管理多个 Google Drive 账号有几种不错的方法。Google 支持在浏览器中切换账号，Drive 桌面版也可以连接多个账号，以便在本地访问文件。浏览器个人资料和 WebCatalog Desktop 则提供了更多方式，帮助你整理一天中使用的各个账号；WebCatalog Desktop 会将每个身份登录的 Google Drive 与该身份下使用的其他应用并列放置。
当文件分属生活中的不同领域时，Drive 就会变得更难浏览。提案保存在你的工作账号中，客户提供了单独的公司登录账号，而个人文档则放在另一个 Drive 里。难点在于记住你需要的文档对应哪个身份。
合适的设置取决于你打开 Drive 后要做什么。你是偶尔查看共享文档、在 Finder 或文件资源管理器中处理文件，还是需要在客户邮件、文档和会议之间切换？先从这个问题入手，再搭建能够满足日常流程的最精简设置。
根据你需要完成的工作选择设置方式
这些选项分别解决问题的不同方面，也可以组合使用。
| 你的主要需求 | 可供参考的起点 | 需要注意的事项 |
|---|---|---|
| 偶尔打开另一个账号的 Drive | Google 账号切换器 | 编辑或上传前，确认当前使用的 Google 账号。 |
| 通过 Finder 或文件资源管理器访问云端文件 | Google Drive 桌面版 | Google 最多支持四个账号；请分别为每个账号选择同步设置。 |
| 按身份整理完整的浏览环境 | 浏览器个人资料 | 你可以为工作、个人用途或客户分别管理独立的浏览器环境。 |
| 将 Drive 与每个身份使用的其他应用放在一起 | WebCatalog Desktop | 个人资料用于隔离会话；空间用于整理你会一起使用的应用和个人资料。 |
还要区分多个账号和多个文件夹。如果三个客户都与现有工作账号共享文件夹，你可能只需要这一个账号。只有在你确实需要使用另一个 Google 身份时，才创建另一个账号环境。同一身份下的文件夹，可能只需清晰的项目结构就足够了。
使用 Google 账号切换器偶尔访问网页端
Google 允许你登录多个 Google 账号，并在它们之间切换，而无需退出登录。在 Google 服务中，选择个人资料图片或首字母，点击添加账号并登录。之后，你就可以从账号菜单中选择所需账号。
对于每周查看几次第二个 Drive 的用户来说，这是一个合理的起点。几乎不需要额外设置，而且浏览器仍然是主要工作环境。
上传交付文件或申请访问文档前，请检查 Google 账号菜单中显示的邮箱地址。熟悉的头像并不是可靠的提醒，尤其是两个账号使用同一张照片时。Google 还指出，你最先登录的账号通常会成为默认账号；当某项服务无法确定你想使用哪个账号时，这一点可能会产生影响。
如果你总要停下来检查账号菜单，不妨考虑在日常设置中为每个身份安排一个更容易辨认的位置。
需要本地访问文件时使用 Drive 桌面版
如果你需要在 Mac 的 Finder 或 Windows 的文件资源管理器中访问文件，可以先使用 Google 自家的同步客户端。Drive 桌面版最多可同时支持四个账号。
连接另一个账号的方法如下：
- 打开 Drive 桌面版菜单。
- 选择右上角的个人资料图片。
- 选择添加其他账号，然后通过浏览器登录。
- 按照 Google 的指示重启 Drive 桌面版。
连接账号后，请决定每个 Drive 中有多少内容需要保存在设备上。Google 的流式传输与镜像指南解释了两者的区别：流式传输主要将文件保存在云端，只为已打开或设为离线可用的文件占用本地空间；镜像则会在本地和云端各保留一份“我的云端硬盘”的完整副本。共享云端硬盘支持流式传输。
例如，设计师可能需要经常在自己的工作账号中本地访问工作素材，但只偶尔查看客户的参考文件夹。这两种需求对应不同的本地存储选择。请考虑可用磁盘空间、出行时需要使用的文件，以及组织提出的任何要求。
浏览本地文件时，请确保账号名称容易辨认。选择上传或导出的目标位置前，同时查看账号和文件夹。文件名正确却存进了错误的 Drive，依然会给所有需要查找它的人增加额外工作。
WebCatalog Desktop 在这里承担不同的作用：整理对 Drive 网页界面及相关应用的访问。它不会取代 Google 的文件同步客户端，也不会合并不同 Google 账号下的存储空间。你可以用 Drive 桌面版处理本地文件，同时用 WebCatalog Desktop 管理同一项目的网页端工作。
使用浏览器个人资料实现更全面的浏览隔离
如果你的工作本来就在浏览器中进行，使用不同的个人资料可能就足够了。Chrome 个人资料会分别保存书签、历史记录、密码和设置等信息。
在 Chrome 中，打开浏览器的个人资料菜单，选择添加 Chrome 个人资料，并为其取一个清晰的名称。在该个人资料中打开 Drive，然后使用你打算在此环境中使用的 Google 账号登录。需要使用其他身份时，再为其重复上述步骤。
按照你能立即识别的角色为个人资料命名，例如“个人”“工作室”或“Acme 工作账号”。如果同一个账号会在项目结束后继续使用，那么用项目名称命名就不太合适。
如果你希望将客户的调研标签页、书签和其他网站放在专用的浏览器环境中，这种方法会很方便。随着账号数量增加，请留意管理浏览器窗口是否已经变成了一项独立的额外工作。
使用 WebCatalog Desktop 整理经常进行的账号相关工作
如果 Drive 只是更大工作流程中的一站，而你的日常工作还涉及邮件、日历、聊天和项目工具，那么 WebCatalog Desktop 会很有用。它的个人资料会将账号会话和浏览数据彼此隔离，让你可以在各自的环境中回到对应账号。
先从你最常用的身份开始。按照 WebCatalog 的个人资料设置说明操作：
- 打开 WebCatalog Desktop，然后转到个人资料。
- 选择添加个人资料，并为其取一个容易辨认的名称。
- 使用该个人资料打开 Drive，并登录预期的 Google 账号。
- 为其他账号重复上述步骤。
你用来访问 Drive 的工作个人资料，也可以通过同一个 Google 身份用于 Gmail 和 Google 日历。重复使用同一资料，可以让你在处理邮件请求、查看文档，再到参加审阅会议的过程中，始终处于一致的账号环境中。
如果你想围绕某个客户或项目集中整理应用和个人资料，可以使用空间。每个空间都会在独立窗口中打开。账号隔离由个人资料实现；空间则负责将相关内容组织在一起。
初始设置要尽量精简。先添加一项常见任务所涉及的应用，再考虑重建整个工作环境。
客户文档的实用工作流程
设想一位顾问拥有一个工作用 Google 账号，以及一个由 Acme 提供的独立账号。Acme 要求项目工作通过其账号完成。这位顾问还有其他客户，这些客户直接与顾问的工作邮箱共享文档。
区分不同工作流程的关键，在于工作所要求使用的 Google 身份。Acme 使用自己的个人资料。如果其他客户已授权顾问的工作账号访问，那么相关工作可以继续留在工作个人资料中。
从正确的账号开始
开始任务前，先打开 Acme 的 Drive 个人资料。查看账号邮箱，然后前往项目文件夹。如果任务来自邮件，请确认邮件所述项目与当前打开的项目和账号一致。
养成在每次工作时段开始时都这样做的习惯。专注工作开始前检查一次，比使用错误身份上传文件后再补救更容易坚持。
直接处理共享文档
打开客户指定的当前版本文档。另存副本前，先确认任务是否真的要求创建副本。创建新文件后，审阅者可能会讨论一个版本，而你修改的却是另一个版本。
Google 的共享权限设置决定你的账号能否查看、评论或编辑。额外的个人资料只能提供另一个已登录的环境，并不会改变这些权限。
如果你只有查看权限但需要编辑，请使用预期的账号联系文档所有者解决。创建多个副本无法解决根本的协作问题。
上传前先选好目标位置
交付新文件时，先前往约定的项目文件夹，再选择要上传的文件。使用能体现项目和用途的名称，例如“Acme 入职提案”。如果客户已有命名规范，请遵循其规范。
交付时，分享约定文件的链接，并说明哪些内容已准备好供审阅。然后切换到下一个客户环境。目标是建立一套可重复的流程，从账号到项目，再到文档，每一步都尽量减少对记忆的依赖。
更改设置前先判断问题所在
遇到异常时，请先区分以下三种情况：
文件在错误的账号下打开。 检查当前窗口中使用的 Google 邮箱地址。在预期的账号环境中打开链接，然后重试。已保存的链接指向一个位置，但并不能证明你使用的是正确身份。
正确的账号无法访问文件。 检查原始共享邀请以及邀请中列出的地址。请文件所有者确认该地址是否已获得访问权限。工作单位和学校也可能限制外部共享，因此换用另一个个人资料未必能解决限制。
本地存储中缺少文件。 在 Drive 桌面版中检查相关账号，并查看其同步和离线设置。这属于本地文件可用性问题，即使同一文档在网页应用中能正常打开也是如此。
分清这些情况，可以帮助你针对正确的环节采取措施，而不是反复退出登录、重新创建个人资料或移动文档。
让下一次客户交付更容易照流程完成
选一份你已经需要交付的文档，并在 WebCatalog Desktop 中整理其工作流程。为获授权的 Google 身份创建一个名称清晰的个人资料，打开约定的项目文件夹，并将相关沟通工具放在附近。跟进文件从最初请求、编辑到最终审阅的整个过程。
交付时，你应该无需在标签页中四处寻找，就能回答三个问题：我使用的是哪个账号？当前文件存在哪里？客户应该审阅哪个链接？保留能让这些答案一目了然的设置，并在需要时使用 Drive 桌面版处理本地同步。
