Zoho Cliq дає змогу вести розмови за межами компанії. Ви можете працювати в організації свого роботодавця, співпрацювати з постачальником і використовувати окремий обліковий запис, наданий клієнтом, для іншого завдання. Для кожних таких взаємин може знадобитися окремий тип доступу.
Перший крок до керування кількома обліковими записами Zoho Cliq — визначити, як пов’язані між собою ці взаємини. Для окремих облікових записів потрібні окремі сеанси. Зовнішній канал, запрошення гостя або мережа можуть дати змогу співпрацювати через обліковий запис, яким ви вже користуєтеся. Створення іншого профілю на комп’ютері не визначає, який варіант дозволяє ваша організація.
Коли модель доступу визначено, власна настільна програма Cliq може зберігати до десяти окремих облікових записів, кожен у власному вікні. Якщо ви хочете згрупувати кожен обліковий запис з іншими вебпрограмами, які використовуються для відповідних завдань, WebCatalog Desktop дає змогу зберігати облікові записи в окремих профілях.
Відокремте питання облікового запису від питання організації
«Кілька організацій» може означати різні ситуації. Працівник з іншим обліковим записом, наданим компанією, має іншу проблему, ніж партнер, запрошений до спільної розмови.
У документації Zoho щодо Cliq із CRM Plus чітко розрізняються ці випадки: користувач належить до однієї основної організації та може приєднуватися до інших організацій як зовнішній користувач. У документації описано перемикання між цими контекстами, причому доступ відрізняється від того, який надається внутрішнім учасникам.
Пізніше в Cliq з’явилися засоби керування гостьовими користувачами, які дають змогу отримати доступ до зіставлених каналів і контактів в іншій організації. Можливість участі залежить від запрошення та відповідних політик організації.
Отже, однакова адреса електронної пошти, яка використовується для роботи в кількох компаніях, не обов’язково означає наявність двох незалежних облікових записів Cliq. З’ясуйте, чи використовуєте ви окремий обліковий запис, маєте зовнішній статус учасника або отримали конкретне запрошення до співпраці. Не слід припускати, що правила роботи з кількома організаціями в інших продуктах Zoho без змін застосовуються до Cliq.
Складіть карту доступу, перш ніж додавати облікові записи на комп’ютері
Створіть короткий перелік завдань, які потрібно виконати. Для кожного місця призначення визначте обліковий запис, тип доступу, відповідального адміністратора та супровідні матеріали.
| Робочі взаємини | Що потрібно з’ясувати щодо доступу | Рекомендоване налаштування на комп’ютері |
|---|---|---|
| Працівник вашої основної компанії | Ваш внутрішній обліковий запис і призначені канали | Профіль компанії та робочий простір |
| Клієнт надає вам окремий дозволений обліковий запис | Організацію та доступ до каналів для цього облікового запису | Окремий профіль із назвою клієнта |
| Постачальник уже використовує Cliq | Зовнішній канал або інший дозволений спосіб співпраці | Ваш наявний обліковий запис поруч із засобами роботи над проєктом постачальника |
| Підрядник долучається до обмеженого за обсягом завдання | Гостьовий доступ до потрібних розмов, якщо він підтримується | Дозволений гостьовий контекст і опис проєкту |
| Спільнота довгострокових партнерів | Участь у мережі Cliq | Відповідна мережа поруч із ресурсами партнерів |
Карта має відображати фактичний доступ. Простір із назвою «Клієнт Північ» корисний лише тоді, коли обліковий запис у ньому має доступ до потрібних розмов.
Наприклад, якщо окремого облікового запису постачальника немає, запишіть «обліковий запис компанії, зовнішній канал постачальника, відповідальний за закупівлі», а не «обліковий запис постачальника». Чіткі назви допоможуть не створювати дублікати профілів для вирішення проблеми, пов’язаної з налаштуванням доступу.
Ознайомтеся з доступними вбудованими можливостями
Настільна програма Cliq підтримує вхід у кілька облікових записів
Власна настільна програма Zoho Cliq уже підтримує кілька облікових записів. Zoho описує додавання облікового запису через Облікові записи → Додати обліковий запис; можна додати до десяти облікових записів. Якщо вибрати обліковий запис у меню «Облікові записи», для нього відкриється нове вікно Cliq.
Якщо ви здебільшого працюєте в Cliq, це простий варіант. У меню облікових записів програми можна перемикатися між окремими обліковими записами компаній, які у вас уже є. WebCatalog Desktop корисніший, коли кожен обліковий запис є частиною ширшого робочого процесу з записами про проєкти, документами, календарями та іншими вебпрограмами.
Зовнішні канали об’єднують організації навколо розмови
Зовнішній канал дає змогу людям із різних організацій співпрацювати. Доступ визначається необхідними політиками та запрошенням. Zoho також підтримує співпрацю через зовнішні канали між визначеними центрами обробки даних, тоді як для прямих повідомлень між центрами діють інші обмеження.
Створення зовнішніх каналів залежить від тарифного плану: на безкоштовному плані їх створювати не можна, а можливість створення каналів на платних планах залежить від редакції та прав адміністратора. Перш ніж обирати цей варіант для співпраці з постачальником, перевірте налаштування організації, яка буде власником каналу.
Гостьовий доступ і мережі призначені для різних взаємин
Оновлена функція гостьового доступу Zoho дає змогу запрошеним співробітникам приєднуватися до наявних каналів. Це може бути зручним для підрядника, який допомагає з конкретною кампанією. Мережа Cliq надає окреме середовище для ширшої зовнішньої співпраці, наприклад постійної спільноти партнерів.
Перш ніж пропонувати новіший сценарій роботи, перевірте актуальну документацію щодо гостьового доступу: наразі Zoho зазначає, що Guest Users 2.0 не підтримується в Zoho One, а також не підтримує прямі повідомлення між центрами обробки даних. Доступний варіант має визначатися редакцією та налаштуваннями конкретної організації.
Ці вбудовані можливості можуть усунути потребу в додатковому обліковому записі. Використовуйте окремий обліковий запис, лише якщо для роботи він справді потрібен, а для зовнішньої участі обирайте відповідну функцію співпраці.
Упорядкуйте дозволені налаштування у WebCatalog Desktop
Підготувавши карту доступу, налаштуйте середовище на комп’ютері відповідно до неї. WebCatalog Desktop дає змогу запускати Cliq в окремому вікні та впорядковувати програму разом з іншими вебпрограмами.
Якщо у вас є два окремі облікові записи, налаштуйте профілі:
- Відкрийте WebCatalog Desktop, перейдіть до розділу Профілі та виберіть Додати профіль.
- Назвіть перший профіль відповідно до облікового запису, який у ньому зберігатиметься, наприклад «Операційна діяльність компанії».
- Відкрийте Cliq у цьому профілі та ввійдіть звичайним способом, який передбачено у вашій організації.
- Створіть другий профіль, наприклад «Клієнт Північ», і ввійдіть у ньому в окремий обліковий запис, наданий клієнтом.
- Перш ніж додавати інші місця призначення, перевірте обліковий запис і організацію в обох сеансах.
Профілі зберігають файли cookie, сеанси та дані перегляду окремо. Вони не надають запрошень, не призначають ліцензій і не змінюють рівень доступу в Cliq.
Потім створіть простір для кожного робочого контексту. У просторі компанії можуть бути Cliq, засіб відстеження операційної діяльності та внутрішній довідник. У просторі клієнта можуть бути сеанс Cliq клієнта, план проєкту та документи для перевірки.
Кожен простір відкривається у власному вікні. Якщо використовувати той самий профіль у кількох просторах, у них буде той самий обліковий запис; інша назва простору не створює іншої ідентичності облікового запису. Такий спосіб використання доречний, коли один обліковий запис має законний доступ до кількох розмов у межах проєктів.
Актуалізуйте карту доступу зі зміною роботи
Оновлюйте карту, коли починається робота над завданням клієнта, підрядник завершує роботу або відповідальність переходить до іншого колеги. Видалення організаційного чи гостьового доступу виконується в Cliq організацією, яка керує членством; видалення профілю лише завершує локальний сеанс.
Після завершення проєкту видаліть відповідні програми та простір із робочого середовища на комп’ютері, щоб видимі елементи відповідали поточній роботі.
Виділіть місце для наступної організації на робочому столі
Почніть з одного облікового запису компанії та одних зовнішніх взаємин. Визначте, чи потрібен для цих взаємин окремий обліковий запис, гостьове запрошення, зовнішній канал або мережа. Запишіть відповідь, перш ніж налаштовувати робоче середовище на комп’ютері.
Потім завантажте WebCatalog Desktop, створіть профілі для окремих облікових записів і сформуйте простори відповідно до роботи, пов’язаної з кожними взаєминами. Структура облікових записів відповідатиме доступу, який надають ваші організації, а потрібні розмови й інструменти буде легше знаходити разом.
