Các ứng dụng của Microsoft xử lý tốt việc sử dụng nhiều tài khoản: Outlook mới cho Windows, Outlook cho Mac và các ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động đều cho phép bạn thêm nhiều tài khoản Outlook.com và Microsoft 365 rồi chuyển đổi giữa chúng. Outlook trên web được thiết kế để mỗi lần chỉ đăng nhập một tài khoản, mặc dù người dùng cơ quan có thể mở hộp thư dùng chung mà không cần đăng nhập lần thứ hai. Nếu bạn thích phiên bản web của Outlook và muốn mở tài khoản cá nhân cùng tài khoản cơ quan cạnh nhau, hãy dùng các hồ sơ trình duyệt riêng hoặc WebCatalog Desktop.
Thêm nhiều tài khoản trong các ứng dụng Outlook
Nếu bạn đã dùng ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc thiết bị di động, đây là lựa chọn đơn giản nhất. Mỗi tài khoản có thư, lịch và thư mục riêng trong cùng một ứng dụng.
- Outlook mới cho Windows: vào View > View settings (hoặc File > Account info), mở Accounts > Your accounts, rồi chọn Add Account trong mục Email accounts. Hướng dẫn của Microsoft về thêm tài khoản email vào Outlook cho Windows cũng đề cập đến Outlook cổ điển và cách chọn tài khoản chính.
- Outlook cho Mac: mở menu Outlook > Settings > Accounts, nhấp vào +, rồi chọn Add an account như mô tả trong bài Thêm tài khoản email vào Outlook cho Mac.
- Outlook cho iOS và Android: mở Settings trong ứng dụng, chọn cài đặt tài khoản rồi nhấn Add Account (các bước trên iOS, các bước trên Android).
Có một thay đổi trên web: Microsoft đã loại bỏ các tài khoản được kết nối khỏi Outlook.com, vì vậy Outlook.com trên trình duyệt không còn có thể nhận thư từ Gmail hoặc các tài khoản bên ngoài khác. Thay vào đó, Microsoft hiện hướng người dùng đến các ứng dụng Outlook trên máy tính và thiết bị di động, hoặc sử dụng tính năng chuyển tiếp thư.
Mở hộp thư dùng chung trong Outlook trên web
Hộp thư nhóm như support@ hoặc hộp thư được ủy quyền của quản lý không cần thông tin đăng nhập riêng. Sau khi quản trị viên Microsoft 365 cấp quyền truy cập cho bạn, hãy chọn tên của mình trong Outlook trên web, chọn Open another mailbox, rồi nhập địa chỉ hộp thư. Hộp thư sẽ mở trong một cửa sổ trình duyệt riêng. Microsoft giải thích chi tiết trong bài Mở và sử dụng hộp thư dùng chung trong Outlook trên web.
Hai tài khoản riêng biệt trong trình duyệt
Với hai tài khoản Microsoft khác nhau, chẳng hạn địa chỉ Outlook.com cá nhân và tài khoản Microsoft 365 cơ quan, cách thiết lập trình duyệt đáng tin cậy là dùng một hồ sơ trình duyệt cho mỗi tài khoản. Mỗi hồ sơ có cookie riêng, nhờ đó cả hai tài khoản luôn duy trì trạng thái đăng nhập, nhưng vẫn dùng chung trình duyệt với mọi nội dung khác bạn đang mở.
Giữ mỗi tài khoản Outlook trong một cửa sổ riêng với WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop (macOS, Windows và Linux) biến Outlook trên web thành một ứng dụng máy tính để bàn có cửa sổ riêng và biểu tượng trên Dock hoặc thanh tác vụ. Các hồ sơ của ứng dụng giữ cookie và phiên đăng nhập riêng biệt, nhờ đó bạn có thể đăng nhập đồng thời vào các tài khoản cá nhân, cơ quan và khách hàng.
- Cài đặt WebCatalog Desktop và thêm Outlook từ danh mục ứng dụng.
- Mở Profiles rồi chọn Add profile. Đặt tên cho hồ sơ, chẳng hạn Work, và tùy chỉnh nếu muốn.
- Mở Outlook bằng hồ sơ đó rồi đăng nhập bằng tài khoản cơ quan. Các quy định đăng nhập của Microsoft và tổ chức bạn, chẳng hạn xác thực đa yếu tố hoặc đăng nhập một lần, vẫn được áp dụng.
- Lặp lại các bước này cho những tài khoản khác, chẳng hạn Personal và Client A.
Bài viết trợ giúp về tạo và quản lý hồ sơ giải thích chi tiết.
Hồ sơ không gắn với một ứng dụng duy nhất. Hồ sơ Work cũng có thể lưu trạng thái đăng nhập của Microsoft Teams, OneDrive và SharePoint bằng cùng một tài khoản Microsoft 365, trong khi hồ sơ Personal giữ tài khoản Outlook.com và OneDrive cá nhân của bạn. Sau đó, bạn có thể nhóm từng bộ ứng dụng trong spaces; mỗi space sẽ mở trong cửa sổ riêng. Spaces chỉ dùng để sắp xếp ứng dụng; chính các hồ sơ mới giữ cho thông tin đăng nhập tách biệt.
Ứng dụng chạy phiên bản web của Outlook, vì vậy mỗi tài khoản luôn nằm trong cửa sổ riêng. Nếu muốn gộp tất cả tài khoản vào một hộp thư đến, Outlook mới cho Windows hoặc Outlook cho Mac sẽ phù hợp hơn.
Kết luận
Nếu bạn thường dùng các ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc thiết bị di động, hãy thêm tài khoản của mình tại đó. Nếu bạn thích Outlook trên web và muốn mỗi tài khoản luôn đăng nhập, mở trong một cửa sổ riêng, hãy tải WebCatalog Desktop.
