Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den wichtigsten Aufgaben in jedem Unternehmen. Mitarbeitende müssen korrekt und pünktlich bezahlt werden, während Arbeitgeber Steueranmeldungen, Abzüge, Zusatzleistungen, Unterlagen, Compliance-Anforderungen und Berichte zur Lohnabrechnung verwalten müssen. Wenn die Lohnabrechnung manuell durchgeführt wird, können Fehler zu Frustration bei Mitarbeitenden, Strafzahlungen und zeitaufwendiger Verwaltungsarbeit führen.
Der richtige Payroll-Service hilft Unternehmen dabei, die Lohnabrechnung zu automatisieren, Löhne und Gehälter zu berechnen, die steuerliche Compliance zu verwalten, HR-Workflows zu unterstützen und die internen Teams zu entlasten. Payroll-Compliance bedeutet, bundesweite, landesweite und lokale Vorschriften einzuhalten, die regeln, wie Mitarbeitende bezahlt werden, und Fehler können zu Strafen oder Geschäftsrisiken führen.
Nachfolgend finden Sie vier payroll-bezogene Lösungen, die Sie in Betracht ziehen sollten: ADP, Kwork, Alight und Insperity.
ADP
Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, Start-ups, wachsende Firmen, Großunternehmen und HR-Teams, die Lohnabrechnung, Steueranmeldung, Compliance-Unterstützung, Employee-Self-Service, Benefits-Administration und skalierbare HR-Tools benötigen.
ADP ist einer der etabliertesten Anbieter für Payroll- und HR-Services. Das Unternehmen bietet Online-Lohnabrechnung, HR-, Steuer-, Compliance-, Benefits-Administration- und Workforce-Management-Lösungen für Unternehmen unterschiedlicher Größe. Die Payroll-Plattform für kleine Unternehmen von ADP wurde entwickelt, um Firmen dabei zu helfen, die Lohnabrechnung schneller durchzuführen, Steueranmeldungen zu verwalten und auf Payroll-Expertinnen und -Experten zuzugreifen.
Wichtige Funktionen:
- Online-Lohnabrechnung
- Unterstützung bei Payroll-Steueranmeldungen
- Direktüberweisung
- Employee-Self-Service
- HR-Tools und Compliance-Ressourcen
- Benefits-Administration
- Zusatzmodule für Zeiterfassung und Anwesenheit
- Berichte und Payroll-Analysen
- Payroll-Expertinnen und -Experten sowie Kundensupport
- Skalierbare Lösungen für kleine Unternehmen und Großunternehmen
Vorteile:
- Starke Markenreputation im Bereich Payroll und HR
- Gut geeignet für Unternehmen vieler Größen
- Hilft, Payroll-Steueranmeldungen und Compliance zu vereinfachen
- Bietet Payroll-Expertinnen und -Experten sowie Support-Ressourcen
- Skaliert von Payroll für kleine Unternehmen bis zu HR-Lösungen für Großunternehmen
- Integriert Payroll mit HR, Benefits und Workforce Management
- Nützlich für Unternehmen, die einen langfristigen Payroll-Partner suchen
Nachteile:
- Die Preisgestaltung ist in der Regel angebotsbasiert und möglicherweise nicht von Anfang an vollständig transparent
- Erweiterte HR-, Benefits- und Compliance-Funktionen können zusätzlich kosten
- Kann komplexer wirken als leichtgewichtige Payroll-Tools
- Kleine Unternehmen benötigen möglicherweise nicht das gesamte ADP-Ökosystem
- Einrichtung und Tarifauswahl können eine Beratung durch den Vertrieb erfordern
Kwork
Am besten geeignet für: Start-ups, kleine Unternehmen, Unternehmerinnen und Unternehmer sowie Online-Teams, die freiberufliche Unterstützung bei payroll-bezogenen Aufgaben, Hilfe bei der Einrichtung der Lohnabrechnung, Buchhaltungsunterstützung, HR-Administration oder ausgelagerte projektbasierte Business-Services benötigen, statt einer dedizierten Payroll-Softwareplattform.
Kwork ist ein Marktplatz für Freelance-Dienstleistungen, auf dem Unternehmen Freelancer für klar abgegrenzte Services beauftragen können. Es ist kein traditioneller Payroll-Service-Anbieter wie ADP, Alight oder Insperity. Dennoch kann es für Unternehmen nützlich sein, die freiberufliche Unterstützung bei payroll-bezogenen Aufgaben, Buchhaltung, HR-Administration, Accounting-Support, Dokumentenvorbereitung oder der Einrichtung von Geschäftsprozessen benötigen. Kwork listet Freelancer-Services mit vordefinierten Preisen, Fristen und Leistungsumfängen auf, wobei Services ab 10 US-Dollar beginnen.
Wichtige Funktionen:
- Marktplatz für Freelance-Dienstleistungen
- Festpreisangebote für Services
- Freiberufliche Unterstützung in den Bereichen Business, Administration, Buchhaltung und HR
- Sicherer Bestellablauf
- Käuferschutzprogramm
- Beauftragung von Freelancern für einmalige Projekte
- Unterstützung für Remote-Business-Aufgaben
- Klare Servicebeschreibungen, Preise und Fristen
Vorteile:
- Nützlich für die Beauftragung freiberuflicher Payroll- oder Buchhaltungsunterstützung
- Festpreis-Modelle helfen, Projektkosten zu kontrollieren
- Gut für kleine Unternehmen, die gelegentlich administrative Hilfe benötigen
- Kann einmalige Aufgaben wie Payroll-Einrichtung, Bereinigung von Tabellen oder HR-Dokumentation unterstützen
- Niedrigere Einstiegshürde als die Einstellung einer Vollzeit-Fachkraft für Payroll
- Breiter Marktplatz mit Freelancern aus verschiedenen Geschäftskategorien
- Hilfreich für Start-ups mit begrenzten internen Verwaltungsressourcen
Nachteile:
- Keine vollständige Plattform für Lohnabrechnung
- Ersetzt keine Software für Payroll-Steueranmeldungen oder Compliance-Systeme für Arbeitgeber
- Die Qualität hängt von der ausgewählten Freelancer-Person ab
- Unternehmen müssen rechtliche, steuerliche und payroll-bezogene Compliance weiterhin eigenständig prüfen
- Nicht ideal für die laufende Verwaltung der Mitarbeiter-Lohnabrechnung in größerem Maßstab
- Sensible Payroll-Daten sollten bei der Zusammenarbeit mit Freelancern sorgfältig behandelt werden
Alight
Am besten geeignet für: Große Unternehmen, multinationale Konzerne, Enterprise-HR-Teams und Organisationen, die globale Payroll, HR-Transformation, Benefits-Administration, Compliance-Unterstützung, länderübergreifende Payroll-Prozesse und Workforce-Technology-Services benötigen.
Alight bietet Human-Capital- und Business-Lösungen in den Bereichen Payroll, Benefits, HR und Workforce Operations. Es eignet sich am besten für größere Organisationen, die Payroll- und HR-Unterstützung auf Enterprise-Niveau benötigen, insbesondere wenn die Lohnabrechnung über mehrere Länder, Währungen, regulatorische Vorgaben und Mitarbeitergruppen hinweg funktionieren muss. Die umfassenderen Lösungen von Alight konzentrieren sich auf integrierte Human-Capital-Services, während Partnermaterialien Alight Global Payroll als für bestimmte Länder lokalisiert beschreiben und Unterstützung für lokale Vorschriften, Steuergesetze, Berichtspflichten, mehrere Sprachen, Währungen und Zahlungsmethoden hervorheben.
Wichtige Funktionen:
- Unterstützung für globale Payroll
- HR- und Benefits-Administration
- Länderübergreifende Payroll-Prozesse
- Compliance-Unterstützung für lokale Vorschriften
- Workforce-Technology-Services
- Lösungen für die Employee Experience
- Payroll-Reporting
- Integration mit Enterprise-HR-Plattformen
- Unterstützung für mehrere Sprachen, Währungen und Zahlungsmethoden
Vorteile:
- Sehr gut geeignet für große und global aufgestellte Organisationen
- Nützlich für Unternehmen, die komplexe Lohnabrechnung über mehrere Länder hinweg verwalten
- Unterstützt Payroll, Benefits und HR-Prozesse gemeinsam
- Hilft Unternehmen, Compliance unter verschiedenen lokalen Regelungen zu verwalten
- Gut für Projekte zur HR-Transformation auf Enterprise-Niveau
- Kann große Mitarbeiterzahlen unterstützen
- Funktioniert gut für Organisationen, die ausgelagerte HR- und Payroll-Expertise benötigen
Nachteile:
- Nicht für sehr kleine Unternehmen konzipiert
- Möglicherweise zu komplex für Unternehmen mit einfachen Payroll-Anforderungen
- Die Implementierung kann Planung, Migration und Abstimmung mit Stakeholdern erfordern
- Preisgestaltung und Leistungsumfang sind typischerweise auf Enterprise-Kunden ausgerichtet
- Kleinere Teams bevorzugen möglicherweise einfachere Payroll-Software
Insperity
Am besten geeignet für: Kleine und mittelständische Unternehmen, wachsende Firmen, HR-Teams und Arbeitgeber, die Payroll in Kombination mit HR-Administration, Employee Benefits, Compliance-Unterstützung, Haftungsmanagement für Arbeitgeber, Schulungen, Recruiting-Unterstützung und PEO-ähnlichen Services wünschen.
Insperity bietet HR-Administrations- und Payroll-Lösungen, die Unternehmen dabei helfen sollen, die Lohnabrechnung und umfassendere HR-Aufgaben zu verwalten. Die HR-Admin- und Payroll-Services umfassen Beschäftigungsadministration und Payroll, Schulung und Entwicklung, Unterstützung beim Performance Management, Haftungsmanagement für Arbeitgeber, Services rund um Mitarbeiterhandbücher, Recruiting sowie Unterstützung bei Outplacement.
Wichtige Funktionen:
- Lohnabrechnung
- HR-Administration
- Unterstützung bei der Beschäftigungsadministration
- Benefits-bezogene Unterstützung
- Unterstützung beim Performance Management
- Unterstützung bei Schulung und Entwicklung
- Haftungsmanagement für Arbeitgeber
- Services für Mitarbeiterhandbücher
- Recruiting- und Outplacement-Unterstützung
- Unterstützung durch HR-Service-Teams
Vorteile:
- Kombiniert Payroll mit umfassenderer HR-Unterstützung
- Gut für Unternehmen, die mehr als nur Payroll-Software möchten
- Hilfreich für KMU ohne große interne HR-Abteilung
- Unterstützt Compliance, Administration, Schulung und Mitarbeitermanagement
- Ein PEO-ähnlicher Ansatz kann die HR-Arbeitslast reduzieren
- Unterstützung durch Service-Teams hilft Unternehmen, komplexe HR-Anforderungen zu bewältigen
- Nützlich für wachsende Unternehmen, die Struktur und HR-Expertise benötigen
Nachteile:
- Kann teurer sein als einfache Payroll-Software
- Nicht ideal für Unternehmen, die nur eine einfache Lohnabrechnung benötigen
- Das Servicemodell kann ein größeres Commitment erfordern als Self-Service-Tools
- Manche Unternehmen bevorzugen möglicherweise mehr direkte Kontrolle über HR-Prozesse
- Am besten geeignet für Unternehmen, die gebündelte HR- und Payroll-Unterstützung schätzen
So wählen Sie den richtigen Payroll-Service aus
- Wählen Sie ADP, wenn Sie einen vertrauenswürdigen Payroll-Anbieter möchten, der Lohnabrechnung, Steueranmeldungen, Employee-Self-Service, HR-Tools, Benefits und Compliance abdecken kann, während Ihr Unternehmen wächst.
- Wählen Sie Kwork, wenn Sie keine vollständige Payroll-Plattform benötigen, sondern freiberufliche Unterstützung für Payroll-Einrichtung, Buchhaltung, HR-Administration, Bereinigung von Tabellen oder einmalige Geschäftsaufgaben beauftragen möchten.
- Wählen Sie Alight, wenn Ihr Unternehmen auf Enterprise-Niveau arbeitet und globale Payroll, Benefits-Administration, HR-Technologie und länderübergreifende Compliance-Unterstützung benötigt.
- Wählen Sie Insperity, wenn Sie Payroll in Kombination mit umfassenderer HR-Administration, Compliance-Beratung, Mitarbeiterunterstützung, Schulung, Recruiting und PEO-ähnlichen Services wünschen.
Fazit
Der beste Payroll-Service hängt von der Größe Ihres Unternehmens, den internen HR-Kapazitäten und Ihren Compliance-Anforderungen ab. ADP ist eine starke Allround-Lösung für Payroll und HR für Unternehmen, die Skalierbarkeit und steuerliche Unterstützung wünschen. Kwork ist nützlich, um freiberufliche Hilfe bei payroll-bezogenen administrativen Aufgaben zu finden, ersetzt jedoch keine Payroll-Software. Alight eignet sich am besten für Unternehmen, die globale Payroll und Unterstützung bei der HR-Transformation benötigen. Insperity ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die Payroll zusammen mit praxisnaher HR-Administration und Compliance-Unterstützung wünschen.
Ein zuverlässiger Payroll-Service sollte Ihrem Unternehmen dabei helfen, Mitarbeitende korrekt zu bezahlen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, die steuerliche Compliance zu unterstützen und Ihrem Team mehr Sicherheit im täglichen Workforce Management zu geben.