Google Drive bliver sværere at finde rundt i, når dine filer hører til forskellige dele af dit liv. Et tilbud ligger på din virksomhedskonto, en kunde giver dig et separat virksomhedslogin, og personlige dokumenter ligger i endnu et Drev. Udfordringen er at huske, hvilken identitet der hører til det dokument, du skal bruge.
Der er flere gode måder at administrere flere Google Drive-konti på. Google understøtter kontoskift i browseren, og Drev til computer kan forbinde flere konti, så du kan få adgang til filerne lokalt. Browserprofiler og WebCatalog giver dig flere muligheder for at organisere de konti, du bruger i løbet af dagen.
Den rette opsætning afhænger af, hvad du gør, når du har åbnet Drev. Læser du et delt dokument en gang imellem, arbejder du med filer i Finder eller Stifinder, eller skifter du mellem kundemails, dokumenter og møder? Start med det spørgsmål, og lav derefter den enkleste opsætning, der dækker dine daglige behov.
Vælg din opsætning ud fra det arbejde, du skal udføre
Disse muligheder løser forskellige dele af problemet, og du kan kombinere flere af dem.
| Dit primære behov | Et nyttigt udgangspunkt | Det skal du være opmærksom på |
|---|---|---|
| Åbne en anden kontos Drev en gang imellem | Googles kontovælger | Kontrollér den aktive Google-konto, før du redigerer eller uploader. |
| Få adgang til filer i skyen via Finder eller Stifinder | Drev til computer | Google understøtter op til fire konti; vælg synkroniseringsindstillinger for hver konto. |
| Holde et helt browsermiljø organiseret efter identitet | Browserprofiler | Du administrerer et separat browsermiljø til arbejde, privat brug eller en kunde. |
| Holde Drev sammen med de øvrige apps for hver identitet | WebCatalog Desktop | Profiler adskiller sessioner; rum organiserer de apps og profiler, du bruger sammen. |
Skeln også mellem flere konti og flere mapper. Hvis tre kunder deler mapper med din eksisterende virksomhedskonto, har du måske kun brug for den ene konto. Opret først et separat kontomiljø, når du faktisk har en anden Google-identitet at bruge. For mapper under samme identitet kan en tydelig projektstruktur være nok.
Brug Googles kontovælger til lejlighedsvis adgang via nettet
Google giver dig mulighed for at logge ind på flere Google-konti og skifte mellem dem uden at logge ud. Vælg dit profilbillede eller forbogstav i en Google-tjeneste, vælg Tilføj konto, og log ind. Derefter kan du vælge den konto, du har brug for, i kontomenuen.
Det er et fornuftigt udgangspunkt, hvis du tjekker et andet Drev et par gange om ugen. Det kræver kun lidt opsætning, og browseren forbliver dit primære arbejdsmiljø.
Før du uploader en leverance eller anmoder om adgang til et dokument, skal du kontrollere den mailadresse, der vises i Google-kontomenuen. Et velkendt profilbillede er ikke en sikker påmindelse, især hvis begge konti bruger det samme billede. Google bemærker også, at den første konto, du logger ind på, ofte er standardkontoen. Det kan have betydning, når en tjeneste er usikker på, hvilken konto du vil bruge.
Hvis du hele tiden stopper op for at kontrollere kontomenuen, kan du overveje at give hver identitet en mere genkendelig plads i din daglige opsætning.
Brug Drev til computer, når lokal filadgang er vigtig
Hvis du skal bruge filer i Finder på en Mac eller Stifinder på Windows, så start med Googles egen synkroniseringsklient. Drev til computer understøtter op til fire konti på samme tid.
Sådan tilknytter du en anden konto:
- Åbn menuen i Drev til computer.
- Vælg dit profilbillede øverst til højre.
- Vælg Tilføj en anden konto, og log ind via browseren.
- Genstart Drev til computer som anvist af Google.
Når du har tilknyttet dine konti, skal du beslutte, hvor meget af hvert Drev der skal ligge på din enhed. Googles vejledning til streaming og spejling forklarer forskellen: Streaming opbevarer primært filer i skyen og bruger lokal plads til filer, du åbner eller gør tilgængelige offline. Spejling gemmer en fuld kopi af Mit drev både lokalt og i skyen. Fællesdrev understøtter streaming.
En designer kan for eksempel have brug for regelmæssig lokal adgang til arbejdsmateriale på sin egen virksomhedskonto, men kun lejlighedsvis besøge en kundes mappe med referencemateriale. De behov kræver forskellige valg med hensyn til lokal lagring. Overvej den tilgængelige diskplads, de filer, du har brug for på rejser, og eventuelle krav fra din organisation.
Sørg for, at kontonavnene er lette at genkende, når du navigerer i lokale filer. Se på både konto og mappe, før du vælger, hvor du vil uploade eller eksportere. En korrekt navngivet fil i det forkerte Drev skaber stadig ekstra arbejde for alle, der prøver at finde den.
WebCatalog har et andet formål her: at organisere adgangen til Drevs webgrænseflade og dine relaterede apps. Det erstatter ikke Googles filsynkroniseringsklient og samler heller ikke lagerpladsen fra separate Google-konti. Du kan bruge Drev til computer til lokale filer og WebCatalog til webdelen af det samme projekt.
Brug browserprofiler til en bredere adskillelse af din browsing
Hvis dit arbejde allerede foregår i en browser, kan separate profiler være tilstrækkeligt. Chrome-profiler holder oplysninger som bogmærker, historik, adgangskoder og indstillinger adskilt.
Åbn browserens profilmenu i Chrome, vælg Tilføj Chrome-profil, og giv profilen et tydeligt navn. Åbn Drev i den profil, og log ind med den Google-konto, du vil bruge der. Gentag for en anden identitet efter behov.
Navngiv profiler efter en rolle, du genkender med det samme: ”Privat”, ”Studio” eller ”Acme-arbejdskonto”. Et projektnavn er mindre nyttigt, hvis den samme konto skal bruges, efter projektet er afsluttet.
Denne tilgang fungerer godt, når du vil have kundens researchfaner, bogmærker og andre websteder i et dedikeret browsermiljø. Efterhånden som antallet af konti vokser, skal du være opmærksom på, om administrationen af browservinduer er blevet en opgave i sig selv.
Organiser tilbagevendende arbejde på tværs af konti i WebCatalog
WebCatalog er nyttigt, når Drev er ét trin i en større arbejdsgang med mail, kalendere, chat og projektværktøjer. Dets profiler holder kontosessioner og browserdata adskilt, så du kan vende tilbage til hver konto i dens eget miljø.
Begynd med de identiteter, du bruger oftest. Følg WebCatalogs vejledning til opsætning af profiler:
- Åbn WebCatalog Desktop, og gå til Profiler.
- Vælg Tilføj profil, og giv den et genkendeligt navn.
- Åbn Drev med den profil, og log ind på den ønskede Google-konto.
- Gentag for din anden konto.
Den virksomhedsprofil, du bruger til Drev, kan også bruges til Gmail og Google Kalender under samme Google-identitet. Ved at genbruge den får du et ensartet kontomiljø, når du går fra en mailanmodning til et dokument og derefter til et gennemgangsmøde.
Brug rum, når du vil samle apps og profiler omkring en kunde eller et projekt. Hvert rum åbnes i sit eget vindue. Det er profilerne, der adskiller kontiene; rummet organiserer dem.
Hold den første opsætning enkel. Tilføj de apps, der indgår i én tilbagevendende opgave, før du genskaber hele dit arbejdsmiljø. WebCatalogs Basic-abonnement omfatter to desktopapps, to profiler og ét rum. Pro og Business understøtter et ubegrænset antal apps, profiler og rum, hvilket er relevant, hvis du udvider til flere kunder eller større samlinger af apps.
En praktisk arbejdsgang til kundedokumenter
Forestil dig en konsulent med en Google-virksomhedskonto og en separat konto stillet til rådighed af Acme. Acme forventer, at projektarbejdet foregår via deres konto. Konsulenten har også andre kunder, der deler dokumenter direkte med konsulentens virksomhedsmailadresse.
Den nyttige skillelinje er den Google-identitet, arbejdet kræver. Acme får sin egen profil. De øvrige kunder kan blive under virksomhedsprofilen, hvis det er den konto, de har givet adgang til.
Start fra den rigtige konto
Åbn Acmes Drev-profil, før du begynder på opgaven. Kontrollér kontoens mailadresse, og gå derefter til projektmappen. Hvis opgaven kom via mail, skal du kontrollere, at beskeden henviser til det samme projekt og den samme konto, som du har åben.
Gør det til en vane i begyndelsen af en arbejdssession. Det er lettere at fastholde vanen med at kontrollere én gang før en fokuseret arbejdsperiode end at rette op på en upload foretaget under den forkerte identitet.
Arbejd i det delte dokument
Åbn det dokument, kunden har angivet som den aktuelle version. Før du laver en separat kopi, skal du afklare, om en kopi faktisk er en del af opgaven. En ny fil kan føre til, at dem, der gennemgår dokumentet, diskuterer én version, mens du redigerer en anden.
Googles delingsindstillinger bestemmer, om din konto kan se, kommentere eller redigere. En ekstra profil giver dig et andet miljø, hvor du er logget ind; den ændrer ikke disse tilladelser.
Hvis du kun har visningsadgang, men skal redigere, skal du afklare det med dokumentets ejer via den tilsigtede konto. At oprette flere kopier løser ikke det grundlæggende problem med samarbejdsopsætningen.
Vælg destinationen, før du uploader
Ved en ny leverance skal du gå til den aftalte projektmappe, før du vælger at uploade. Brug et navn, der angiver projektet og formålet, for eksempel ”Acme onboardingtilbud”. Følg kundens eksisterende navngivningsstandard, hvis der er en.
Ved overdragelsen skal du dele linket til den aftalte fil og angive, hvad der er klar til gennemgang. Skift derefter til miljøet for din næste kunde. Målet er en arbejdsgang, du kan gentage, fra konto til projekt til dokument, så færre beslutninger overlades til hukommelsen.
Find årsagen til problemet, før du ændrer opsætningen
Når noget ser forkert ud, skal du skelne mellem disse tre situationer:
Filen åbnes under den forkerte konto. Kontrollér Google-mailadressen i det aktive vindue. Åbn linket i det tilsigtede kontomiljø, og prøv igen. Et gemt link angiver en placering; det sikrer ikke, at du bruger den rigtige identitet.
Den rigtige konto kan ikke få adgang til filen. Kontrollér den oprindelige delingsinvitation og den adresse, der er angivet i den. Bed ejeren om at bekræfte adgangen for den adresse. Arbejdspladser og uddannelsesinstitutioner kan også begrænse ekstern deling, så en anden profil løser ikke nødvendigvis begrænsningen.
En fil mangler i det lokale lager. Kontrollér den relevante konto i Drev til computer, og gennemgå dens synkroniserings- og offlineindstillinger. Det handler om filens lokale tilgængelighed, også selvom det samme dokument åbnes korrekt i webappen.
Den skelnen hjælper dig med at sætte ind det rigtige sted i stedet for gentagne gange at logge ud, oprette profiler på ny eller flytte dokumenter.
Gør den næste kundeoverdragelse lettere at gentage
Vælg et dokument, du allerede skal levere, og organiser arbejdsgangen i WebCatalog Desktop. Giv den Google-identitet, der har adgang, en profil med et tydeligt navn, åbn den aftalte projektmappe, og hav den relaterede kommunikation lige ved hånden. Følg filen fra den første anmodning gennem redigering til den endelige gennemgang.
Ved overdragelsen bør du kunne svare på tre spørgsmål uden at lede gennem faner: Hvilken konto brugte jeg, hvor ligger den aktuelle fil, og hvilket link skal kunden gennemgå? Behold den opsætning, der gør svarene lette at finde, og lad Drev til computer håndtere lokal synkronisering, hvor der er behov for det.
