Доставчик изпраща актуализирана оферта чрез Zalo. Клиент пита дали датата на доставка е потвърдена. Семейната ви група обсъжда планове за уикенда. Когато тези разговори са в различни акаунти, намирането на правилния чат е само част от работата. Нужни са ви също правилният документ, последното решение и ясна следваща стъпка.
За да управлявате няколко акаунта в Zalo на компютър, осигурете на всеки съществуващ акаунт отделен профил с активна сесия и лесно разпознаваемо място за работа. WebCatalog може да държи тези сесии отделени и да обедини служебния акаунт с вашите документи, календар и инструменти за проследяване.
Полезният резултат е последователност от стъпки, която можете да повтаряте — от получено съобщение до изпълнена задача. Това ръководство следва практически пример: координатор на проект, който работи с виетнамски доставчик, като същевременно води личните си разговори в друг акаунт.
Осигурете постоянно място за всеки акаунт в Zalo
Първо определете кои разговори действително принадлежат към различни самоличности. За личен акаунт и вече използван служебен акаунт може да са необходими отделни сесии. Разговорите с няколко клиенти, които общуват с една и съща служебна самоличност, могат да останат в този акаунт; новият проект не изисква автоматично друго влизане.
Zalo вече предлага приложения за Windows и Mac, мобилни приложения и уеб версия. Използването на настолното приложение за един акаунт и отделна сесия в браузъра за друг е един възможен вариант. WebCatalog е полезен, когато искате профили с имена и уеб приложенията, свързани с разговорите ви, в една организирана настолна среда.
За два акаунта в Zalo на компютър започнете с акаунтите, които вече използвате и в които можете да влезете. В WebCatalog Desktop:
- Отворете Profiles, изберете Add profile и дайте на първия профил името „Zalo Work“.
- Отворете Zalo с този профил и влезте в желания служебен акаунт.
- Добавете друг профил с име „Zalo Personal“.
- Отворете Zalo с профила Personal и влезте в другия си акаунт.
- Проверете кой акаунт е отворен и дали виждате очакваните разговори във всеки прозорец, преди да отговорите.
В документацията за профилите на WebCatalog е обяснено, че профилите съхраняват отделно бисквитките, сесиите и данните за сърфиране. Отварянето на друг прозорец със същия профил използва повторно тази сесия; изберете другия профил, когато ви трябва другият акаунт.
За удостоверяване чрез QR код официалните инструкции за влизане на Zalo посочват да покажете кода на компютъра, да го сканирате със Zalo на телефона си, да прегледате информацията за влизане и да потвърдите. Уверете се, че телефонът използва акаунта, предназначен за съответния настолен профил. Името „Work“ на даден профил не може да промени кой акаунт е одобрил влизането.
Когато отваряте услугата директно, използвайте Zalo Web — адреса за уеб чат, посочен от Zalo Help. Ако по-късно Zalo ви поиска повторно удостоверяване, преминете през обичайната процедура за влизане в съответния профил.
Подредете работните инструменти около разговора
Прозорецът на акаунта е полезна отправна точка. За пълноценна работна среда ви трябва и място, където да проверявате факти и да записвате решения.
Създайте пространство в WebCatalog с име „Проекти с доставчици“. Добавете Zalo с профила Work, приложението си за документи, инструмент за проследяване на поръчки и календара, който използвате за поетите срокове за доставка. Пространството групира приложенията и отметките за определена цел в собствен прозорец.
Разграничавайте ясно ролите: профилът избира сесията, в която сте влезли, а пространството групира инструментите. Можете да използвате повторно същия служебен профил в пространства за различни проекти, когато те използват една и съща самоличност в Zalo. Само по себе си друго пространство не създава различен акаунт и не ограничава този акаунт до определен клиент.
Започнете с едно работно пространство и отделен прозорец за личния Zalo. Изберете план на WebCatalog, който поддържа приложенията, профилите и пространствата във вашата конфигурация. Добавяйте нещо, когато то ви помага да изпълните задача, например да проверите оферта или да потвърдите среща.
Проследете едно искане от чата до потвърдена следваща стъпка
Представете си, че координирате печатни материали за събитие на клиент. Доставчикът изпраща преработена оферта през служебния ви акаунт в Zalo. Клиентът се нуждае от отговор относно количествата, графичния проект и доставката.
Следният работен процес запазва връзката между разговора и решението, за което той служи.
Установете кой е разговорът, преди да тълкувате искането
Отворете профила Work и проверете подателя, проекта и последното съобщение. Подобни имена, повтарящи се икони на групи или стар разговор могат лесно да ви подведат, когато чатът изглежда познат.
Прочетете достатъчно от контекста, за да разберете какво се е променило. „Можем ли да продължим?“ може да се отнася до количеството, промяна в цената или окончателния графичен проект. Отговорът, преди да сте установили какво решение се очаква, може да доведе до още една поредица от съобщения.
В този пример преработената оферта на доставчика включва различна спецификация на хартията. Първото полезно действие е да сравните тази промяна с одобреното задание. Докато го правите, дръжте разговора и заданието видими.
Личният ви акаунт може да остане достъпен в собствен прозорец. Когато се върнете от него, проверете отново служебната самоличност и разговора, преди да изпратите отговор по проекта. Имената на профилите ви помагат да се ориентирате; акаунтът и получателят, показани в самия Zalo, потвърждават къде ще бъде изпратено съобщението.
Проверете файла, на който се основава отговорът ви
Отворете офертата и намерете датата или версията ѝ. Сравнете съответните подробности с документацията по проекта: количество, спецификация, одобрена сума и заявена дата на доставка. По-новото съобщение невинаги съдържа окончателния одобрен документ.
Ако преработената оферта променя нещо съществено, посочете разликата изрично. Например: „Преработената оферта е за варианта с по-плътна хартия. Моля, потвърдете дали това се отразява на датата на доставка, преди да я одобрим.“
Запазете преработената оферта в папката на проекта с име на файла, което обозначава проекта и версията, и я отбележете като чакаща преглед, докато одобрението не бъде потвърдено. Това е отделна стъпка по архивиране на документа. Ако приложението за съхранение е до Zalo, тя се изпълнява по-лесно; WebCatalog не копира автоматично прикачените файлове от чата в папката на проекта.
Преди да изпратите файл обратно, проверете както получателя, така и прикачения файл. Няколкото отворени акаунта могат да улеснят достъпа, но все пак си струва да отделите момент, за да проверите крайната дестинация.
Превърнете отговора в ангажимент, който може да се проследява
След като доставчикът потвърди подробностите, определете какво следва да се направи въз основа на разговора. Обещанието да изпратите графичния проект утре изисква отговорник и краен срок. Потвърдената доставка трябва да бъде отразена в графика на проекта.
Използвайте кратък запис като този в съществуващия си инструмент за проследяване:
| Елемент | Примерен запис |
|---|---|
| Искане | Одобряване на преработената спецификация за печат |
| Основание | Преработената оферта е запазена в папката на проекта |
| Решение | Спецификацията е одобрена; потвърждението за доставка все още се очаква |
| Следващо действие | Координаторът да потвърди доставката с доставчика |
| Срок | Преди следващия преглед на проекта с клиента |
Това са примерни бележки по проекта, а не полета, които WebCatalog добавя към Zalo. Целта им е работата да остане разбираема, след като разговорът се премести по-надолу в списъка с чатове.
В отговора си посочете какво е потвърдено и какво все още се очаква. „Графичният проект е одобрен; ще потвърдя датата на доставка, след като доставчикът отговори“ дава на клиента по-полезна информация от неясно потвърждение.
Подгответе предаване на работата, което друг човек може да използва
Ако колега трябва да продължи проекта, споделете одобрения документ и записа на решението чрез обичайните си работни инструменти. Включете актуалното състояние, следващото действие и от кого се очаква отговор.
Предаването трябва да му позволява да разбере работата, без да възстановява историята на личните ви чатове. Ако бизнесът има нужда няколко служители да отговарят в един и същ разговор с клиент, това е изискване за екипна комуникация, на което си струва да се обърне специално внимание.
Когато отговорите към клиентите са отговорност на екип, използвайте ролите в Zalo Official Account
Zalo Official Account, или Zalo OA, има различно предназначение от това да държите отворени два отделни акаунта в Zalo. Той осигурява на организацията присъствие за комуникация с клиенти и достъп на служителите до инструментите за управлението му.
Според ръководството на Zalo за първи стъпки с Official Account служителите влизат в OA Manager чрез личните си акаунти в Zalo и избират OA, който имат право да управляват. Администраторът може да покани служители чрез Quản lý → Quản lý admin, да избере съответните разрешения и да изпрати покана, която човекът да приеме.
Ако управлявате Zalo Official Accounts за няколко организации чрез един и същ упълномощен акаунт за вход, изберете правилния OA в OA Manager. Не ви е необходим различен личен акаунт или профил в WebCatalog за всеки OA. Пространство за даден клиент може да държи съответните връзки и документи заедно, а избраният OA определя за кой бизнес работите.
За споделено обслужване на клиенти Zalo предоставя и документация за възлагане на разговори и филтриране по служител. Тези функции зависят от плана за OA и разрешенията на служителя. Използвайте ги, за да определите кой обслужва даден клиент, когато конфигурацията ви ги поддържа.
Възлагането на разговори се осигурява от Zalo OA. WebCatalog организира достъпа до услугата заедно с другите работни приложения. Изберете функциите на OA, когато е нужно екипът да споделя отговорността за клиентите; изберете отделни профили, когато са ви нужни отделни самоличности за влизане.
Проверете подробностите, които влияят на ежедневната ви работа
Преди да прехвърлите ежедневната си работа в нова настолна конфигурация, изпробвайте един типичен разговор от начало до край. Можете ли да отворите нужното съобщение, да прегледате документа към него, да изпратите желания отговор и да запишете последващото действие? Ако обажданията са част от този работен процес, проверете ги в действителната среда, която възнамерявате да използвате. Настолните приложения и уеб версията на Zalo могат да имат различни възможности.
Прегледайте известията във всеки акаунт и настройките на компютъра си. Служебният акаунт трябва да привлича вниманието ви към разговорите, за които отговаряте, а личните известия могат да бъдат съобразени с предпочитаното ви работно време. Уверете се, че очакваните известия пристигат, преди да разчитате на конфигурацията за отговори, при които времето е от значение.
Проверете отделно важната история и файловете. Zalo предоставя насоки за архивиране и възстановяване при смяна на телефон, а собствените му процедури определят какво е достъпно след смяна на устройство или сесия. Профилът в WebCatalog не е резервно копие на историята на съобщенията ви в Zalo. Съхранявайте основната документация по проекта на мястото, което екипът ви е избрал за нея.
Започнете със следващия си реален разговор
Изберете един служебен акаунт, един личен акаунт и един проект, по който редовно получавате съобщения в Zalo. Добавете Zalo към WebCatalog, дайте на всеки акаунт профил с име и поставете служебната сесия до документите и инструмента за проследяване, необходими за този проект.
След това използвайте следващото входящо искане, за да изпълните цялата последователност: проверете акаунта и разговора, прегледайте информацията, на която ще се основава отговорът, изпратете ясен отговор и запишете следващото действие. Това е практичен начин да управлявате служебни и лични акаунти в Zalo, като поддържате организирана работата зад всяко съобщение.
