Разговорите в Zoho Cliq могат да излизат извън границите на компанията. Може да работите в организацията на работодателя си, да си сътрудничите с доставчик и да използвате отделен акаунт, предоставен от клиент, за друга задача. Всяко от тези взаимоотношения може да изисква различен вид достъп.
Първата стъпка при управлението на няколко акаунта в Zoho Cliq е да опишете тези взаимоотношения. Отделните данни за вход изискват отделни сесии. Външен канал, покана за гост или Network може да ви позволят да си сътрудничите чрез акаунта, който вече използвате. Създаването на друг профил за настолното приложение не определя кой вариант е разрешен от вашата организация.
След като моделът на достъп е ясен, можете да изберете вградените средства на Cliq за управление на акаунти или да организирате тези акаунти заедно със свързаните работни приложения в WebCatalog.
Разграничете въпроса за входа от въпроса за организацията
„Няколко организации“ може да описва различни ситуации. Служител с други служебни данни за вход има различен проблем от партньор, поканен в споделен разговор.
В документацията за Cliq с CRM Plus Zoho прави това разграничение изрично: потребителят принадлежи към една основна организация и може да се присъединява към други организации като външен потребител. Документацията описва превключването между тези контексти, като достъпът се различава от този на вътрешните членове.
По-новите контроли за гост потребители в Cliq въведоха достъп до определени канали и контакти в друга организация. Участието зависи от поканата и съответните организационни политики.
Това означава, че използването на един и същ имейл адрес за работа с повече от една компания не представлява непременно два независими акаунта в Cliq. Уточнете дали използвате отделни данни за вход, външно членство или конкретна покана за сътрудничество. Не бива да приемате, че правилата за няколко организации в други продукти на Zoho се прилагат без промени и за Cliq.
Създайте карта на достъпа, преди да добавяте акаунти в настолното приложение
Създайте кратък опис на работата, която трябва да извършвате. За всяка работна среда посочете данните за вход, вида на достъпа, отговорния администратор и помощните материали.
| Работно взаимоотношение | Достъп, който трябва да потвърдите | Препоръчителна организация на настолната среда |
|---|---|---|
| Служител в основната ви компания | Вашият вътрешен акаунт и определените за вас канали | Фирмен профил и работно пространство |
| Клиент ви предоставя отделни разрешени данни за вход | Достъпът на този акаунт до организацията и каналите | Отделен профил, наречен на клиента |
| Доставчикът вече използва Cliq | Външен канал или друг разрешен начин за сътрудничество | Съществуващият ви акаунт заедно с инструментите за проекта с доставчика |
| Изпълнител се включва в задача с ограничен обхват | Гост достъп до необходимите разговори, когато се поддържа | Разрешеният гост контекст и заданието за проекта |
| Дългосрочна партньорска общност | Членство в Cliq Network | Съответният Network заедно с ресурсите за партньори |
Разглеждайте картата като описание на реалния достъп. Пространство с име „Клиент Север“ е полезно само ако акаунтът в него има достъп до предвидените разговори.
Например запишете „служебни данни за вход, външен канал с доставчик, отговорник по снабдяването“, а не „акаунт на доставчика“, когато няма отделни данни за вход при доставчика. Ясните обозначения ви предпазват от създаване на дублиращи се профили за решаване на проблем, който всъщност е в конфигурацията на достъпа.
Запознайте се с вече наличните вградени възможности
Настолното приложение на Cliq поддържа вход в няколко акаунта
Официалното настолно приложение на Zoho Cliq вече поддържа няколко акаунта. Zoho посочва Accounts → Add account за добавяне на акаунт, като максималният брой е десет. Избирането на акаунт от менюто Accounts отваря нов прозорец на Cliq за него.
Ако работата ви протича предимно в Cliq, това е пряк вариант. Можете да използвате менюто за акаунти на приложението, за да отваряте отделните служебни акаунти, които вече имате. WebCatalog е по-полезен, когато всеки акаунт е част от по-широк работен процес, включващ проектни записи, документи, календари и други уеб приложения.
Външните канали свързват организациите около даден разговор
Външният канал позволява на хора от различни организации да си сътрудничат. Достъпът се определя от необходимите политики и поканата. Zoho поддържа и сътрудничество чрез външни канали между определени центрове за данни, докато директните съобщения между центрове за данни имат различни ограничения.
Създаването на външни канали зависи от плана: планът Free не позволява създаването им, а при платените планове това кой може да ги създава зависи от изданието и администраторските разрешения. Проверете настройките на организацията домакин, преди да изберете този вариант за взаимоотношенията с доставчик.
Гост достъпът и Networks служат за различни взаимоотношения
Обновената функция за гости на Zoho позволява на поканени сътрудници да се присъединяват към съществуващи канали. Това може да е подходящо за изпълнител, който помага с конкретна кампания. Cliq Network осигурява обособена среда за по-широко външно сътрудничество, например постоянна партньорска общност.
Проверете актуалната документация за гости, преди да предложите по-новия работен процес: към момента Zoho посочва, че Guest Users 2.0 не се поддържа в Zoho One и не поддържа директни съобщения между центрове за данни. Наличният вариант трябва да се определя от действителното издание и конфигурация на организацията.
Тези вградени възможности могат да премахнат нуждата от друг акаунт. Използвайте отделни данни за вход, когато работата наистина го изисква, и подходящата функция за сътрудничество, когато става дума за външно участие.
Организирайте одобрената конфигурация в WebCatalog
След като картата на достъпа е готова, конфигурирайте настолната среда според нея. WebCatalog Desktop ви позволява да стартирате Cliq в самостоятелен прозорец и да го организирате заедно с други уеб приложения.
За два отделни акаунта следвайте инструкциите за настройка на профили в WebCatalog:
- Отворете Profiles и изберете Add profile.
- Наименувайте първия профил според акаунта, който ще съдържа, например „Фирмени операции“.
- Отворете Cliq с този профил и влезте чрез обичайния процес на вашата организация.
- Създайте втори профил, например „Клиент Север“, и влезте в него с отделния акаунт, предоставен от клиента.
- Потвърдете акаунта и организацията в двете сесии, преди да добавяте други работни среди.
Профилите държат бисквитките, сесиите и данните за сърфиране отделени. Те не осигуряват покана, не задават лиценз и не променят предоставения достъп в Cliq.
След това създайте пространство за всеки работен контекст. Фирменото пространство може да включва Cliq, инструмента за проследяване на оперативната работа и вътрешния наръчник. Пространството за клиента може да съдържа сесията на клиента в Cliq, плана на проекта и документите за преглед.
Всяко пространство се отваря в собствен прозорец. Използването на един и същ профил в WebCatalog в няколко пространства означава използване на един и същ акаунт; различното име на пространството не създава друга акаунтна самоличност. Това повторно използване е подходящо, когато един акаунт има право да участва в разговори по няколко проекта.
Изберете план на WebCatalog, който отговаря на необходимия ви брой приложения, профили и пространства. Бройте отделните акаунти независимо от проектите: пет проекта, използващи един акаунт, не изискват автоматично пет профила.
Пример: ръководител по изпълнението, който работи в три различни взаимоотношения
Представете си ръководител по изпълнението, който координира вътрешно внедряване на продукт, внедряване при клиент и предаване от доставчик. Проектите споделят един и същ човек, но не и всички акаунти или документи.
Вътрешно внедряване: дръжте екипния разговор до плана
Използвайте служебния акаунт за вътрешното внедряване. Поставете тази сесия на Cliq до контролния списък за пускане и регистъра на решенията в пространство „Внедряване на продукт“.
Когато член на екипа попита дали даден етап е готов, планът е наличен в същия работен контекст. Запишете решението там, където проектният екип го очаква, и след това отговорете в съответния канал. Ползата е по-лесен преход от обсъждането към записа, който го подкрепя.
Това не изисква нов акаунт в Cliq само защото внедряването има собствено пространство. Служебният акаунт може да се използва и в пространство за оперативна работа, ако двата контекста принадлежат на една и съща самоличност.
Внедряване при клиент: дръжте предоставения от клиента акаунт отделно
Да предположим, че клиентът предоставя акаунт за своята организация. Задайте този акаунт на профила „Клиент Север“ и го използвайте с проектните инструменти на клиента.
Преди първия преглед потвърдете достъпа до канала за внедряването и обсъждания документ. Ако чатът се отваря, но проектният файл — не, установете кой акаунт очаква услугата за файлове. Работещата сесия на Cliq не доказва, че всяко помощно приложение използва същите данни за вход.
Използвайте пространството за клиента като напомняне за текущата задача. Когато споделяте файл, проверявайте за кого е предназначен и в кой разговор го изпращате. Целта е обичайният процес на преглед да се следва лесно, като съответните документи вече са подръка.
Предаване от доставчик: използвайте отново фирмената самоличност, когато е подходящо
За доставчика може да е достатъчен одобрен външен канал. Запазете служебния акаунт и добавете документите за предаването от доставчика в отделно проектно пространство.
Картата на достъпа трябва да показва, че този разговор все още използва „Фирмени операции“. Това разграничение е важно, когато се върнете след прекъсване: вие сте служител, който си сътрудничи с външна страна, а не човек, влязъл във вътрешната организация на доставчика.
Ако доставчикът не може да се присъедини, помолете отговорните администратори да проверят поканата и политиките за сътрудничество. Създаването на нов профил в WebCatalog няма да промени разрешението от страна на сървъра, което контролира участието.
Поддържайте картата на достъпа полезна при промени в работата
Актуализирайте картата, когато започне задача за клиент, изпълнител приключи работата си или отговорността премине към друг колега. Полезните въпроси са конкретни: кой акаунт се използва, кои разговори все още са необходими и кой може да промени този достъп?
При напускане може да е необходимо администратор да премахне организационния или гост достъп. Премахването на пряк път от работния плот е отделно действие по поддръжката. Извършете промяната на ниво услуга чрез организацията, която контролира членството, и след това подредете работното пространство в съответствие с нея.
Прегледайте и приложенията около разговора. Проектът може да е приключил, докато старо задание, календар или акаунт за документи все още присъства в ежедневния ви изглед. Премахнете местата, които вече не подпомагат текущата работа, така че пространството да продължи да отразява предназначението си.
Ако известията започнат да ви разсейват, решете кой разговор изисква отговор през всеки работен блок. Използвайте наличните контроли за известия в съответната среда на Cliq и проверете резултата, преди да разчитате на него. Наличието на достъп до повече акаунти не означава, че всеки акаунт трябва да получава еднакво внимание през целия ден.
Осигурете ясно място на следващата организация в настолната си среда
Започнете с един служебен акаунт и едно външно взаимоотношение. Определете дали това взаимоотношение изисква отделен акаунт, покана за гост, външен канал или Network. Запишете отговора, преди да конфигурирате настолната среда.
След това добавете Zoho Cliq в WebCatalog, създайте профили за отделните акаунти и оформете пространства около работата, произтичаща от всяко взаимоотношение. Структурата на акаунтите ви остава съобразена с достъпа, който вашите организации предоставят, а разговорите и инструментите стават по-лесни за намиране на едно място.
