Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines jeden Unternehmens. Beschäftigte müssen korrekt und pünktlich bezahlt werden, während Arbeitgeber Steueranmeldungen, Abzüge, Zusatzleistungen, Unterlagen, Compliance-Anforderungen und die Berichterstattung zur Entgeltabrechnung verwalten müssen. Wird die Entgeltabrechnung manuell durchgeführt, können Fehler zu Unzufriedenheit bei den Beschäftigten, Strafzahlungen und zeitaufwendiger Verwaltungsarbeit führen.
Der richtige Dienstleister für die Entgeltabrechnung hilft Unternehmen dabei, Abrechnungen zu automatisieren, Löhne und Gehälter zu berechnen, steuerliche Vorschriften einzuhalten, HR-Arbeitsabläufe zu unterstützen und interne Teams zu entlasten. Compliance in der Entgeltabrechnung bedeutet, die Vorschriften auf Bundes-, einzelstaatlicher und kommunaler Ebene einzuhalten, die die Bezahlung von Beschäftigten regeln. Fehler können Strafzahlungen oder unternehmerische Risiken nach sich ziehen.
Im Folgenden stellen wir vier Lösungen rund um die Entgeltabrechnung vor: ADP, Kwork, Alight und Insperity.
ADP
Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, Start-ups, wachsende Unternehmen, Großunternehmen und HR-Teams, die Entgeltabrechnung, Steueranmeldungen, Compliance-Unterstützung, Mitarbeiter-Self-Service, die Verwaltung von Zusatzleistungen und skalierbare HR-Tools benötigen.
ADP ist einer der etabliertesten Anbieter von Entgeltabrechnungs- und HR-Dienstleistungen. Das Unternehmen bietet Online-Entgeltabrechnung sowie Lösungen für HR, Steuern, Compliance, die Verwaltung von Zusatzleistungen und Personalmanagement für Unternehmen unterschiedlicher Größe. Die Entgeltabrechnungsplattform von ADP für kleine Unternehmen soll dabei helfen, Abrechnungen schneller durchzuführen, Steueranmeldungen zu verwalten und auf Fachleute für die Entgeltabrechnung zuzugreifen.
Wichtigste Funktionen:
- Online-Entgeltabrechnung
- Unterstützung bei Steueranmeldungen im Rahmen der Entgeltabrechnung
- Direkte Gehaltsüberweisung
- Mitarbeiter-Self-Service
- HR-Tools und Compliance-Ressourcen
- Verwaltung von Zusatzleistungen
- Zusatzmodule für Zeit- und Anwesenheitserfassung
- Berichterstellung und Analysen zur Entgeltabrechnung
- Fachleute für die Entgeltabrechnung und Kundensupport
- Skalierbare Lösungen für kleine Unternehmen und Großunternehmen
Vorteile:
- Hohes Markenansehen in den Bereichen Entgeltabrechnung und HR
- Gut für Unternehmen unterschiedlichster Größe geeignet
- Hilft, Steueranmeldungen und Compliance in der Entgeltabrechnung zu vereinfachen
- Bietet Zugang zu Fachleuten für die Entgeltabrechnung und unterstützenden Ressourcen
- Skaliert von der Entgeltabrechnung für kleine Unternehmen bis hin zu HR-Lösungen für Großunternehmen
- Verknüpft die Entgeltabrechnung mit HR, Zusatzleistungen und Personalmanagement
- Nützlich für Unternehmen, die einen langfristigen Partner für die Entgeltabrechnung suchen
Nachteile:
- Die Preise werden in der Regel individuell angeboten und sind im Vorfeld möglicherweise nicht vollständig transparent
- Erweiterte HR-, Zusatzleistungs- und Compliance-Funktionen können zusätzliche Kosten verursachen
- Kann komplexer wirken als schlanke Tools für die Entgeltabrechnung
- Kleine Unternehmen benötigen möglicherweise nicht das gesamte ADP-Ökosystem
- Einrichtung und Tarifauswahl können eine Beratung durch den Vertrieb erfordern
Kwork
Am besten geeignet für: Start-ups, kleine Unternehmen, Selbstständige und Online-Teams, die freiberufliche Unterstützung bei Aufgaben rund um die Entgeltabrechnung, Hilfe bei deren Einrichtung, Unterstützung bei der Buchführung, HR-Verwaltungsaufgaben oder ausgelagerte projektbezogene Unternehmensdienstleistungen statt einer dedizierten Entgeltabrechnungsplattform benötigen.
Kwork ist ein Marktplatz für freiberufliche Dienstleistungen, auf dem Unternehmen Freelancer für Leistungen mit festgelegtem Umfang beauftragen können. Es handelt sich nicht um einen klassischen Dienstleister für die Entgeltabrechnung wie ADP, Alight oder Insperity. Die Plattform kann jedoch für Unternehmen nützlich sein, die freiberufliche Hilfe bei Aufgaben rund um die Entgeltabrechnung, Buchführung, HR-Verwaltung, Unterstützung im Rechnungswesen, Dokumentenerstellung oder der Einrichtung von Geschäftsprozessen benötigen. Kwork listet freiberufliche Dienstleistungen mit vorab festgelegten Preisen, Fristen und Lieferergebnissen auf. Die Preise beginnen bei 10 US-Dollar.
Wichtigste Funktionen:
- Marktplatz für freiberufliche Dienstleistungen
- Dienstleistungsangebote zum Festpreis
- Freiberufliche Unterstützung in den Bereichen Unternehmensführung, Verwaltung, Rechnungswesen und HR
- Sicherer Bestellablauf
- Käuferschutzprogramm
- Beauftragung von Freelancern für einmalige Projekte
- Unterstützung bei aus der Ferne erledigbaren Unternehmensaufgaben
- Klare Leistungsbeschreibungen, Preise und Fristen
Vorteile:
- Nützlich, um freiberufliche Unterstützung für die Entgeltabrechnung oder Buchführung zu finden
- Preise für einen festgelegten Leistungsumfang helfen, Projektkosten zu kontrollieren
- Gut für kleine Unternehmen geeignet, die gelegentlich Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben benötigen
- Kann bei der einmaligen Einrichtung der Entgeltabrechnung, der Bereinigung von Tabellen oder der Erstellung von HR-Dokumenten helfen
- Niedrigere Einstiegshürde als die Einstellung einer Vollzeitfachkraft für die Entgeltabrechnung
- Großer Marktplatz mit Freelancern aus verschiedenen unternehmensbezogenen Bereichen
- Hilfreich für Start-ups mit begrenzten internen Verwaltungsressourcen
Nachteile:
- Keine vollständige Plattform für die Entgeltabrechnung
- Ersetzt weder Software für Steueranmeldungen im Rahmen der Entgeltabrechnung noch Compliance-Systeme für Arbeitgeber
- Die Qualität hängt vom ausgewählten Freelancer ab
- Unternehmen müssen die Einhaltung rechtlicher, steuerlicher und abrechnungsbezogener Vorschriften weiterhin eigenständig überprüfen
- Nicht ideal für die laufende Entgeltabrechnung einer großen Belegschaft
- Bei der Zusammenarbeit mit Freelancern ist ein sorgfältiger Umgang mit sensiblen Entgeltabrechnungsdaten erforderlich
Alight
Am besten geeignet für: Große Unternehmen, multinationale Unternehmen, HR-Teams in Großunternehmen und Organisationen, die globale Entgeltabrechnung, HR-Transformation, die Verwaltung von Zusatzleistungen, Compliance-Unterstützung, länderübergreifende Abrechnungsprozesse und Technologiedienstleistungen für das Personalmanagement benötigen.
Alight bietet Human-Capital- und Unternehmenslösungen in den Bereichen Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen, HR und Personalmanagement. Das Angebot eignet sich besonders für größere Organisationen, die Unterstützung bei der Entgeltabrechnung und im HR-Bereich auf Konzernebene benötigen – insbesondere, wenn die Abrechnung mehrere Länder, Währungen, Vorschriften und Beschäftigtengruppen abdecken muss. Die umfassenderen Lösungen von Alight konzentrieren sich auf integrierte Human-Capital-Dienstleistungen. In Partnerunterlagen wird Alight Global Payroll als länderspezifisch angepasste Lösung beschrieben, die lokale Vorschriften, Steuergesetze, Berichtspflichten sowie mehrere Sprachen, Währungen und Zahlungsmethoden unterstützt.
Wichtigste Funktionen:
- Unterstützung bei der globalen Entgeltabrechnung
- HR-Verwaltung und Verwaltung von Zusatzleistungen
- Länderübergreifende Entgeltabrechnung
- Unterstützung bei der Einhaltung lokaler Vorschriften
- Technologiedienstleistungen für das Personalmanagement
- Lösungen für die Mitarbeitererfahrung
- Berichterstellung zur Entgeltabrechnung
- Integration mit HR-Plattformen für Großunternehmen
- Unterstützung mehrerer Sprachen, Währungen und Zahlungsmethoden
Vorteile:
- Sehr gut für große und weltweit tätige Organisationen geeignet
- Nützlich für Unternehmen mit komplexer, länderübergreifender Entgeltabrechnung
- Unterstützt Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen und HR-Prozesse gemeinsam
- Hilft Unternehmen, unterschiedliche lokale Vorschriften einzuhalten
- Gut für HR-Transformationsprojekte in Großunternehmen geeignet
- Kann große Belegschaften unterstützen
- Gut geeignet für Organisationen, die externes Fachwissen in den Bereichen HR und Entgeltabrechnung benötigen
Nachteile:
- Nicht für sehr kleine Unternehmen konzipiert
- Für Unternehmen mit einfachen Anforderungen an die Entgeltabrechnung möglicherweise zu komplex
- Die Implementierung kann Planung, Datenmigration und die Abstimmung mit Beteiligten erfordern
- Preise und Leistungsumfang sind in der Regel auf Großunternehmen ausgerichtet
- Kleinere Teams bevorzugen möglicherweise einfachere Entgeltabrechnungssoftware
Insperity
Am besten geeignet für: Kleine und mittlere Unternehmen, wachsende Unternehmen, HR-Teams und Arbeitgeber, die Entgeltabrechnung mit HR-Verwaltung, Mitarbeiterzusatzleistungen, Compliance-Unterstützung, dem Management von Arbeitgeberhaftungsrisiken, Schulungen, Unterstützung bei der Personalbeschaffung und Dienstleistungen nach dem PEO-Modell kombinieren möchten.
Insperity bietet Lösungen für HR-Verwaltung und Entgeltabrechnung, die Unternehmen bei der Abrechnung und weitergehenden Personalaufgaben unterstützen sollen. Zu den HR-Verwaltungs- und Entgeltabrechnungsdienstleistungen gehören die Verwaltung von Beschäftigungsverhältnissen und die Entgeltabrechnung, Schulung und Entwicklung, Unterstützung beim Leistungsmanagement, das Management von Arbeitgeberhaftungsrisiken, Dienstleistungen rund um Mitarbeiterhandbücher, Personalbeschaffung und Outplacement-Unterstützung.
Wichtigste Funktionen:
- Entgeltabrechnung
- HR-Verwaltung
- Unterstützung bei der Verwaltung von Beschäftigungsverhältnissen
- Unterstützung rund um Zusatzleistungen
- Unterstützung beim Leistungsmanagement
- Unterstützung bei Schulung und Entwicklung
- Management von Arbeitgeberhaftungsrisiken
- Dienstleistungen rund um Mitarbeiterhandbücher
- Unterstützung bei Personalbeschaffung und Outplacement
- Unterstützung durch ein HR-Serviceteam
Vorteile:
- Verbindet die Entgeltabrechnung mit umfassenderer HR-Unterstützung
- Gut für Unternehmen geeignet, die mehr als eine Entgeltabrechnungssoftware wünschen
- Hilfreich für kleine und mittlere Unternehmen ohne große interne Personalabteilung
- Unterstützt Compliance, Verwaltung, Schulungen und Mitarbeiterführung
- Der Ansatz nach dem PEO-Modell kann den HR-Arbeitsaufwand reduzieren
- Die Unterstützung durch ein Serviceteam hilft Unternehmen bei der Bewältigung komplexer HR-Anforderungen
- Nützlich für wachsende Unternehmen, die Strukturen und HR-Fachwissen benötigen
Nachteile:
- Kann teurer sein als einfache Entgeltabrechnungssoftware
- Nicht ideal für Unternehmen, die lediglich eine einfache Entgeltabrechnung benötigen
- Das Dienstleistungsmodell kann eine stärkere Bindung erfordern als Self-Service-Tools
- Manche Unternehmen bevorzugen möglicherweise mehr direkte Kontrolle über ihre HR-Prozesse
- Am besten für Unternehmen geeignet, die Wert auf gebündelte Unterstützung bei HR und Entgeltabrechnung legen
So wählen Sie den richtigen Dienstleister für die Entgeltabrechnung
- Wählen Sie ADP, wenn Sie einen bewährten Anbieter suchen, der mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Entgeltabrechnung, Steueranmeldungen, Mitarbeiter-Self-Service, HR-Tools, Zusatzleistungen und Compliance abdecken kann.
- Wählen Sie Kwork, wenn Sie keine vollständige Entgeltabrechnungsplattform benötigen, sondern freiberufliche Unterstützung für die Einrichtung der Entgeltabrechnung, Buchführung, HR-Verwaltung, Tabellenbereinigung oder einmalige Unternehmensaufgaben beauftragen möchten.
- Wählen Sie Alight, wenn Ihr Unternehmen in der Größenordnung eines Großunternehmens tätig ist und globale Entgeltabrechnung, die Verwaltung von Zusatzleistungen, HR-Technologie und länderübergreifende Compliance-Unterstützung benötigt.
- Wählen Sie Insperity, wenn Sie Entgeltabrechnung mit umfassenderer HR-Verwaltung, Compliance-Beratung, Mitarbeiterbetreuung, Schulungen, Personalbeschaffung und Dienstleistungen nach dem PEO-Modell kombinieren möchten.
Fazit
Welcher Dienstleister für die Entgeltabrechnung am besten geeignet ist, hängt von Ihrer Unternehmensgröße, Ihren internen HR-Kapazitäten und Ihren Compliance-Anforderungen ab. ADP ist eine leistungsfähige Komplettlösung für Entgeltabrechnung und HR für Unternehmen, die Skalierbarkeit und steuerliche Unterstützung wünschen. Kwork ist nützlich, um freiberufliche Hilfe bei Verwaltungsaufgaben rund um die Entgeltabrechnung zu beauftragen, ersetzt aber keine Entgeltabrechnungssoftware. Alight eignet sich am besten für Großunternehmen, die Unterstützung bei der globalen Entgeltabrechnung und HR-Transformation benötigen. Insperity ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die Entgeltabrechnung mit praxisnaher HR-Verwaltung und Compliance-Unterstützung aus einer Hand wünschen.
Ein zuverlässiger Dienstleister für die Entgeltabrechnung sollte Ihrem Unternehmen helfen, Beschäftigte korrekt zu bezahlen, Verwaltungsaufwand zu reduzieren, steuerliche Vorschriften einzuhalten und Ihrem Team mehr Sicherheit im täglichen Personalmanagement zu geben.
