当 Google Chat 同时用于私人聊天、公司项目和客户工作时，要把它整理得井井有条，首先需要明确每段对话该使用哪个身份。然后，你就可以将项目的聊天、文档和日历安排在一起，方便随时访问。
开展一个项目，并不意味着一定需要另一个 Google 账号。你可能用同一个工作账号参与多个客户的协作，也可能有某个客户为你提供了由其管理的专属身份。这些情况需要不同的桌面配置方式。
Google 本身已经支持在已登录的账号之间切换。WebCatalog 则提供了相互隔离的配置文件和以项目为中心的空间，帮助你更轻松地应对复杂的工作日程。目标是让你每次开始工作时，都能清楚地识别应该使用的账号、对话和辅助工具。
让身份和项目各司其职
“账号”“组织”和“空间”描述的是 Google Chat 工作流程中的不同部分。区分这些概念，可以让设置和故障排查都更轻松。
| 设置组成部分 | 控制或组织的内容 | 实际示例 |
|---|---|---|
| Google 账号 | 用于登录和参与对话的身份 | 你的个人账号或公司提供的账号 |
| Google Workspace 组织 | 用户的受管理访问权限和政策 | 公司的 Chat 和外部协作设置 |
| Google Chat 聊天空间 | 拥有特定参与者的对话区域 | 与项目团队讨论产品发布事宜的聊天空间 |
| WebCatalog 配置文件 | 相互隔离的网站登录和会话数据 | 名为“工作 — Acme”的配置文件 |
| WebCatalog 中的空间 | 将应用和配置文件归在一起的桌面窗口 | 包含 Chat、云端硬盘和项目简介的产品发布工作区 |
Google 说明了如何通过你的 Google 账号或 Workspace 组织访问 Chat。个人 Google 账号和付费 Workspace 账号都可以创建 Chat 聊天空间，但功能有所不同；详情请参阅 Google 的账号对比。
这意味着，你应该根据实际使用的登录身份创建桌面配置文件，再围绕工作内容安排项目工作区。在 WebCatalog 中创建空间，不会创建 Google Chat 聊天空间、邀请协作者，也不会更改组织权限。
先了解 Google 现有的桌面选项
仅仅为了添加第二个 Google 登录账号，并不需要安装新应用。Google 的多账号登录指南介绍了如何添加账号，以及如何在不退出登录的情况下切换账号。在支持此功能的 Google 服务中，使用账号菜单添加或选择所需账号即可。
你可以通过 chat.google.com 或在 Gmail 中使用 Chat。Google 还提供独立的 Chat 应用，可通过 Chrome 以渐进式 Web 应用的形式安装。该应用需要 Chrome 保持打开才能运行，在受管理的设备上安装时可能还需要获得许可。
如果账号切换器和现有的浏览器整理方式符合你的工作习惯，这些选项可能就足够了。无论采用哪种方式，都要确认哪个账号有权访问你要打开的对话。
当你希望拥有明确、可复用的账号环境，并为各个项目的其他工具安排桌面布局时，WebCatalog 就能派上用场。你可以将个人身份与工作身份分开，再在获得授权的地方复用工作身份。下面三种协作模式展示了如何做出这些选择。
私人聊天：建立一个固定、易找的入口
你的个人账号可能用于讨论家庭计划、参与志愿者小组，以及联系几位偏爱 Chat 的朋友。为这些对话安排一个容易识别的位置，就不用先穿过公司的项目列表才能找到它们。
在 WebCatalog 中，将配置文件命名为个人，或使用其他能清楚标识该 Google 登录身份的名称。使用此配置文件打开 Chat，并登录相应的个人账号。名称应体现身份，而不是“周末旅行”这类临时活动。活动会变化，而这个账号可能会使用很多年。
在 Google Chat 内，使用其自带的对话整理功能，管理你最常联系的人和群组。Google 将置顶和取消置顶聊天空间或对话列为个人用户和付费 Workspace 用户均可使用的功能。
假设你的志愿者小组有一段活动对话和一份策划文档。你可以在 Chat 中置顶该对话，并在 WebCatalog 的相关空间中将文档应用放在它旁边。打开或分享文档之前，请确认个人账号具有所需的访问权限。
这样，账号边界和项目边界就各有用途。配置文件负责隔离登录环境，空间则汇集活动所需的内容。两者都不能替代对话的成员设置或文档的共享控制。
工作项目：在团队工作中复用正确的身份
公司提供的账号通常应该放在一个名称清晰的工作配置文件中，例如工作 — Acme。使用这一身份，参与组织已启用并邀请你加入的 Chat 对话。
如果该账号无法使用 Chat，请联系 Workspace 管理员。Google 的登录说明指出，工作单位和学校需要为用户设置 Chat。在另一个桌面应用中打开同一个身份，并不能启用组织尚未开放的服务。
能够正常访问后，再根据各个项目所需的信息来安排经常开展的项目。对于产品发布，这些内容可能包括：
- 发布团队做决策所用的 Google Chat 聊天空间。
- 存放已批准创意素材的云端硬盘文件夹。
- 包含发布检查清单的文档。
- 用于确认评审日期的日历。
你可以在 WebCatalog 中创建名为产品发布的空间，将相关应用和配置文件归在一起。另一个名为团队日常运营的空间，则可以包含日常内部工作所需的工具。
只要同一个 Google 账号获得了这两个项目的访问授权，两个空间就可以使用同一个工作配置文件。你不需要为每个项目窗口都创建新的 Google 账号或独立的登录环境。复用配置文件会复用其会话数据，因此这些窗口并不代表不同的身份。
WebCatalog 中的空间也不会将 Chat 锁定到某个特定的项目对话。发布产品进展前，请选择正确的 Google Chat 聊天空间，并检查其中的参与者。桌面工作区帮助你找到工作内容，而 Google Chat 对话决定谁会收到消息。
将项目决策保留在团队预期能找到它们的对话中。如果某次私信交流解决了影响整个小组的问题，请在项目讨论中补充适当的摘要。这样，工作区不仅对当前发送消息的人有用，也能帮助下一个需要查找该决策的人。
客户协作：围绕客户实际邀请的身份进行安排
在创建另一个配置文件之前，值得先明确客户访问应如何处理。询问客户希望你使用哪个电子邮件地址或受管理的身份。
可能的安排有几种。客户可能会邀请你现有的工作或个人 Google 账号作为外部参与者，也可能为你分配一个属于其 Workspace 组织的账号。Google 目前还介绍了一种适用于没有现成 Google 账号的人员、经批准可用的访客邀请方式；接受邀请后，会创建一个由邀请方组织管理的访客账号。可用方式及限制详见 Google 的外部用户和访客指南。
根据具体安排设置桌面环境：
| 客户的安排 | 合理的配置文件选择 |
|---|---|
| 客户邀请你现有的工作账号 | 复用该账号的配置文件 |
| 客户提供独立的 Workspace 账号 | 创建一个名称中包含客户和身份信息的配置文件 |
| 客户采用经批准的访客邀请方式 | 完成邀请流程，确认可以访问 Chat，并清晰地整理由此获得的身份 |
如果你现有的工作账号加入了三个客户项目，创建三个项目空间可能会有帮助，但并不意味着一定需要三个新的 Google 账号。反过来，将客户提供的身份与公司账号放在同一个项目窗口中，也不会让这两个身份可以互换使用。
外部协作还取决于相关组织的设置。Google 的外部 Chat 控制说明介绍了管理员设置、可信网域限制，以及不同版本中外部聊天空间的可用选项。如果邀请失败，请确认受邀身份，并请客户检查相关访问设置。
对于共享项目，请采用客户批准的协作方式。如果该方式是允许外部协作的 Google Chat 聊天空间，就将项目对话保留在那里。WebCatalog 配置文件可以保留登录环境，但不能授予聊天空间成员资格，也不能绕过组织的外部聊天政策。
也要单独检查链接文档的访问权限。Google 的外部访问指南区分了 Chat 访问权限与云端硬盘文件和任务的访问权限。评审前，请用正确的账号打开实际文档，确认可以访问。对话能够正常进行，并不意味着所有文件权限问题都已解决。
将协作关系转化为 WebCatalog 设置
先建立账号层。WebCatalog 的配置文件说明介绍了如何创建配置文件并用它打开应用：
- 从 WebCatalog 应用目录添加 Google Chat。
- 打开 Profiles（配置文件），选择 Add profile（添加配置文件），并为该身份取一个容易识别的名称。
- 使用此配置文件打开 Chat，然后登录对应账号。
- 确认该账号能够访问本应有权访问的对话或聊天空间。
对你实际使用的不同身份重复这些步骤。使用同一个配置文件打开另一个窗口，并不会隔离出第二个账号；它使用的仍是同一个会话环境。
接下来，在 WebCatalog 中围绕持续开展的工作安排空间。客户空间可以包含 Chat、客户的文档工具和项目跟踪工具。如果需要使用的登录身份相同，就复用现有配置文件。当多个 Google 应用使用同一个身份时，对应的配置文件可以保留这套共享的登录环境；打开每个应用时，请检查所用账号。
扩大配置规模之前，请将所需的应用、配置文件和空间与当前 WebCatalog 套餐进行对照。项目工作区的数量与账号身份的数量，是两个需要分别规划的问题。
让每次项目交接都清晰易懂
发送更新前，先做一次简短的发送对象检查：我正在使用哪个账号，这段对话中有哪些人，他们能否打开链接中的资料？ 这有助于发现账号和访问权限不匹配的问题，而仅靠整洁的桌面无法解决这些问题。
为更新提供足够的背景信息，让它真正有用：说明做出了什么决策，附上当前文档的链接，并写明下一步安排。当客户通过另一个组织的账号或受邀访客身份参与时，这一点尤其有帮助。
在下一次项目评审前，围绕实际使用的对话、文档工具和议程，搭建一个 WebCatalog 中的 Google Chat 工作区。用它完成一次完整的交接，然后保留最便于识别正确身份和项目的布局。
