Bạn có một số cách hiệu quả để quản lý nhiều tài khoản Google Drive. Google hỗ trợ chuyển đổi tài khoản trong trình duyệt, còn Drive cho máy tính có thể kết nối nhiều tài khoản để truy cập tệp cục bộ. Hồ sơ trình duyệt và WebCatalog Desktop cung cấp thêm cách sắp xếp các tài khoản bạn dùng trong ngày; WebCatalog Desktop giữ Google Drive của từng danh tính luôn đăng nhập bên cạnh những ứng dụng khác bạn sử dụng cùng tài khoản đó.
Việc điều hướng Drive sẽ khó hơn khi các tệp của bạn thuộc về nhiều khía cạnh khác nhau trong cuộc sống. Một đề xuất nằm trong tài khoản doanh nghiệp, khách hàng cung cấp một tài khoản công ty riêng, còn tài liệu cá nhân lại ở một Drive khác. Thách thức là nhớ danh tính nào gắn với tài liệu bạn cần.
Cách thiết lập phù hợp phụ thuộc vào việc bạn làm gì sau khi mở Drive. Bạn thỉnh thoảng đọc tài liệu được chia sẻ, làm việc với tệp trong Finder hoặc File Explorer, hay chuyển qua lại giữa email khách hàng, tài liệu và cuộc họp? Hãy bắt đầu bằng câu hỏi đó, rồi xây dựng cách thiết lập gọn nhất đáp ứng được thói quen làm việc của bạn.
Chọn cách thiết lập phù hợp với công việc cần làm
Các lựa chọn này giải quyết những phần khác nhau của vấn đề và có thể được kết hợp với nhau.
| Nhu cầu chính | Điểm khởi đầu hữu ích | Điều cần lưu ý |
|---|---|---|
| Thỉnh thoảng mở Drive của tài khoản khác | Trình chuyển đổi tài khoản của Google | Xác nhận tài khoản Google đang hoạt động trước khi chỉnh sửa hoặc tải tệp lên. |
| Truy cập tệp trên đám mây qua Finder hoặc File Explorer | Google Drive cho máy tính | Google hỗ trợ tối đa bốn tài khoản; hãy chọn chế độ đồng bộ cho từng tài khoản. |
| Sắp xếp toàn bộ môi trường duyệt web theo từng danh tính | Hồ sơ trình duyệt | Bạn quản lý một môi trường trình duyệt riêng cho công việc, mục đích cá nhân hoặc từng khách hàng. |
| Để Drive bên cạnh các ứng dụng khác của từng danh tính | WebCatalog Desktop | Hồ sơ tách biệt các phiên đăng nhập; không gian sắp xếp các ứng dụng và hồ sơ bạn sử dụng cùng nhau. |
Đồng thời, hãy phân biệt nhiều tài khoản với nhiều thư mục. Nếu ba khách hàng chia sẻ thư mục với tài khoản doanh nghiệp hiện có của bạn, có thể bạn chỉ cần một tài khoản đó. Hãy tạo một môi trường tài khoản khác khi thực sự cần dùng một danh tính Google khác. Với các thư mục thuộc cùng một danh tính, cấu trúc dự án rõ ràng có thể là đủ.
Dùng trình chuyển đổi tài khoản của Google để truy cập web không thường xuyên
Google cho phép bạn đăng nhập vào nhiều Tài khoản Google và chuyển đổi giữa chúng mà không cần đăng xuất. Trong một dịch vụ của Google, hãy chọn ảnh hồ sơ hoặc chữ cái viết tắt của bạn, chọn Thêm tài khoản, rồi đăng nhập. Sau đó, bạn có thể chọn tài khoản cần dùng trong trình đơn tài khoản.
Đây là điểm khởi đầu hợp lý nếu bạn chỉ kiểm tra Drive thứ hai vài lần mỗi tuần. Việc thiết lập rất đơn giản và trình duyệt vẫn là môi trường làm việc chính của bạn.
Trước khi tải sản phẩm bàn giao lên hoặc yêu cầu quyền truy cập vào tài liệu, hãy kiểm tra địa chỉ email hiển thị trong trình đơn tài khoản Google. Ảnh đại diện quen thuộc không phải cách nhắc nhở đáng tin cậy, đặc biệt khi cả hai tài khoản dùng cùng một ảnh. Google cũng lưu ý rằng tài khoản bạn đăng nhập đầu tiên thường là tài khoản mặc định; điều này có thể quan trọng khi một dịch vụ không xác định được bạn định dùng tài khoản nào.
Nếu bạn thường xuyên phải dừng lại để kiểm tra trình đơn tài khoản, hãy cân nhắc dành cho mỗi danh tính một vị trí dễ nhận biết hơn trong cách sắp xếp hằng ngày.
Dùng Drive cho máy tính khi cần truy cập tệp cục bộ
Với các tệp bạn cần dùng trong Finder trên máy Mac hoặc File Explorer trên Windows, hãy bắt đầu bằng ứng dụng đồng bộ của Google. Drive cho máy tính hỗ trợ tối đa bốn tài khoản cùng lúc.
Để kết nối một tài khoản khác:
- Mở trình đơn Drive cho máy tính.
- Chọn ảnh hồ sơ ở góc trên bên phải.
- Chọn Thêm tài khoản khác rồi đăng nhập qua trình duyệt.
- Khởi động lại Drive cho máy tính theo hướng dẫn của Google.
Sau khi kết nối các tài khoản, hãy quyết định phần nào trong mỗi Drive cần có trên thiết bị của bạn. Hướng dẫn về phát trực tuyến và sao chép phản chiếu của Google giải thích sự khác nhau: chế độ phát trực tuyến chủ yếu giữ tệp trên đám mây, chỉ dùng dung lượng cục bộ cho các tệp bạn mở hoặc đặt ở chế độ ngoại tuyến; chế độ sao chép phản chiếu lưu bản sao đầy đủ của Drive của tôi cả trên thiết bị lẫn trên đám mây. Bộ nhớ dùng chung hỗ trợ chế độ phát trực tuyến.
Ví dụ, một nhà thiết kế có thể cần truy cập thường xuyên vào các tài nguyên đang làm trên thiết bị trong tài khoản doanh nghiệp của mình, trong khi chỉ thỉnh thoảng xem thư mục tài liệu tham khảo của khách hàng. Những nhu cầu đó đòi hỏi các quyết định khác nhau về lưu trữ cục bộ. Hãy cân nhắc dung lượng đĩa còn trống, các tệp cần dùng khi đi công tác và mọi yêu cầu do tổ chức đặt ra.
Khi điều hướng các tệp cục bộ, hãy đặt tên tài khoản sao cho dễ nhận biết. Trước khi chọn đích tải lên hoặc xuất tệp, hãy kiểm tra đồng thời tài khoản và thư mục. Tệp có tên chính xác nhưng nằm sai Drive vẫn khiến mọi người mất thêm công sức tìm kiếm.
Trong trường hợp này, WebCatalog Desktop phục vụ một mục đích khác: sắp xếp quyền truy cập vào giao diện web của Drive và các ứng dụng liên quan. Ứng dụng này không thay thế ứng dụng đồng bộ tệp của Google hay gộp bộ nhớ của các tài khoản Google riêng biệt. Bạn có thể dùng Drive cho máy tính để xử lý tệp cục bộ và WebCatalog Desktop cho phần web của cùng một dự án.
Dùng hồ sơ trình duyệt để tách biệt hoạt động duyệt web rộng hơn
Nếu công việc của bạn vốn đã diễn ra trên trình duyệt, các hồ sơ riêng biệt có thể là đủ. Hồ sơ Chrome giữ riêng những thông tin như dấu trang, lịch sử, mật khẩu và cài đặt.
Trong Chrome, mở trình đơn hồ sơ của trình duyệt, chọn Thêm hồ sơ Chrome và đặt tên dễ nhận biết cho hồ sơ. Mở Drive trong hồ sơ đó rồi đăng nhập bằng tài khoản Google bạn định dùng ở đó. Khi cần, hãy lặp lại các bước này cho một danh tính khác.
Đặt tên hồ sơ theo vai trò mà bạn có thể nhận ra ngay lập tức, chẳng hạn “Cá nhân”, “Studio” hoặc “Tài khoản công việc Acme”. Tên dự án sẽ kém hữu ích hơn nếu tài khoản đó vẫn được dùng sau khi dự án kết thúc.
Cách này rất tiện khi bạn muốn tập hợp các tab nghiên cứu, dấu trang và trang web khác của một khách hàng trong một môi trường trình duyệt riêng. Khi số lượng tài khoản tăng lên, hãy để ý xem việc quản lý các cửa sổ trình duyệt có trở thành một công việc riêng hay không.
Sắp xếp công việc thường xuyên với các tài khoản trong WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop hữu ích khi Drive chỉ là một điểm dừng trong quy trình lớn hơn, có cả email, lịch, trò chuyện và công cụ dự án. Hồ sơ giúp tách biệt các phiên tài khoản và dữ liệu duyệt web, để bạn có thể quay lại từng tài khoản trong môi trường riêng.
Hãy bắt đầu với những danh tính bạn dùng thường xuyên nhất. Làm theo hướng dẫn thiết lập hồ sơ của WebCatalog:
- Mở WebCatalog Desktop và vào Hồ sơ.
- Chọn Thêm hồ sơ rồi đặt tên dễ nhận biết.
- Mở Drive bằng hồ sơ đó và đăng nhập vào tài khoản Google cần dùng.
- Lặp lại cho tài khoản khác.
Hồ sơ doanh nghiệp bạn dùng cho Drive cũng có thể dùng cho Gmail và Google Calendar bằng cùng danh tính Google đó. Dùng lại hồ sơ sẽ tạo ra một môi trường tài khoản nhất quán khi bạn chuyển từ yêu cầu qua email sang tài liệu rồi đến cuộc họp xem xét.
Hãy dùng không gian khi muốn tập hợp ứng dụng và hồ sơ theo khách hàng hoặc dự án. Mỗi không gian mở trong một cửa sổ riêng. Hồ sơ đảm nhiệm việc tách biệt tài khoản; không gian giúp sắp xếp chúng.
Ban đầu, hãy giữ cách bố trí đơn giản. Thêm các ứng dụng phục vụ một công việc định kỳ trước khi tái tạo toàn bộ môi trường làm việc.
Quy trình thực tế để xử lý tài liệu của khách hàng
Hãy hình dung một chuyên gia tư vấn có tài khoản Google doanh nghiệp và một tài khoản riêng do Acme cung cấp. Acme yêu cầu công việc dự án được thực hiện thông qua tài khoản của họ. Chuyên gia tư vấn này cũng có các khách hàng khác chia sẻ tài liệu trực tiếp với địa chỉ doanh nghiệp của mình.
Ranh giới hữu ích nằm ở danh tính Google được yêu cầu cho công việc. Acme có hồ sơ riêng. Các khách hàng khác có thể tiếp tục dùng hồ sơ doanh nghiệp nếu đó là tài khoản họ đã cấp quyền.
Bắt đầu bằng đúng tài khoản
Mở hồ sơ Drive của Acme trước khi bắt đầu công việc. Kiểm tra email tài khoản rồi điều hướng đến thư mục dự án. Nếu yêu cầu được gửi qua email, hãy xác nhận thư đó nói về đúng dự án và tài khoản bạn đang mở.
Hãy biến việc này thành thói quen khi bắt đầu một phiên làm việc. Kiểm tra một lần trước khi tập trung làm việc sẽ dễ duy trì hơn là khắc phục hậu quả sau khi tải tệp lên bằng sai danh tính.
Làm việc trên tài liệu được chia sẻ
Mở tài liệu mà khách hàng xác định là phiên bản hiện tại. Trước khi tạo bản sao riêng, hãy tự hỏi liệu yêu cầu công việc có thực sự cần bản sao hay không. Tệp mới có thể khiến người đánh giá thảo luận về một phiên bản trong khi bạn chỉnh sửa phiên bản khác.
Các chế độ chia sẻ của Google quyết định tài khoản của bạn có thể xem, nhận xét hay chỉnh sửa. Hồ sơ bổ sung tạo thêm một môi trường đăng nhập; nó không thay đổi các quyền đó.
Nếu bạn chỉ có quyền xem nhưng cần chỉnh sửa, hãy giải quyết việc này với chủ sở hữu tài liệu bằng tài khoản cần dùng. Tạo nhiều bản sao sẽ không khắc phục được vấn đề cốt lõi trong cách cộng tác.
Chọn nơi lưu trước khi tải tệp lên
Với sản phẩm bàn giao mới, hãy điều hướng đến thư mục dự án đã thống nhất trước khi chọn tệp cần tải lên. Đặt tên thể hiện dự án và mục đích, chẳng hạn “Đề xuất hướng dẫn hội nhập Acme”. Nếu khách hàng đã có quy ước đặt tên, hãy làm theo quy ước đó.
Khi bàn giao, hãy chia sẻ liên kết đến tệp đã thống nhất và cho biết nội dung nào đã sẵn sàng để xem xét. Sau đó, chuyển sang môi trường của khách hàng tiếp theo. Mục tiêu là tạo một quy trình lặp lại được, từ tài khoản đến dự án rồi đến tài liệu, đồng thời giảm số quyết định phải ghi nhớ.
Chẩn đoán vấn đề trước khi thay đổi cách thiết lập
Khi có điều gì đó không ổn, hãy phân biệt ba trường hợp sau:
Tệp mở bằng sai tài khoản. Kiểm tra địa chỉ email Google bên trong cửa sổ đang hoạt động. Mở liên kết trong môi trường của tài khoản cần dùng rồi thử lại. Liên kết đã lưu xác định vị trí, nhưng không đảm bảo bạn đang dùng đúng danh tính.
Tài khoản chính xác không thể truy cập tệp. Kiểm tra lời mời chia sẻ ban đầu và địa chỉ được nêu trong đó. Yêu cầu chủ sở hữu xác nhận quyền truy cập cho địa chỉ đó. Các tổ chức công ty và trường học cũng có thể hạn chế việc chia sẻ ra bên ngoài, vì vậy dùng hồ sơ khác có thể không giải quyết được hạn chế này.
Tệp không có trong bộ nhớ cục bộ. Kiểm tra tài khoản liên quan trong Drive cho máy tính và xem lại cài đặt đồng bộ cũng như ngoại tuyến. Đây là vấn đề về khả năng truy cập tệp cục bộ, ngay cả khi cùng tài liệu đó mở bình thường trong ứng dụng web.
Việc phân biệt rõ giúp bạn xử lý đúng lớp vấn đề, thay vì liên tục đăng xuất, tạo lại hồ sơ hoặc di chuyển tài liệu.
Giúp lần bàn giao tiếp theo cho khách hàng dễ lặp lại hơn
Hãy chọn một tài liệu bạn cần bàn giao và sắp xếp quy trình xử lý tài liệu đó trong WebCatalog Desktop. Tạo một hồ sơ có tên rõ ràng cho danh tính Google được cấp quyền, mở thư mục dự án đã thống nhất và để các trao đổi liên quan ở gần đó. Theo dõi tệp từ yêu cầu ban đầu qua quá trình chỉnh sửa đến bước xem xét cuối cùng.
Khi bàn giao, bạn nên trả lời được ba câu hỏi mà không phải lục tìm qua các tab: Tôi đã dùng tài khoản nào, tệp hiện tại nằm ở đâu và khách hàng cần xem liên kết nào? Hãy giữ lại cách thiết lập giúp bạn dễ tìm câu trả lời, đồng thời để Drive cho máy tính xử lý việc đồng bộ cục bộ khi cần.
