Лична пощенска кутия, служебен адрес и акаунт за страничен проект могат да се използват на един и същ компютър. Предизвикателството е всеки от тях да се разпознава лесно, когато отговаряте на съобщение, отваряте документ или проверявате покана за среща.
Можете да управлявате няколко акаунта в Gmail чрез менюто на Google за превключване между акаунти, отделни профили в браузъра или работна среда за настолен компютър като WebCatalog. Google вече поддържа превключване между акаунти, в които сте влезли, без да излизате от тях. WebCatalog добавя различен начин за организиране на тази работа: директен достъп до приложения, отделни профили и пространства за свързани инструменти.
Ето как да изберете подходяща организация и да я направите полезна през целия ден.
Изберете как да организирате акаунтите си в Gmail
Започнете със задачата, която ви затруднява най-много.
| Основната ви нужда | Практична отправна точка |
|---|---|
| Да проверявате втора пощенска кутия от време на време | Менюто на Google за превключване между акаунти |
| Да разделите служебното и личното сърфиране в много уебсайтове | Профили в браузъра |
| Да имате достъп до акаунтите си в Gmail заедно с приложенията, които използвате за всеки проект | WebCatalog Desktop |
| Да обедините входящите съобщения в една пощенска кутия | Отделна настройка за обединяване на имейли |
Осигуряването на лесен достъп до акаунтите и обединяването на съобщенията им са различни изисквания. Описаната по-долу организация запазва всяка пощенска кутия в Gmail в собствения ѝ акаунт, което е полезно, когато самоличностите, разговорите с клиенти и ежедневните дейности трябва да останат разделени.
Използвайте менюто на Google за превключване между акаунти за лесна настройка
Ако превключвате само от време на време, започнете с вграденото меню за акаунти на Gmail:
- Влезте в Gmail на компютъра си.
- Изберете профилната си снимка или инициала си в горния десен ъгъл.
- Изберете Добавяне на акаунт и завършете влизането във втория акаунт.
- Отваряйте същото меню, когато искате да изберете друг акаунт.
Тези стъпки следват указанията на Google за няколко акаунта.
Този вариант работи добре, когато имате малък брой пощенски кутии и можете бързо да разпознаете всеки адрес. Създайте си навик да проверявате активния адрес, преди да започнете ново съобщение.
Google също така обяснява, че акаунтът, в който сте влезли първо, често е този по подразбиране. Някои услуги на Google може да прилагат настройките на този акаунт, когато не е ясно кой акаунт възнамерявате да използвате. Ако дадена връзка ви отведе до неочакван акаунт в Google, проверете активната самоличност, преди да променяте каквото и да било.
Използвайте профили в браузъра за по-широко разделяне
Профилът в браузъра е полезен, когато даден имейл акаунт е част от цялостна среда за сърфиране. Може да искате служебните отметки, запазените пароли и историята на сърфиране да бъдат отделени от личната ви среда.
В Chrome отворете менюто за профили на браузъра, изберете Добавяне на профил в Chrome и задайте разпознаваемо име и външен вид. Влезте в съответния акаунт в Gmail в този профил. Повторете за другата самоличност. Google описва как да създавате профили в Chrome и да превключвате между тях.
Избирайте имена, които описват предназначението, например „Личен“ и „Студио“. Профил с име „Профил 2“ не ви помага особено, когато са отворени няколко прозореца.
Профилите в браузъра са разумен избор, когато искате отделни среди за сърфиране. Ако през деня многократно отваряте едни и същи приложения и акаунти, WebCatalog предлага по-пряка организация.
Управлявайте няколко акаунта в Gmail с WebCatalog
Настолното приложение на WebCatalog за Gmail дава на Gmail собствен прозорец и място в Dock или лентата на задачите. Продължавате да използвате уеб интерфейса на Gmail, като същевременно избирате как акаунтите ви да се вписват в работния процес на компютъра ви.
Най-полезната организация започва с ясно именувани профили и се разширява само когато имате нужда от допълнителна структура.
1. Добавете Gmail като настолно приложение
Изтеглете WebCatalog Desktop, инсталирайте го и влезте в акаунта си в WebCatalog. Намерете Gmail в каталога и го добавете като настолно приложение.
Отворете Gmail веднъж, за да потвърдите, че стартирате очакваната услуга. Акаунтът ви в WebCatalog управлява настройките ви в WebCatalog; все пак трябва да влезете отделно в акаунта в Google, който искате да използвате.
2. Създайте профил за всяка самоличност в Google
В WebCatalog отидете на Профили, изберете Добавяне на профил и въведете описателно име. Отворете Gmail с този профил и следвайте подканите на Google за влизане.
Повторете за останалите акаунти. Например създайте „Личен“, „Служебен“ и „Клиент А“. Изберете план на WebCatalog, който покрива приложенията, профилите и пространствата в планираната ви организация. Указанията на WebCatalog за профилите обясняват също как да използвате един профил в няколко настолни приложения.
За ясно разделение използвайте по една самоличност в Google във всеки профил. Така името на профила ще бъде надежден ориентир за пощенската кутия, която възнамерявате да отворите.
3. Определете конкретно предназначение за всеки акаунт
Преди да добавите друг профил, решете какво принадлежи в него. Една полезна организация може да изглежда така:
| Профил | Използвайте го за |
|---|---|
| Личен | Съобщения, свързани с домакинството, уговорени срещи и лични абонаменти |
| Служебен | Вътрешна комуникация и основната ви служебна пощенска кутия |
| Клиент А | Съобщения и ресурси, свързани с този клиент |
Избягвайте да създавате нов профил за всяка временна задача. Добавяйте такъв, когато ви е нужен различен акаунт или трайно разделение в работата ви.
Профилите в WebCatalog държат сесиите и данните за сърфиране отделно. Това ви позволява да се връщате към различни акаунти, без да излизате от тях само за да превключите. Google все пак може да изиска удостоверяване, когато проверките му за сигурност или правилата на организацията ви го налагат.
4. Дръжте свързаните приложения на Google заедно
Имейлът често води до друга задача: преглед на документ в Drive, проверка на календар или актуализиране на табло на проект. Използвайте съответния профил в Google за Gmail, Google Drive и Google Calendar, така че желаната самоличност да е достъпна във всички тези приложения.
След това организирайте инструментите в пространство на WebCatalog. Всяко пространство се отваря в собствен прозорец и може да обединява приложенията и профилите за даден клиент или проект.
Например пространство за клиент може да съдържа неговия профил в Gmail, Drive, Calendar и приложение за управление на проекти. Когато седнете да работите по задачите за този клиент, свързаните инструменти ще имат ясно определено място.
Започнете с едно пространство за работата, която извършвате най-често. Можете да добавите още, след като разберете кои разделения ви помагат да поддържате ред.
Направете пощенските си кутии по-лесни за управление
По-добрата организация на настолния компютър осигурява достъпа. Няколко навика в Gmail улесняват обработването на самите съобщения.
Използвайте последователна система от етикети
Етикетите в Gmail ви позволяват да организирате съобщенията в категории. Помислете за използването на малък набор от етикети във всичките си служебни пощенски кутии, например „За действие“, „В изчакване“ и „За справка“.
Еднаквите наименования улесняват подновяването на работата след превключване между акаунти. Нека името на профила показва самоличността на акаунта, а етикетът — състоянието на съобщението. Така всяка част от системата ви има ясна роля.
Задайте правилния подпис във всеки акаунт
Прегледайте настройките за подпис в Gmail за всяка пощенска кутия. Gmail поддържа подписи по подразбиране за нови съобщения и отговори.
Използвайте информацията за контакт и фирмените данни, подходящи за съответния адрес. Отличителният подпис осигурява още един видим ориентир при съставяне на съобщение, макар че проверката на адреса на подателя остава важната стъпка.
Решете кои пощенски кутии да ви прекъсват
В настройките на Gmail за известия на работния плот можете да изберете известия за нова поща, за важна поща или да ги изключите.
Разумна отправна точка е да разрешите известията за работа, която изисква навременна реакция, и да проверявате по-малко спешните акаунти на планирани интервали. Ако дадено известие не се появява, прегледайте както настройките на Gmail, така и разрешенията на компютъра си.
Проверявайте акаунтите в обмислен ред
Опитайте кратка рутина: първо преглеждайте спешните служебни съобщения, след това обработвайте активните разговори с клиенти и проверявайте личната си поща в избрано от вас време.
Целта е да спрете да позволявате на последно отворената пощенска кутия да определя какво ще правите след това. Поддържайте отделен списък със задачи за ангажиментите, които изискват повече от бърз отговор.
Често задавани въпроси
Мога ли да остана вписан в два акаунта в Gmail едновременно?
Да. Google поддържа едновременно влизане в няколко акаунта. Профилите в браузъра и профилите в WebCatalog предоставят допълнителни начини за организиране на отделни среди за акаунтите.
WebCatalog обединява ли всички съобщения от Gmail в една пощенска кутия?
Тази организация ви дава достъп до отделни акаунти в Gmail. Тя не обединява пощата им в обща пощенска кутия. Изберете отделен работен процес за обединяване, ако предпочитате да четете съобщенията си по този начин.
Трябва ли Gmail, Drive и Calendar да използват един и същ профил в WebCatalog?
Използвайте един и същ профил, когато тези приложения трябва да използват една и съща самоличност в Google. Създайте различен профил за друга самоличност, например личен акаунт или отделен клиентски акаунт.
Дайте на всеки акаунт в Gmail ясно определено място
За проверка на пощата от време на време менюто на Google за превключване между акаунти може да е напълно достатъчно. Когато няколко акаунта са част от ежедневната ви работа, организацията чрез настолни приложения може да направи предназначението и местоположението им много по-ясни.
Започнете с WebCatalog Desktop, като добавите Gmail и създадете профили за акаунтите, които използвате най-често. Изградете едно пространство около основния си работен процес, след което добавете календара, документите и приложенията, които ви помагат да свършите работата зад всеки имейл.
