenn du ein Profil wiederverwendest, verwendest du auch dessen Sitzungsdaten wieder – die Fenster stellen also keine getrennten Identitäten dar.
Ein Arbeitsbereich in WebCatalog Desktop bindet Chat auch nicht an eine bestimmte Projektunterhaltung. Bevor du eine Neuigkeit zum Produktstart postest, wähle den vorgesehenen Google-Chat-Bereich aus und prüfe dessen Teilnehmer. Der Desktop-Arbeitsbereich hilft dir, die Arbeit aufzurufen; in der Google-Chat-Unterhaltung wird festgelegt, wer die Nachricht erhält.
Halte Projektentscheidungen in der Unterhaltung fest, in der das Team sie erwartet. Wenn eine Direktnachricht etwas klärt, das die ganze Gruppe betrifft, fasse das Ergebnis in der passenden Projektdiskussion zusammen. So ist der Arbeitsbereich auch für die nächste Person hilfreich, die die Entscheidung nachschlagen muss – nicht nur für die Person, die gerade Nachrichten sendet.
Zusammenarbeit mit Kunden: die tatsächlich eingeladene Identität organisieren
Kläre den Zugang zu Kundenkonten ausdrücklich, bevor du ein weiteres Profil erstellst. Frage, welche E-Mail-Adresse oder verwaltete Identität der Kunde von dir erwartet.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten. Ein Kunde kann dein bestehendes Arbeits- oder Privatkonto als externen Teilnehmer einladen. Er kann dir ein Konto in seiner eigenen Workspace-Organisation bereitstellen. Google beschreibt außerdem eine Möglichkeit für Gäste ohne Workspace-Konto: Durch die Einladung wird ein Gastkonto erstellt, das von der einladenden Organisation verwaltet wird. Welche Optionen verfügbar sind und welche Einschränkungen gelten, erklärt Googles Leitfaden zu externen Nutzern und Gästen.
Richte deinen Desktop passend zur jeweiligen Konstellation ein:
| Konstellation beim Kunden | Sinnvolle Profilwahl |
|---|---|
| Der Kunde lädt dein bestehendes Arbeitskonto ein | Verwende das Profil dieses Kontos erneut |
| Der Kunde stellt ein separates Workspace-Konto bereit | Erstelle ein Profil, das mit Kunde und Identität beschriftet ist |
| Der Kunde nutzt eine genehmigte Gasteinladung | Nimm die Einladung an, prüfe den Chat-Zugriff und kennzeichne die daraus entstehende Identität eindeutig |
Wenn dein bestehendes Arbeitskonto an drei Kundenprojekten teilnimmt, können drei Projekt-Arbeitsbereiche sinnvoll sein. Drei neue Google-Konten sind deshalb nicht automatisch erforderlich. Umgekehrt werden eine vom Kunden bereitgestellte Identität und dein Arbeitgeberkonto nicht austauschbar, nur weil du sie im selben Projektfenster ablegst.
Auch die beteiligten Organisationen bestimmen, ob eine externe Zusammenarbeit möglich ist. Googles Einstellungen für externe Chat-Nutzer erläutern Administrator-Einstellungen, Beschränkungen auf vertrauenswürdige Domains und editionsabhängige Optionen für externe Bereiche. Wenn eine Einladung fehlschlägt, bestätige die eingeladene Identität und bitte den Kunden, die entsprechenden Zugriffseinstellungen zu prüfen.
Verwende bei einem gemeinsamen Projekt den vom Kunden genehmigten Weg der Zusammenarbeit. Ist dies ein für externe Nutzer freigegebener Google-Chat-Bereich, führe die Projektunterhaltung dort. Ein WebCatalog-Desktop-Profil kann einen Anmeldekontext beibehalten, aber keine Mitgliedschaft in einem Bereich gewähren oder die Richtlinien einer Organisation für externe Chats umgehen.
Prüfe verknüpfte Dokumente ebenfalls gesondert. Googles Einstellungen für externe Chats behandeln den Chat-Zugriff und den Zugriff auf freigegebene Drive-Dateien oder Aufgaben getrennt. Öffne vor einer Überprüfung das betreffende Dokument mit dem vorgesehenen Konto und vergewissere dich, dass es verfügbar ist. Eine funktionierende Unterhaltung klärt nicht automatisch alle Fragen zu Dateiberechtigungen.
Die Zusammenarbeitsübersicht in eine Einrichtung für WebCatalog Desktop umsetzen
Richte zuerst die Kontenebene ein. WebCatalogs Anleitung zu Profilen beschreibt, wie du ein Profil erstellst und eine App damit öffnest:
- Füge Google Chat in WebCatalog Desktop hinzu.
- Öffne Profile, wähle Profil hinzufügen und gib der Identität einen aussagekräftigen Namen.
- Öffne Chat mit diesem Profil und melde dich mit dem zugehörigen Konto an.
- Prüfe, ob du auf eine Unterhaltung oder einen Bereich zugreifen kannst, der für dieses Konto verfügbar sein sollte.
Wiederhole dies für die verschiedenen Identitäten, die du tatsächlich verwendest. Jedes Profil öffnet Chat als eigene Desktop-App mit eigenem Fenster und eigenem Symbol im Dock oder in der Taskleiste. Wenn du mit demselben Profil ein weiteres Fenster öffnest, wird dadurch kein zweites Konto isoliert; es verwendet denselben Sitzungskontext.
Ordne anschließend Arbeitsbereiche nach laufenden Projekten. Ein Kunden-Arbeitsbereich könnte Chat, die Dokumenten-Tools des Kunden und den Projekt-Tracker enthalten. Verwende ein vorhandenes Profil erneut, wenn dieselbe Anmeldung vorgesehen ist. Wenn mehrere Google-Apps dieselbe Identität nutzen, kann das entsprechende Profil diesen gemeinsamen Anmeldekontext verwalten. Prüfe beim Öffnen jeder App, welches Konto verwendet wird.
Führe vor dem Senden einer Nachricht eine kurze Prüfung durch: Welches Konto verwende ich, wer nimmt an dieser Unterhaltung teil und können diese Personen das verknüpfte Material öffnen? So erkennst du Abweichungen bei Konto und Zugriff, die sich allein durch einen übersichtlich eingerichteten Desktop nicht beheben lassen.
Lade WebCatalog Desktop herunter, um deine privaten, beruflichen und Kundenkonten für Google Chat parallel angemeldet zu halten.
