Claude có thể hỗ trợ bạn thực hiện một dự án viết cá nhân, soạn bản tóm tắt nghiên cứu cho nơi làm việc và chuẩn bị đề xuất cho khách hàng. Khi những trách nhiệm này chồng chất, thách thức nằm ở việc gắn công việc với đúng tài khoản, tổ chức và tài liệu nguồn.
Có nhiều cách quản lý nhiều tài khoản Claude, mỗi cách xử lý một kiểu phân tách khác nhau. Menu tài khoản của Claude có thể chuyển đổi giữa các tài khoản cá nhân và tổ chức đủ điều kiện được liên kết với cùng một địa chỉ email. Projects giúp sắp xếp các công việc liên quan trong một tài khoản. Hồ sơ trong WebCatalog Desktop giữ các danh tính đã đăng nhập riêng biệt mở song song, cùng với những ứng dụng web khác phục vụ cho một nhiệm vụ.
Một thiết lập hữu ích sẽ kết nối các lớp này với cách bạn làm việc. Hãy bắt đầu bằng việc xác định ai phụ trách nhiệm vụ, sắp xếp ngữ cảnh thường xuyên cần dùng và tạo cho mình một quy trình đáng tin cậy để nghiên cứu, soạn thảo và rà soát.
Xác định tài khoản gắn với từng nhiệm vụ
Hãy lập danh sách ngắn các công việc bạn đang thực hiện trong Claude. Với mỗi nhiệm vụ lặp lại, ghi lại email đăng nhập, tài khoản cá nhân hoặc tổ chức dự định sử dụng, và nơi lưu kết quả cuối cùng.
Ví dụ, một chuyên viên tiếp thị sản phẩm có thể dùng tài khoản Claude cá nhân để học hỏi và tài khoản Team của công ty để chuẩn bị tài liệu ra mắt sản phẩm. Một nhà tư vấn có thể cần tài khoản đăng nhập riêng do khách hàng cấp để thực hiện công việc trong tổ chức của khách hàng đó.
Những tình huống này cần đến các cơ chế khác nhau:
| Nội dung cần sắp xếp | Cơ chế nên dùng | Cơ chế này xác định điều gì |
|---|---|---|
| Tài khoản cá nhân và tổ chức dùng chung một email | Menu tài khoản của Claude | Tài khoản đang hoạt động cùng các cuộc trò chuyện và Projects của tài khoản đó |
| Các danh tính đăng nhập khác nhau | Một hồ sơ riêng trong WebCatalog Desktop cho từng danh tính | Phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web |
| Một chủ đề hoặc sản phẩm bàn giao lặp lại trong một tài khoản | Claude Project | Tài liệu tham khảo liên quan và hướng dẫn của dự án |
| Claude cùng các ứng dụng khác trong một quy trình làm việc | Một không gian trong WebCatalog Desktop | Tập hợp ứng dụng và hồ sơ được dùng cùng nhau |
Một nhiệm vụ mới trong danh tính công việc hiện có có thể chỉ cần thêm một Project. Đăng nhập do khách hàng cấp đòi hỏi bạn chú ý đến chính danh tính đó. Chọn đúng cấp độ sẽ giúp thiết lập tiếp tục hữu ích khi trách nhiệm của bạn thay đổi.
Dùng menu tài khoản của Claude cho các tài khoản dùng chung email
Anthropic hướng dẫn cách chuyển đổi tài khoản trực tiếp khi tài khoản Claude cá nhân và tài khoản Team hoặc Enterprise dùng chung một địa chỉ email. Chọn tên viết tắt của bạn ở góc dưới bên trái, chọn tài khoản mong muốn và tìm dấu kiểm cho biết tài khoản nào đang hoạt động.
Đây là lựa chọn đầu tiên nên dùng khi các tài khoản đã xuất hiện cùng nhau. Bạn không cần tạo thêm một danh tính email chỉ để chuyển đổi giữa chúng.
Trước khi bắt đầu một nhiệm vụ công việc, hãy kiểm tra tài khoản được chọn, không chỉ địa chỉ email. Chỉ riêng email có thể không giúp phân biệt không gian làm việc cá nhân với không gian làm việc của tổ chức được liên kết với email đó.
Hướng dẫn của Anthropic về tài khoản cá nhân và tổ chức giải thích rằng các tài khoản này có những cuộc trò chuyện và Projects riêng biệt. Hướng dẫn cũng phân biệt việc giữ cả hai tài khoản với việc chuyển nội dung cá nhân sang tổ chức. Nếu dự định tiếp tục dùng cả hai, chuyển đổi tài khoản thường xuyên là cách phù hợp để bắt đầu; di chuyển dữ liệu là một quyết định riêng về nơi lưu trữ công việc hiện có.
Hãy đặt tên cho các nhiệm vụ thường xuyên theo cách thể hiện rõ quyền sở hữu. “Tóm tắt ra mắt sản phẩm của công ty” và “Ghi chú khóa học cá nhân” giúp phân biệt rõ hơn hai project đều mang tên “Nghiên cứu”.
Tạo Project cho công việc thường xuyên trong đúng tài khoản
Claude Projects cung cấp nơi lưu trữ tài liệu, ngữ cảnh và hướng dẫn liên quan.
Hãy dùng Project khi cùng một tài liệu nền cần thiết cho một loạt nhiệm vụ. Một dự án ra mắt sản phẩm có thể cần phần mô tả sản phẩm đã được phê duyệt, ghi chú về đối tượng khách hàng và yêu cầu biên tập. Một dự án học tập cá nhân có thể cần đề cương môn học và một bộ ghi chú đọc tài liệu.
Hãy cân nhắc kỹ nội dung đưa vào. Thêm những tài liệu bạn dự kiến sẽ thường xuyên tham khảo, rồi xác định mỗi yêu cầu mới cần bổ sung điều gì ngoài nền tảng đó. Một thư mục chứa nhiều tài liệu không liên quan có thể khiến bạn khó duy trì project hơn, ngay cả khi các tệp vẫn truy cập được về mặt kỹ thuật.
Dùng kiến thức của project cho các tài liệu và quyết định được duy trì mà bạn muốn sử dụng xuyên suốt các cuộc trò chuyện trong project. Hãy lưu thông số kỹ thuật sản phẩm đã được phê duyệt tại đó, thay vì coi một nội dung đính chính bị chôn vùi trong cuộc trò chuyện dài là bản ghi duy nhất. Hướng dẫn quản lý project của Anthropic mô tả cách thêm tài liệu.
Hãy kiểm tra phần bộ nhớ riêng. Cùng hướng dẫn đó giải thích rằng project có thể có bộ nhớ riêng và cũng có thể dùng bộ nhớ tài khoản, tùy vào cài đặt của bạn và các biện pháp kiểm soát của tổ chức. Tùy chọn Use account memory kiểm soát tương tác này. Vì vậy, khi muốn giữ ngữ cảnh của một Project mới tách biệt, bạn nên kiểm tra cài đặt bộ nhớ. Hồ sơ riêng sẽ thay đổi phiên trình duyệt; nhưng nếu bạn đăng nhập lại vào một tài khoản, hồ sơ đó không đặt lại cài đặt bộ nhớ Claude của tài khoản ấy.
Hướng dẫn của project có thể ghi lại cách bạn muốn xử lý các công việc lặp lại. Với bản tóm tắt ra mắt sản phẩm, hướng dẫn có thể là: “Viết cho khách hàng hiện tại, giữ nguyên thuật ngữ sản phẩm đã được phê duyệt và đánh dấu những tuyên bố cần có bằng chứng.” Hãy coi đó là chỉ dẫn cho công việc, sau đó rà soát xem kết quả có tuân theo hay không.
Chọn cách bố trí trên máy tính phù hợp với các công việc liên quan
Claude đã có ứng dụng máy tính chính thức cho macOS và Windows, cùng bản beta cho Linux. Trải nghiệm hiện có tùy thuộc vào nền tảng và gói Claude của bạn. Nếu ứng dụng đó phù hợp với thói quen làm việc, đây là một cách truy cập dịch vụ trực tiếp và hữu ích.
WebCatalog Desktop hữu ích khi công việc hằng ngày liên quan đến nhiều danh tính hoặc nhiều ứng dụng web. Giá trị của ứng dụng nằm ở khả năng sắp xếp các công cụ xung quanh Claude: ngữ cảnh tài khoản có tên rõ ràng, các công cụ liên quan luôn ở gần và một nơi nhất quán để quay lại từng loại công việc.
Với các danh tính đăng nhập riêng biệt, hồ sơ sẽ tách cookie, phiên và dữ liệu duyệt web. Hãy đặt tên hồ sơ sao cho có thể nhận ra ngay, chẳng hạn “Cá nhân” và “Công việc Acme”.
Để tạo hồ sơ, chọn Profiles → Add profile trong WebCatalog Desktop, đặt tên cho hồ sơ, rồi mở Claude bằng hồ sơ đó và đăng nhập vào tài khoản dự định dùng. Hướng dẫn về hồ sơ cũng giải thích cách dùng lại một hồ sơ cho các ứng dụng liên quan.
Hãy dùng phương thức đăng nhập gắn với tài khoản và kiểm tra danh tính hiển thị bên trong Claude. Nếu thông tin đăng nhập cho phép truy cập cả tài khoản cá nhân lẫn tổ chức, hãy chọn đúng tài khoản trong Claude. Tên hồ sơ không thay thế việc chọn tài khoản trong Claude.
Tập hợp công cụ phục vụ một nhiệm vụ nghiên cứu và rà soát
Hãy hình dung một chuyên viên tiếp thị đang chuẩn bị bản tóm tắt ra mắt sản phẩm cho khách hàng. Tài liệu nguồn nằm trong Google Drive, các câu hỏi đến qua Gmail, còn Claude giúp chuyển thông tin đã được phê duyệt thành bản thảo để rà soát.
Một không gian công việc có thể tập hợp những ứng dụng đó cùng các hồ sơ phù hợp trong một cửa sổ. Spaces sắp xếp công cụ; hồ sơ xác định những phiên duyệt web nào được giữ riêng biệt.
Với hai ứng dụng của Google, bạn có thể dùng cùng một hồ sơ Google công việc cho danh tính dùng chung. Hãy dùng hồ sơ Claude có thông tin đăng nhập công việc dự định sử dụng, sau đó xác nhận tổ chức bên trong Claude. Bộ ứng dụng có thể bao gồm các danh tính dịch vụ khác nhau mà vẫn phục vụ một nhiệm vụ thống nhất.
Đặt Drive và Claude trong cùng một không gian không tự động kết nối nội dung giữa hai ứng dụng. Hãy cung cấp tài liệu Claude cần thông qua các tính năng có trong tài khoản của bạn, hoặc tự cung cấp một tập ghi chú đã chọn lọc.
Gắn bản tóm tắt với đúng tài khoản
Thực hiện công việc chuẩn bị bản tóm tắt ra mắt sản phẩm trong tài khoản công việc và Project ra mắt sản phẩm tương ứng, để bản thảo, kiến thức của project và lịch sử trò chuyện nằm trong tổ chức sở hữu chúng. Lưu các quyết định đã xác nhận trong tài liệu tham khảo được duy trì của Project, thay vì chỉ để chúng trong một cuộc trò chuyện dài.
Nếu nhóm sẽ cộng tác thông qua Claude Project, hãy dùng các tùy chọn chia sẻ thực tế của project. Tính năng quản lý chế độ hiển thị và chia sẻ Project có trong các gói Team và Enterprise, đồng thời chịu sự điều chỉnh của cài đặt quản trị viên. Hãy kiểm tra đối tượng nhận và quyền truy cập trước khi chia sẻ.
Cập nhật cách bố trí khi trách nhiệm thay đổi
Hãy xem lại sơ đồ tài khoản khi gia nhập nhóm, nhận khách hàng mới hoặc đổi vai trò. Với mỗi quy trình làm việc lặp lại, hãy xác nhận thông tin đăng nhập, tổ chức đang hoạt động, Project phù hợp và nơi lưu tài liệu cuối cùng.
Khi thiếu nội dung nào đó, hãy kiểm tra lần lượt các lớp này. Đúng email vẫn có thể dẫn đến một tài khoản cá nhân hoặc tổ chức khác. Đúng tài khoản vẫn có thể chứa nhiều Project có tên tương tự. Nếu thiếu một Project được chia sẻ, có thể cần nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên xác nhận quyền truy cập của bạn.
Hồ sơ trong WebCatalog Desktop sắp xếp cách bạn truy cập dịch vụ. Claude xác định gói, tính năng, hạn mức sử dụng và quyền của tổ chức đối với tài khoản. Hãy phân biệt rõ những yếu tố này khi tìm nguyên nhân của sự khác biệt ngoài dự kiến giữa các ngữ cảnh.
Cuối mỗi phiên làm việc, hãy ghi lại bước tiếp theo hữu ích trong tài liệu đang xử lý: tuyên bố nào cần nguồn dẫn, phần nào cần phê duyệt hoặc cuộc trò chuyện tiếp theo nên giải đáp câu hỏi nào.
Giúp việc tiếp tục rà soát trở nên dễ dàng hơn
Đưa một nhiệm vụ viết hoặc nghiên cứu hiện tại vào Claude trong WebCatalog Desktop. Chọn tài khoản phù hợp, tập hợp ngữ cảnh liên quan và bố trí các công cụ cần thiết để tạo ra kết quả có thể rà soát.
Hãy lưu bản thảo hoàn chỉnh, bằng chứng và các quyết định còn bỏ ngỏ ở nơi dễ tìm. Khi quay lại, cấu trúc đó giúp bạn tiếp tục từ đúng trạng thái thực tế của công việc, với danh tính và project phù hợp đã được xác định rõ.
