Google Voice може використовуватися для дуже різних дзвінків: особистого запису, розмови з клієнтом або дзвінка, який ви приймаєте від імені колеги. Перш ніж додавати ще один обліковий запис, визначте, яку саме різницю вам потрібно відобразити.
Щоб керувати кількома обліковими записами Google Voice, перемикайтеся між ними через меню облікових записів Google або створіть для кожного окремий профіль у WebCatalog Desktop, щоб залишатися в обох облікових записах одночасно. Перевірте номер Voice кожного облікового запису й організуйте роботу відповідно до нього. Якщо на один номер мають відповідати кілька людей, бізнес-функції телефонії Google Voice можуть бути доречнішими, ніж ще одне вікно облікового запису.
WebCatalog Desktop забезпечує доступ до контекстів облікових записів на комп’ютері. Призначення номера, підписка, переадресація та маршрутизація дзвінків залишаються функціями Google Voice.
Спочатку виберіть схему облікових записів і номерів
Обліковий запис Google ідентифікує користувача, який увійшов у систему. Номер Voice — це номер, наданий або призначений через сервіс. Прив’язаний номер телефону — це наявний номер, на який можна переадресовувати дзвінки.
В особистому обліковому записі Google може бути один номер Voice; Google навіть не дозволить перенести другий номер в обліковий запис, у якому вже є один номер. Тому для другого особистого номера потрібен другий обліковий запис Google — і саме тоді виникає потреба керувати кількома обліковими записами.
В інструкціях Google щодо прив’язування номерів пояснюється, що переадресація спрямовує дзвінки на ваш номер Voice далі — на прив’язані телефони. Прив’язування мобільного телефона не створює другу ідентичність Google Voice або окрему поштову скриньку.
Почніть зі схеми, яка відповідає вашим робочим потребам:
| Що вам потрібно | Відповідний варіант для початку | Що дає робоче середовище на комп’ютері |
|---|---|---|
| Мати доступ до особистого облікового запису Voice і наданого роботодавцем | Окремі налаштовані облікові записи | Окремі сеанси та зрозумілі робочі контексти |
| Відповідати на наявний номер Voice з іншого телефона | Переадресація на прив’язаний номер, якщо доступна | Доступ до налаштувань та історії облікового запису |
| Доручити команді приймати дзвінки на спільний робочий номер | Група дзвінків Workspace, якщо вона доступна | Супутні командні інструменти та записи |
| Допомагати керівнику обробляти дзвінки | Делегування дзвінків із відповідними дозволами в межах доступного тарифу | Ваш власний робочий сеанс поруч із погодженими інструментами для подальших дій |
Це різні схеми. Додавання вікон облікових записів не створює групу дзвінків, а переадресація номера не призначає іншій людині відповідальність за розмову. Перш ніж вибирати, де відображати дзвінки, визначте, як саме вони мають оброблятися.
Узгодьте схему з фактичною підпискою Voice
Особисті та робочі облікові записи Google Voice не пропонують однакових функцій. У порівнянні підписок Google розрізняються плани для одного користувача та підписки, що додаються до Google Workspace.
Безкоштовний споживчий сервіс — це один із варіантів для одного користувача. Google також пропонує підписки Starter standalone і Standard standalone для відповідних вимогам особистих облікових записів Gmail у США. Тому наявність особистого облікового запису Gmail не означає, що ви знаєте, чи користується він безкоштовним сервісом або платним планом.
Документація щодо окремих тарифів важлива під час порівняння бізнес-функцій: Standard standalone включає автоматичних операторів, але не включає групи дзвінків або делегування викликів. Ці функції для спільної роботи доступні в підписках Voice Standard і Premier як доповнення до Workspace.
Для облікового запису, яким керує компанія, переконайтеся, що для користувача налаштовано Voice. Сама лише робоча адреса електронної пошти не підтверджує наявність активного сервісу Voice або потрібної функції телефонії.
Вибір також залежить від місця розташування. Тарифи для одного користувача доступні лише у США. Для організацій доступність залежить від країни та від того, чи надається телефонний зв’язок через тарифний план Google, Carrier Link або SIP Link. Перш ніж планувати впровадження в різних регіонах, перегляньте посібник Google щодо країн і постачальників.
Щоб упорядкувати два наявні облікові записи, не потрібно повністю перебудовувати телефонну систему. Але перш ніж очікувати однакових функцій від обох, потрібно знати, яким сервісом користується кожен із них.
Користуйтеся вбудованими засобами керування обліковими записами Google, якщо вони вам підходять
Google уже надає можливість одночасно входити в кілька облікових записів і перемикатися між ними. На комп’ютері натисніть зображення профілю або ініціал, щоб додати обліковий запис чи вибрати його, а потім перевірте, який обліковий запис активний у відкритому сервісі.
У мобільному застосунку Voice також можна перемикатися між обліковими записами на Android і iPhone або iPad. Вибір облікового запису — зручний варіант, якщо потрібно лише час від часу перемикатися між контекстами.
На комп’ютері Google Voice працює у вебверсії. У рекомендаціях Google щодо дзвінків перелічено підтримувані браузери, зокрема Chrome, Edge, Firefox і Safari. Для простої конфігурації може бути достатньо відкривати Voice у браузері.
Окремі профілі WebCatalog Desktop зручні, коли для особистого та робочого облікових записів потрібні постійні, чітко названі робочі середовища — особливо якщо дзвінки пов’язані з документами, зустрічами чи записами про проєкти. Ви зможете повернутися до потрібного сеансу, не покладаючись лише на те, який обліковий запис Google вибрано у звичайному вікні браузера.
Створіть для кожного облікового запису окреме впізнаване середовище у WebCatalog Desktop
Додайте Google Voice у WebCatalog Desktop. У розділі Профілі виберіть Додати профіль, назвіть його відповідно до призначення облікового запису та відкрийте Voice у цьому профілі. Увійдіть за допомогою потрібного облікового запису Google. Повторіть дії для іншого облікового запису, створивши другий профіль. Кожен профіль відкриває Voice у власному вікні на комп’ютері із власною піктограмою в Dock або на панелі завдань — замість вкладки браузера, яку можна випадково закрити.
У документації WebCatalog про профілі пояснюється, що файли cookie, сеанси та дані перегляду залишаються окремими для кожного профілю. Наприклад, профілі можна назвати «Особистий Voice» і «Робота з консультаціями».
Перш ніж продовжити, перевірте адресу електронної пошти облікового запису та номер Voice у кожному сеансі. Порожня історія дзвінків або сторінка реєстрації можуть означати, що вибрано інший обліковий запис Google, ніж той, у якому налаштовано сервіс. Перш ніж створювати або змінювати номери, з’ясуйте, який саме обліковий запис потрібен.
Створіть простір для роботи з Voice, календарем і записами, якими ви користуєтеся після дзвінків. Кожен простір відкривається в окремому вікні. Профілі розділяють сеанси облікових записів, а простори впорядковують програми за призначенням.
Якщо один і той самий робочий номер використовується для кількох клієнтських проєктів, можна використовувати його профіль у різних просторах проєктів. Це все одно буде той самий обліковий запис Voice з тією самою історією.
Сценарій 1. Особисті та робочі дзвінки протягом робочого дня
Уявімо консультанта, який користується наявним особистим обліковим записом Voice і окремим робочим обліковим записом, налаштованим роботодавцем. Мета — розуміти контекст кожної розмови й зберігати пов’язану з нею роботу у відповідному місці.
На початку дня відкрийте робочий сеанс поруч із календарем зустрічей і нотатками про поточних клієнтів. Коли потрібен особистий обліковий запис, тримайте його в окремому вікні. Не використовуйте обидві історії дзвінків як один список завдань: пропущений дзвінок щодо особистої зустрічі та запит клієнта вимагають різних подальших дій.
Щоб приймати вхідні дзвінки на комп’ютері, відповідний сеанс має бути відкритий. За словами Google, для отримання дзвінків на комп’ютері Voice має залишатися відкритим. Перевірте вибрані мікрофон і динаміки, а також відповідні дозволи на сповіщення. Перш ніж покладатися на нову конфігурацію для зустрічей, здійсніть тестовий дзвінок.
Якщо ви також користуєтеся прив’язаними телефонами, перевірте налаштування переадресації в потрібному обліковому записі. Google зазначає, що номер телефону не можна прив’язати до іншого номера Voice, якщо його вже прив’язано деінде. Не плануйте роботу двох сеансів на комп’ютері з переадресацією дзвінків з обох облікових записів на один і той самий прив’язаний номер, не з’ясувавши спершу, що саме дозволяє сервіс.
Повертаючи пропущений дзвінок, спершу відкрийте історію відповідного облікового запису. Переконайтеся, що правильно визначили контекст дзвінка, зателефонуйте у відповідь і зафіксуйте наступну дію разом із відповідним записом про зустріч або роботу з клієнтом.
Сценарій 2. Кілька клієнтських проєктів використовують один робочий номер
Другий клієнт не обов’язково означає потребу в другому обліковому записі Voice. Якщо ваша консалтингова практика вже використовує один робочий номер, корисніше може бути впорядкувати дзвінки за проєктами.
Створіть простір для проєкту, пов’язаного з частими телефонними розмовами. Додайте Voice із наявним робочим профілем, а також опис проєкту, розклад і журнал рішень. В іншому просторі для проєкту можна повторно використати цей профіль, але показати інші супутні інструменти.
Повторне використання профілю не розділяє історію Voice за проєктами, не створює окремих скриньок голосової пошти для кожного проєкту й не змінює номер для дзвінків. Ведіть облік проєктів у наявних записах. WebCatalog Desktop зручно впорядковує інструменти, але не класифікує абонентів автоматично.
Сценарій 3. Обробка дзвінків від імені колеги
Потреби помічника керівника відрізняються від потреб людини, яка використовує два особисті облікові записи. Помічнику потрібен дозвіл обробляти дзвінки іншої людини, водночас використовуючи власну робочу ідентичність.
У відповідних тарифах Workspace скористайтеся делегуванням дзвінків. Адміністратор може надати делегату дозволи здійснювати та приймати дзвінки, а також отримувати доступ до голосової пошти від імені особи, яка делегує ці повноваження. Доступні обов’язки залежать від наданих дозволів.
Перш ніж почати обробляти дзвінки, узгодьте практичні правила передавання: які дзвінки потрібно переадресовувати, які можна обробляти самостійно та як фіксувати прохання передзвонити. Відкрийте власний сеанс Voice поруч із дозволеним календарем і записом для подальших дій у просторі «Підтримка керівника».
Якщо після вхідного дзвінка потрібні подальші дії, зафіксуйте, хто має відповісти і який контекст йому потрібен. Робочий простір підтримує цей процес і не вимагає входити в обліковий запис керівника через другий профіль. Делегування надається засобами Google Voice, а не WebCatalog Desktop.
Для відповідей на дзвінки командою розгляньте натомість групу дзвінків. У відповідних тарифах Google підтримує варіанти маршрутизації, робочі години та обробку дзвінків, на які не відповіли. У документації також зазначено, що дзвінки групи дзвінків не переадресовуються на прив’язані мобільні номери її учасників, тому під час налаштування чергування перевірте, на які саме пристрої надходитимуть дзвінки.
Відкриті вікна облікових записів не можуть замінити ці правила маршрутизації. Скористайтеся відповідною функцією Voice, а потім упорядкуйте робочі матеріали кожного учасника навколо неї.
Створіть робочий простір з урахуванням наступного дзвінка
Почніть з облікових записів і номерів, які вже вам призначено. Визначте, що потрібно покращити: окремі сеанси для особистих і робочих справ, кращий контекст проєктів або підтримувана схема делегування чи групи дзвінків.
Потім завантажте WebCatalog Desktop. Створіть окремі профілі для різних облікових записів, розмістіть робочий обліковий запис поруч з інструментами, які допомагають перетворювати дзвінки на рішення, і перевірте налаштування вхідних дзвінків до наступної запланованої розмови. Так ви отримаєте зрозуміліше середовище для дзвінків і подальшої роботи — без плутанини між упорядкуванням облікових записів і налаштуванням телефонної системи.
