个人邮箱、工作邮箱和副业项目账号都可以在同一台电脑上使用。难点在于，如何在回复邮件、打开文档或查看会议邀请时，轻松辨认出当前使用的是哪个账号。
你可以通过 Google 的账号切换器、独立的浏览器个人资料，或 WebCatalog 这样的桌面工作区来管理多个 Gmail 账号。Google 已支持无需退出登录即可切换已登录的账号。WebCatalog 则提供了另一种组织方式：专用的应用入口、独立的配置文件，以及用于归集相关工具的空间。
下面介绍如何选择适合的设置方式，并让它在日常工作中发挥作用。
选择 Gmail 账号的组织方式
先从最让你感到不便的任务入手。
| 你的主要需求 | 实用的入门选择 |
|---|---|
| 偶尔查看第二个收件箱 | Google 账号切换器 |
| 在多个网站上区分工作与个人浏览活动 | 浏览器个人资料 |
| 将 Gmail 账号与各个项目所用的应用放在一起访问 | WebCatalog Desktop |
| 将收到的邮件集中到一个收件箱 | 单独设置邮件整合方案 |
方便访问账号和合并邮件是两种不同的需求。下面的设置会让每个 Gmail 收件箱保留在各自的账号中，适合需要区分身份、客户沟通和日常工作流程的情况。
使用 Google 账号切换器进行简单设置
如果只是偶尔切换账号，可以先使用 Gmail 自带的账号菜单：
- 在电脑上登录 Gmail。
- 点击右上角的个人资料照片或姓名首字母。
- 选择添加账号，然后完成第二个账号的登录。
- 每当需要选择其他账号时，打开同一个菜单即可。
以上步骤依据 Google 的多账号使用说明。
如果你的收件箱数量不多，而且能快速辨认每个邮箱地址，这种方式就很实用。养成在撰写新邮件之前确认当前邮箱地址的习惯。
Google 还说明，最先登录的账号通常是默认账号。当无法确定要使用哪个账号时，某些 Google 服务可能会采用默认账号的设置。如果某个链接将你带到了非预期的 Google 账号，请先确认当前使用的身份，再进行任何更改。
使用浏览器个人资料实现更全面的区分
当一个邮箱账号对应一整套浏览环境时，浏览器个人资料就很有用。你可能希望将工作书签、保存的密码和浏览记录与个人环境分开。
在 Chrome 中，打开浏览器的个人资料菜单，选择添加 Chrome 个人资料，然后设置易于识别的名称和外观。在该个人资料中登录对应的 Gmail 账号。对其他身份重复此操作。Google 提供了创建和切换 Chrome 个人资料的说明。
选择能体现用途的名称，例如“个人”和“工作室”。当多个窗口同时打开时，“个人资料 2”这样的名称几乎帮不上忙。
如果你需要独立的浏览环境，浏览器个人资料是个合理的选择。如果你每天都要反复打开相同的应用和账号，WebCatalog 则提供了更直接的组织方式。
使用 WebCatalog 管理多个 Gmail 账号
WebCatalog 的 Gmail 桌面应用让 Gmail 拥有独立窗口，并可固定在程序坞或任务栏中。你仍然使用 Gmail 的网页界面，同时可以自行安排各个账号如何融入桌面工作流程。
最实用的设置方式，是先创建名称清晰的配置文件，只有在需要更细致的组织结构时再逐步扩展。
1. 将 Gmail 添加到桌面
下载 WebCatalog Desktop，安装后登录你的 WebCatalog 账号。在应用目录中找到 Gmail，并将其添加为桌面应用。
打开一次 Gmail，确认进入的是你预期的服务。WebCatalog 账号用于管理你的 WebCatalog 设置；你仍需单独登录要使用的 Google 账号。
2. 为每个 Google 身份创建一个配置文件
在 WebCatalog 中，进入配置文件，选择添加配置文件，然后输入一个能说明用途的名称。使用该配置文件打开 Gmail，并按照 Google 的提示完成登录。
对其他账号重复此操作。例如，创建“个人”“工作”和“客户 A”。选择能够满足你所需应用、配置文件和空间数量的 WebCatalog 套餐。WebCatalog 的配置文件说明还介绍了如何在不同桌面应用中复用同一个配置文件。
为了清晰地区分账号，每个配置文件只使用一个 Google 身份。这样，配置文件名称就能可靠地提示你将要打开哪个收件箱。
3. 为每个账号明确用途
添加新配置文件之前，先决定它应承载哪些内容。一种实用的安排如下：
| 配置文件 | 用途 |
|---|---|
| 个人 | 家庭事务邮件、预约和个人订阅 |
| 工作 | 内部沟通和主要工作邮件 |
| 客户 A | 与该客户相关的邮件和资源 |
不要为每项临时任务都创建新的配置文件。只有在需要使用不同账号，或需要长期区分某类工作时，再添加配置文件。
WebCatalog 配置文件会将会话和浏览数据彼此隔离。因此，你可以返回不同账号，而不必仅仅为了切换账号就退出登录。不过，当 Google 的安全检查或你所在组织的政策有要求时，仍可能需要重新验证身份。
4. 将相关的 Google 应用放在一起
邮件往往会引出其他任务：审阅云端硬盘中的文档、查看日历，或更新项目看板。为 Gmail、Google 云端硬盘和 Google 日历复用对应的 Google 配置文件，让这些应用都能使用预期的身份。
然后，将这些工具整理到一个 WebCatalog 空间中。每个空间都会在独立窗口中打开，可以集中放置某个客户或项目所需的应用和配置文件。
例如，客户空间可以包含该客户的 Gmail 配置文件、云端硬盘、日历和项目管理应用。当你开始处理该客户的事务时，相关工具都有固定的位置可找。
先为你最常做的工作创建一个空间。等你明确哪些划分有助于保持井然有序后，再添加更多空间。
让收件箱更易于管理
更合理的桌面布局解决了访问问题。而 Gmail 内的一些使用习惯，则能让邮件本身更容易处理。
使用一致的标签体系
Gmail 标签可让你按类别整理邮件。可以考虑在各个工作收件箱中使用一组精简的标签，例如“待处理”“等待中”和“参考资料”。
使用相同的命名，有助于你在切换账号后更快接着处理工作。让配置文件名称标明账号身份，让标签表示邮件状态。这样，系统的每个部分都有明确的作用。
为每个账号设置合适的签名
检查每个收件箱的 Gmail 签名设置。Gmail 支持分别为新邮件和回复设置默认签名。
使用与该邮箱地址相符的联系信息和公司资料。醒目的签名可以在撰写邮件时提供另一个可见提示，但确认发件人地址仍然是关键步骤。
决定哪些收件箱可以打断你
在 Gmail 桌面通知设置中，你可以选择接收新邮件通知、重要邮件通知，或关闭邮件通知。
一个合理的起点是：为时效性强的工作开启提醒，并按计划定时查看不那么紧急的账号。如果通知没有出现，请同时检查 Gmail 的设置和电脑上的权限。
按明确的顺序查看账号
尝试一个简短的例行流程：先查看紧急工作邮件，再处理正在进行的客户沟通，最后在自己选定的时间查看个人邮件。
目的是不再让最近打开的收件箱决定你接下来做什么。对于无法通过简单回复完成的待办事项，另行维护一份任务清单。
常见问题
我可以同时登录两个 Gmail 账号吗？
可以。Google 支持同时登录多个账号。浏览器个人资料和 WebCatalog 配置文件还提供了更多方式，帮助你组织彼此独立的账号环境。
WebCatalog 会将所有 Gmail 邮件合并到一个收件箱吗？
这里介绍的设置让你能够访问各个独立的 Gmail 账号，并不会将它们的邮件合并到同一个收件箱。如果你希望集中阅读邮件，需要另行选择邮件整合方案。
Gmail、云端硬盘和日历应该使用同一个 WebCatalog 配置文件吗？
如果这些应用应使用同一个 Google 身份，就使用同一个配置文件。对于其他身份，例如个人账号或另一个客户的登录账号，则创建不同的配置文件。
让每个 Gmail 账号都有明确的位置
如果只是偶尔查看收件箱，Google 账号切换器可能已经足够。当多个账号成为日常工作的一部分时，桌面设置可以让它们的用途和位置更加清晰。
开始使用 WebCatalog Desktop：添加 Gmail，并为最常用的账号创建配置文件。围绕主要工作流程建立一个空间，再加入日历、文档和其他应用，帮助你完成每封邮件背后的工作。
