Когато Google Chat обхваща лични разговори, проекти на работодателя и работа с клиенти, организирането му започва с това да знаете коя самоличност е подходяща за всеки разговор. След това можете да подредите чата, документите и календара на проекта така, че да са леснодостъпни на едно място.
Един проект не изисква автоматично още един профил в Google. Може да използвате един служебен профил за сътрудничество с няколко клиента, а друг клиент да ви предостави собствена управлявана самоличност. Тези ситуации изискват различна организация на работната среда на компютъра.
Google вече поддържа превключване между профили, в които сте влезли. WebCatalog добавя изолирани профили и пространства, организирани около проекти, което може да улесни ориентирането в един по-натоварен работен ден. Целта е винаги когато започвате работа, да е ясно кой профил, кой разговор и кои помощни инструменти трябва да използвате.
Разграничете ролите на самоличностите и проектите
„Профил“, „организация“ и „пространство“ описват различни части от работния процес в Google Chat. Разграничаването им улеснява както настройването, така и отстраняването на проблеми.
| Елемент от настройката | Какво управлява или организира | Практически пример |
|---|---|---|
| Профил в Google | Самоличността, с която влизате и участвате | Вашият личен профил или профилът, предоставен от работодателя |
| Организация в Google Workspace | Управляван достъп и правила за потребителите ѝ | Настройките на работодателя ви за Chat и за сътрудничество с външни участници |
| Пространство в Google Chat | Място за разговор със собствен набор от участници | Обсъждане на пускането на продукт с екипа по проекта |
| Профил в WebCatalog | Изолирани данни за вход в уебсайтове и за сесиите | Профил с име „Работа — Acme“ |
| Пространство в WebCatalog | Прозорец на компютъра, който групира приложения и профили | Работно пространство за пускане на продукт, съдържащо Chat, Drive и заданието за проекта |
Google описва достъпа до Chat чрез вашия профил в Google или организация в Workspace. Както личните профили в Google, така и платените профили в Workspace могат да създават пространства в Chat, макар че наличните функции се различават; вижте сравнението на профилите на Google.
Това означава, че трябва да създавате профили в настолното приложение според действителните самоличности за вход, а след това да организирате работните пространства по проекти според самата работа. Създаването на пространство в WebCatalog не създава пространство в Google Chat, не кани сътрудници и не променя разрешенията на организацията.
Започнете със съществуващите възможности на Google за компютър
Не ви е необходимо ново приложение само за да добавите втори профил в Google. Ръководството на Google за вход с няколко профила обяснява как да добавяте профили и да превключвате между тях, без да излизате. В поддържана услуга на Google използвайте менюто за профили, за да добавите или изберете необходимия профил.
Chat е достъпен на chat.google.com и в Gmail. Google предлага и самостоятелно приложение Chat, което се инсталира като прогресивно уеб приложение чрез Chrome. За да работи това приложение, Chrome трябва да е отворен, а на управлявани устройства може да е необходимо разрешение за инсталирането му.
Тези възможности може да са достатъчни, ако превключването между профили и съществуващата организация на браузъра ви съответстват на начина ви на работа. Независимо кой вариант използвате, проверявайте кой профил има достъп до разговора, който искате да отворите.
WebCatalog става полезен, когато искате ясно обособени контексти за профилите, които да използвате многократно, и подредба на останалите елементи от всеки проект в настолната работна среда. Можете да държите личната самоличност отделно от служебната, а след това да използвате служебната навсякъде, където има необходимите права. Следващите три модела на сътрудничество показват как да направите този избор.
Лични разговори: създайте им постоянно място
Вашият личен профил може да обхваща семейни планове, доброволческа група и няколко приятели, които предпочитат Chat. Дайте на тези разговори лесно разпознаваемо място, за да ги намирате, без първо да преминавате през списъка с проекти на работодателя.
В WebCatalog наречете профила Личен или използвайте друго обозначение, което ясно посочва съответния профил в Google. Отворете Chat с този профил и влезте в желания личен профил. Нека името обозначава самоличността, а не временна дейност като „Пътуване през уикенда“. Дейността ще се промени, но профилът може да остане полезен с години.
В Google Chat използвайте вградените възможности за организиране на разговорите с хората и групите, към които се връщате най-често. Google посочва фиксирането и отмяната на фиксирането на пространства или разговори сред функциите, достъпни за потребителите с лични и платени профили в Workspace.
Да предположим, че доброволческата ви група има разговор за събитие и документ за планиране. Можете да държите разговора фиксиран в Chat и да поставите приложението за документи до него в подходящо пространство в WebCatalog. Преди да отворите или споделите документа, проверете дали личният профил има необходимия достъп.
Така границата между профилите и границата между проектите изпълняват различни роли. Профилът държи контекста за вход отделен. Пространството събира нещата, които са ви необходими за събитието. Нито едното не заменя настройките за участниците в разговора или контролите за споделяне на документа.
Служебни проекти: използвайте правилната самоличност в работата на екипа
Профилът, предоставен от работодателя, обикновено трябва да бъде в ясно наименуван служебен профил, например Работа — Acme. Използвайте тази самоличност за разговорите в Chat, които организацията ви е разрешила и в които сте поканени да участвате.
Ако Chat не е достъпен за профила, обърнете се към администратора на Workspace. В указанията за вход на Google се посочва, че служебните и учебните организации трябва да настроят Chat за своите потребители. Отварянето на същата самоличност в друго настолно приложение няма да активира недостъпна услуга на организацията.
След като достъпът заработи, организирайте повтарящите се проекти около информацията, от която се нуждае всеки от тях. За пускане на продукт това може да включва:
- Пространството в Google Chat, където екипът по пускането взема решения.
- Папката в Drive, съдържаща одобрените рекламни материали.
- Документа с контролния списък за пускането.
- Календара, използван за потвърждаване на датите за преглед.
Можете да групирате съответните приложения и профили в пространство с име Пускане на продукт в WebCatalog. Друго пространство, Екипни дейности, може да съдържа инструментите за ежедневната вътрешна работа.
И двете могат да използват един и същ служебен профил, когато един и същ профил в Google има права за двата проекта. Не ви е необходим нов профил в Google или изолиран вход за всеки прозорец на проект. Повторното използване на профил използва повторно и данните от сесията му, така че прозорците не представляват отделни самоличности.
Пространството в WebCatalog също така не ограничава Chat до конкретен разговор по проект. Преди да публикувате актуална информация за пускането, изберете желаното пространство в Google Chat и проверете участниците в него. Работното пространство на компютъра ви помага да стигнете до работата; разговорът в Google Chat определя кой получава съобщението.
Записвайте решенията по проекта в разговора, където екипът очаква да ги намери. Ако с лично съобщение се реши въпрос, който засяга цялата група, добавете подходящо обобщение към обсъждането на проекта. Така работното пространство е полезно и за следващия човек, който се нуждае от решението, а не само за този, който в момента изпраща съобщения.
Сътрудничество с клиенти: организирайте самоличността, която клиентът действително е поканил
Достъпът за работа с клиент изисква изрично решение, преди да създадете още един профил. Попитайте кой имейл адрес или коя управлявана самоличност клиентът очаква да използвате.
Възможни са няколко варианта. Клиентът може да покани съществуващия ви служебен или личен профил в Google като външен участник. Може да ви предостави профил в собствената си организация в Workspace. Google вече описва и одобрен начин за покана на гости без съществуващ профил в Google; поканата създава профил на гост, управляван от канещата организация. Наличните варианти и ограничения са обяснени в ръководството на Google за външни потребители и гости.
Съобразете настройката на работната си среда с този вариант:
| Вариант за достъп при клиента | Подходящ избор на профил |
|---|---|
| Клиентът кани съществуващия ви служебен профил | Използвайте отново профила за тази самоличност |
| Клиентът предоставя отделен профил в Workspace | Създайте профил с обозначение на клиента и самоличността |
| Клиентът използва одобрена покана за гост | Приемете поканата, проверете достъпа до Chat и организирайте ясно получената самоличност |
Ако съществуващият ви служебен профил участва в три клиентски проекта, три пространства за проекти може да са полезни. Това не означава автоматично, че са необходими три нови профила в Google. Обратно, поставянето на предоставена от клиент самоличност в същия прозорец на проект като профила от работодателя ви не прави тези самоличности взаимозаменяеми.
Сътрудничеството с външни участници зависи и от участващите организации. Контролите на Google за външни разговори в Chat описват администраторските настройки, ограниченията за доверени домейни и възможностите за външни пространства, зависещи от изданието. Ако дадена покана не сработи, потвърдете поканената самоличност и помолете клиента да провери съответните настройки за достъп.
За общ проект използвайте одобрения от клиента начин на сътрудничество. Ако това е пространство в Google Chat с разрешени външни участници, поддържайте разговора по проекта там. Профилът в WebCatalog може да запази контекста за вход; той не може да предостави членство в пространство или да заобиколи правилата на организацията за разговори с външни участници.
Проверявайте отделно и свързаните документи. Указанията на Google за външен достъп разграничават достъпа до Chat от достъпа до файлове в Drive и задачи. Преди преглед отворете самия документ с желания профил и потвърдете, че е достъпен. Работещият разговор сам по себе си не решава всеки въпрос с разрешенията за файлове.
Превърнете картата на сътрудничеството в настройка на WebCatalog
Първо изградете слоя от профили. Указанията за профили на WebCatalog описват създаването на профил и отварянето на приложение с него:
- Добавете Google Chat от каталога с приложения на WebCatalog.
- Отворете Profiles, изберете Add profile и дайте на самоличността лесно разпознаваемо име.
- Отворете Chat с този профил и влезте в съответния профил в Google.
- Проверете достъпа до разговор или пространство, до които профилът би трябвало да има достъп.
Повторете за отделните самоличности, които действително използвате. Отварянето на друг прозорец със същия профил не изолира втори профил в Google; то използва същия контекст на сесията.
След това организирайте пространствата в WebCatalog около текущата работа. Пространство за клиент може да съдържа Chat, инструментите на клиента за документи и системата за проследяване на проекта. Използвайте съществуващ профил, когато желаният вход е същият. Когато няколко приложения на Google използват една самоличност, съответният профил може да съхранява този споделен контекст за вход; проверявайте профила, когато отваряте всяко приложение.
Преди да разширите организацията си, сравнете необходимите приложения, профили и пространства с текущите планове на WebCatalog. Броят на работните пространства за проекти и броят на самоличностите за вход са отделни решения при планирането.
Направете всяко предаване на работа по проект лесно за проследяване
Преди да изпратите актуална информация, направете кратка проверка: Кой профил използвам, кой участва в този разговор и могат ли участниците да отворят свързаните материали? Така се откриват несъответствията между профили и достъп, които една подредена работна среда сама по себе си не може да реши.
Дайте достатъчно контекст, за да бъде съобщението полезно: посочете решението, добавете връзка към актуалния документ и уточнете следващите стъпки. Това е особено полезно, когато клиент участва чрез друга организация или поканена самоличност на гост.
За следващия преглед на проект създайте едно работно пространство за Google Chat в WebCatalog около действителния разговор, инструментите за документи и дневния ред. Използвайте го за цялостно предаване на работата, а след това запазете подредбата, която прави правилната самоличност и правилния проект най-лесни за разпознаване.
