У Google Drive стає складніше орієнтуватися, коли ваші файли стосуються різних сфер життя. Комерційна пропозиція зберігається в робочому обліковому записі, клієнт надає окремий корпоративний обліковий запис, а особисті документи лежать на іншому Диску. Складність у тому, щоб пам’ятати, який обліковий запис пов’язаний із потрібним документом.
Є кілька зручних способів керувати кількома обліковими записами Google Drive. Google підтримує перемикання облікових записів у браузері, а Google Диск для комп’ютера дає змогу підключити кілька облікових записів для локального доступу до файлів. Профілі браузера та WebCatalog надають додаткові способи впорядкувати облікові записи, якими ви користуєтеся протягом дня.
Вибір налаштувань залежить від того, що ви робите після відкриття Диска. Час від часу читаєте спільний документ, працюєте з файлами у Finder чи Файловому провіднику або перемикаєтеся між поштою клієнта, документами та зустрічами? Почніть із цього запитання, а потім створіть мінімальну конфігурацію, яка охоплює вашу звичну роботу.
Вибирайте конфігурацію відповідно до своїх завдань
Ці варіанти розв’язують різні аспекти проблеми, і кілька з них можна використовувати разом.
| Ваша основна потреба | З чого варто почати | Що слід врахувати |
|---|---|---|
| Час від часу відкривати Диск іншого облікового запису | Перемикач облікових записів Google | Перевіряйте активний обліковий запис Google перед редагуванням або завантаженням файлів. |
| Отримувати доступ до хмарних файлів через Finder або Файловий провідник | Google Диск для комп’ютера | Google підтримує до чотирьох облікових записів; виберіть налаштування синхронізації для кожного. |
| Упорядкувати все браузерне середовище за обліковими записами | Профілі браузера | Ви керуєте окремим браузерним середовищем для роботи, особистих справ або клієнта. |
| Тримати Диск поруч з іншими застосунками для кожного облікового запису | WebCatalog Desktop | Профілі розділяють сеанси; простори впорядковують застосунки та профілі, якими ви користуєтеся разом. |
Також розрізняйте кілька облікових записів і кілька папок. Якщо три клієнти надали доступ до папок вашому наявному робочому обліковому запису, вам може бути достатньо лише його. Створюйте окреме середовище для облікового запису лише тоді, коли вам справді потрібно використовувати інший обліковий запис Google. Для папок у межах одного облікового запису може вистачити чіткої структури проєктів.
Використовуйте перемикач облікових записів Google для епізодичного доступу через браузер
Google дає змогу входити в кілька облікових записів Google і перемикатися між ними, не виходячи із системи. У сервісі Google натисніть своє фото профілю або ініціал, виберіть Додати обліковий запис і ввійдіть. Після цього ви зможете вибирати потрібний обліковий запис у меню облікових записів.
Це слушний початковий варіант для тих, хто перевіряє другий Диск кілька разів на тиждень. Налаштувань небагато, а браузер залишається основним робочим середовищем.
Перш ніж завантажувати готовий результат роботи чи надсилати запит на доступ до документа, перевірте електронну адресу в меню облікових записів Google. Знайомий аватар — не надто надійний орієнтир, особливо якщо в обох облікових записах використовується те саме фото. Google також зазначає, що перший обліковий запис, у який ви входите, часто стає типовим. Це може мати значення, коли сервіс не впевнений, який обліковий запис ви хочете використовувати.
Якщо вам постійно доводиться зупинятися й перевіряти меню облікових записів, подумайте про те, щоб виділити кожному обліковому запису більш упізнаване місце у своєму повсякденному робочому середовищі.
Використовуйте Диск для комп’ютера, коли важливий локальний доступ до файлів
Якщо вам потрібні файли у Finder на Mac або у Файловому провіднику на Windows, почніть із власного клієнта синхронізації Google. Диск для комп’ютера підтримує до чотирьох облікових записів одночасно.
Щоб підключити ще один обліковий запис:
- Відкрийте меню Диска для комп’ютера.
- Натисніть своє фото профілю у верхньому правому куті.
- Виберіть Додати інший обліковий запис і ввійдіть через браузер.
- Перезапустіть Диск для комп’ютера відповідно до вказівок Google.
Підключивши облікові записи, визначте, яку частину кожного Диска слід зберігати на пристрої. У посібнику Google з потокового передавання та дзеркального відображення файлів пояснено різницю: за потокового передавання файли переважно зберігаються в хмарі, а локальне місце використовується для файлів, які ви відкриваєте або робите доступними офлайн; за дзеркального відображення повна копія розділу «Мій диск» зберігається і локально, і в хмарі. Спільні диски підтримують потокове передавання.
Наприклад, дизайнеру може бути потрібен регулярний локальний доступ до робочих матеріалів у власному робочому обліковому записі, тоді як папку клієнта з довідковими матеріалами він переглядає лише зрідка. Ці потреби вимагають різних рішень щодо локального зберігання. Враховуйте доступне місце на диску, файли, які знадобляться в поїздках, і вимоги вашої організації.
Подбайте, щоб назви облікових записів були впізнаваними під час навігації локальними файлами. Перш ніж вибирати місце для завантаження чи експорту, перевірте і обліковий запис, і папку. Правильно названий файл на неправильному Диску все одно створює зайву роботу для всіх, хто намагається його знайти.
WebCatalog тут виконує інше завдання: упорядковує доступ до вебінтерфейсу Диска та пов’язаних застосунків. Він не замінює клієнт синхронізації файлів Google і не об’єднує сховища окремих облікових записів Google. Ви можете використовувати Диск для комп’ютера для локальних файлів, а WebCatalog — для вебчастини того самого проєкту.
Використовуйте профілі браузера для ширшого розділення роботи в інтернеті
Якщо ваша робота вже зосереджена в браузері, окремих профілів може бути достатньо. Профілі Chrome дають змогу окремо зберігати закладки, історію, паролі, налаштування та іншу інформацію.
У Chrome відкрийте меню профілів браузера, виберіть Додати профіль Chrome і дайте профілю зрозумілу назву. Відкрийте Диск у цьому профілі та ввійдіть в обліковий запис Google, який плануєте в ньому використовувати. За потреби повторіть ці дії для іншого облікового запису.
Називайте профілі за роллю, яку одразу впізнаєте: «Особистий», «Студія» або «Робочий обліковий запис Acme». Назва проєкту менш корисна, якщо обліковий запис використовуватиметься й після його завершення.
Цей підхід зручний, якщо ви хочете тримати вкладки з дослідженнями для клієнта, закладки та інші вебсайти в окремому браузерному середовищі. Зі збільшенням кількості облікових записів звертайте увагу, чи не перетворюється керування вікнами браузера на окреме завдання.
Упорядковуйте регулярну роботу з обліковими записами у WebCatalog
WebCatalog корисний, коли Диск — лише один з етапів ширшого робочого процесу, що охоплює електронну пошту, календарі, чати та інструменти для проєктів. Його профілі зберігають сеанси облікових записів і дані перегляду окремо, тож ви можете повертатися до кожного облікового запису в його власному середовищі.
Почніть з облікових записів, якими користуєтеся найчастіше. Дотримуйтеся інструкцій WebCatalog із налаштування профілів:
- Відкрийте WebCatalog Desktop і перейдіть до розділу Профілі.
- Виберіть Додати профіль і дайте йому впізнавану назву.
- Відкрийте Диск із цим профілем і ввійдіть у потрібний обліковий запис Google.
- Повторіть ці дії для іншого облікового запису.
Робочий профіль, який ви використовуєте для Диска, також можна використовувати для Gmail і Google Календаря у межах того самого облікового запису Google. Завдяки цьому ви залишатиметеся в середовищі одного облікового запису, переходячи від запиту електронною поштою до документа, а потім — до зустрічі для його обговорення.
Використовуйте простори, щоб об’єднати застосунки та профілі навколо клієнта чи проєкту. Кожен простір відкривається у власному вікні. Профілі забезпечують розділення облікових записів, а простір допомагає їх упорядкувати.
Нехай початкова конфігурація буде невеликою. Додайте застосунки, потрібні для одного регулярного завдання, перш ніж відтворювати все своє робоче середовище. Тариф Basic у WebCatalog включає два настільні застосунки, два профілі та один простір. Pro і Business підтримують необмежену кількість застосунків, профілів і просторів, що важливо, якщо ви почнете працювати з кількома клієнтами або більшими наборами застосунків.
Практичний робочий процес для документів клієнтів
Уявімо консультанта, який має робочий обліковий запис Google та окремий обліковий запис, наданий Acme. Acme очікує, що робота над проєктом відбуватиметься через її обліковий запис. Консультант також має інших клієнтів, які надають доступ до документів безпосередньо на його робочу адресу.
Доцільно розділяти роботу за обліковим записом Google, потрібним для її виконання. Для Acme створюється окремий профіль. Інші клієнти можуть залишатися в робочому профілі, якщо саме цьому обліковому запису вони надали доступ.
Починайте з правильного облікового запису
Перш ніж братися до завдання, відкрийте профіль Диска для Acme. Перевірте електронну адресу облікового запису, а потім перейдіть до папки проєкту. Якщо завдання надійшло електронною поштою, переконайтеся, що повідомлення стосується того самого проєкту й облікового запису, які ви відкрили.
Зробіть це звичкою на початку робочого сеансу. Одноразову перевірку перед зосередженою роботою легше підтримувати, ніж виправляти наслідки завантаження файлу з неправильного облікового запису.
Працюйте зі спільним документом
Відкрийте документ, який клієнт визначив як поточну версію. Перш ніж створювати окрему копію, уточніть, чи справді це передбачено завданням. Через появу нового файлу рецензенти можуть обговорювати одну версію, поки ви редагуєте іншу.
Налаштування спільного доступу Google визначають, чи може ваш обліковий запис переглядати, коментувати або редагувати документ. Додатковий профіль надає окреме середовище входу, але не змінює цих дозволів.
Якщо ви маєте лише доступ для перегляду, але потребуєте редагування, узгодьте це з власником документа, використовуючи потрібний обліковий запис. Створення кількох копій не розв’яже основної проблеми з організацією співпраці.
Вибирайте місце призначення перед завантаженням
Перш ніж завантажувати новий результат роботи, перейдіть до узгодженої папки проєкту. Використовуйте назву, що вказує на проєкт і призначення файлу, наприклад «Пропозиція щодо адаптації персоналу Acme». Якщо клієнт уже має правила найменування, дотримуйтеся їх.
Під час передавання результатів надішліть посилання на узгоджений файл і зазначте, що саме готове до перевірки. Потім перейдіть у середовище наступного клієнта. Мета — створити відтворюваний шлях від облікового запису до проєкту й документа, щоб менше рішень доводилося тримати в пам’яті.
Визначте проблему, перш ніж змінювати налаштування
Якщо щось працює не так, розрізняйте ці три випадки:
Файл відкривається в неправильному обліковому записі. Перевірте електронну адресу Google в активному вікні. Відкрийте посилання в середовищі потрібного облікового запису та спробуйте ще раз. Збережене посилання вказує на розташування, але не гарантує, що ви використовуєте правильний обліковий запис.
Правильний обліковий запис не має доступу до файлу. Перевірте початкове запрошення до спільного доступу й зазначену в ньому адресу. Попросіть власника підтвердити доступ для цієї адреси. Робочі та навчальні організації також можуть обмежувати зовнішній спільний доступ, тому інший профіль не обов’язково усуне це обмеження.
Файл відсутній у локальному сховищі. Перевірте відповідний обліковий запис у Диску для комп’ютера та його налаштування синхронізації й офлайн-доступу. Це питання локальної доступності файлу, навіть якщо той самий документ правильно відкривається у вебзастосунку.
Таке розмежування допомагає діяти на потрібному рівні, а не раз у раз виходити з облікових записів, створювати профілі заново чи переміщувати документи.
Зробіть наступне передавання результатів клієнту простішим і відтворюваним
Виберіть документ, який вам уже потрібно передати, і впорядкуйте роботу з ним у WebCatalog Desktop. Створіть профіль із чіткою назвою для облікового запису Google, якому надано доступ, відкрийте узгоджену папку проєкту та тримайте пов’язане листування поруч. Простежте шлях файлу від початкового запиту через редагування до остаточної перевірки.
Під час передавання результатів ви маєте бути здатні відповісти на три запитання без пошуків серед вкладок: який обліковий запис я використовував, де зберігається поточний файл і яке посилання слід переглянути клієнту? Залиште конфігурацію, яка дає змогу легко знаходити ці відповіді, а локальну синхронізацію за потреби доручіть Диску для комп’ютера.
