Trước khi thêm một tài khoản Notion khác, hãy kiểm tra xem bạn có thực sự cần tài khoản đó không: một tài khoản có thể thuộc về nhiều không gian làm việc. Nếu bạn có các tài khoản riêng biệt, thường là do chúng dùng địa chỉ email khác nhau, Notion cho phép bạn đăng nhập vào tất cả cùng lúc và chuyển đổi giữa chúng từ thanh bên, trên trình duyệt cũng như trong ứng dụng máy tính của Notion. WebCatalog Desktop còn hữu ích khi bạn muốn mở từng tài khoản trong một cửa sổ riêng cùng lúc, bên cạnh các tài khoản Gmail và Slack tương ứng.
Tài khoản và không gian làm việc là hai thứ khác nhau
Tài khoản Notion là thông tin đăng nhập gắn với một địa chỉ email. Không gian làm việc là nơi lưu trữ các trang và không gian nhóm. Một tài khoản có thể tạo hoặc tham gia nhiều không gian làm việc, và tất cả sẽ hiển thị trong cùng một trình chuyển đổi không gian làm việc.
Vì vậy, nếu khách hàng mời địa chỉ email hiện có của bạn vào không gian làm việc của họ, bạn không cần tạo tài khoản mới; không gian làm việc của khách hàng chỉ đơn giản xuất hiện bên cạnh không gian của bạn. Bạn cần tài khoản thứ hai khi một không gian làm việc gắn với địa chỉ email khác, chẳng hạn như khi công ty yêu cầu bạn đăng nhập bằng địa chỉ email công ty hoặc bằng phương thức đăng nhập một lần.
Dùng trình chuyển đổi tài khoản tích hợp của Notion
Notion hỗ trợ đăng nhập nhiều tài khoản cùng lúc:
- Nhấp vào tên không gian làm việc trong thanh bên để mở trình chuyển đổi không gian làm việc.
- Chọn Thêm tài khoản khác rồi đăng nhập bằng địa chỉ email còn lại.
- Tài khoản mới cùng tất cả không gian làm việc của tài khoản đó sẽ xuất hiện trong trình chuyển đổi. Chọn một không gian làm việc bất kỳ để chuyển sang đó.
Để đăng xuất khỏi một tài khoản, nhấp vào ••• bên cạnh tài khoản đó trong trình chuyển đổi rồi chọn Đăng xuất. Notion không giới hạn cố định số lượng tài khoản, dù có cảnh báo hiệu suất có thể chậm lại khi đăng nhập từ 10 tài khoản trở lên. Mã thông báo đăng nhập hết hạn sau 90 ngày; khi đó, bạn sẽ cần thêm lại các tài khoản bổ sung.
Cách này hoạt động trên trình duyệt và trong ứng dụng máy tính Notion dành cho Mac và Windows. Với hầu hết mọi người có tài khoản cá nhân và tài khoản công việc, như vậy là đủ.
Mở từng tài khoản trong cửa sổ riêng bằng WebCatalog Desktop
Trình chuyển đổi chỉ hiển thị một không gian làm việc tại một thời điểm trong mỗi cửa sổ. Nếu bạn muốn mở các tài khoản công việc và khách hàng cạnh nhau, hoặc gom từng tài khoản cùng các công cụ khác phục vụ công việc đó, WebCatalog Desktop (macOS, Windows và Linux) có thể giúp ích. Ứng dụng chạy phiên bản web của Notion dưới dạng ứng dụng máy tính với cửa sổ và biểu tượng riêng trên Dock hoặc thanh tác vụ, còn các hồ sơ giúp tách biệt cookie, phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web.
- Mở WebCatalog Desktop rồi vào Hồ sơ.
- Chọn Thêm hồ sơ và đặt tên theo tài khoản, chẳng hạn như “Cá nhân” hoặc “Khách hàng: Acme”.
- Mở Notion bằng hồ sơ đó rồi đăng nhập bằng tài khoản tương ứng.
- Tạo một hồ sơ cho mỗi tài khoản Notion mà bạn muốn mở trong cửa sổ riêng.
Lợi ích thực sự nằm ở việc kết hợp các ứng dụng. Hồ sơ “Khách hàng: Acme” có thể lưu trạng thái đăng nhập Notion bằng địa chỉ Acme, cùng với Gmail và Slack đã đăng nhập vào các tài khoản Acme tương ứng, tất cả ở cùng một nơi. Hướng dẫn về hồ sơ giải thích cách chỉnh sửa và xóa hồ sơ.
Sau đó, Spaces có thể nhóm các ứng dụng của từng khách hàng trong một cửa sổ riêng. Spaces dùng để sắp xếp ứng dụng; hồ sơ dùng để giữ các thông tin đăng nhập riêng biệt.
Trình chuyển đổi riêng của Notion vẫn hoạt động trong từng hồ sơ, vì vậy nếu muốn, một hồ sơ có thể chứa nhiều tài khoản Notion. WebCatalog Desktop không đồng bộ dữ liệu giữa các tài khoản; bạn vẫn cần chuyển trang giữa các không gian làm việc ngay trong Notion.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên dùng tài khoản mới hay tạo không gian làm việc mới cho một dự án phụ?
Thông thường, hãy tạo không gian làm việc mới trên tài khoản hiện có. Cách này giúp dự án phụ được tách riêng mà không cần thêm thông tin đăng nhập. Chỉ dùng tài khoản riêng nếu dự án cần địa chỉ email hoặc chủ thể thanh toán riêng.
Vì sao các tài khoản Notion bổ sung của tôi biến mất khỏi trình chuyển đổi?
Mã thông báo đăng nhập của Notion hết hạn sau 90 ngày, khiến các tài khoản bổ sung bị xóa khỏi trình chuyển đổi. Hãy thêm lại chúng bằng tùy chọn Thêm tài khoản khác.
Kết luận
Hãy bắt đầu với trình chuyển đổi của Notion và chỉ thêm tài khoản khi không gian làm việc cần một địa chỉ email khác. Khi muốn mở từng tài khoản trong cửa sổ riêng cùng các ứng dụng liên quan, hãy tải WebCatalog Desktop.
