Google Voice може да се използва за много различни обаждания: уговаряне на лична среща, обсъждане с клиент или разговор от името на колега. Преди да добавите още един акаунт, решете коя разлика всъщност трябва да отразите.
За да управлявате няколко акаунта в Google Voice, използвайте отделна сесия на компютъра за всеки акаунт, който вече имате, потвърдете неговия Voice номер и организирайте работата около този акаунт. Когато няколко души трябва да отговарят на един номер, функциите за бизнес телефония на Google Voice може да са по-подходящи от още един прозорец с акаунт.
WebCatalog ви помага да поддържате работните среди на акаунтите леснодостъпни на компютъра. Задаването на номера, абонаментът, пренасочването и маршрутизирането на обажданията остават част от Google Voice.
Първо изберете организацията на акаунтите и номерата
Акаунтът в Google идентифицира влезлия потребител. Voice номерът е номер, предоставен или зададен чрез услугата. Свързаният телефонен номер е съществуващ телефонен номер, който може да получава пренасочени обаждания.
В инструкциите на Google за свързани номера е обяснено, че пренасочването изпраща обажданията към вашия Voice номер към свързани телефони. Свързването на мобилния ви телефон не създава втора самоличност в Google Voice или отделна входяща кутия.
Започнете с организацията, която отговаря на работата ви:
| Какво ви е необходимо | Подходяща отправна точка | Какво добавя работната среда на компютъра |
|---|---|---|
| Да поддържате достъп до личен Voice акаунт и такъв, предоставен от работодателя | Отделни акаунти с активирана услуга | Отделни сесии и ясно разпознаваеми работни среди |
| Да отговаряте на съществуващия си Voice номер от друг телефон | Пренасочване към свързан номер, където е налично | Достъп до настройките и историята на акаунта |
| Екип да обработва обажданията към общ бизнес номер | Група за позвъняване в Workspace при подходящ план | Свързаните екипни инструменти и записи |
| Да помагате на ръководител с обажданията му | Упълномощено делегиране на обаждания при подходящ план | Ваша собствена работна сесия заедно с договорените инструменти за последващи действия |
Това са различни решения. Добавянето на още прозорци с акаунти не създава група за позвъняване, а пренасочването на номер не възлага на друг човек отговорността за разговора. Решете как трябва да се обработват обажданията, преди да изберете къде да ги показвате.
Съобразете решението с действителния абонамент за Voice
Личните и бизнес акаунтите в Google Voice не предлагат едни и същи функции. Сравнението на абонаментите на Google разграничава плановете за един потребител от абонаментите, добавени към Google Workspace.
Безплатната потребителска услуга е една от възможностите за един потребител. Google предлага и абонаментите Starter standalone и Standard standalone за отговарящи на условията лични Gmail акаунти в САЩ. Следователно входът с личен Gmail акаунт сам по себе си не показва дали акаунтът използва безплатната услуга или платен план.
Документацията за самостоятелните планове е важна при сравняването на бизнес функциите: Standard standalone включва автоматични телефонни оператори, но не включва групи за позвъняване или делегиране на обаждания. Тези функции за съвместна работа са налични с Voice Standard и Premier като добавки към Workspace.
За акаунт, управляван от фирма, потвърдете, че Voice е активиран за потребителя. Наличието само на служебен имейл адрес не означава, че има работеща услуга Voice или необходимата функция за обаждания.
Местоположението също влияе върху избора. Плановете за един потребител са достъпни само в САЩ. За организациите наличността зависи от държавата и от това дали телефонната услуга се предоставя чрез плана за обаждания на Google, Carrier Link или SIP Link. Прегледайте ръководството на Google за държави и доставчици, преди да планирате внедряване в различни местоположения.
Не е необходимо да преработвате цялата телефонна система, за да организирате два съществуващи акаунта. Трябва обаче да знаете каква услуга използва всеки акаунт, преди да очаквате еднакви функции и от двата.
Използвайте вградените средства на Google за управление на акаунти, когато са подходящи
Google вече предлага вход в няколко акаунта и превключване между тях. На компютър използвайте профилната снимка или инициала, за да добавите или изберете акаунт, след което потвърдете кой акаунт е активен в отворената услуга.
Документацията за мобилното приложение Voice също описва превключването между акаунти на Android и iPhone или iPad. Менюто за избор на акаунт е полезно, когато ви се налага да сменяте контекста само от време на време.
На компютър Google Voice се използва чрез уеб версията си. В указанията на Google за обаждания са посочени поддържаните браузъри, включително Chrome, Edge, Firefox и Safari. За по-проста организация може да е достатъчно Voice да е достъпен в браузър.
Отделните профили в WebCatalog стават полезни, когато личният и служебният акаунт се нуждаят от постоянни, ясно именувани места, особено когато обажданията водят до работа с документи, срещи или проектни записи. Можете да се върнете към нужната сесия, без да разчитате единствено на това кой акаунт в Google е избран в обикновен прозорец на браузъра.
Дайте на всеки акаунт разпознаваемо място на компютъра
Добавете Google Voice към WebCatalog Desktop. В Profiles изберете Add profile, дайте му име според предназначението на акаунта и отворете Voice с този профил. Влезте с желания акаунт в Google. Повторете с втори профил за другия акаунт.
Документацията на WebCatalog за профилите обяснява, че бисквитките, сесиите и данните за сърфиране остават отделни за различните профили. Полезни имена могат да бъдат „Личен Voice“ и „Консултантска работа“.
Преди да продължите, проверете имейл адреса на акаунта и Voice номера във всяка сесия. Празна история на обажданията или екран за регистрация може да означава, че сте избрали различен акаунт в Google, а не този, за който е активна услугата. Изяснете кой е правилният акаунт, преди да създавате или променяте номера.
Създайте работно пространство, съдържащо Voice, календара ви и записите, които използвате след обаждания. Всяко пространство се отваря в собствен прозорец. Профилите разделят сесиите на акаунтите, а пространствата организират приложенията според предназначението им.
Ако един и същ бизнес номер обслужва няколко клиентски проекта, можете да използвате повторно профила му в различни проектни пространства. Това продължава да бъде същият Voice акаунт със същата обща история. Изберете план на WebCatalog, който поддържа профилите, приложенията и пространствата, необходими за предвидената от вас организация.
Работен процес 1: Лични и служебни обаждания през работния ден
Представете си консултант, който използва съществуващ личен Voice акаунт и отделен бизнес акаунт с активирана услуга. Целта е да разпознава контекста на всеки разговор и да съхранява произтичащата от него работа на правилното място.
В началото на деня отворете служебната сесия до календара със срещи и актуалните бележки за клиентите. Дръжте личната сесия в собствен прозорец, когато ви е необходима. Не третирайте двете истории на обажданията като един общ списък със задачи: пропуснато обаждане за лична среща и заявка от клиент изискват различни следващи действия.
За да получавате входящи обаждания на компютъра, сесията трябва действително да е отворена. Google посочва, че Voice трябва да остане отворен, за да получавате обаждания на компютър. Проверете избраните микрофон и високоговорители, както и съответните разрешения за известия, след което направете тестово обаждане, преди да разчитате на новата настройка за уговорените си разговори.
Ако използвате и свързани телефони, прегледайте настройките им за пренасочване в правилния акаунт. В документацията на Google е посочено, че телефонен номер не може да бъде свързан с друг Voice номер, ако вече е свързан другаде. Не планирайте работа с две сесии на компютъра с идеята да пренасочвате и двата акаунта към един и същ свързан номер, без да проверите какво позволява услугата.
Когато връщате пропуснато обаждане, първо отворете историята на съответния акаунт. Потвърдете контекста на обаждането, след което се обадете обратно и запишете следващото действие при съответната среща или клиентска задача.
Работен процес 2: Няколко клиентски проекта използват един бизнес номер
Вторият клиент не означава автоматично, че ви трябва втори Voice акаунт. Ако консултантската ви дейност вече използва един бизнес номер, организирането на обажданията по проекти може да е по-полезното подобрение.
Създайте пространство за проект, по който често се водят телефонни разговори. Добавете Voice със съществуващия бизнес профил, както и заданието на проекта, графика и регистъра на решенията. Друго проектно пространство може да използва същия профил, но да показва собствените си помощни инструменти.
Когато клиент се обади, отворете контекста на съответния проект и работете по актуалното задание. Накрая запишете решението, отговорника и следващата стъпка. Например: „Потвърдете променената дата за доставка със спонсора на проекта, след което изпратете актуализирания график.“ Това е конкретно действие, без да е необходимо да преписвате всяка част от разговора.
Повторното използване на профил не разделя историята на Voice по проекти, не създава отделни кутии за гласова поща за проектите и не променя номера, използван за обаждания. Поддържайте разграничението между проектите в записите, които вече използвате. WebCatalog подрежда инструментите удобно, но не класифицира автоматично обаждащите се.
Преди края на работния ден прегледайте пропуснатите обаждания и гласовите съобщения в бизнес акаунта и ги съпоставете с проектните записи. Отбележете последващите действия там, където управлявате работата, така че когато утре отворите отново даден проект, да виждате какво все още изисква внимание.
Работен процес 3: Обработване на обаждания от името на колега
Асистентът на ръководител има различни нужди от човек, който поддържа два лични акаунта. Асистентът се нуждае от разрешение да обработва обажданията на друг човек, като същевременно продължава да използва собствената си служебна самоличност.
При подходящите планове за Workspace Voice използвайте делегиране на обаждания. Администраторът може да даде на упълномощено лице разрешения да осъществява и получава обаждания и да има достъп до гласовата поща от името на делегиращия. Зададените разрешения определят какви отговорности може да поеме това лице.
Уточнете практическото предаване на работата, преди да започнете да поемате обажданията: кои трябва да бъдат прехвърляни, кои могат да бъдат обработвани директно и как да се записва заявка за обратно обаждане. Дръжте собствената си Voice сесия до календара, до който имате разрешен достъп, и записа за последващи действия в пространство „Подкрепа за ръководството“.
Когато входящо обаждане изисква допълнително действие, запишете кой трябва да отговори и каква информация му е необходима. Работната среда подпомага този процес, без да изисква втори профил, влязъл в акаунта на ръководителя. Делегирането се предоставя от Google Voice, а не от WebCatalog.
За отговаряне от екип разгледайте възможността за група за позвъняване. При подходящите планове Google поддържа опции за маршрутизиране, работно време и обработване на неотговорени обаждания. В документацията му също е отбелязано, че обажданията към група за позвъняване не се пренасочват към свързаните мобилни номера на членовете, затова проверете действителните устройства за отговаряне, когато планирате кой и как ще поема обажданията.
Няколко отворени прозореца с акаунти не могат да заместят тези правила за маршрутизиране. Използвайте подходящата функция на Voice, след което организирайте свързаната работа на всеки човек около нея.
Изградете работната среда около следващото обаждане
Започнете с акаунтите и номерата, които вече са ви зададени. Определете дали следващото подобрение е отделна лична и служебна сесия, по-добър контекст за проектите или поддържана организация с делегиране или група за позвъняване.
След това отворете Google Voice в WebCatalog. Дайте на различните акаунти отделни профили, поставете работния акаунт до инструментите, които превръщат обажданията в решения, и проверете настройките за входящи обаждания преди следващия си насрочен разговор. Резултатът е по-ясно организирано място за обработване на обажданията и последващите действия, без да смесвате организацията на акаунтите с конфигурирането на телефонната система.
