当文件分属于生活中的不同领域时，Google 云端硬盘就会变得更难查找和管理。一份提案放在你的业务账号中，某位客户提供了单独的公司账号，而个人文档又放在另一个云端硬盘里。难点在于记住：你需要的文档对应的是哪个账号。
管理多个 Google 云端硬盘账号有几种不错的方法。Google 支持在浏览器中切换账号，桌面版云端硬盘则可以连接多个账号，方便你在本地访问文件。浏览器个人资料和 WebCatalog 还提供了其他方式，帮助你整理一天中使用的各个账号。
合适的配置取决于你打开云端硬盘后要做什么。你是偶尔阅读共享文档，在“访达”或“文件资源管理器”中处理文件，还是在客户邮件、文档和会议之间来回切换？先想清楚这个问题，再搭建能满足日常需求的最精简配置。
根据工作需求选择配置
这些选项分别解决不同方面的问题，也可以结合使用。
| 主要需求 | 建议的起点 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 偶尔打开另一个账号的云端硬盘 | Google 账号切换器 | 编辑或上传前，确认当前使用的 Google 账号。 |
| 通过“访达”或“文件资源管理器”访问云端文件 | 桌面版 Google 云端硬盘 | Google 最多支持四个账号；请分别选择各账号的同步设置。 |
| 按身份整理整个浏览环境 | 浏览器个人资料 | 为工作、个人用途或某个客户管理独立的浏览器环境。 |
| 将每个身份的云端硬盘与其他应用放在一起 | WebCatalog Desktop | 配置文件用于隔离会话；空间用于组织你会一起使用的应用和配置文件。 |
还要区分多个账号和多个文件夹。如果三个客户都将文件夹共享给你现有的业务账号，你可能只需要这一个账号。只有确实需要使用另一个 Google 身份时，才为其创建独立的账号环境。对于同一身份下的文件夹，清晰的项目结构可能就足够了。
偶尔通过网页访问时，使用 Google 账号切换器
Google 允许你登录多个 Google 账号，无需退出登录即可在账号之间切换。在任一 Google 服务中，点击你的头像或姓名首字母，选择添加账号，然后登录。之后，你就可以从账号菜单中选择所需账号。
如果你每周只查看几次第二个云端硬盘，这是一个合理的起点。几乎不需要额外设置，而且浏览器仍然是你的主要工作环境。
在上传交付文件或申请文档访问权限之前，请检查 Google 账号菜单中显示的电子邮件地址。熟悉的头像并不能可靠地提醒你当前使用的是哪个账号，尤其是两个账号使用同一张照片时。Google 还指出，你最先登录的账号通常会成为默认账号；当某项服务无法确定你想使用哪个账号时，这一点就可能产生影响。
如果你经常需要停下来查看账号菜单，可以考虑在日常工作环境中为每个身份安排一个更容易识别的位置。
需要本地文件访问时，使用桌面版云端硬盘
如果你需要在 Mac 的“访达”或 Windows 的“文件资源管理器”中访问文件，可以先使用 Google 自己的同步客户端。桌面版云端硬盘最多支持同时使用四个账号。
要连接另一个账号：
- 打开桌面版云端硬盘菜单。
- 点击右上角的头像。
- 选择添加其他账号，然后通过浏览器登录。
- 按照 Google 的提示重启桌面版云端硬盘。
连接账号后，决定每个云端硬盘中有多少内容需要保存在设备上。Google 的流式传输与镜像指南解释了两者的区别：流式传输主要将文件保存在云端，仅为你打开或设为离线可用的文件占用本地空间；镜像则在本地和云端各保留一份完整的“我的云端硬盘”副本。共享云端硬盘支持流式传输。
例如，一位设计师可能需要经常在本地访问自己业务账号中的工作素材，但只是偶尔查看客户的参考资料文件夹。这两种需求需要采用不同的本地存储策略。请考虑可用磁盘空间、出行时需要的文件，以及组织规定的要求。
浏览本地文件时，确保账号名称容易辨认。在选择上传或导出位置前，同时查看账号和文件夹。即使文件名正确，只要放错了云端硬盘，仍会给所有需要查找它的人增加工作量。
WebCatalog 在这里的作用不同：它用于组织云端硬盘网页版及相关应用的访问入口。它不能替代 Google 的文件同步客户端，也不会合并不同 Google 账号的存储空间。你可以使用桌面版云端硬盘处理本地文件，同时用 WebCatalog 处理同一项目的网页端工作。
使用浏览器个人资料，更全面地隔离浏览环境
如果你的工作本就主要在浏览器中完成，独立的个人资料可能已经足够。Chrome 个人资料可以将书签、历史记录、密码和设置等信息分开保存。
在 Chrome 中，打开浏览器的个人资料菜单，选择添加 Chrome 个人资料，并为其设置一个清晰的名称。在该个人资料中打开云端硬盘，然后登录你打算在此使用的 Google 账号。需要使用另一个身份时，重复上述操作。
按照你一眼就能识别的角色为个人资料命名，例如“个人”“工作室”或“Acme 工作账号”。如果同一个账号在项目结束后还会继续使用，以项目名称命名就不太合适。
如果你希望将某个客户的研究标签页、书签和其他网站放在专属的浏览器环境中，这种方式会很顺手。随着账号数量增加，也要留意管理浏览器窗口是否已经变成了一项额外任务。
在 WebCatalog 中整理经常使用的账号工作环境
当云端硬盘只是日常流程中的一站，而整个流程还涉及邮件、日历、聊天和项目工具时，WebCatalog 就能发挥作用。它的配置文件会将账号会话和浏览数据分开，让你能够在各自独立的环境中返回每个账号。
先从你最常使用的身份开始。按照 WebCatalog 的配置文件设置说明操作：
- 打开 WebCatalog Desktop，进入配置文件。
- 选择添加配置文件，并为其设置一个容易识别的名称。
- 使用该配置文件打开云端硬盘，并登录目标 Google 账号。
- 为另一个账号重复上述操作。
用于云端硬盘的业务配置文件，也可以用于同一 Google 身份下的 Gmail 和 Google 日历。复用同一个配置文件，可以让你从邮件请求转到文档，再转到评审会议时，始终保持一致的账号环境。
如果你想按客户或项目归集应用和配置文件，可以使用空间。每个空间都会在独立窗口中打开。账号隔离由配置文件实现，空间则负责将它们组织起来。
初始配置尽量保持精简。先添加完成一项日常任务所需的应用，不必一开始就重建整个工作环境。WebCatalog 的 Basic 套餐包含两个桌面应用、两个配置文件和一个空间。Pro 和 Business 套餐支持不限数量的应用、配置文件和空间；当你扩展到多个客户或更多应用时，这一点就很重要。
客户文档的实用工作流程
假设一位顾问有一个业务 Google 账号，以及一个由 Acme 提供的独立账号。Acme 要求项目工作通过其账号完成。这位顾问还服务于其他客户，而这些客户会直接将文档共享给顾问的业务邮箱。
实用的划分标准是：这项工作需要使用哪个 Google 身份。为 Acme 设置独立的配置文件。其他客户则可以继续放在业务配置文件下，前提是他们授权的正是这个账号。
从正确的账号开始
开始任务前，先打开 Acme 对应的云端硬盘配置文件。查看账号邮箱，再进入项目文件夹。如果任务来自邮件，请确认邮件所指的项目和账号与你当前打开的一致。
养成在每次开始工作时进行这项检查的习惯。在一段专注工作开始前检查一次，比上传时用错身份后再补救更容易坚持。
围绕共享文档开展工作
打开客户指定为当前版本的文档。在另存副本之前，先确认任务是否真的要求创建副本。新建文件可能导致审阅者还在讨论一个版本，而你却在修改另一个版本。
Google 的共享控制设置决定你的账号能否查看、评论或编辑。额外的配置文件只是提供另一个登录环境，并不会改变这些权限。
如果你只有查看权限，但需要编辑，请使用预期的账号与文档所有者协调解决。创建多个副本并不能解决根本的协作权限问题。
上传前先选择目标位置
对于新的交付文件，先进入约定的项目文件夹，再选择上传。使用能够表明项目和用途的名称，例如“Acme 入职引导提案”。如果客户已有命名规范，请遵循该规范。
交付时，分享约定文件的链接，并说明哪些内容已准备好供审阅。然后再切换到下一位客户的工作环境。目标是形成一条可重复的“账号—项目—文档”路径，减少依赖记忆做出的判断。
更改配置前，先诊断问题
发现异常时，先区分以下三种情况：
文件在错误的账号下打开。 检查当前窗口中的 Google 邮箱地址。在目标账号环境中打开链接，然后重试。保存的链接只标识文件位置，并不能确保你正在使用正确的身份。
正确的账号无法访问文件。 检查最初的共享邀请及其中指定的邮箱地址。请所有者确认该地址是否拥有访问权限。工作和学校组织也可能限制对外共享，因此换一个配置文件未必能解除限制。
本地存储中找不到文件。 在桌面版云端硬盘中检查相应账号，并查看其同步和离线设置。即使同一文档可以在网页应用中正常打开，这仍然属于本地文件可用性问题。
区分这些情况，有助于你针对正确的层面采取行动，而不是反复退出登录、重新创建配置文件或移动文档。
让下一次客户交付更容易复用
选择一份你本来就需要交付的文档，在 WebCatalog Desktop 中整理它的工作流程。为获得授权的 Google 身份创建名称清晰的配置文件，打开约定的项目文件夹，并将相关沟通应用放在方便访问的位置。沿着这份文件，从最初的请求一直走到编辑和最终审阅。
交付时，你应该无需翻找标签页，就能回答三个问题：我使用的是哪个账号，当前文件存放在哪里，以及客户应该通过哪个链接审阅？保留能让这些答案一目了然的配置，并在需要时交由桌面版云端硬盘处理本地同步。
