Việc quản lý các tài khoản Zangi bắt đầu từ việc hiểu rõ mọi người dùng danh tính nào để liên hệ với bạn. Một người liên hệ trong công việc có thể biết một Số Riêng tư Zangi, trong khi bạn bè lại biết một số khác. Với mỗi tài khoản, bạn cũng cần cân nhắc thiết bị, thông tin đăng nhập và lịch sử trò chuyện.
Có một điểm khởi đầu quan trọng: tài liệu tài khoản hiện hành của Zangi mô tả ứng dụng nhắn tin dành cho người dùng cá nhân là chỉ dùng trên thiết bị di động, với mỗi tài khoản chỉ có một thiết bị hoạt động. Vì vậy, việc có tài khoản thứ hai và thiết bị thứ hai là những quyết định khác với việc mở thêm một cửa sổ trình duyệt.
Để quản lý nhiều tài khoản Zangi, hãy sắp xếp các danh tính bạn đang sử dụng, bảo đảm có sẵn thông tin truy cập và chọn cách bố trí thiết bị di động được hỗ trợ. WebCatalog có thể sắp xếp các ứng dụng web phục vụ công việc đó, chẳng hạn như tài liệu và lịch của bạn. Công cụ này không biến Zangi Private Messenger thành một dịch vụ nhắn tin trên web.
Bắt đầu từ những người cần liên hệ với bạn
Trước khi thiết lập một tài khoản khác, hãy xác định ranh giới bạn muốn tạo ra. Nhu cầu tách biệt trao đổi với khách hàng khỏi các cuộc trò chuyện cá nhân có thể là lý do phù hợp để dùng một danh tính khác. Nếu bạn có nhiều dự án với cùng những người cộng tác, có thể bạn chỉ cần tổ chức các cuộc trò chuyện và hồ sơ dự án rõ ràng hơn.
Viết mô tả ngắn cho từng tài khoản hiện có. “Liên hệ cá nhân” và “Công việc tư vấn” hữu ích hơn “Tài khoản 1” và “Tài khoản 2” vì chúng cho biết một cuộc trò chuyện mới nên thuộc về đâu.
Một bảng phân chia tài khoản thực tế có thể rất đơn giản:
| Mục đích tài khoản | Những người sử dụng để liên hệ | Thiết bị bạn thường kiểm tra | Nội dung công việc được lưu ở nơi khác |
|---|---|---|---|
| Cá nhân | Bạn bè và gia đình | Điện thoại cá nhân | Kế hoạch và lịch hẹn cá nhân |
| Công việc tư vấn | Những người liên hệ phía khách hàng đã thống nhất | Điện thoại công việc | Bản mô tả dự án, ghi chú cuộc họp và các việc cần làm tiếp theo |
Đây là ví dụ về bản ghi lập kế hoạch của riêng bạn, không phải bảng điều khiển bên trong Zangi. Hãy lưu mật khẩu trong trình quản lý mật khẩu thay vì trong tài liệu dự án dùng chung.
Đồng thời, hãy quyết định xem cả hai danh tính có cần nhận liên lạc cùng lúc hay không. Người chỉ thỉnh thoảng kiểm tra một cuộc trò chuyện cá nhân có nhu cầu khác với người phải chờ cuộc gọi của khách hàng suốt một phiên làm việc. Sự khác biệt đó nên là cơ sở để bạn bố trí thiết bị.
Chọn cách sử dụng hai tài khoản
Zangi cho biết bạn có thể tạo một tài khoản riêng trên mỗi thiết bị khi muốn sử dụng dịch vụ trên nhiều thiết bị. Với hai danh tính đã được sử dụng ổn định và đều quan trọng trong ngày, việc dành riêng một thiết bị cho mỗi tài khoản sẽ tạo ra ranh giới sử dụng rõ ràng.
Lợi ích thực tế là sự rõ ràng: bạn biết điện thoại nào đại diện cho vai trò nào. Đổi lại, bạn phải duy trì và kiểm tra cả hai thiết bị. Một chiếc điện thoại bổ sung luôn hết pin hoặc nằm ngoài tầm với sẽ không giúp tài khoản thứ hai trở nên hữu ích.
Trước khi chuyển đổi tài khoản trên một thiết bị, hãy bảo đảm tài khoản hiện tại đã được đặt mật khẩu và bạn đã lưu trữ an toàn thông tin đăng nhập của cả hai tài khoản. Khi đăng xuất, chọn Keep History (Giữ lịch sử) để giữ lại các cuộc trò chuyện và tệp của tài khoản đó trên thiết bị. Delete History (Xóa lịch sử) sẽ xóa dữ liệu cục bộ đó mà không có bản sao trên đám mây để khôi phục. Sau đó, đăng nhập vào tài khoản còn lại và xác nhận Số Riêng tư của tài khoản. Thao tác này thay đổi tài khoản đang hoạt động; nó không tạo ra một hộp thư đến cho hai tài khoản hoạt động đồng thời.
Hồ sơ trình duyệt không thể thay đổi mô hình tài khoản di động của Zangi. Nếu yêu cầu cụ thể của bạn là “hai tài khoản Zangi trên PC”, hãy giải quyết yêu cầu về nền tảng đó trước khi sắp xếp phần còn lại của môi trường làm việc trên máy tính. Một mục trong danh mục ứng dụng hoặc lối tắt đến trang web không chứng minh rằng ứng dụng nhắn tin dành cho người dùng cá nhân có phiên bản trình duyệt.
Đưa việc bảo đảm quyền truy cập tài khoản vào quá trình thiết lập
Zangi cấp một Số Riêng tư khi đăng ký thay vì yêu cầu số điện thoại hoặc địa chỉ email. Các ví dụ bắt đầu sử dụng giải thích cách dùng số đó để kết nối với người khác.
Với mỗi tài khoản, hãy lưu lại ba thông tin: mục đích sử dụng, Số Riêng tư và thiết bị bạn thường dùng để truy cập. Lưu mật khẩu riêng biệt và an toàn. Những chi tiết này rất quan trọng khi hai tài khoản có tên hoặc ảnh đại diện tương tự nhau.
Hướng dẫn tài khoản của Zangi cho biết bạn cần mật khẩu để đăng nhập lại sau khi đăng xuất và dịch vụ không thể đặt lại mật khẩu đã quên. Hãy kiểm tra thông tin đăng nhập hiện có trước khi dùng thao tác đăng xuất để thử chuyển đổi tài khoản.
Khi tài khoản đã sẵn sàng, hãy thử hình thức tương tác thông thường mà bạn dự định sử dụng. Nhờ một người liên hệ đáng tin cậy gửi tin nhắn đến Số Riêng tư dự định dùng, xác nhận bạn đã nhận được tin nhắn trong đúng tài khoản rồi trả lời. Bạn đang kiểm tra danh tính và kênh liên lạc, chứ không phải chứng minh rằng mọi thông báo trong tương lai đều sẽ đến trong mọi điều kiện của thiết bị.
Nếu bạn giới thiệu tài khoản công việc cho một người liên hệ hiện có, trước tiên hãy giải thích thay đổi trong cuộc trò chuyện quen thuộc. Nêu rõ tài khoản nào sẽ nhận các tin nhắn dự án sau này và thời điểm thay đổi có hiệu lực. Việc chuyển đổi rõ ràng sẽ hữu ích hơn là để người kia tự đoán nên dùng hồ sơ nào trong hai hồ sơ tương tự nhau.
Cung cấp cho người liên hệ một đầu mối đáng tin cậy cho từng mục đích
Việc tách biệt tài khoản hiệu quả nhất khi những người trò chuyện với bạn hiểu cách phân chia đó. Với khách hàng, hãy thống nhất tài khoản dùng để phối hợp dự án. Với bạn bè, tiếp tục dùng danh tính cá nhân mà họ đã biết.
Hướng dẫn về quyền riêng tư của Zangi giải thích rằng việc tìm trực tiếp một người phụ thuộc vào Số Riêng tư và không có chức năng tra cứu công khai bằng tên, số điện thoại hay địa chỉ email. Hãy chia sẻ trực tiếp số phù hợp với những người cần dùng.
Ví dụ, một chuyên gia tư vấn có thể dùng tài khoản công việc để trao đổi lịch phỏng vấn, thay đổi cuộc họp và giải đáp ngắn gọn. Bản mô tả dự án có thể nêu kênh liên hệ ưu tiên mà không tiết lộ tài khoản cá nhân. Tài khoản cá nhân có thể tiếp tục tập trung vào các mối quan hệ ngoài công việc đó.
Nếu nhiều người cùng thực hiện một nhiệm vụ, hãy cân nhắc xem nhóm trò chuyện có hữu ích hơn một tài khoản khác hay không. Tài liệu về nhóm của Zangi hướng dẫn cách tạo nhóm và quản lý thành viên. Một nhóm dự án được đặt tên rõ ràng có thể tập hợp những người liên quan trong một cuộc trò chuyện, trong khi mỗi người vẫn giữ tài khoản riêng.
Hãy thống nhất nội dung nào thuộc về cuộc trò chuyện đó. Các câu hỏi ngắn để phối hợp có thể nằm trong nhóm, còn những quyết định đã được phê duyệt nên được đưa vào tài liệu dự án được cập nhật thường xuyên. Điều này giúp tránh tình trạng chuỗi tin nhắn trở thành nơi duy nhất để mọi người tìm hiểu những gì nhóm đã thống nhất.
Phân biệt lịch sử trò chuyện với hồ sơ công việc
Tìm lại một tài khoản và tìm lại các cuộc trò chuyện trước đây của tài khoản đó là hai vấn đề riêng biệt. Tài liệu về bảo mật và quyền riêng tư của Zangi mô tả việc lưu trữ cuộc trò chuyện trên thiết bị của những người tham gia, thay vì trong một kho lưu trữ trên máy chủ mà bạn có thể truy cập về sau.
Trước khi đổi điện thoại hoặc xóa dữ liệu ứng dụng, hãy làm theo hướng dẫn hiện hành dành cho nền tảng của bạn. Zangi có tài liệu về tùy chọn Chuyển dữ liệu trên Android; theo tài liệu, tùy chọn này hiện chưa có trên iOS. Không nên coi việc chỉ đăng nhập vào tài khoản trên một thiết bị khác là sự bảo đảm rằng toàn bộ lịch sử sẽ xuất hiện ở đó.
Nội dung đa phương tiện cũng có các cài đặt lưu giữ riêng. Hướng dẫn lưu trữ dữ liệu giải thích các tùy chọn Keep Media (Giữ nội dung đa phương tiện) và quản lý bộ nhớ. Hãy kiểm tra những cài đặt đó khi một tệp đính kèm quan trọng với dự án, thay vì mặc định rằng tệp sẽ luôn có sẵn vô thời hạn.
Đối với công việc, hãy quyết định nội dung nào cần trở thành hồ sơ được duy trì và cập nhật. Ngày họp đã được chấp thuận cần được đưa vào lịch. Yêu cầu đã xác nhận cần được đưa vào bản mô tả dự án. Tệp mà đồng nghiệp cần phải được lưu tại vị trí dự án đã thống nhất, nơi việc chia sẻ tệp đó là phù hợp.
Đây là bước chuyển có chủ đích từ cuộc trò chuyện sang hệ thống làm việc. Chỉ giữ lại nội dung cần thiết cho nhiệm vụ và tuân theo thỏa thuận với những người tham gia khác về nơi lưu trữ nội dung đó. Tránh sao chép toàn bộ cuộc trò chuyện riêng tư khi một ghi chú ngắn về quyết định đã đủ đáp ứng nhu cầu.
Dùng WebCatalog cho công việc tiếp nối cuộc trò chuyện
Hãy hình dung một chuyên gia tư vấn độc lập đang chuẩn bị một buổi hội thảo. Zangi trên điện thoại công việc được dùng để trao đổi ngắn với khách hàng. Công việc trên máy tính bao gồm bản mô tả, lịch và một tài liệu sẽ trở thành chương trình hội thảo.
Tạo một không gian trong WebCatalog có tên “Lập kế hoạch hội thảo” cho các ứng dụng web và dấu trang liên quan đó. Giữ bản mô tả của khách hàng và chương trình hội thảo ở vị trí dễ truy cập, trong khi cuộc trò chuyện Zangi vẫn nằm trong ứng dụng di động được hỗ trợ.
Khi khách hàng xác nhận một thay đổi, hãy thực hiện chuỗi thao tác ngắn sau:
- Đọc tin nhắn trong tài khoản dùng cho công việc đó.
- Xác định nội dung thay đổi: ngày tổ chức, đối tượng tham dự, chương trình hoặc sản phẩm bàn giao được yêu cầu.
- Cập nhật tài liệu làm việc hoặc mục lịch liên quan.
- Ghi lại câu hỏi chưa được giải quyết và người cần trả lời.
- Trả lời trong cuộc trò chuyện Zangi ban đầu, nêu bước tiếp theo đã xác nhận.
Ví dụ: “Buổi hội thảo giờ sẽ bắt đầu lúc 10:00; tôi đã cập nhật chương trình và sẽ gửi bản chỉnh sửa vào chiều nay” kết nối cuộc trò chuyện với hành động bạn thực sự đã thực hiện.
Nếu các ứng dụng web hỗ trợ sử dụng thông tin đăng nhập cá nhân và công việc khác nhau, hồ sơ WebCatalog có thể tách biệt những phiên trình duyệt đó. Mở Profiles (Hồ sơ), chọn Add profile (Thêm hồ sơ), đặt tên rõ ràng rồi đăng nhập vào ứng dụng web liên quan bằng hồ sơ đó.
Không gian giúp sắp xếp công cụ; hồ sơ giúp tách biệt các phiên web của chúng. Cả hai tính năng đều không nhập các cuộc trò chuyện Zangi hoặc kiểm soát tài khoản di động của Zangi. Hãy chọn một gói WebCatalog hỗ trợ các ứng dụng, hồ sơ và không gian mà công việc của bạn cần.
Kiểm tra sản phẩm Zangi mà tổ chức của bạn sử dụng
Một số kết quả tìm kiếm Zangi trên máy tính dẫn đến Zangi for Business. Trang sản phẩm mô tả đây là một sản phẩm doanh nghiệp riêng biệt, có tính năng quản trị nhóm cùng các tùy chọn ứng dụng và máy tính.
Nếu tổ chức của bạn đã mua sản phẩm đó, hãy làm theo hướng dẫn triển khai và sử dụng quyền truy cập do quản trị viên cung cấp. Hỏi rõ cần cài ứng dụng nào, dùng danh tính nào và ai quản lý các thay đổi tài khoản. Sản phẩm doanh nghiệp cần được đánh giá dựa trên tài liệu riêng, thay vì được coi là bằng chứng rằng Số Riêng tư của người dùng cá nhân hoạt động trong một hộp thư web công khai.
Sự phân biệt này hữu ích khi nhiều đồng nghiệp cần phối hợp truy cập. Hãy xác định nhu cầu là hai danh tính cá nhân/công việc của riêng bạn hay một dịch vụ liên lạc do tổ chức quản lý. Những nhu cầu đó dẫn đến trách nhiệm quản lý tài khoản và cơ chế hỗ trợ khác nhau.
Tạo thói quen dễ duy trì
Xem lại mục đích của từng tài khoản mỗi khi trách nhiệm của bạn thay đổi. Xác nhận rằng những người liên hệ vẫn dùng đúng danh tính dự định, thiết bị liên quan luôn sẵn sàng và các quyết định quan trọng của dự án có nơi lưu trữ rõ ràng.
Dùng cài đặt thông báo của Zangi để điều chỉnh thông báo tin nhắn, nhóm và cuộc gọi cho phù hợp với lịch sinh hoạt, rồi kiểm tra những thông báo bạn mong đợi trên thiết bị thực sự sử dụng. Tài khoản công việc sẽ hữu ích khi bạn biết lúc nào cần kiểm tra và cần làm gì với các cuộc trò chuyện trong đó.
Hãy bắt đầu với hai danh tính có mục đích rõ ràng và một quy trình làm việc lặp lại. Duy trì liên lạc Zangi trên nền tảng được hỗ trợ và dùng WebCatalog Desktop để sắp xếp các ứng dụng web giúp biến những cuộc trò chuyện đó thành công việc hoàn thành.
