Ein Kunde bittet Sie, einen Beitrag zur Produkteinführung zu aktualisieren. Ein anderer braucht eine Antwort auf eine Kundenanfrage. Ein dritter möchte vor einem Meeting die Ergebnisse dieses Monats sehen. Alle drei Aufgaben finden auf Facebook statt, doch jede hängt von einem anderen Briefing, Freigabeprozess und Bestand an Unternehmensressourcen ab.
Um mehrere Facebook-Seiten effektiv zu verwalten, beginnen Sie mit den Zugriffsrechten für Ihr eigenes Konto und entwickeln anschließend für jeden Kunden einen wiederholbaren Arbeitsablauf. Nutzen Sie Metas Tools für die Veröffentlichung und Seitenverwaltung und geben Sie den zugehörigen Dokumenten und Apps einen festen Platz auf Ihrem Desktop.
WebCatalog Desktop hilft Ihnen bei dieser Organisation. Sie können Facebook in einem eigenen Desktop-Fenster öffnen und mit Spaces die Arbeit für jeden Kunden zusammenhalten. Die Einrichtung funktioniert am besten, wenn sie die tatsächliche Kundenbetreuung Ihrer Agentur abbildet – vom Onboarding bis zur Übergabe.
Beginnen Sie mit der richtigen Konto- und Seitenstruktur
Häufig suchen Menschen nach „mehrere Facebook-Konten verwalten“, obwohl sie eigentlich die Seiten mehrerer Kunden betreuen müssen. Prüfen Sie, worauf Sie bereits Zugriff haben, bevor Sie zusätzliche Anmeldungen einrichten.
| Was Sie verwalten | Was das für die Kundenarbeit bedeutet |
|---|---|
| Ihr Facebook-Konto | Die Identität, mit der Sie sich anmelden und Zugriff auf Seiten erhalten. |
| Eine Facebook-Seite | Die öffentliche Präsenz eines Kunden mit eigenen Inhalten, Nachrichten und eigener Zielgruppe. |
| Ein Business-Portfolio | Ein Bereich in Metas Business-Tools, in dem Unternehmensressourcen und deren Berechtigungen organisiert werden. |
| Ein Werbekonto | Eine Werberessource, die gesondert erfasst werden sollte, wenn bezahlte Kampagnen Teil des Vertrags sind. |
Wenn Ihr Facebook-Konto bereits autorisierten Zugriff auf mehrere Kundenseiten hat, nutzen Sie diesen Zugriff weiterhin. Sie benötigen nicht allein deshalb eine separate persönliche Anmeldung, weil Sie einen weiteren Kunden betreuen.
Meta unterscheidet zwischen Facebook-Zugriff und Aufgabenzugriff. Mit Facebook-Zugriff kann eine Person zu einer Seite wechseln. Aufgabenzugriff ermöglicht die Bearbeitung zugewiesener Aufgaben über Tools wie die Meta Business Suite. Wenn eine Seite Teil eines Business-Portfolios ist, prüfen Sie auch die Berechtigungen, die für diese Unternehmensressource gelten.
Halten Sie diese Unterscheidung in Ihren Onboarding-Notizen fest. „Ich kann mich bei Facebook anmelden“ und „Ich kann die vertraglich vereinbarten Aufgaben auf der Seite dieses Kunden ausführen“ sind unterschiedliche Meilensteine.
Onboarding: Zugriff und ein klares Briefing sicherstellen
Erstellen Sie für jeden neuen Kunden eine kurze Übersicht mit der genauen Seiten-URL, der für die Zugriffsverwaltung zuständigen Kontaktperson beim Kunden, Ihren Leistungen und der Person, die Inhalte freigibt. Nehmen Sie auch die Kennungen des relevanten Business-Portfolios und Werbekontos auf, wenn diese Ressourcen Teil des Auftrags sind.
Diese Übersicht verhindert eine häufige Ursache für Verwechslungen: ähnliche Unternehmensnamen. Eine Restaurantgruppe könnte eine Unternehmensseite, eine Seite für eine lokale Filiale und eine Seite für einen früheren Standort haben. Klären Sie gemeinsam, um welche Ressource es tatsächlich geht, bevor Sie mit der Vorbereitung von Inhalten beginnen.
Stimmen Sie den Zugriff auf die Aufgaben ab
Bitten Sie den Administrator auf Kundenseite, Ihnen die Seiten- oder Ressourcenberechtigungen zu erteilen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Ein Auftrag zur Veröffentlichung, einer zur Postfachbetreuung und einer zur Werbung können unterschiedliche Aufgaben umfassen. Bilden Sie diesen Umfang mit Metas Zugriffssteuerung ab.
Bei Seiten, die direkt über Facebook verwaltet werden, kann eine Person mit uneingeschränkter Kontrolle Seitenzugriff erteilen, bearbeiten oder entfernen. Bei Seiten, die über ein Business-Portfolio verwaltet werden, arbeiten Sie mit dem Administrator auf Kundenseite über das Berechtigungssystem des Portfolios zusammen. Metas Schulung zu Business-Portfolios erläutert den Zusammenhang zwischen Konten und Berechtigungen.
Jedes Teammitglied sollte seinen eigenen autorisierten Zugang nutzen. Ein Kunde sollte erkennen können, wer an seinem Konto arbeitet, und den Zugriff ändern können, wenn sich der Auftrag ändert.
Prüfen Sie den tatsächlichen Arbeitsumfang
Öffnen Sie vor dem ersten Abgabetermin für Inhalte die Seite oder Business-Tools des Kunden mit dem Konto, das Sie für Ihre Arbeit verwenden werden. Prüfen Sie, ob Sie auf die im Briefing vorgesehenen Funktionen zugreifen können: je nach Auftrag die Vorbereitung von Inhalten, Nachrichten, Insights oder Werbung.
Wenn die Seite nicht in Facebooks Profilauswahl erscheint, prüfen Sie, welche Art von Zugriff Sie erhalten haben. Personen mit Aufgabenzugriff müssen möglicherweise in der Meta Business Suite arbeiten. Ein weiteres Desktop-Fenster kann eine fehlende Meta-Berechtigung nicht ersetzen.
Schließen Sie das Onboarding mit einem vereinbarten Freigabeablauf ab. Halten Sie fest, wo Feedback gesammelt wird, wer die endgültige Freigabe erteilt und wie dringende Änderungen Sie erreichen sollen. Diese Entscheidungen geben Ihrer Desktop-Einrichtung einen sinnvollen organisatorischen Rahmen.
Arbeitsbereich einrichten: Geben Sie jedem Kunden einen vertrauten Platz
Die Facebook-Arbeit einer Agentur geht über die Seite selbst hinaus. Möglicherweise benötigen Sie ein Kampagnenbriefing in Google Drive, das Instagram-Konto eines Kunden, ein Design-Tool und einen Redaktionskalender. Diese Zusammenstellung für jede Aufgabe erneut zu öffnen, verursacht unnötigen Vorbereitungsaufwand.
Mit Spaces in WebCatalog können Sie Apps, Konten und Lesezeichen nach Kunden gruppieren. Ein Space mit dem Namen „Northline Studio“ könnte beispielsweise Facebook, die Meta Business Suite, die Dokumenten-Tools des Kunden sowie Lesezeichen zum aktuellen Briefing und zu freigegebenen Materialien enthalten.
Richten Sie den Space an der nächsten voraussichtlichen Aufgabe aus. Wenn dieser Kunde Sie ausschließlich für das Community-Management beauftragt, stellen Sie das Postfach und den Antwortleitfaden an die erste Stelle. Wenn monatliche Produkteinführungen im Mittelpunkt des Auftrags stehen, halten Sie den Kampagnenkalender und die Kreativdateien leicht zugänglich.
So erstellen Sie die grundlegende Einrichtung:
- Installieren Sie WebCatalog Desktop und fügen Sie Facebook aus dem App-Katalog hinzu.
- Fügen Sie die weiteren Web-Tools hinzu, die Sie verwenden. Für die Meta Business Suite können Sie deren Website
https://business.facebook.comals Desktop-App hinzufügen. - Erstellen Sie einen Space mit dem eindeutig erkennbaren Unternehmensnamen des Kunden.
- Fügen Sie die relevanten Apps und Lesezeichen hinzu und öffnen Sie anschließend die Seite und das Briefing, um zu prüfen, ob die Einrichtung im Alltag hilfreich ist.
Die Anleitung für den Einstieg von WebCatalog erklärt, wie Sie Apps und Websites hinzufügen. Wählen Sie einen Tarif, der die für Ihren Kundenstamm benötigte Anzahl an Apps und Spaces unterstützt.
Nutzen Sie Profile, wenn Anmeldesitzungen getrennt bleiben müssen
WebCatalog-Profile halten Cookies und angemeldete Sitzungen getrennt. Verwenden Sie sie für unterschiedliche Konten, zu deren Nutzung Sie berechtigt sind, etwa ein Google-Konto Ihrer Agentur und ein vom Kunden bereitgestelltes Google-Konto.
Ein Space organisiert die Arbeit; das ausgewählte Profil bestimmt die Anmeldesitzung. Sie können Ihr autorisiertes Facebook-Profil in mehreren Kunden-Spaces verwenden, wenn dieses eine Konto Zugriff auf deren Seiten hat. In diesem Fall ist es nicht nötig, für jede Seite ein separates Profil anzulegen.
Prüfen Sie beim Öffnen eines Spaces außerdem, welche Seite in Facebook oder der Meta Business Suite ausgewählt ist. Eine Kundenbezeichnung ist eine Navigationshilfe. Sie bindet den zugrunde liegenden Dienst nicht an eine bestimmte Seite – insbesondere dann nicht, wenn mehrere Spaces dieselbe Anmeldesitzung nutzen.
Veröffentlichung: Schließen Sie den Inhaltszyklus eines Kunden nach dem anderen ab
Sobald Zugriff und Arbeitsbereich eingerichtet sind, legen Sie einen Inhaltszyklus fest, dem alle am Kundenkonto Beteiligten folgen können. Eine praktische Abfolge ist: Briefing, Entwurf, Freigabe, Planung und Kontrolle der veröffentlichten Inhalte.
Beginnen Sie einen Arbeitsblock, indem Sie den Space des Kunden öffnen und den Seitennamen prüfen. Lesen Sie das aktuelle Briefing, bevor Sie einen alten Beitragstext bearbeiten. Seit dem letzten Beitrag könnten sich das Angebot, die Ziel-URL oder die Zielgruppe einer Kampagne geändert haben.
Halten Sie im Redaktionskalender einige Felder für alle Kunden einheitlich:
- Die Seite und die Kampagne, zu denen der Beitrag gehört.
- Den freigegebenen Text und den Speicherort der finalen Datei.
- Das vorgesehene Veröffentlichungsdatum, die Uhrzeit und die Zeitzone.
- Die prüfende Person und den Freigabestatus.
- Den Link zum veröffentlichten Beitrag, sobald die Veröffentlichung bestätigt ist.
Diese Felder sind besonders hilfreich, wenn ein Kunde mehrere Standorte hat. „Start am Freitag“ lässt Interpretationsspielraum; eine konkrete Seite, ein Datum und eine freigegebene Datei geben der für die Veröffentlichung zuständigen Person einen klaren Auftrag.
Die Meta Business Suite bietet Tools zum Planen von Beiträgen und Stories sowie zum Bearbeiten von Kundennachrichten. Nutzen Sie diese Funktionen für unterstützte Inhalte und Konten. Halten Sie spezielle Freigabe- oder Veröffentlichungstools, die Ihr Team benötigt, im Space des Kunden ebenfalls griffbereit.
Prüfen Sie vor dem Einplanen das ausgewählte Veröffentlichungsziel, die Medienvorschau, den Beitragstext, den Link und die Uhrzeit. Kontrollieren Sie nach der Veröffentlichung, ob der Beitrag auf der vorgesehenen Seite erscheint, und ergänzen Sie seinen Link im Kalender. Dieser Link dient als hilfreiche Referenz, wenn der Kunde eine Änderung oder eine Auswertung der Ergebnisse wünscht.
WebCatalog erleichtert es, zu den relevanten Tools zurückzukehren. Planung und Veröffentlichung erfolgen weiterhin in der Meta Business Suite oder dem Veröffentlichungsdienst Ihrer Wahl.
Community-Management: Bewahren Sie bei jeder Antwort den Kundenkontext
Nachrichten an unterschiedliche Kunden können sich täuschend ähnlich sehen. „Ist das verfügbar?“ kann sich auf eine Zimmerbuchung, ein Produkt oder einen Beratungstermin beziehen. Eine hilfreiche Antwort hängt vom Unternehmen, seinem Angebot und den Informationen ab, die die anfragende Person bereits mitgeteilt hat.
Halten Sie für jeden Kunden einen kurzen Antwortleitfaden neben den Messaging-Tools bereit. Nehmen Sie darin die Fakten auf, die Sie sofort bestätigen können, die Fragen, für die Sie Rückmeldung vom Kunden benötigen, und die für solche Rückfragen zuständige Kontaktperson.
Ein Einzelhandelskunde könnte Sie beispielsweise autorisieren, Fragen zu Öffnungszeiten und Abholmöglichkeiten zu beantworten, während Bestandsanfragen vom Personal geprüft werden sollen. Ein Dienstleistungsunternehmen könnte wünschen, dass jede Preisanfrage an sein Vertriebsteam weitergeleitet wird. Richten Sie den Leitfaden an der tatsächlichen Vereinbarung mit dem Kunden aus.
Bestätigen Sie während eines Arbeitsblocks im Postfach die Identität der Seite, prüfen Sie den Gesprächsverlauf, beantworten Sie, was Sie beantworten können, und dokumentieren Sie, was nachverfolgt werden muss. Legen Sie für offene Fragen eine eindeutige Zuständigkeit fest. Wenn ein Teammitglied übernimmt, sollte es erkennen können, was die anfragende Person benötigt und was Sie bereits zugesagt haben.
Bündeln Sie routinemäßige Prüfungen nach Kunden und legen Sie zugleich einen klaren Eskalationsweg für dringende Anliegen fest. So bleiben Sie konzentriert, ohne dass der Antwortprozess davon abhängt, wer eine Benachrichtigung zuerst bemerkt.
Reporting: Verknüpfen Sie die Ergebnisse jeder Seite mit ihrem Briefing
Ein Monatsbericht wird nützlicher, wenn er die Frage beantwortet, zu deren Lösung der Kunde Sie beauftragt hat. Ein lokaler Veranstalter interessiert sich möglicherweise für Teilnahmeanfragen. Ein Einzelhändler achtet vielleicht auf das Interesse an einer neuen Kollektion. Ein Unternehmen, das seine Bekanntheit steigern möchte, will womöglich verstehen, welche Themen seine Zielgruppe ansprechen.
Meta stellt über seine Business-Tools Seiten- und Content-Insights bereit. Achten Sie bei der Auswertung auf einen einheitlichen Berichtszeitraum sowie einen konsistenten Seiten- und Kampagnenkontext. Trennen Sie bezahlte und organische Ergebnisse, soweit Ihre Reporting-Tools diese Unterscheidung ermöglichen, und erläutern Sie, welche Aktivität zu welchem Ergebnis geführt hat.
Speichern Sie den Link zum Bericht zusammen mit dem Briefing für den nächsten Monat im Space des Kunden. Leiten Sie aus den Beobachtungen anschließend konkrete redaktionelle Entscheidungen ab: ein hilfreiches Thema erneut aufgreifen, ein Angebot klarer formulieren, ein anderes Format testen oder eine Antwort überarbeiten, die bei der Kundschaft für Verwirrung sorgt.
Das Ziel ist eine Entscheidung, die der Kunde nachvollziehen und das Team in den nächsten Inhaltszyklus übernehmen kann.
Übergabe: Schließen Sie den Auftrag so sorgfältig ab, wie Sie ihn begonnen haben
Wenn ein Teammitglied die Rolle wechselt oder ein Kundenauftrag endet, gehen Sie die beim Onboarding erstellte Kontoübersicht durch. Klären Sie, wer die geplanten Beiträge, offenen Nachrichten und den nächsten Berichtstermin übernimmt.
Stellen Sie die freigegebenen Materialien und den Redaktionskalender am vereinbarten Ort bereit. Halten Sie fest, welche geplanten Inhalte aktiv bleiben, überarbeitet oder abgesagt werden sollen. Bitten Sie den Administrator auf Kundenseite, die relevanten Seiten- oder Unternehmensberechtigungen über Metas Zugriffssteuerung anzupassen.
Entfernen Sie abschließend nicht mehr benötigte Kundenverknüpfungen und prüfen Sie gegebenenfalls eigens eingerichtete WebCatalog-Profile. Das Löschen eines lokalen Profils entfernt dessen lokale Browserdaten und Sitzungen; Berechtigungen müssen weiterhin in Meta und den anderen beteiligten Diensten geändert werden. Wenn ein Profil auch für andere aktive Kunden genutzt wird, behalten Sie es bei und entfernen Sie nur die nicht mehr benötigten Arbeitsbereichseinträge.
Erstellen Sie Ihren nächsten Kundenarbeitsbereich in WebCatalog
Die Verwaltung von Facebook-Seiten für mehrere Kunden wird einfacher, wenn jeder Auftrag eine eindeutig zugeordnete Seite, autorisierten Zugriff, ein aktuelles Briefing und eine vertraute Zusammenstellung von Tools hat. Derselbe Prozess kann Ihre ersten beiden Kunden ebenso unterstützen wie einen größeren Kundenstamm.
Laden Sie WebCatalog Desktop herunter und beginnen Sie mit einem aktiven Kunden. Stellen Sie Facebook, die Veröffentlichungstools, das aktuelle Briefing und den Antwortleitfaden in einem Space zusammen. Nutzen Sie diesen Arbeitsbereich für einen vollständigen Inhaltszyklus und passen Sie die Anordnung anschließend an die Anforderungen des nächsten Kunden an.
