Google Drive trở nên khó điều hướng hơn khi các tệp của bạn thuộc về nhiều mảng khác nhau trong cuộc sống. Một bản đề xuất nằm trong tài khoản công việc, khách hàng cung cấp thông tin đăng nhập riêng của công ty họ, còn tài liệu cá nhân lại nằm trong một Drive khác. Thách thức là nhớ được tài liệu bạn cần gắn với tài khoản nào.
Có một số cách hiệu quả để quản lý nhiều tài khoản Google Drive. Google hỗ trợ chuyển đổi tài khoản trong trình duyệt, còn Drive cho máy tính có thể kết nối nhiều tài khoản để truy cập tệp trên máy. Hồ sơ trình duyệt và WebCatalog cung cấp thêm các cách sắp xếp những tài khoản bạn sử dụng trong ngày.
Cách thiết lập phù hợp phụ thuộc vào những gì bạn làm sau khi mở Drive. Bạn chỉ thỉnh thoảng đọc một tài liệu được chia sẻ, làm việc với tệp trong Finder hoặc File Explorer, hay thường xuyên chuyển qua lại giữa email, tài liệu và cuộc họp của khách hàng? Hãy bắt đầu từ câu hỏi đó, rồi xây dựng cách thiết lập gọn nhất đáp ứng được công việc thường ngày của bạn.
Chọn cách thiết lập dựa trên công việc bạn cần làm
Các lựa chọn này giải quyết những khía cạnh khác nhau của vấn đề, và bạn có thể kết hợp nhiều lựa chọn.
| Nhu cầu chính của bạn | Điểm khởi đầu hữu ích | Điều cần lưu ý |
|---|---|---|
| Thỉnh thoảng mở Drive của tài khoản khác | Trình chuyển đổi tài khoản của Google | Xác nhận tài khoản Google đang dùng trước khi chỉnh sửa hoặc tải lên. |
| Truy cập tệp trên đám mây qua Finder hoặc File Explorer | Google Drive cho máy tính | Google hỗ trợ tối đa bốn tài khoản; hãy chọn chế độ đồng bộ cho từng tài khoản. |
| Sắp xếp toàn bộ môi trường duyệt web theo từng danh tính | Hồ sơ trình duyệt | Bạn quản lý một môi trường trình duyệt riêng cho công việc, mục đích cá nhân hoặc một khách hàng. |
| Đặt Drive cạnh các ứng dụng khác của từng danh tính | WebCatalog Desktop | Hồ sơ tách biệt các phiên đăng nhập; không gian sắp xếp các ứng dụng và hồ sơ bạn sử dụng cùng nhau. |
Bạn cũng cần phân biệt nhiều tài khoản với nhiều thư mục. Nếu ba khách hàng chia sẻ thư mục với tài khoản công việc hiện có của bạn, có thể bạn chỉ cần tài khoản đó. Chỉ tạo môi trường tài khoản khác khi bạn thực sự có một danh tính Google khác cần dùng. Với các thư mục thuộc cùng một danh tính, một cấu trúc dự án rõ ràng có thể đã đủ.
Dùng trình chuyển đổi tài khoản của Google khi thỉnh thoảng cần truy cập trên web
Google cho phép bạn đăng nhập vào nhiều Tài khoản Google và chuyển đổi giữa chúng mà không cần đăng xuất. Trong một dịch vụ của Google, chọn ảnh hồ sơ hoặc chữ cái đầu tên bạn, chọn Thêm tài khoản, rồi đăng nhập. Sau đó, bạn có thể chọn tài khoản cần dùng từ trình đơn tài khoản.
Đây là điểm khởi đầu hợp lý cho người kiểm tra Drive thứ hai vài lần mỗi tuần. Bạn không phải thiết lập nhiều, và trình duyệt vẫn là môi trường làm việc chính.
Trước khi tải lên sản phẩm bàn giao hoặc yêu cầu quyền truy cập tài liệu, hãy kiểm tra địa chỉ email hiển thị trong trình đơn tài khoản Google. Ảnh đại diện quen thuộc không phải lúc nào cũng giúp bạn nhận biết chính xác, nhất là khi cả hai tài khoản dùng cùng một ảnh. Google cũng lưu ý rằng tài khoản bạn đăng nhập đầu tiên thường là tài khoản mặc định, điều này có thể quan trọng khi một dịch vụ không xác định được bạn muốn dùng tài khoản nào.
Nếu bạn liên tục phải dừng lại để kiểm tra trình đơn tài khoản, hãy cân nhắc dành cho mỗi danh tính một vị trí dễ nhận biết hơn trong môi trường làm việc hằng ngày.
Dùng Drive cho máy tính khi cần truy cập tệp trên máy
Với những tệp bạn cần dùng trong Finder trên máy Mac hoặc File Explorer trên Windows, hãy bắt đầu bằng ứng dụng đồng bộ của Google. Drive cho máy tính hỗ trợ tối đa bốn tài khoản cùng lúc.
Để kết nối một tài khoản khác:
- Mở trình đơn Drive cho máy tính.
- Chọn ảnh hồ sơ ở góc trên bên phải.
- Chọn Thêm tài khoản khác rồi đăng nhập qua trình duyệt.
- Khởi động lại Drive cho máy tính theo hướng dẫn của Google.
Sau khi kết nối các tài khoản, hãy quyết định lượng dữ liệu từ mỗi Drive cần lưu trên thiết bị. Hướng dẫn về truyền trực tuyến và phản chiếu của Google giải thích sự khác biệt: truyền trực tuyến chủ yếu giữ tệp trên đám mây, sử dụng dung lượng trên máy cho các tệp bạn mở hoặc cho phép truy cập ngoại tuyến; phản chiếu giữ một bản sao đầy đủ của Drive của tôi cả trên máy lẫn trên đám mây. Bộ nhớ dùng chung hỗ trợ truyền trực tuyến.
Ví dụ, một nhà thiết kế có thể cần thường xuyên truy cập trên máy các tài nguyên đang làm việc trong tài khoản công việc của mình, nhưng chỉ thỉnh thoảng mở thư mục tham khảo của khách hàng. Những nhu cầu đó đòi hỏi các quyết định khác nhau về việc lưu trữ trên máy. Hãy cân nhắc dung lượng đĩa còn trống, những tệp bạn cần khi di chuyển và mọi yêu cầu do tổ chức đặt ra.
Hãy đặt tên tài khoản sao cho dễ nhận biết khi duyệt tệp trên máy. Trước khi chọn đích tải lên hoặc xuất tệp, hãy xem cả tài khoản lẫn thư mục. Một tệp được đặt tên đúng nhưng nằm nhầm Drive vẫn khiến mọi người mất thêm công sức tìm kiếm.
WebCatalog phục vụ một mục đích khác ở đây: sắp xếp việc truy cập giao diện web của Drive và các ứng dụng liên quan. WebCatalog không thay thế ứng dụng đồng bộ tệp của Google hay hợp nhất bộ nhớ thuộc các tài khoản Google riêng biệt. Bạn có thể dùng Drive cho máy tính để xử lý tệp trên máy và dùng WebCatalog cho phần công việc trên web của cùng một dự án.
Dùng hồ sơ trình duyệt để tách biệt hoạt động duyệt web rộng hơn
Nếu công việc của bạn vốn diễn ra trong trình duyệt, các hồ sơ riêng biệt có thể đã đủ. Hồ sơ Chrome tách riêng những thông tin như dấu trang, lịch sử, mật khẩu và chế độ cài đặt.
Trong Chrome, mở trình đơn hồ sơ của trình duyệt, chọn Thêm hồ sơ Chrome, rồi đặt tên rõ ràng cho hồ sơ. Mở Drive trong hồ sơ đó và đăng nhập bằng tài khoản Google bạn định sử dụng tại đây. Lặp lại với một danh tính khác khi cần.
Đặt tên hồ sơ theo vai trò mà bạn nhận ra ngay: “Cá nhân”, “Studio” hoặc “Tài khoản công việc Acme”. Tên dự án sẽ ít hữu ích hơn nếu bạn còn sử dụng tài khoản đó sau khi dự án kết thúc.
Cách này thuận tiện khi bạn muốn đặt các thẻ nghiên cứu, dấu trang và những trang web khác của khách hàng đó trong một môi trường trình duyệt riêng. Khi số lượng tài khoản tăng lên, hãy chú ý xem việc quản lý các cửa sổ trình duyệt có đang trở thành một công việc riêng hay không.
Sắp xếp công việc thường xuyên với các tài khoản trong WebCatalog
WebCatalog hữu ích khi Drive chỉ là một điểm dừng trong quy trình rộng hơn, có cả email, lịch, trò chuyện và công cụ dự án. Các hồ sơ của WebCatalog tách riêng phiên đăng nhập tài khoản và dữ liệu duyệt web, để bạn có thể quay lại từng tài khoản trong môi trường riêng của nó.
Hãy bắt đầu với những danh tính bạn sử dụng thường xuyên nhất. Làm theo hướng dẫn thiết lập hồ sơ của WebCatalog:
- Mở WebCatalog Desktop và chuyển đến Hồ sơ.
- Chọn Thêm hồ sơ rồi đặt một cái tên dễ nhận biết.
- Mở Drive bằng hồ sơ đó và đăng nhập vào tài khoản Google dự định sử dụng.
- Lặp lại với tài khoản còn lại.
Hồ sơ công việc bạn dùng cho Drive cũng có thể dùng cho Gmail và Google Calendar thuộc cùng danh tính Google đó. Dùng lại hồ sơ này giúp bạn duy trì môi trường tài khoản nhất quán khi chuyển từ yêu cầu qua email sang tài liệu, rồi đến cuộc họp đánh giá.
Dùng không gian khi bạn muốn tập hợp các ứng dụng và hồ sơ theo khách hàng hoặc dự án. Mỗi không gian mở trong một cửa sổ riêng. Hồ sơ tạo ra sự tách biệt giữa các tài khoản; không gian giúp sắp xếp chúng.
Hãy giữ cách bố trí ban đầu gọn nhẹ. Thêm các ứng dụng liên quan đến một tác vụ lặp lại trước khi tái tạo toàn bộ môi trường làm việc. Gói Basic của WebCatalog bao gồm hai ứng dụng dành cho máy tính, hai hồ sơ và một không gian. Các gói Pro và Business hỗ trợ số lượng ứng dụng, hồ sơ và không gian không giới hạn, điều này sẽ quan trọng nếu bạn mở rộng sang nhiều khách hàng hoặc tập hợp ứng dụng lớn hơn.
Quy trình thực tế để làm việc với tài liệu của khách hàng
Hãy xét trường hợp một chuyên gia tư vấn có tài khoản Google công việc và một tài khoản riêng do Acme cung cấp. Acme yêu cầu công việc dự án phải được thực hiện qua tài khoản của họ. Chuyên gia tư vấn này cũng có các khách hàng khác chia sẻ tài liệu trực tiếp với địa chỉ email công việc của mình.
Ranh giới phân chia hữu ích là danh tính Google cần dùng cho công việc. Acme có hồ sơ riêng. Các khách hàng khác có thể tiếp tục nằm trong hồ sơ công việc nếu đó là tài khoản họ đã cấp quyền.
Bắt đầu từ đúng tài khoản
Mở hồ sơ Drive của Acme trước khi bắt đầu tác vụ. Đọc địa chỉ email của tài khoản, rồi chuyển đến thư mục dự án. Nếu tác vụ được gửi qua email, hãy xác nhận rằng thư đề cập đến đúng dự án và tài khoản bạn đang mở.
Hãy tạo thói quen này vào đầu mỗi phiên làm việc. Kiểm tra một lần trước một khoảng thời gian làm việc tập trung dễ duy trì hơn việc khắc phục hậu quả do tải lên bằng nhầm danh tính.
Làm việc từ tài liệu được chia sẻ
Mở tài liệu mà khách hàng xác định là phiên bản hiện tại. Trước khi tạo bản sao riêng, hãy hỏi xem việc tạo bản sao có thực sự nằm trong yêu cầu công việc hay không. Một tệp mới có thể khiến người đánh giá thảo luận trên một phiên bản trong khi bạn chỉnh sửa phiên bản khác.
Các chế độ kiểm soát chia sẻ của Google quyết định tài khoản của bạn có thể xem, nhận xét hay chỉnh sửa. Một hồ sơ bổ sung cung cấp thêm một môi trường đăng nhập; nó không thay đổi các quyền đó.
Nếu bạn chỉ có quyền xem nhưng cần chỉnh sửa, hãy làm việc với chủ sở hữu tài liệu bằng đúng tài khoản để giải quyết. Tạo nhiều bản sao sẽ không khắc phục được vấn đề cốt lõi trong cách cộng tác.
Chọn nơi lưu trước khi tải lên
Với sản phẩm bàn giao mới, hãy chuyển đến thư mục dự án đã thống nhất trước khi chọn tải lên. Dùng tên thể hiện được dự án và mục đích, chẳng hạn “Đề xuất triển khai ban đầu cho Acme”. Tuân theo quy ước đặt tên hiện có của khách hàng nếu có.
Khi bàn giao, hãy chia sẻ liên kết đến tệp đã thống nhất và nêu rõ nội dung nào đã sẵn sàng để đánh giá. Sau đó, chuyển sang môi trường của khách hàng tiếp theo. Mục tiêu là tạo một lộ trình có thể lặp lại từ tài khoản đến dự án rồi đến tài liệu, giảm số quyết định phải dựa vào trí nhớ.
Xác định vấn đề trước khi thay đổi cách thiết lập
Khi có điều gì đó không đúng, hãy phân biệt ba trường hợp sau:
Tệp mở bằng nhầm tài khoản. Kiểm tra địa chỉ email Google trong cửa sổ đang hoạt động. Mở liên kết trong môi trường của tài khoản dự định dùng, rồi thử lại. Một liên kết đã lưu xác định vị trí; nó không đảm bảo rằng bạn đang sử dụng đúng danh tính.
Tài khoản đúng không thể truy cập tệp. Kiểm tra lời mời chia sẻ ban đầu và địa chỉ được nêu trong đó. Nhờ chủ sở hữu xác nhận quyền truy cập cho địa chỉ đó. Các tổ chức nơi làm việc và trường học cũng có thể hạn chế chia sẻ ra bên ngoài, nên một hồ sơ khác có thể không giải quyết được hạn chế này.
Không tìm thấy tệp trong bộ nhớ trên máy. Kiểm tra tài khoản tương ứng trong Drive cho máy tính và xem lại chế độ đồng bộ cũng như cài đặt ngoại tuyến. Đây là vấn đề về khả năng truy cập tệp trên máy, ngay cả khi cùng tài liệu đó vẫn mở bình thường trong ứng dụng web.
Sự phân biệt này giúp bạn xử lý đúng lớp vấn đề thay vì liên tục đăng xuất, tạo lại hồ sơ hoặc di chuyển tài liệu.
Giúp lần bàn giao tiếp theo cho khách hàng dễ lặp lại hơn
Chọn một tài liệu bạn đang cần bàn giao và sắp xếp quy trình làm việc của nó trong WebCatalog Desktop. Tạo một hồ sơ có tên rõ ràng cho danh tính Google đã được cấp quyền, mở thư mục dự án đã thống nhất và đặt các kênh trao đổi liên quan ở gần đó. Theo dõi tệp từ yêu cầu ban đầu qua quá trình chỉnh sửa đến lần đánh giá cuối cùng.
Khi bàn giao, bạn cần trả lời được ba câu hỏi mà không phải lục tìm các thẻ: tôi đã dùng tài khoản nào, tệp hiện tại nằm ở đâu và khách hàng cần xem xét liên kết nào? Hãy giữ lại cách thiết lập giúp bạn dễ tìm được những câu trả lời đó, đồng thời để Drive cho máy tính đảm nhiệm việc đồng bộ trên máy ở những nơi cần thiết.
