Dnešní freelance vypadá velmi odlišně než před několika lety. Už nejde jen o dodávání skvělé práce — jde o řízení více klientů, komunikaci napříč různými platformami, sledování času, udržení vysoké úrovně organizace a zachování duševní jasnosti uprostřed záplavy nástrojů a záložek.
Během let jsem jako full-time freelancer vyzkoušel desítky nástrojů. Některé byly chvíli užitečné; většina z nich zmizela. Ale pár vybraných mi trvale zjednodušilo pracovní postup, zostřilo pozornost a značně usnadnilo práci s klienty. Tady je rozpis nástrojů, které osobně používám a doporučuji freelancerům na základě mé skutečné zkušenosti s každodenním žonglováním projektů a klientů:
Notion
Notion se stal mým řídicím centrem. Každý projekt, klient a nápad tu má své místo. To, co začalo jako jednoduchý seznam úkolů, se rychle proměnilo v plnohodnotný operační systém pro mou freelance činnost. Používám ho k tvorbě klientských dashboardů, sledování faktur, plánování obsahového kalendáře a dokonce i k ukládání osobních cílů a seznamů četby.
Když získám nového klienta, vytvořím novou stránku s časovými osami projektu, poznámkami, smlouvami a programy jednání všeho na jednom místě. Klienti oceňují transparentnost a já zase miluji, že mám všechno přehledné a snadno dostupné.
Alternativy: ClickUp, Coda, EvernoteSlackI když je e-mail skvělý pro formální aktualizace, Slack se stal mým hlavním nástrojem pro každodenní komunikaci s klienty. Zřizuji pro každého klienta samostatné Slack kanály nebo workspaces, abychom si mohli psát, sdílet soubory a spolupracovat v reálném čase. Pomáhá to vyhnout se zahlcení e-maily a udržet konverzace soustředěné a vyhledatelné.Integrace s Google Drive a Notion jsou rovněž velkým plusem — dostávám okamžité aktualizace, když jsou dokumenty sdíleny nebo jsou aktualizovány projektové boardy.Alternativy:
Microsoft Teams, Discord, Mattermost
Google Kalendář
Plánování schůzek bývalo obrovskou ztrátou času, s nekonečnými e-mailovými vlákny snažícími se najít vzájemně dostupné časy. Funkce plánování schůzek v Google Kalendáři to úplně vyřešila. Posílám klientům svůj rezervační odkaz a oni si vyberou čas, který jim vyhovuje. Automaticky zohledňuje časová pásma a synchronizuje se napříč všemi mými kalendáři.
Alternativy: Calendly, SavvyCal, Microsoft Outlook KalendářGoogle MeetVětšina mých schůzek s klienty probíhá přes Google Meet. Integruje se bez problémů s Google Kalendářem, takže nastavování hovorů je snadné. Kvalita videa, sdílení obrazovky a funkce nahrávání fungují spolehlivě a klienti nikdy nemají potíže se připojit.Alternativy:Zoom, Microsoft Teams
Google Drive
Všechno ukládám do Google Drive: nabídky, smlouvy, výstupy a sdílené dokumenty s klienty. Spolupráce v reálném čase v Docs a Sheets výrazně zjednodušila zpětnou vazbu. Klienti mohou vstoupit do sdíleného dokumentu, zanechat komentáře a provádět úpravy bez nekonečných e-mailových přeposílání.
Alternativy: Dropbox, OneDrive, BoxFigmaNa designové práce — ať už jde o prezentace, grafiku pro sociální sítě nebo kompletní návrhy produktů — se Figma stala mým oblíbeným nástrojem. Dříve jsem u jednodušších návrhů spoléhal na Canva, ale spolupráce v reálném čase a pokročilé designové funkce Figmy mi dávají mnohem větší flexibilitu. FigJam je také skvělý pro brainstormovací sezení.Alternativy:Canva, Sketch
WebCatalog Desktop
Přetížení prohlížeče bylo kdysi jednou z mých největších bolestí jako freelancera. Kdekoli v průběhu dne byl můj displej zahlcen Gmail, Notion, Slack, Google Docs a účty klientů otevřenými v různých záložkách. Neustále jsem přepínal kontext, ztrácel přehled o tom, v jakém Gmail účtu jsem, nebo co horšího — posílal zprávu špatnému klientovi.
WebCatalog Desktop pro mě úplně změnil pravidla hry. Umožňuje mi proměnit jakoukoli webovou aplikaci v samostatnou desktopovou aplikaci. Teď má každý klient i každý projekt vlastní izolované pracovní prostředí. Jedno okno pro Slack a Gmail klienta A, další okno pro klienta B a tak dále. Už žádné náhodné záměny ani vyčerpávající správa záložek. Toggl TrackNevyžaduji vždy platbu na hodinu, ale sledování času mi pomáhá pochopit, kam moje hodiny mizí. Toggl Track to dělá nesmírně jednoduché. Spustím časovač, když začnu pracovat pro klienta, a zastavím ho, když skončím. Reporty mi ukazují, které projekty spotřebovávají nejvíce času, a pomáhají lépe odhadovat budoucí práci.I když neúčtuju na hodinu, vidět, jak je můj čas rozdělený, mě udržuje odpovědným a soustředěným.
Alternativy:
Harvest, Clockify, Timely
Zapier Zapier je jako tišší asistent, který automatizuje všechny nudné úkony. Když dostanu přílohu v Gmailu, Zapier ji automaticky uloží na Google Drive. Když klient vyplní můj intake formulář, Zapier vytvoří novou stránku v Notion. Když aktualizuji úkoly v Notion, Zapier pošle aktualizace do Slacku.Ušetří mi hodiny každý týden tím, že odstraní malé, opakující se úkoly, které mi dříve zhltaly rána.Alternativy:Make (Integromat), IFTTT, n8nWave
Fakturowání bývalo stresující a časově náročné. Wave to udělal bezbolestným. Vytvářím profesionálně vypadající faktury, sleduji platby, kategorizuji výdaje a generuji jednoduché reporty — to vše zdarma. Dává mi plný přehled o financích mé firmy bez nutnosti složitého účetního softwaru.
Alternativy:
FreshBooks, QuickBooks Self-Employed, Bonsai Budování fungujícího systému pro freelancingFreelancing není jen o samotné práci. Je to o efektivním řízení podnikání, udržení soustředění a vytváření systémů, které snižují mentální zátěž. Nástroje výše mi umožnily zefektivnit celý pracovní tok — od onboardingu nových klientů až po fakturaci a vše mezi tím.Nemusíte je přijímat všechny najednou. Začněte s jedním či dvěma, které řeší vaše největší problémy, a stavte svůj systém postupně, jak rostete. Správný balík nástrojů se bude vyvíjet s vámi a učiní freelancing dlouhodobě udržitelným (a dokonce i příjemným).
WebCatalog Desktop
Browser overload used to be one of my biggest headaches as a freelancer. On any given day, my screen would be cluttered with Gmail, Notion, Slack, Google Docs, and client accounts all open in different tabs. I was constantly switching contexts, losing track of which Gmail account I was in, or worse, sending a message to the wrong client.
WebCatalog Desktop completely changed the game for me. It lets me turn any web app into its own dedicated desktop app. Now, every client and every project has its own isolated workspace. One window for Client A's Slack and Gmail, another window for Client B, and so on. No more accidental mix-ups, no more exhausting tab management.
Toggl Track
I don’t always bill hourly, but tracking my time helps me understand where my hours are going. Toggl Track makes it dead simple. I start a timer when I begin work for a client, and stop it when I’m done. The reports help me see which projects eat up most of my time and help me estimate future work better.
Even when I’m not billing, seeing how my time is distributed keeps me accountable and focused.
Alternatives: Harvest, Clockify, Timely
Zapier
Zapier is like having a silent assistant automating all the boring stuff. Every time I get a Gmail attachment, Zapier saves it to Google Drive automatically. When a client fills out my intake form, Zapier creates a new page in Notion. When I update tasks in Notion, Zapier posts updates to Slack.
It saves me hours every week by removing the small, repetitive tasks that used to eat up my mornings.
Alternatives: Make (Integromat), IFTTT, n8n
Wave
Invoicing used to be stressful and time-consuming. Wave made it painless. I create polished invoices, track payments, categorize expenses, and generate simple reports — all for free. It gives me full visibility into my business finances without needing complicated accounting software.
Alternatives: FreshBooks, QuickBooks Self-Employed, Bonsai
Building a Freelance System That Works
Freelancing isn’t just about doing the work. It’s about managing your business efficiently, staying focused, and creating systems that reduce your mental load. The tools above have allowed me to streamline my entire workflow — from onboarding new clients to invoicing and everything in between.
You don’t need to adopt all of them at once. Start with one or two that solve your biggest pain points, and build your system as you grow. The right toolkit will evolve with you and make freelancing feel sustainable (and even enjoyable) long-term.