Google Voice можна використовувати для дуже різних дзвінків: щодо особистої зустрічі, обговорення з клієнтом або розмови від імені колеги. Перш ніж додавати ще один обліковий запис, визначте, яку саме відмінність вам потрібно відобразити.
Щоб керувати кількома обліковими записами Google Voice, використовуйте окремий сеанс на комп’ютері для кожного наявного облікового запису, перевірте його номер Voice та організуйте роботу навколо цього облікового запису. Якщо на дзвінки на один номер мають відповідати кілька людей, бізнес-функції телефонії Google Voice можуть бути доречнішими за ще одне вікно облікового запису.
WebCatalog допомагає тримати контексти різних облікових записів під рукою на комп’ютері. Призначення номерів, підписки, переадресація та маршрутизація дзвінків залишаються функціями Google Voice.
Спочатку виберіть схему облікових записів і номерів
Обліковий запис Google визначає користувача, який увійшов у систему. Номер Voice — це номер, наданий або призначений через сервіс. Зв’язаний номер телефону — це наявний номер, на який можуть надходити переадресовані дзвінки.
В інструкціях Google щодо зв’язаних номерів пояснюється, що переадресація спрямовує дзвінки, які надходять на ваш номер Voice, на зв’язані телефони. Прив’язування мобільного телефону не створює другого облікового запису Google Voice чи окремої скриньки вхідних повідомлень.
Почніть зі схеми, яка відповідає вашій роботі:
| Що вам потрібно | Відповідна відправна точка | Що додає робоче середовище на комп’ютері |
|---|---|---|
| Мати під рукою особистий і наданий роботодавцем облікові записи Voice | Окремі облікові записи з підключеним сервісом | Окремі сеанси та легко впізнавані робочі контексти |
| Відповідати на дзвінки на наявний номер Voice з іншого телефону | Переадресація на зв’язаний номер, де вона доступна | Доступ до налаштувань та історії облікового запису |
| Дати команді змогу обробляти дзвінки на спільний робочий номер | Група виклику Workspace у відповідному тарифі | Супутні командні інструменти та записи |
| Допомагати керівникові обробляти дзвінки | Авторизоване делегування дзвінків у відповідному тарифі | Власний робочий сеанс поруч з узгодженими інструментами для подальших дій |
Це різні схеми. Додаткові вікна облікових записів не створюють групи виклику, а переадресація номера не покладає на іншу людину відповідальність за розмову. Перш ніж вибирати, де відображати дзвінки, визначте, як вони мають оброблятися.
Узгодьте схему з фактичною підпискою Voice
Особисті та корпоративні облікові записи Google Voice мають різні набори функцій. У порівнянні підписок Google розрізняються тарифи для одного користувача та підписки, що додаються до Google Workspace.
Безкоштовний сервіс для приватних користувачів — один із варіантів для одного користувача. Google також пропонує підписки Starter standalone і Standard standalone для особистих облікових записів Gmail у США, які відповідають вимогам. Тож сам факт входу через особистий Gmail не дає змоги визначити, чи використовується безкоштовний сервіс, чи платний тариф.
Документація щодо автономних тарифів важлива для порівняння бізнес-функцій: Standard standalone містить автосекретарів, але не містить груп виклику чи делегування дзвінків. Ці функції спільної роботи доступні в Voice Standard і Premier як доповненнях до Workspace.
Для облікового запису, яким керує компанія, переконайтеся, що користувачеві підключено Voice. Самої наявності робочої електронної адреси недостатньо, щоб мати робочий сервіс Voice або потрібну функцію телефонії.
Місцеперебування також впливає на вибір. Тарифи для одного користувача доступні лише у США. Для організацій доступність залежить від країни та від того, чи телефонний зв’язок надається через тарифний план Google, Carrier Link або SIP Link. Перш ніж планувати впровадження в різних місцях, ознайомтеся з довідником Google щодо країн і постачальників.
Щоб упорядкувати два наявні облікові записи, не потрібно повністю перебудовувати телефонну систему. Але перш ніж очікувати від обох однакових функцій, потрібно знати, який сервіс підключено до кожного з них.
Використовуйте вбудовані засоби керування обліковими записами Google, коли вони підходять
Google уже надає можливість входу в кілька облікових записів і перемикання між ними. На комп’ютері натисніть зображення профілю або ініціал, щоб додати чи вибрати обліковий запис, а потім перевірте, який обліковий запис активний у відкритому сервісі.
Для мобільного застосунку Voice також є інструкції з перемикання облікових записів на Android та iPhone або iPad. Перемикач облікових записів — зручний варіант, якщо змінювати контекст потрібно лише час від часу.
На комп’ютері Google Voice працює через вебінтерфейс. У рекомендаціях Google щодо дзвінків наведено підтримувані браузери, зокрема Chrome, Edge, Firefox і Safari. Для простої схеми використання може бути достатньо тримати Voice відкритим у браузері.
Окремі профілі WebCatalog стають корисними, коли особистому й робочому обліковим записам потрібні постійні місця з чіткими назвами, особливо якщо після дзвінків ви працюєте з документами, зустрічами чи записами про проєкти. Ви можете повернутися до потрібного сеансу, не покладаючись лише на те, який обліковий запис Google випадково вибрано у звичайному вікні браузера.
Створіть для кожного облікового запису впізнаване місце на комп’ютері
Додайте Google Voice до WebCatalog Desktop. У розділі Profiles виберіть Add profile, назвіть профіль відповідно до призначення облікового запису й відкрийте Voice із цим профілем. Увійдіть у потрібний обліковий запис Google. Повторіть ці дії з другим профілем для іншого облікового запису.
У документації WebCatalog щодо профілів пояснюється, що файли cookie, сеанси та дані перегляду зберігаються окремо для кожного профілю. Доречними назвами можуть бути «Особистий Voice» і «Консалтингова робота».
Перш ніж продовжувати, перевірте електронну адресу облікового запису та номер Voice у кожному сеансі. Порожня історія дзвінків або екран реєстрації можуть означати, що ви вибрали не той обліковий запис Google, до якого підключено сервіс. З’ясуйте, який обліковий запис потрібен, перш ніж створювати або змінювати номери.
Створіть робочий простір, що міститиме Voice, ваш календар і записи, з якими ви працюєте після дзвінків. Кожен простір відкривається в окремому вікні. Профілі відокремлюють сеанси облікових записів, а простори впорядковують застосунки відповідно до певної мети.
Якщо один робочий номер використовується для кількох клієнтських проєктів, ви можете повторно використовувати його профіль у різних проєктних просторах. Це все одно буде той самий обліковий запис Voice з тією самою історією. Виберіть тариф WebCatalog, який підтримує потрібні вам профілі, застосунки та простори.
Сценарій 1: особисті та професійні дзвінки протягом робочого дня
Уявімо консультанта, який користується наявним особистим обліковим записом Voice і окремим корпоративним обліковим записом із підключеним сервісом. Мета — розпізнавати контекст кожної розмови та зберігати результати роботи у відповідному місці.
На початку дня відкрийте робочий сеанс поруч із календарем зустрічей і поточними нотатками щодо клієнтів. За потреби тримайте особистий сеанс в окремому вікні. Не сприймайте дві історії дзвінків як єдиний список завдань: пропущений дзвінок щодо особистої зустрічі та запит клієнта потребують різних подальших дій.
Щоб приймати вхідні дзвінки на комп’ютері, відповідний сеанс має бути відкритий і доступний. Google зазначає, що для отримання дзвінків на комп’ютері Voice має залишатися відкритим. Перевірте вибрані мікрофон і динаміки, а також відповідні дозволи на сповіщення, а потім зробіть тестовий дзвінок, перш ніж покладатися на нові налаштування для запланованих розмов.
Якщо ви також використовуєте зв’язані телефони, перевірте їхні налаштування переадресації в потрібному обліковому записі. У документації Google зазначено, що номер телефону не можна зв’язати з іншим номером Voice, якщо він уже зв’язаний деінде. Не плануйте переадресацію з обох облікових записів на той самий зв’язаний номер у двох сеансах на комп’ютері, не перевіривши, що дозволяє сервіс.
Перш ніж передзвонювати після пропущеного дзвінка, відкрийте історію потрібного облікового запису. Перевірте контекст дзвінка, потім передзвоніть і зафіксуйте наступну дію в записах щодо відповідної зустрічі або роботи з клієнтом.
Сценарій 2: кілька клієнтських проєктів використовують один робочий номер
Другий клієнт не обов’язково потребує другого облікового запису Voice. Якщо ваша консалтингова практика вже використовує один робочий номер, кориснішим удосконаленням може бути організація дзвінків за проєктами.
Створіть простір для проєкту, який потребує частих телефонних обговорень. Додайте Voice з наявним робочим профілем, а також опис проєкту, графік і журнал рішень. В іншому проєктному просторі можна повторно використовувати цей профіль, розмістивши поруч власні допоміжні інструменти.
Коли телефонує клієнт, відкрийте контекст відповідного проєкту та працюйте з актуальним описом. Наприкінці зафіксуйте рішення, відповідального й наступний крок. Наприклад: «Узгодити змінену дату здачі зі спонсором проєкту, а потім надіслати оновлений графік». Цього достатньо для конкретної дії без потреби переписувати всю розмову.
Повторне використання профілю не розділяє історію Voice за проєктами, не створює окремих скриньок голосової пошти для проєктів і не змінює номер, що використовується для дзвінків. Підтримуйте розмежування проєктів у записах, якими вже користуєтеся. WebCatalog забезпечує зручне розташування інструментів, але не класифікує абонентів автоматично.
Перед завершенням робочого дня перегляньте пропущені дзвінки та голосові повідомлення робочого облікового запису й зіставте їх із записами про проєкти. Позначте подальші дії там, де ви керуєте роботою, щоб, відкривши проєкт завтра, одразу побачити, що ще потребує уваги.
Сценарій 3: обробка дзвінків від імені колеги
Потреби помічника керівника відрізняються від потреб людини, яка користується двома особистими обліковими записами. Помічникові потрібен дозвіл обробляти дзвінки іншої людини, продовжуючи працювати під власним робочим обліковим записом.
У відповідних тарифах Workspace Voice використовуйте делегування дзвінків. Адміністратор може надати представникові дозволи здійснювати й приймати дзвінки та отримувати доступ до голосової пошти від імені особи, яка делегує повноваження. Надані дозволи визначають доступні обов’язки.
Перш ніж починати підміну, узгодьте практичні
