Спілкування в Zoho Cliq може виходити за межі компанії. Ви можете працювати в організації свого роботодавця, співпрацювати з постачальником і використовувати окремий обліковий запис, наданий клієнтом, для іншого завдання. Для кожного з цих видів взаємодії може знадобитися інший тип доступу.
Перший крок у керуванні кількома обліковими записами Zoho Cliq — скласти схему цих взаємодій. Для окремих облікових записів потрібні окремі сеанси. Зовнішній канал, гостьове запрошення або мережа Network можуть дати змогу співпрацювати через обліковий запис, яким ви вже користуєтеся. Створення ще одного профілю в настільному застосунку не визначає, який варіант дозволяє ваша організація.
Коли модель доступу зрозуміла, можна вибрати вбудовані засоби керування обліковими записами Cliq або впорядкувати ці облікові записи разом з іншими робочими застосунками у WebCatalog.
Відокремте питання входу від питання належності до організації
«Кілька організацій» може означати різні ситуації. Працівник, який має ще один наданий компанією обліковий запис, стикається не з тією самою проблемою, що й партнер, запрошений до спільної розмови.
У документації Zoho щодо Cliq із CRM Plus це розмежування сформульовано чітко: користувач належить до однієї основної організації та може приєднуватися до інших організацій як зовнішній користувач. У ній описано перемикання між цими контекстами, причому права доступу відрізняються від прав внутрішніх учасників.
Згодом засоби керування гостьовими користувачами у Cliq надали доступ до визначених каналів і контактів в іншій організації. Участь залежить від запрошення та відповідних політик організації.
Отже, використання однієї адреси електронної пошти для роботи з кількома компаніями не обов’язково означає наявність двох незалежних облікових записів Cliq. З’ясуйте, чи використовуєте ви окремий обліковий запис, зовнішнє членство або конкретне запрошення до співпраці. Не слід припускати, що правила роботи з кількома організаціями в інших продуктах Zoho без змін застосовуються до Cliq.
Складіть схему доступу, перш ніж додавати облікові записи в настільному застосунку
Створіть короткий опис роботи, яку потрібно виконувати. Для кожного робочого середовища вкажіть обліковий запис, тип доступу, відповідального адміністратора та допоміжні матеріали.
| Робоча взаємодія | Який доступ потрібно перевірити | Рекомендована організація в настільному застосунку |
|---|---|---|
| Працівник вашої основної компанії | Ваш внутрішній обліковий запис і призначені канали | Профіль компанії та робочий простір |
| Клієнт надає вам окремий авторизований обліковий запис | Організація цього облікового запису та доступ до каналів | Окремий профіль із назвою клієнта |
| Постачальник уже використовує Cliq | Зовнішній канал або інший дозволений спосіб співпраці | Ваш наявний обліковий запис поруч з інструментами проєкту постачальника |
| Підрядник долучається до обмеженого завдання | Гостьовий доступ до потрібних розмов, якщо підтримується | Авторизований гостьовий контекст і опис проєкту |
| Довготривала партнерська спільнота | Членство в мережі Cliq Network | Відповідна мережа Network поруч із партнерськими ресурсами |
Сприймайте цю схему як опис фактичного доступу. Простір під назвою «Клієнт Північ» корисний лише тоді, коли обліковий запис у ньому має доступ до потрібних розмов.
Наприклад, записуйте «обліковий запис компанії, зовнішній канал постачальника, відповідальний за закупівлі», а не «обліковий запис постачальника», якщо окремого облікового запису для входу до середовища постачальника немає. Чіткі позначення допоможуть не створювати дублікати профілів для розв’язання проблеми, яку насправді потрібно вирішувати в налаштуваннях доступу.
Ознайомтеся з уже доступними вбудованими можливостями
Настільний застосунок Cliq підтримує вхід у кілька облікових записів
Власний настільний застосунок Zoho Cliq уже підтримує кілька облікових записів. У документації Zoho для додавання облікового запису вказано шлях Accounts → Add account («Облікові записи → Додати обліковий запис»); максимальна кількість — десять облікових записів. Вибір облікового запису в меню Accounts відкриває для нього нове вікно Cliq.
Якщо ваша робота переважно зосереджена в Cliq, це простий варіант. Через меню облікових записів застосунку можна відкривати окремі облікові записи компаній, які ви вже маєте. WebCatalog стає кориснішим, коли кожен обліковий запис є частиною ширшого робочого процесу, що охоплює проєктні записи, документи, календарі та інші вебзастосунки.
Зовнішні канали об’єднують організації навколо розмови
Зовнішній канал дає змогу людям із різних організацій співпрацювати. Доступ визначається відповідними політиками та запрошенням. Zoho також підтримує співпрацю в зовнішніх каналах між визначеними центрами обробки даних, тоді як для особистих повідомлень між центрами обробки даних діють інші обмеження.
Можливість створення зовнішніх каналів залежить від тарифного плану: на безкоштовному плані Free їх створювати не можна, а на платних планах право на їх створення залежить від редакції та дозволів адміністратора. Перш ніж вибрати цей спосіб взаємодії з постачальником, перевірте налаштування організації, що надає канал.
Гостьовий доступ і мережі Network призначені для різних видів взаємодії
Оновлена гостьова функція Zoho дає запрошеним учасникам змогу приєднуватися до наявних каналів. Це може підійти підряднику, який допомагає з конкретною кампанією. Cliq Network надає окреме середовище для ширшої зовнішньої співпраці, наприклад постійної партнерської спільноти.
Перш ніж пропонувати новий робочий процес, перевірте актуальну документацію щодо гостей: наразі Zoho зазначає, що Guest Users 2.0 не підтримується в Zoho One, а також не підтримує особисті повідомлення між центрами обробки даних. Доступний спосіб має визначатися фактичною редакцією та конфігурацією конкретної організації.
Ці вбудовані можливості можуть усунути потребу в додатковому обліковому записі. Використовуйте окремий обліковий запис, коли робота справді цього потребує, і відповідну функцію співпраці, коли йдеться про зовнішню участь.
Організуйте погоджену конфігурацію у WebCatalog
Коли схема доступу готова, налаштуйте відповідно до неї робоче середовище. WebCatalog Desktop дає змогу запускати Cliq в окремому вікні та впорядковувати його разом з іншими вебзастосунками.
Для двох різних облікових записів скористайтеся інструкцією з налаштування профілів WebCatalog:
- Відкрийте Profiles («Профілі») і виберіть Add profile («Додати профіль»).
- Назвіть перший профіль відповідно до облікового запису, який у ньому використовуватиметься, наприклад «Операційна діяльність компанії».
- Відкрийте Cliq із цим профілем і ввійдіть за стандартною процедурою вашої організації.
- Створіть другий профіль, наприклад «Клієнт Північ», і ввійдіть у ньому в окремий обліковий запис, наданий клієнтом.
- Перш ніж додавати інші робочі середовища, перевірте обліковий запис і організацію в обох сеансах.
Профілі зберігають файли cookie, сеанси та дані перегляду окремо. Вони не надають запрошення, не призначають ліцензію та не змінюють доступ, наданий у Cliq.
Далі створіть простір для кожного робочого контексту. Простір компанії може містити Cliq, засіб відстеження операційних завдань і внутрішній довідник. Простір клієнта може містити його сеанс Cliq, план проєкту та документи для перевірки.
Кожен простір відкривається у власному вікні. Повторне використання того самого профілю WebCatalog у кількох просторах означає використання того самого облікового запису; інша назва простору не створює нової облікової ідентичності. Таке повторне використання доречне, коли один обліковий запис правомірно бере участь у розмовах кількох проєктів.
Виберіть тарифний план WebCatalog, який відповідає потрібній кількості застосунків, профілів і просторів. Рахуйте окремі облікові записи незалежно від проєктів: п’ять проєктів, у яких використовується один обліковий запис, не потребують автоматично п’яти профілів.
Приклад: менеджер із реалізації проєктів працює з трьома видами взаємодії
Уявіть менеджера з реалізації проєктів, який координує внутрішній запуск продукту, впровадження рішення для клієнта та передавання результатів роботи від постачальника. Проєкти об’єднує одна людина, але не всі облікові записи чи документи в них спільні.
Внутрішній запуск: тримайте командне обговорення поруч із планом
Для внутрішнього запуску використовуйте обліковий запис компанії. Розмістіть цей сеанс Cliq поруч із контрольним списком випуску та журналом рішень у просторі «Запуск продукту».
Коли учасник команди запитує, чи готовий певний етап, план доступний у тому самому робочому контексті. Зафіксуйте рішення там, де проєктна команда очікує його знайти, а потім дайте відповідь у відповідному каналі. Перевага полягає в простішому переході від обговорення до запису, який його підкріплює.
Для цього не потрібен новий обліковий запис Cliq лише тому, що запуск має власний простір. Обліковий запис компанії також можна повторно використовувати в просторі операційної діяльності, якщо обидва контексти належать до тієї самої облікової ідентичності.
Впровадження для клієнта: зберігайте наданий клієнтом обліковий запис окремо
Припустімо, клієнт надає обліковий запис для своєї організації. Призначте його профілю «Клієнт Північ» і використовуйте разом із проєктними інструментами клієнта.
Перед першою перевіркою підтвердьте доступ до каналу впровадження та документа, який обговорюватиметься. Якщо чат відкривається, а файл проєкту — ні, з’ясуйте, який обліковий запис очікує файловий сервіс. Робочий сеанс Cliq не доводить, що всі допоміжні застосунки використовують ті самі облікові дані.
Використовуйте простір клієнта як нагадування про поточне завдання. Поширюючи файл, перевіряйте, кому він призначений і в яку розмову надсилається. Мета — полегшити дотримання звичайного процесу перевірки, тримаючи відповідні документи під рукою.
Передавання результатів від постачальника: за потреби повторно використовуйте обліковий запис компанії
Для взаємодії з постачальником може бути достатньо погодженого зовнішнього каналу. Залиште обліковий запис компанії та додайте документи щодо передавання результатів від постачальника в окремий простір проєкту.
У схемі доступу має бути зазначено, що для цієї розмови й далі використовується профіль «Операційна діяльність компанії». Це розмежування важливе, коли ви повертаєтеся після перерви: ви — працівник, який співпрацює із зовнішньою стороною, а не користувач, що ввійшов до внутрішньої організації постачальника.
Якщо постачальник не може приєднатися, попросіть відповідальних адміністраторів перевірити запрошення та політики співпраці. Створення нового профілю WebCatalog не змінить серверних дозволів, які визначають можливість участі.
Підтримуйте актуальність схеми доступу зі зміною роботи
Оновлюйте схему, коли починається робота для клієнта, підрядник завершує завдання або відповідальність переходить до іншого колеги. Корисні запитання мають бути конкретними: який обліковий запис використовується, які розмови досі потрібні та хто може змінити цей доступ?
Коли людина припиняє участь у роботі, адміністратору може знадобитися скасувати її організаційний або гостьовий доступ. Видалення ярлика з робочого столу — окрема дія з упорядкування. Спочатку внесіть зміни на рівні сервісу через організацію, яка керує членством, а потім упорядкуйте робочий простір відповідно до них.
Також переглядайте застосунки, пов’язані з розмовою. Проєкт може завершитися, а старий опис завдання, календар або обліковий запис документного сервісу залишатися перед очима щодня. Прибирайте ресурси, які більше не потрібні для поточної роботи, щоб простір і надалі відповідав своєму призначенню.
Якщо сповіщення відволікають, визначте, які розмови потребують відповіді протягом кожного робочого блоку. Використовуйте доступні в конкретному середовищі Cliq засоби керування сповіщеннями та перевірте результат, перш ніж покладатися на них. Доступність більшої кількості облікових записів не означає, що кожному з них потрібно приділяти однакову увагу протягом усього дня.
Виділіть наступній організації чітке місце на робочому столі
Почніть з одного облікового запису компанії та однієї зовнішньої взаємодії. Визначте, чи потрібні для цієї взаємодії окремий обліковий запис, гостьове запрошення, зовнішній канал або мережа Network. Зафіксуйте відповідь, перш ніж налаштовувати робоче середовище.
Потім додайте Zoho Cliq до WebCatalog, створіть профілі для окремих облікових записів і сформуйте простори навколо роботи, що виникає в межах кожної взаємодії. Структура ваших облікових записів залишатиметься узгодженою з доступом, який надають організації, а розмови та інструменти буде легше знаходити разом.
