Ngày làm việc của bạn bắt đầu trong Gmail, chuyển sang Slack rồi tiếp tục với tài liệu, trang tổng quan và bảng dự án. Sau đó, bạn mở một số dịch vụ đó để dùng cho việc cá nhân. Các ứng dụng trông có vẻ quen thuộc, nhưng tài khoản — và mục đích bạn sử dụng chúng — lại khác nhau.
Để mọi thứ ở cùng một nơi có thể khiến ranh giới giữa các hoạt động khó duy trì hơn. Tài khoản nào đang mở? Bạn đã xem đến đâu trên trang tổng quan của khách hàng đó? Đây có đúng là không gian làm việc cho tệp bạn sắp chia sẻ không?
WebCatalog giúp bạn tạo một vị trí riêng, rõ ràng cho từng phần trong ngày. Không gian sắp xếp ứng dụng theo mục đích. Hồ sơ giúp tách biệt các tài khoản bên trong. Kết hợp với nhau, chúng giúp bạn chuyển đổi giữa công việc và hoạt động cá nhân dễ dàng hơn mà không phải liên tục đăng xuất rồi đăng nhập lại.
Không gian sắp xếp công việc. Hồ sơ tách biệt tài khoản.
Không gian tập hợp các ứng dụng và hồ sơ bạn dùng cho một phần cụ thể trong cuộc sống. Bạn có thể tạo một không gian cho công việc, một không gian khác cho hoạt động cá nhân và không gian thứ ba cho dự án phụ. Mỗi không gian mở trong cửa sổ riêng, tạo một vị trí dành riêng cho nhóm công cụ đó. Tìm hiểu thêm về không gian trong WebCatalog Desktop.
Hồ sơ giữ riêng phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web của một ứng dụng. Nhờ đó, bạn có thể dùng các tài khoản khác nhau cho cùng một dịch vụ mà không cần đăng xuất mỗi khi chuyển đổi. Bạn có thể dùng hồ sơ trong một ứng dụng máy tính riêng, hoặc kết hợp hồ sơ từ các dịch vụ khác trong một không gian. Khám phá cách quản lý nhiều tài khoản bằng hồ sơ.
Ví dụ, bạn có thể dùng hồ sơ Gmail công việc cùng với các công cụ dự án của công ty trong không gian Công việc. Hồ sơ Gmail cá nhân có thể nằm cùng các ứng dụng cá nhân hằng ngày trong không gian Cá nhân.
Không gian trả lời câu hỏi “Tôi đang làm việc gì?” Hồ sơ trả lời câu hỏi “Tôi đang dùng tài khoản nào?”
Bắt đầu với Công việc và Cá nhân
Bạn không cần thiết lập phức tạp để phân chia rõ ràng và hữu ích. Hãy bắt đầu với hai không gian và xác định mục đích rõ ràng cho từng không gian.
Không gian Công việc có thể bao gồm:
- Email và lịch của công ty.
- Công cụ giao tiếp nhóm.
- Ứng dụng quản lý tài liệu và dự án.
- Trang tổng quan bạn xem trong ngày làm việc.
Không gian Cá nhân có thể bao gồm:
- Email cá nhân.
- Ứng dụng nhắn tin với bạn bè và gia đình.
- Trang web lên kế hoạch du lịch và mua sắm.
- Công cụ phục vụ sở thích và các dự án gia đình.
Hãy xem đây là điểm khởi đầu. Cách sắp xếp phù hợp nhất là cách phản ánh đúng cách bạn thực sự sử dụng ứng dụng.
Nếu một dịch vụ được dùng trong cả hai không gian, hãy dùng hồ sơ tài khoản phù hợp ở mỗi nơi. Mục tiêu là biến việc mở đúng tài khoản thành một phần có chủ đích khi bạn chuyển sang ngữ cảnh đó, thay vì phải đưa ra thêm một quyết định sau khi đã mở ứng dụng.
Đặt tên dễ nhận biết cho từng tài khoản
Nhãn rất quan trọng khi nhiều tài khoản dùng chung một biểu tượng ứng dụng.
Chọn tên để bạn nhận ra ngay: Cá nhân, Công việc hoặc tên khách hàng. Tránh những nhãn như “Tài khoản 2” khiến bạn phải nhớ chúng có nghĩa là gì.
Ví dụ, cách sắp xếp hữu ích cho một nhà thiết kế tự do có thể như sau:
| Không gian | Nội dung gợi ý | Nhãn hồ sơ |
|---|---|---|
| Công việc | Email doanh nghiệp, lập hóa đơn, lên lịch | Doanh nghiệp |
| Khách hàng - Acme | Giao tiếp với khách hàng, công cụ thiết kế, bảng dự án | Acme |
| Cá nhân | Email cá nhân, nhắn tin, sở thích | Cá nhân |
Đây là gợi ý sắp xếp, không phải yêu cầu phải tạo một không gian riêng cho từng tài khoản. Hãy giữ các hoạt động liên quan cùng nhau nếu việc đó giúp bạn quản lý dễ dàng hơn.
Trước khi gửi tin nhắn, tải tệp lên hoặc đăng bài, kiểm tra tài khoản đang hoạt động vẫn là một thói quen hữu ích. Tên rõ ràng giúp bạn kiểm tra dễ hơn.
Thêm không gian cho khách hàng và dự án khi cần
Với những người quản lý nhiều khách hàng, thương hiệu hoặc doanh nghiệp, tài khoản công việc và cá nhân mới chỉ là điểm khởi đầu.
Hãy hình dung một chuyên gia tư vấn làm việc với một khách hàng vào buổi sáng và hỗ trợ một khách hàng khác vào buổi chiều. Mỗi dự án có thể sử dụng các kênh giao tiếp, bảng dự án và công cụ báo cáo khác nhau.
Một không gian riêng cho khách hàng sẽ tạo ra một vị trí nhất quán cho các tài nguyên đó. Thay vì phải dựng lại môi trường làm việc từ những cửa sổ rời rạc, chuyên gia tư vấn có thể quay lại nhóm công cụ gắn với khách hàng đó.
Cách này cũng phù hợp với một doanh nghiệp phụ. Hãy tập hợp trang quản trị cửa hàng, email doanh nghiệp và công cụ lập kế hoạch vào cùng một nơi, đồng thời đặt tên hồ sơ theo tên doanh nghiệp ở những dịch vụ cần tài khoản riêng.
Hãy tạo không gian mới khi nó đại diện cho một thay đổi đáng kể về trách nhiệm. Một câu hỏi hữu ích để cân nhắc là: Khi ngồi xuống làm việc này, tôi có muốn dùng các ứng dụng này cùng nhau không? Nếu câu trả lời là có, có lẽ chúng nên nằm trong cùng một không gian.
Biến việc chuyển đổi ngữ cảnh thành thói quen
Một cách sắp xếp có tổ chức sẽ hữu ích nhất khi bạn sử dụng nhất quán.
Khi bắt đầu ngày làm việc, hãy mở không gian Công việc và bắt đầu với các công cụ phù hợp cho nhiệm vụ đầu tiên. Khi chuyển sang dự án của khách hàng, hãy mở không gian của khách hàng đó. Khi kết thúc, đóng cửa sổ công việc và quay lại các hoạt động cá nhân.
Nhờ vậy, việc chuyển đổi trở thành một hành động rõ ràng. Bạn chủ động chọn ngữ cảnh mình muốn bước vào, thay vì tiếp tục với bất kỳ thẻ nào đang ở gần.
Đồng thời, hãy giữ cách sắp xếp dễ quản lý. Thỉnh thoảng xem lại các không gian và xóa ứng dụng bạn không còn dùng. Nếu một dự án đã kết thúc, hãy cân nhắc xem không gian của dự án đó có còn cần thiết trong bố cục hằng ngày không.
Bắt đầu với một số ít không gian có tên rõ ràng thường tốt hơn là tạo một cấu trúc phức tạp mà bạn hiếm khi duy trì.
Đưa các ứng dụng web hằng ngày vào một không gian làm việc riêng
WebCatalog Desktop biến trang web thành ứng dụng máy tính và hỗ trợ sắp xếp ứng dụng, tài khoản vào các không gian. Ứng dụng có trên macOS, Windows và Linux.
Đây là lựa chọn thiết thực nếu ngày làm việc của bạn phụ thuộc vào các dịch vụ web nhưng tài khoản phục vụ những mục đích khác nhau. Bạn có thể xây dựng không gian làm việc quanh các công cụ quen thuộc, đồng thời phân định rõ hơn giữa công việc, hoạt động cá nhân và trách nhiệm với khách hàng.
Hãy bắt đầu với tài khoản mà bạn thường xuyên chuyển đổi nhất. Đặt tên hồ sơ rõ ràng cho phiên bản dùng trong công việc và phiên bản cá nhân, sau đó sắp xếp các công cụ liên quan vào những không gian phù hợp. Mở rộng cách sắp xếp khi có dự án hoặc trách nhiệm khác cần một vị trí riêng.
Tải WebCatalog Desktop và dành một không gian riêng cho tài khoản công việc lẫn tài khoản cá nhân của bạn.
