Постачальник надсилає оновлену комерційну пропозицію через Zalo. Клієнт запитує, чи підтверджено дату доставки. У сімейній групі обговорюють плани на вихідні. Коли ці розмови ведуться з різних облікових записів, знайти потрібний чат — лише частина роботи. Вам також потрібні правильний документ, останнє ухвалене рішення та чіткий наступний крок.
Щоб керувати кількома обліковими записами Zalo на комп’ютері, виділіть для кожного наявного облікового запису окремий профіль із виконаним входом і впізнаване робоче середовище. WebCatalog дає змогу тримати ці сеанси окремо та об’єднати робочий обліковий запис із документами, календарем та інструментами відстеження завдань.
Практичний результат — це відтворюваний шлях від повідомлення до виконаного завдання. У цьому посібнику розглянуто конкретний приклад: координатор проєкту працює з в’єтнамським постачальником, а особисте спілкування веде в іншому обліковому записі.
Виділіть кожному обліковому запису Zalo постійне місце
Спершу визначте, які розмови справді належать до різних облікових записів. Для особистого та вже наявного робочого облікового запису можуть знадобитися окремі сеанси. Спілкування з кількома клієнтами від імені одного робочого облікового запису можна залишити в ньому; новий проєкт не обов’язково потребує ще одного входу.
Zalo вже пропонує застосунки для Windows і Mac, мобільні застосунки та вебверсію. Один із можливих варіантів — використовувати нативний застосунок для одного облікового запису й окремий сеанс браузера для іншого. WebCatalog стане в пригоді, якщо ви хочете мати іменовані профілі та вебзастосунки, пов’язані з вашими розмовами, в одному впорядкованому середовищі на комп’ютері.
Щоб користуватися двома обліковими записами Zalo на ПК, почніть із тих, якими ви вже користуєтеся та в яких можете пройти автентифікацію. У WebCatalog Desktop:
- Відкрийте Profiles, виберіть Add profile і назвіть перший профіль «Zalo Work».
- Відкрийте Zalo з цим профілем і ввійдіть у потрібний робочий обліковий запис.
- Додайте ще один профіль із назвою «Zalo Personal».
- Відкрийте Zalo з профілем Personal і ввійдіть в інший обліковий запис.
- Перш ніж відповідати, перевірте обліковий запис і наявність очікуваних розмов у кожному вікні.
У документації WebCatalog щодо профілів пояснюється, що профілі зберігають файли cookie, сеанси та дані перегляду окремо. Відкриття ще одного вікна з тим самим профілем використовує той самий сеанс; коли потрібен інший обліковий запис, виберіть інший профіль.
Для автентифікації за QR-кодом офіційні інструкції Zalo щодо входу радять відобразити код на комп’ютері, відсканувати його через Zalo на телефоні, перевірити відомості про вхід і підтвердити його. Переконайтеся, що на телефоні використовується саме той обліковий запис, який призначено для цього профілю на комп’ютері. Назва профілю «Work» не змінює того, який обліковий запис підтвердив вхід.
Відкриваючи сервіс безпосередньо, використовуйте Zalo Web — адресу вебчату, зазначену в довідці Zalo. Якщо згодом Zalo попросить пройти автентифікацію повторно, виконайте звичайну процедуру входу у відповідному профілі.
Зберіть робочі інструменти навколо розмови
Вікно облікового запису — зручна відправна точка. Але для повноцінної роботи також потрібне місце, де можна перевіряти факти й фіксувати рішення.
Створіть простір у WebCatalog під назвою «Проєкти з постачальниками». Додайте Zalo з профілем Work, застосунок для документів, інструмент відстеження замовлень і календар, у якому фіксуються узгоджені строки доставки. Простір об’єднує застосунки та закладки для певної мети в окремому вікні.
Чітко розрізняйте їхні ролі: профіль визначає сеанс із виконаним входом, а простір групує інструменти. Той самий робочий профіль можна використовувати в різних просторах проєктів, якщо в них використовується один обліковий запис Zalo. Сам по собі інший простір не створює окремого облікового запису й не обмежує його роботою з певним клієнтом.
Почніть з одного робочого простору й окремого вікна особистого Zalo. Виберіть тарифний план WebCatalog, який підтримує потрібні вам застосунки, профілі та простори. Додавайте інструменти тоді, коли вони допомагають виконати завдання, наприклад перевірити комерційну пропозицію або підтвердити зустріч.
Проведіть один запит від чату до узгодженого наступного кроку
Уявіть, що ви координуєте виготовлення друкованих матеріалів для заходу клієнта. Постачальник надсилає переглянуту комерційну пропозицію у ваш робочий обліковий запис Zalo. Клієнту потрібна відповідь щодо кількості, макетів і доставки.
Наведений нижче робочий процес допомагає пов’язати розмову з рішенням, для якого вона потрібна.
Визначте розмову, перш ніж тлумачити запит
Відкрийте профіль Work і перевірте відправника, проєкт та останнє повідомлення. Схожі імена, однакові значки груп або давня розмова можуть призвести до того, що ви неправильно зрозумієте чат, який здається знайомим.
Прочитайте достатньо попередніх повідомлень, щоб зрозуміти, що змінилося. Запитання «Можемо продовжувати?» може стосуватися кількості, перегляду ціни або остаточного макета. Відповідь до з’ясування того, яке саме рішення потрібно ухвалити, може спричинити ще один раунд листування.
У цьому прикладі переглянута пропозиція постачальника передбачає інші характеристики паперу. Перша корисна дія — зіставити цю зміну із затвердженим технічним завданням. Під час перевірки тримайте розмову й технічне завдання перед очима.
Особистий обліковий запис може залишатися доступним в окремому вікні. Повернувшись із нього, ще раз перевірте робочий обліковий запис і розмову, перш ніж надсилати відповідь щодо проєкту. Назви профілів допомагають орієнтуватися, а обліковий запис і одержувач, показані в самому Zalo, підтверджують, куди надійде повідомлення.
Перевірте файл, на якому ґрунтується ваша відповідь
Відкрийте комерційну пропозицію та знайдіть її дату або версію. Зіставте важливі відомості з даними проєкту: кількість, характеристики, затверджену суму та бажану дату доставки. Новіше повідомлення не обов’язково містить остаточний затверджений документ.
Якщо переглянута пропозиція суттєво щось змінює, чітко вкажіть цю відмінність. Наприклад: «У переглянутій пропозиції передбачено щільніший папір. Перш ніж ми її затвердимо, підтвердьте, будь ласка, чи впливає це на дату доставки».
Збережіть переглянуту пропозицію в папці проєкту під назвою, що містить проєкт і версію, та позначте її як таку, що очікує розгляду, доки затвердження не буде підтверджено. Це окремий крок упорядкування файлів. Застосунок для зберігання файлів поруч із Zalo полегшує його виконання, але WebCatalog не копіює вкладення з чату до папки проєкту автоматично.
Перш ніж надсилати файл у відповідь, перевірте і одержувача, і вкладення. Кілька відкритих облікових записів забезпечують зручний доступ, але кінцевому адресату все одно варто приділити хвилину уваги.
Перетворіть відповідь на зобов’язання, яке можна відстежувати
Після того як постачальник підтвердить деталі, визначте, яких дій тепер потребує розмова. Обіцянка надіслати макети завтра потребує відповідального та строку. Підтверджену доставку слід відобразити в графіку проєкту.
Використовуйте у своєму звичному інструменті відстеження короткий запис на зразок цього:
| Пункт | Приклад запису |
|---|---|
| Запит | Затвердити переглянуті характеристики друку |
| Підтверджувальні матеріали | Переглянуту комерційну пропозицію збережено в папці проєкту |
| Рішення | Характеристики затверджено; підтвердження доставки ще очікується |
| Наступна дія | Координатор має підтвердити доставку з постачальником |
| Строк | До наступного перегляду проєкту з клієнтом |
Це приклади проєктних нотаток, а не поля, які WebCatalog додає до Zalo. Їхня мета — зробити стан роботи зрозумілим і після того, як розмова опуститься нижче в списку чатів.
У відповіді повідомте, що вже підтверджено, і вкажіть, що ще очікує підтвердження. «Макет затверджено; я підтверджу дату доставки після відповіді постачальника» — корисніше оновлення для клієнта, ніж нечітке повідомлення про отримання.
Підготуйте передачу справ так, щоб колега міг продовжити роботу
Якщо колезі потрібно продовжити роботу над проєктом, поділіться затвердженим документом і записом рішення через звичні робочі інструменти. Зазначте поточний стан, наступну дію та від кого очікується відповідь.
Передача справ має давати змогу зрозуміти роботу без відтворення історії ваших особистих чатів. Якщо компанії потрібно, щоб кілька працівників відповідали в одній розмові з клієнтом, це вже потреба в командному обміні повідомленнями, яку варто вирішувати окремо.
Якщо клієнтам відповідає команда, використовуйте ролі Zalo Official Account
Zalo Official Account, або Zalo OA, має інше призначення, ніж одночасне використання двох особистих облікових записів Zalo. Він забезпечує організації представництво для взаємодії з клієнтами та надає працівникам доступ до інструментів керування ним.
Згідно з посібником Zalo з початку роботи з Official Account, працівники входять в OA Manager через особисті облікові записи Zalo й вибирають OA, яким їм дозволено керувати. Адміністратор може запросити працівників через Quản lý → Quản lý admin, вибрати відповідні дозволи та надіслати запрошення, яке працівник має прийняти.
Якщо ви керуєте Zalo Official Account кількох організацій через той самий авторизований обліковий запис, вибирайте потрібний OA в OA Manager. Окремий особистий обліковий запис або профіль WebCatalog для кожного OA не потрібен. У просторі клієнта можна зібрати відповідні посилання й документи, тоді як вибраний OA визначає, від імені якої компанії ви працюєте.
Для спільного обслуговування клієнтів Zalo також описує призначення розмов і фільтрування за працівниками. Ці функції залежать від тарифного плану OA та дозволів працівника. Використовуйте їх, щоб визначити, хто працює з клієнтом, якщо ваша конфігурація їх підтримує.
Призначення розмов забезпечує Zalo OA. WebCatalog упорядковує доступ до сервісу поряд з іншими робочими застосунками. Вибирайте функції OA, коли потрібно організувати спільну відповідальність за клієнтів, і окремі профілі, коли потрібно розділити сеанси різних облікових записів.
Перевірте деталі, що впливають на щоденну роботу
Перш ніж переносити звичні процеси в нове робоче середовище на комп’ютері, пройдіть одну типову розмову від початку до кінця. Чи можете ви відкрити потрібне повідомлення, переглянути його документ, надіслати заплановану відповідь і зафіксувати подальші дії? Якщо до цього процесу входять дзвінки, перевірте їх саме в тому середовищі, яким збираєтеся користуватися. Нативні застосунки та вебверсія Zalo можуть мати різні можливості.
Перегляньте сповіщення в кожному обліковому записі та налаштування комп’ютера. Робочий обліковий запис має привертати увагу до розмов, за які ви відповідаєте, а особисті сповіщення можна налаштувати з урахуванням бажаного робочого графіка. Перш ніж покладатися на цю конфігурацію для термінових відповідей, переконайтеся, що очікувані сповіщення надходять.
Окремо перевірте важливу історію та файли. Zalo надає інструкції з резервного копіювання та відновлення у разі зміни телефона, і саме його власні процедури визначають, що буде доступно після зміни пристрою або сеансу. Профіль WebCatalog не є резервною копією історії повідомлень Zalo. Зберігайте важливі проєктні матеріали в місці, яке обрала ваша команда.
Почніть із наступної реальної розмови
Виберіть один робочий обліковий запис, один особистий і один проєкт, щодо якого регулярно надходять повідомлення в Zalo. Додайте Zalo до WebCatalog, створіть для кожного облікового запису іменований профіль і розмістіть робочий сеанс поруч із документами та інструментом відстеження, потрібними для цього проєкту.
Потім на наступному вхідному запиті пройдіть усю послідовність: перевірте обліковий запис і розмову, звірте підтверджувальну інформацію, надішліть чітку відповідь і зафіксуйте наступну дію. Це практичний спосіб керувати робочим та особистим обліковими записами Zalo, зберігаючи впорядкованою роботу, що стоїть за кожним повідомленням.
