Claude có thể hỗ trợ một dự án viết cá nhân, một bản tổng hợp nghiên cứu cho công ty bạn và một bản đề xuất cho khách hàng. Khi những trách nhiệm đó ngày càng nhiều, thách thức là giữ cho công việc luôn gắn với đúng tài khoản, tổ chức và tài liệu nguồn.
Có nhiều cách để quản lý nhiều tài khoản Claude, và mỗi cách đáp ứng một nhu cầu phân tách khác nhau. Menu tài khoản của Claude có thể chuyển đổi giữa các tài khoản cá nhân và tổ chức đủ điều kiện dùng chung một email. Projects giúp sắp xếp các công việc liên quan trong một tài khoản. Hồ sơ WebCatalog giúp bố trí các danh tính đăng nhập riêng biệt bên cạnh những ứng dụng web khác phục vụ một nhiệm vụ.
Một cách thiết lập hữu ích sẽ kết nối những lớp này với cách bạn làm việc. Hãy bắt đầu từ việc xác định công việc thuộc về ai, sắp xếp bối cảnh thường xuyên sử dụng và tạo cho mình một lộ trình đáng tin cậy xuyên suốt quá trình nghiên cứu, soạn thảo và rà soát.
Xác định tài khoản cho từng nhiệm vụ
Lập một danh sách ngắn về những công việc bạn đang làm trong Claude. Với mỗi nhiệm vụ lặp lại, hãy ghi lại email đăng nhập, tài khoản cá nhân hoặc tổ chức dự định sử dụng và nơi lưu kết quả hoàn chỉnh.
Ví dụ, một chuyên viên tiếp thị sản phẩm có thể có tài khoản Claude cá nhân để học tập và tài khoản Team của công ty để làm tài liệu ra mắt sản phẩm. Một chuyên gia tư vấn có thể có thông tin đăng nhập riêng do khách hàng cấp để thực hiện công việc trong tổ chức của khách hàng đó.
Những tình huống này cần các cơ chế khác nhau:
| Nội dung cần được sắp xếp | Cơ chế nên dùng | Cơ chế đó xác định điều gì |
|---|---|---|
| Tài khoản cá nhân và tổ chức dùng chung email | Menu tài khoản của Claude | Tài khoản đang hoạt động cùng các cuộc trò chuyện và dự án của tài khoản đó |
| Các danh tính đăng nhập khác nhau | Một hồ sơ WebCatalog riêng cho mỗi danh tính | Phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web |
| Một chủ đề hoặc sản phẩm bàn giao lặp lại trong một tài khoản | Một Dự án Claude | Tài liệu tham khảo và hướng dẫn liên quan đến dự án |
| Claude cùng các ứng dụng khác phục vụ một quy trình làm việc | Một không gian trong WebCatalog | Tập hợp ứng dụng và hồ sơ được dùng cùng nhau |
Một nhiệm vụ mới dưới danh tính công việc hiện có có thể chỉ cần thêm một Dự án. Thông tin đăng nhập do khách hàng cấp đòi hỏi bạn chú ý đến chính danh tính đó. Lựa chọn đúng cấp độ giúp cách thiết lập tiếp tục hữu ích khi trách nhiệm của bạn thay đổi.
Dùng menu tài khoản của Claude cho các tài khoản dùng chung email
Anthropic có hướng dẫn về tính năng chuyển đổi tài khoản tích hợp khi tài khoản Claude cá nhân và tài khoản Team hoặc Enterprise dùng chung một địa chỉ email. Chọn biểu tượng chữ cái viết tắt tên bạn ở góc dưới bên trái, chọn tài khoản mong muốn rồi tìm dấu kiểm cho biết tài khoản nào đang hoạt động.
Đây là lựa chọn đầu tiên nên dùng khi các tài khoản đã xuất hiện cùng nhau. Bạn không cần tạo một danh tính email khác chỉ để chuyển đổi giữa chúng.
Trước khi bắt đầu một nhiệm vụ công việc, hãy kiểm tra cả tài khoản được chọn lẫn email. Chỉ riêng email có thể không giúp phân biệt không gian làm việc cá nhân với không gian làm việc của tổ chức gắn với email đó.
Hướng dẫn về tài khoản cá nhân và tổ chức của Anthropic giải thích rằng những tài khoản này có các cuộc trò chuyện và dự án riêng biệt. Hướng dẫn cũng phân biệt giữa việc giữ lại cả hai tài khoản và việc di chuyển nội dung cá nhân vào một tổ chức. Chuyển đổi tài khoản thông thường là cách phù hợp để bắt đầu khi bạn muốn tiếp tục sử dụng cả hai; di chuyển nội dung là một quyết định riêng về nơi lưu trữ công việc hiện có.
Hãy đặt tên các nhiệm vụ lặp lại sao cho phản ánh điều đó. “Bản tóm lược ra mắt sản phẩm của công ty” và “Ghi chú khóa học cá nhân” làm rõ công việc thuộc về ai hơn so với hai dự án cùng mang tên “Nghiên cứu”.
Tạo Dự án cho công việc lặp lại trong đúng tài khoản
Claude Projects cung cấp nơi lưu các tài liệu, bối cảnh và hướng dẫn liên quan. Tính năng Dự án có trên các gói Claude, bao gồm gói Free, hiện cho phép tạo tối đa năm dự án.
Hãy dùng một Dự án khi cùng một bộ tài liệu nền cần được sử dụng cho một chuỗi nhiệm vụ. Một dự án ra mắt sản phẩm có thể cần bản mô tả sản phẩm đã được phê duyệt, ghi chú về đối tượng mục tiêu và các yêu cầu biên tập. Một dự án học tập cá nhân có thể cần đề cương môn học và một bộ ghi chú đọc tài liệu.
Hãy lựa chọn nội dung có chủ đích. Thêm những tài liệu bạn dự kiến tham khảo nhiều lần, sau đó xác định mỗi yêu cầu mới cần gì ngoài nền tảng đó. Một thư mục chứa đầy tài liệu không liên quan có thể khiến dự án khó quản lý hơn, ngay cả khi về mặt kỹ thuật, các tệp vẫn có thể truy cập được.
Sử dụng phần kiến thức dự án để lưu các tài liệu được cập nhật thường xuyên và những quyết định bạn muốn có sẵn trong mọi cuộc trò chuyện của dự án. Hãy lưu bản đặc tả sản phẩm đã được phê duyệt ở đó, thay vì coi một lời đính chính bị chôn vùi trong cuộc trò chuyện dài là bản ghi duy nhất. Hướng dẫn quản lý dự án của Anthropic mô tả cách thêm những tài liệu đó.
Kiểm tra riêng tính năng bộ nhớ. Cùng hướng dẫn đó giải thích rằng các dự án có thể có bộ nhớ và cũng có thể sử dụng bộ nhớ tài khoản, tùy thuộc vào cài đặt của bạn và các biện pháp kiểm soát của tổ chức. Tùy chọn Use account memory kiểm soát sự tương tác này. Vì vậy, khi muốn giữ bối cảnh của một Dự án mới tách biệt, bạn cần kiểm tra cài đặt bộ nhớ của dự án đó. Một hồ sơ WebCatalog riêng sẽ thay đổi phiên trình duyệt; nó không đặt lại cài đặt bộ nhớ của Claude đối với tài khoản mà bạn đăng nhập lại.
Hướng dẫn dự án có thể ghi lại cách bạn muốn xử lý công việc lặp lại. Với một bản tóm lược ra mắt sản phẩm, hướng dẫn có thể là: “Viết cho khách hàng hiện tại, giữ nguyên thuật ngữ sản phẩm đã được phê duyệt và đánh dấu các tuyên bố cần bằng chứng.” Hãy coi đó là định hướng cho công việc, sau đó kiểm tra xem kết quả có tuân theo hay không.
Chọn cách bố trí trên máy tính phù hợp với công việc liên quan
Claude đã có ứng dụng máy tính chính thức cho macOS và Windows, cùng bản beta cho Linux. Trải nghiệm có sẵn phụ thuộc vào nền tảng và gói Claude của bạn. Nếu ứng dụng đó phù hợp với thói quen làm việc, đây là một cách truy cập trực tiếp hữu ích vào dịch vụ.
WebCatalog hữu ích khi nhiệm vụ hằng ngày liên quan đến nhiều danh tính hoặc nhiều ứng dụng web. Giá trị của nó nằm ở cách tổ chức xung quanh Claude: một bối cảnh tài khoản được đặt tên rõ ràng, các công cụ liên quan ở gần nhau và một nơi cố định để quay lại một loại công việc cụ thể.
Đối với các danh tính đăng nhập riêng biệt, hồ sơ WebCatalog tách riêng cookie, phiên và dữ liệu duyệt web. Hãy đặt tên hồ sơ sao cho bạn có thể hiểu ngay, chẳng hạn “Cá nhân” và “Công việc Acme”.
Để tạo hồ sơ, chọn Profiles → Add profile trong WebCatalog Desktop, đặt tên, sau đó mở Claude bằng hồ sơ đó và đăng nhập vào tài khoản mong muốn. Hướng dẫn về hồ sơ cũng giải thích cách tái sử dụng một hồ sơ trên các ứng dụng liên quan.
Sử dụng phương thức đăng nhập gắn với tài khoản và kiểm tra danh tính sau khi đăng nhập bên trong Claude. Nếu thông tin đăng nhập cho phép truy cập cả tài khoản cá nhân lẫn tổ chức, hãy chọn tài khoản mong muốn tại đó. Tên hồ sơ không thay thế việc chọn tài khoản trong Claude.
Tập hợp các công cụ phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu và rà soát
Hãy hình dung một chuyên viên tiếp thị đang chuẩn bị bản tóm lược ra mắt sản phẩm dành cho khách hàng. Tài liệu nguồn nằm trong Google Drive, các câu hỏi được gửi đến qua Gmail, còn Claude giúp chuyển thông tin đã được phê duyệt thành bản nháp để rà soát.
Một không gian làm việc có thể tập hợp những ứng dụng đó cùng các hồ sơ phù hợp trong một cửa sổ. Không gian giúp sắp xếp công cụ; hồ sơ quyết định những phiên duyệt web nào được tách riêng.
Với hai ứng dụng Google, cùng một hồ sơ Google công việc có thể phục vụ danh tính dùng chung. Sử dụng hồ sơ Claude chứa thông tin đăng nhập công việc mong muốn, rồi xác nhận tổ chức bên trong Claude. Tập hợp này có thể bao gồm các danh tính khác nhau trên từng dịch vụ nhưng vẫn phục vụ một nhiệm vụ thống nhất.
Đặt Drive và Claude trong cùng một không gian không tự động kết nối nội dung của chúng. Hãy cung cấp tài liệu Claude cần thông qua các tính năng có sẵn cho tài khoản của bạn, hoặc cung cấp thủ công một tập hợp ghi chú có trọng tâm.
Ví dụ gồm ba ứng dụng này vượt quá giới hạn hai ứng dụng của WebCatalog Basic. Gói Basic bao gồm hai ứng dụng máy tính, hai hồ sơ và một không gian; Pro và Business hỗ trợ các cách bố trí lớn hơn với số lượng ứng dụng, hồ sơ và không gian không giới hạn. Hãy bắt đầu từ những công cụ nhiệm vụ cần và chọn quy mô phù hợp.
Thực hiện bản tóm lược qua ba lượt
Áp dụng một trình tự có chủ đích cho bản tóm lược ra mắt sản phẩm: xác lập bằng chứng, định hình phần giải thích và rà soát kết quả. Cách này giúp nhiệm vụ tiến tới một tài liệu có thể sử dụng, thay vì trở thành cuộc trò chuyện ngày càng dài mà không có điểm kết thúc rõ ràng.
Lượt 1: Xây dựng dàn ý dựa trên bằng chứng
Mở tài khoản công việc và Dự án ra mắt sản phẩm liên quan. Tập hợp các ghi chú sản phẩm đã được phê duyệt, thông tin về đối tượng mục tiêu và mọi quyết định đã được đưa ra về thông báo.
Yêu cầu một dàn ý bám sát những tài liệu đó. Ví dụ:
Sử dụng các ghi chú ra mắt sản phẩm đã cung cấp để đề xuất dàn ý cho một thông báo gửi khách hàng. Với mỗi phần, hãy chỉ rõ ghi chú làm căn cứ và câu hỏi mà phần đó giải đáp cho người đọc. Liệt kê riêng những thông tin còn thiếu. Không đưa các tính năng chưa được xác nhận vào những tuyên bố đề xuất.
Đối chiếu dàn ý với các tài liệu gốc. Nếu hai nguồn mâu thuẫn, hãy giải quyết điểm bất đồng với người phụ trách trước khi sử dụng bất kỳ tuyên bố nào. Lưu kết luận trong tài liệu tham khảo được duy trì của dự án hoặc bản tóm lược đang soạn để thông tin đó vẫn hiện diện trong những lần chỉnh sửa sau.
Lượt 2: Soạn thảo cho một nhóm độc giả cụ thể
Khi dàn ý đã vững chắc, hãy yêu cầu viết phần đầu tiên hoặc một bản nháp hoàn chỉnh ngắn. Nêu rõ người đọc cần hiểu điều gì và thông báo nên khuyến khích họ thực hiện hành động nào, nếu có.
Đọc để kiểm tra nội dung trước khi trau chuốt câu chữ. Bản nháp có giải thích lợi ích cho khách hàng bằng các dữ kiện có căn cứ không? Nó có đưa ra lời hứa mà ghi chú sản phẩm chưa từng đề cập không? Người đọc có hiểu thay đổi này áp dụng cho ai không?
Nếu cần điều chỉnh hướng viết, hãy mô tả vấn đề cụ thể. “Giải thích yêu cầu thiết lập trước ví dụ” dễ thực hiện hơn “Hãy cải thiện nội dung này”. Giữ các lần chỉnh sửa bám sát bản tóm lược để những thay đổi về văn phong không dần làm lệch ý nghĩa.
Lượt 3: Chuẩn bị tài liệu bàn giao dễ rà soát
Chuyển bản nháp đang làm sang nơi nhóm của bạn dự kiến sử dụng. Kèm theo các liên kết đến tài liệu làm căn cứ và một danh sách ngắn những câu hỏi người rà soát cần trả lời.
Tách riêng nội dung đã xác nhận với những quyết định còn bỏ ngỏ trong ghi chú làm việc. Người rà soát cần biết họ đang kiểm tra câu chữ, xác minh một dữ kiện hay lựa chọn giữa các phương án.
Nếu nhóm sẽ cộng tác qua một Dự án Claude, hãy sử dụng các chức năng kiểm soát chia sẻ thực tế của dự án. Khả năng hiển thị và chia sẻ dự án có trên các gói Team và Enterprise, đồng thời chịu sự chi phối của cài đặt quản trị viên. Kiểm tra đối tượng dự định chia sẻ và quyền truy cập trước khi chia sẻ.
Việc bàn giao hoàn tất khi người khác có thể hiểu bản nháp, bằng chứng làm căn cứ và quyết định bạn cần họ đưa ra. Chỉ một cuộc trò chuyện có thể không trình bày được cấu trúc đó dưới dạng dễ rà soát.
Giữ cách thiết lập chính xác khi trách nhiệm thay đổi
Rà soát lại sơ đồ tài khoản khi bạn gia nhập một nhóm, nhận khách hàng mới hoặc thay đổi vai trò. Xác nhận thông tin đăng nhập, tổ chức đang hoạt động, Dự án liên quan và nơi lưu tài liệu cuối cùng cho từng quy trình làm việc lặp lại.
Khi có nội dung dường như bị thiếu, hãy kiểm tra các lớp đó theo thứ tự này. Email đúng vẫn có thể dẫn đến một tài khoản cá nhân hoặc tổ chức khác. Tài khoản đúng vẫn có thể chứa nhiều Dự án có tên tương tự. Nếu không thấy một Dự án được chia sẻ, bạn có thể cần chủ sở hữu hoặc quản trị viên xác nhận quyền truy cập.
Hồ sơ WebCatalog giúp tổ chức cách bạn truy cập dịch vụ. Claude quyết định gói dịch vụ, tính năng, hạn mức sử dụng và quyền trong tổ chức của tài khoản. Hãy phân biệt rõ những điều này khi tìm nguyên nhân của một khác biệt ngoài dự kiến giữa các bối cảnh.
Khi kết thúc một phiên làm việc, hãy để lại bước tiếp theo hữu ích trong tài liệu đang soạn: tuyên bố nào cần nguồn, phần nào cần phê duyệt hoặc câu hỏi nào cần được giải quyết trong cuộc trò chuyện tiếp theo.
Giúp lần rà soát tiếp theo dễ tiếp tục hơn
Đưa một nhiệm vụ viết hoặc nghiên cứu hiện tại vào Claude trong WebCatalog. Chọn tài khoản phù hợp, tập hợp bối cảnh liên quan và sắp xếp các công cụ cần thiết để tạo ra kết quả có thể rà soát.
Giữ cho bản nháp hoàn chỉnh, bằng chứng và các quyết định còn bỏ ngỏ dễ tìm thấy. Khi quay lại, cấu trúc đó cho phép bạn tiếp tục từ đúng trạng thái thực tế của công việc, với danh tính và dự án phù hợp đã được xác định rõ.
