Airtable ist eine flexible relationale Datenplattform, mit der sich individuelle Workflows und schlanke Apps erstellen lassen. Smartsheet überträgt das vertraute Tabellenkalkulationsmodell auf strukturiertes Projekt- und Arbeitsmanagement.
Airtable und Smartsheet beginnen beide mit Zeilen und Spalten, gehen dann aber weit über eine herkömmliche Tabellenkalkulation hinaus. Mit beiden lassen sich Projekte verwalten, Daten über Formulare erfassen, wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Dashboards erstellen und verschiedenen Teams strukturierte Ansichten derselben Informationen bereitstellen.
Airtable ähnelt eher einer No-Code-Datenbank und einem App-Builder. Smartsheet wirkt eher wie ein auf der Tabellenkalkulation basierendes Enterprise-Arbeitsmanagementsystem. Welche Lösung besser geeignet ist, hängt davon ab, ob Ihr Workflow vor allem daten- oder projektorientiert ist.
Auf einen Blick
| Airtable | Smartsheet | |
|---|---|---|
| Am besten geeignet für | Flexible Datenbanken und individuelle Geschäftsanwendungen | Strukturiertes Projekt- und Portfoliomanagement |
| Grundmodell | Relationale Bases, Tabellen, Datensätze und verknüpfte Felder | Tabellenblätter, Zeilen, Spalten, Projekte und Portfolios |
| Ansichten | Raster, Kanban, Kalender, Galerie, Zeitleiste und Interfaces | Raster, Gantt, Karten, Kalender, Dashboards und Berichte |
| Datenbeziehungen | Leistungsstarkes Modell mit verknüpften Datensätzen | Tabellenübergreifende Verweise und Projektbeziehungen |
| Automatisierung | Triggerbasierte Automatisierungen und Integrationen | Workflow-Automatisierung, Benachrichtigungen, Genehmigungen und Aktualisierungen |
| Benutzererlebnis | Visuell und app-ähnlich | Vertraut für Tabellenkalkulations- und Projektmanagement-Nutzende |
| Typische Stärke | Individuelle operative Systeme erstellen | Zeitpläne, Ressourcen und Umsetzung in großem Maßstab verwalten |
Was ist Airtable?
Airtable ist eine cloudbasierte Plattform, die die Vertrautheit einer Tabellenkalkulation mit Funktionen einer relationalen Datenbank verbindet. Teams können Datensätze über mehrere Tabellen hinweg verknüpfen, verschiedene Ansichten erstellen, Interfaces gestalten, Aktionen automatisieren und strukturierte Daten in individuelle operative Anwendungen verwandeln.
Was ist Smartsheet?
Smartsheet ist eine Arbeitsmanagementplattform, deren Grundlage ein tabellenähnliches Raster bildet. Sie ergänzt dieses um Projektzeitpläne, Gantt-Diagramme, Abhängigkeiten, Formulare, Genehmigungen, Dashboards, Berichte, Ressourcenmanagement und Automatisierung für Teams, die strukturierte Arbeit verwalten.
1. Datenbankdenken oder Projektdenken
Airtable spielt seine Stärken aus, wenn die zugrunde liegenden Informationen ebenso wichtig sind wie der Workflow. Ein Unternehmen kann Kunden, Kampagnen, Ressourcen, Produkte, Anfragen und Projekte über verknüpfte Datensätze miteinander verbinden, statt dieselben Informationen wiederholt in separaten Tabellenblättern zu speichern.
Smartsheet ist besonders stark, wenn ein Plan den Ausgangspunkt bildet. Zeilen stehen für Aufgaben oder Arbeitselemente, Spalten erfassen Zuständigkeiten und Termine, und Gantt-Ansichten, Abhängigkeiten, Baselines, Benachrichtigungen und Berichte helfen Teams dabei, ein Projekt zum Abschluss zu bringen.
2. Interfaces und Anwendungen erstellen
Airtable kann dieselben Daten in Rastern, Kalendern, Galerien, Boards, Zeitleisten und individuellen Interfaces darstellen. Ein Marketingteam, eine Führungskraft und eine Fachkraft aus dem operativen Bereich können jeweils eine andere Ansicht nutzen, ohne separate Kopien der Datenbank anzulegen.
Smartsheet bietet Dashboards, Berichte, Formulare und rollenbezogene Ansichten, doch die Nutzung bleibt stärker auf Arbeitsmanagement als auf Anwendungsentwicklung ausgerichtet. Besonders effektiv ist es, wenn die Nutzenden bereits mit Tabellenkalkulationen und Projektzeitplänen vertraut sind.
3. Automatisierung und Prozesssteuerung
Beide Dienste können Aktionen auslösen, wenn Datensätze geändert, Formulare eingereicht oder Termine erreicht werden oder Genehmigungen erforderlich sind. Airtable-Automatisierungen lassen sich nahtlos mit den relationalen Daten verknüpfen und können externe Dienste einbinden, um individuelle operative Prozesse zu unterstützen.
Die Automatisierung in Smartsheet ist auf organisatorische Workflows ausgelegt: Erinnerungen, Genehmigungsanfragen, Aktualisierungsanfragen, Zuweisungen, Statusänderungen und Benachrichtigungen. Damit lässt sich standardisieren, wie Projekte und Geschäftsprozesse zwischen verschiedenen Personen ablaufen.
4. Skalierung im gesamten Unternehmen
Airtable kann komplexe Systeme unterstützen, ohne dass herkömmliche Softwareentwicklung erforderlich ist. Bei größeren Implementierungen sind jedoch eine durchdachte Datenarchitektur, Berechtigungen und klare Verantwortlichkeiten wichtig. Eine schlecht strukturierte Base kann schwierig zu pflegen werden.
Smartsheet wird häufig von Projektmanagementbüros und Enterprise-Teams eingesetzt, die Zeitpläne, Einblick in Ressourcen, Portfolio-Berichte, Governance und eine wiederholbare Umsetzung benötigen. Die Struktur wirkt möglicherweise weniger kreativ, lässt sich aber oft besser in etablierte Projektmanagementpraktiken integrieren.
Für welche Lösung sollten Sie sich entscheiden?
Airtable passt besser zu Ihnen, wenn Sie:
- relationale Daten statt isolierter Tabellen benötigen
- individuelle Interfaces und schlanke interne Apps erstellen möchten
- Inhalte, Ressourcen, CRM-Datensätze, Bestände oder operative Daten verwalten
- Flexibilität für viele unterschiedliche Workflows schätzen
Smartsheet passt besser zu Ihnen, wenn Sie:
- Zeitpläne, Abhängigkeiten, Ressourcen und Projektportfolios verwalten
- eine tabellenähnliche Oberfläche möchten, die Geschäftsanwender wiedererkennen
- Genehmigungen, Berichte, Dashboards und wiederholbare Prozesse benötigen
- in einem formellen Projektmanagement- oder Enterprise-Arbeitsumfeld tätig sind
Beide mit WebCatalog nutzen
WebCatalog Desktop kann Airtable und Smartsheet unter macOS, Windows und Linux in eigenen Fenstern ausführen. Mit Profilen können Beratende und Agenturen mehrere Kundenkonten getrennt angemeldet halten. Über Spaces lassen sich Datenbanken oder Projektportfolios zusammen mit den jeweils passenden E-Mail-, Chat-, Datei- und Berichtstools gruppieren.
Ein Team könnte Airtable für eine Inhalts- oder Ressourcendatenbank und Smartsheet für den formellen Umsetzungsplan verwenden. WebCatalog hält beide Systeme griffbereit, ohne Kundensitzungen zu vermischen oder den Browser mit weiteren Tabs zu überladen.
Fazit
Airtable ist die bessere flexible Datenbank- und No-Code-Plattform für operative Prozesse. Smartsheet eignet sich besser für strukturiertes Projekt- und Portfoliomanagement. Wählen Sie Airtable, wenn der Workflow bei verknüpften Daten ansetzt, und Smartsheet, wenn Zeitpläne, Zuständigkeiten und Umsetzung im Vordergrund stehen.
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