Є кілька зручних способів керувати кількома обліковими записами Google Диска. Google підтримує перемикання між обліковими записами в браузері, а Диск для комп’ютера може під’єднати кілька облікових записів для доступу до файлів на пристрої. Профілі браузера та WebCatalog Desktop пропонують додаткові способи впорядкувати облікові записи, якими ви користуєтеся протягом дня. WebCatalog Desktop тримає Google Диск для кожної ідентичності відкритим поруч з іншими пов’язаними програмами.
Навігація Диском ускладнюється, коли файли стосуються різних сфер вашого життя. Пропозиція лежить у робочому обліковому записі, клієнт надав окремий корпоративний логін, а особисті документи зберігаються на іншому Диску. Складність полягає в тому, щоб пам’ятати, яка ідентичність потрібна для потрібного документа.
Оптимальне налаштування залежить від того, що ви робите після відкриття Диска. Ви час від часу переглядаєте спільний документ, працюєте з файлами у Finder або Провіднику файлів чи перемикаєтеся між поштою клієнта, документами та зустрічами? Почніть із цього запитання, а потім створіть найпростіше налаштування, яке відповідатиме вашому робочому розпорядку.
Оберіть налаштування відповідно до своїх завдань
Ці варіанти вирішують різні частини проблеми, і ви можете поєднувати кілька з них.
| Основна потреба | З чого варто почати | Що слід врахувати |
|---|---|---|
| Час від часу відкривати Диск іншого облікового запису | Перемикач облікових записів Google | Перш ніж редагувати файл або завантажувати його, перевірте, який обліковий запис Google активний. |
| Отримувати доступ до хмарних файлів через Finder або Провідник файлів | Диск Google для комп’ютера | Google підтримує до чотирьох облікових записів; виберіть налаштування синхронізації для кожного. |
| Впорядкувати весь простір перегляду вебсторінок за ідентичностями | Профілі браузера | Ви керуєте окремим контекстом браузера для роботи, особистого використання або клієнта. |
| Тримати Диск поруч з іншими програмами для кожної ідентичності | WebCatalog Desktop | Профілі розділяють сеанси; простори впорядковують програми та профілі, якими ви користуєтеся разом. |
Також розрізняйте кілька облікових записів і кілька папок. Якщо троє клієнтів надають спільний доступ до папок у вашому наявному робочому обліковому записі, можливо, вам потрібен лише цей обліковий запис. Створюйте окремий контекст облікового запису, лише якщо вам справді потрібно користуватися іншою ідентичністю Google. Для папок у межах однієї ідентичності може вистачити зрозумілої структури проєктів.
Для періодичного доступу до вебверсії використовуйте перемикач облікових записів Google
Google дозволяє входити в кілька облікових записів Google і перемикатися між ними без виходу з облікового запису. У сервісі Google натисніть зображення профілю або ініціал, виберіть Додати обліковий запис і ввійдіть. Після цього потрібний обліковий запис можна вибрати в меню облікових записів.
Це зручний початковий варіант для тих, хто перевіряє другий Диск кілька разів на тиждень. Налаштування майже не потрібне, а браузер залишається основним робочим середовищем.
Перш ніж завантажувати готовий файл або запитувати доступ до документа, перевірте адресу електронної пошти в меню облікового запису Google. Знайомий аватар — не найнадійніша підказка, особливо якщо в обох облікових записах використано те саме фото. Google також зазначає, що перший обліковий запис, у який ви ввійшли, часто стає обліковим записом за замовчуванням. Це може мати значення, якщо сервіс не визначив, яким обліковим записом ви хочете скористатися.
Якщо вам раз у раз доводиться перевіряти меню облікових записів, подумайте, як надати кожній ідентичності помітніше місце у своєму щоденному робочому середовищі.
Використовуйте Диск для комп’ютера, якщо потрібен доступ до локальних файлів
Якщо вам потрібні файли у Finder на Mac або Провіднику файлів у Windows, почніть із власного клієнта синхронізації Google. Диск для комп’ютера підтримує до чотирьох облікових записів одночасно.
Щоб під’єднати інший обліковий запис:
- Відкрийте меню Диска для комп’ютера.
- Угорі праворуч натисніть зображення профілю.
- Виберіть Додати інший обліковий запис і ввійдіть через браузер.
- Перезапустіть Диск для комп’ютера, як рекомендує Google.
Після під’єднання облікових записів вирішіть, яка частина кожного Диска має зберігатися на вашому пристрої. У посібнику Google про потокове передавання та дзеркальне відображення пояснюється різниця: за потокового передавання файли переважно залишаються у хмарі, а локальний простір використовують для файлів, які ви відкриваєте або робите доступними офлайн; за дзеркального відображення повна копія розділу «Мій диск» зберігається і локально, і в хмарі. Спільні диски підтримують потокове передавання.
Наприклад, дизайнерові може знадобитися регулярний локальний доступ до робочих матеріалів у власному робочому обліковому записі, тоді як папку з матеріалами клієнта він відкриває лише час від часу. Для цих потреб потрібні різні налаштування локального сховища. Зважайте на доступне місце на диску, файли, потрібні під час подорожей, і вимоги вашої організації.
Під час роботи з локальними файлами використовуйте зрозумілі назви облікових записів. Перш ніж вибирати місце для завантаження або експорту, перевірте і обліковий запис, і папку. Файл із правильною назвою, збережений не на тому Диску, усе одно створює зайву роботу для всіх, хто намагатиметься його знайти.
У цьому випадку WebCatalog Desktop виконує інше завдання: упорядковує доступ до вебінтерфейсу Диска та пов’язаних програм. Він не замінює клієнт синхронізації файлів Google і не об’єднує сховища окремих облікових записів Google. Ви можете використовувати Диск для комп’ютера для локальних файлів, а WebCatalog Desktop — для вебчастини того самого проєкту.
Використовуйте профілі браузера, щоб ширше розділити вебперегляд
Якщо ви вже працюєте переважно в браузері, окремих профілів може бути достатньо. Профілі Chrome зберігають окремо такі дані, як закладки, історія, паролі та налаштування.
У Chrome відкрийте меню профілів браузера, виберіть Додати профіль Chrome і дайте профілю зрозумілу назву. Відкрийте Диск у цьому профілі та ввійдіть в обліковий запис Google, яким плануєте тут користуватися. За потреби повторіть ці дії для іншої ідентичності.
Називайте профілі за ролями, які легко розпізнати: «Особистий», «Студія» або «Робочий обліковий запис Acme». Назва проєкту менш доречна, якщо той самий обліковий запис використовуватиметься і після завершення проєкту.
Такий підхід зручний, якщо ви хочете мати окреме середовище браузера з дослідницькими вкладками, закладками та іншими вебсайтами клієнта. Коли облікових записів стає більше, стежте за тим, чи не перетворилося керування вікнами браузера на окреме завдання.
Впорядкуйте регулярну роботу з обліковими записами у WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop стане в пригоді, якщо Диск — лише одна з частин ширшого робочого процесу, що включає електронну пошту, календарі, чати та інструменти для проєктів. Його профілі зберігають сеанси облікових записів і дані перегляду окремо, тож ви можете повертатися до кожного облікового запису у власному контексті.
Почніть з ідентичностей, якими користуєтеся найчастіше. Дотримуйтеся інструкцій WebCatalog із налаштування профілів:
- Відкрийте WebCatalog Desktop і перейдіть до розділу Профілі.
- Виберіть Додати профіль і дайте йому зрозумілу назву.
- Відкрийте Диск у цьому профілі та ввійдіть у потрібний обліковий запис Google.
- Повторіть для іншого облікового запису.
Робочий профіль, який ви використовуєте для Диска, також може слугувати для Gmail і Google Календаря у межах тієї самої ідентичності Google. Використовуючи його повторно, ви зберігаєте сталий контекст облікового запису, коли переходите від запиту електронною поштою до документа, а потім — до зустрічі для його перевірки.
Використовуйте простори, якщо хочете зібрати програми та профілі навколо клієнта чи проєкту. Кожен простір відкривається в окремому вікні. Облікові записи розділяють профілі, а простір допомагає їх упорядкувати.
Спочатку не ускладнюйте налаштування. Додайте програми для одного регулярного завдання, перш ніж відтворювати все робоче середовище.
Практичний робочий процес для документів клієнта
Уявімо консультанта з робочим обліковим записом Google та окремим обліковим записом, наданим компанією Acme. Acme очікує, що робота над проєктом виконуватиметься через її обліковий запис. Інші клієнти консультанта надають спільний доступ до документів безпосередньо на його робочу адресу.
Розмежовувати роботу варто за ідентичністю Google, потрібною для завдання. Для Acme створюється окремий профіль. Інших клієнтів можна обслуговувати через робочий профіль, якщо саме цей обліковий запис вони авторизували.
Починайте з правильного облікового запису
Перш ніж почати роботу, відкрийте профіль Диска Acme. Перевірте адресу електронної пошти облікового запису, а потім перейдіть до папки проєкту. Якщо завдання надійшло електронною поштою, переконайтеся, що в повідомленні йдеться про той самий проєкт і обліковий запис, який відкрито.
Зробіть це звичкою на початку кожного робочого сеансу. Перевірити обліковий запис один раз перед зосередженою роботою простіше, ніж виправляти наслідки завантаження файлу не під тією ідентичністю.
Працюйте зі спільним документом
Відкрийте документ, який клієнт визначив як актуальну версію. Перш ніж створювати окрему копію, з’ясуйте, чи справді це передбачено завданням. Через новий файл рецензенти можуть обговорювати одну версію, поки ви редагуєте іншу.
Налаштування спільного доступу Google визначають, чи може ваш обліковий запис переглядати документ, коментувати його або редагувати. Додатковий профіль створює ще один контекст входу, але не змінює цих дозволів.
Якщо у вас є лише дозвіл на перегляд, а редагувати потрібно, зверніться до власника документа через потрібний обліковий запис. Створення кількох копій не вирішить основної проблеми з налаштуванням спільної роботи.
Виберіть місце перед завантаженням
Щоб передати новий готовий файл, спочатку перейдіть до погодженої папки проєкту, а вже тоді завантажуйте його. Дайте файлу назву, що вказує на проєкт і призначення, наприклад «Пропозиція щодо адаптації Acme». Якщо клієнт уже має правила найменування файлів, дотримуйтеся їх.
Під час передавання файлу на перевірку надішліть посилання на погоджений документ і зазначте, що готово до перегляду. Потім переходьте до контексту наступного клієнта. Мета — створити повторюваний шлях від облікового запису до проєкту й документа, щоб менше покладатися на пам’ять.
Перш ніж змінювати налаштування, визначте проблему
Якщо щось працює не так, розрізняйте три ситуації:
Файл відкривається не в тому обліковому записі. Перевірте адресу електронної пошти Google у поточному вікні. Відкрийте посилання в потрібному контексті облікового запису й спробуйте ще раз. Збережене посилання вказує на місце, але не гарантує, що ви користуєтеся правильною ідентичністю.
Правильний обліковий запис не має доступу до файлу. Перевірте початкове запрошення надати спільний доступ і адресу, на яку його надіслали. Попросіть власника підтвердити доступ для цієї адреси. Організації та навчальні заклади також можуть обмежувати зовнішній спільний доступ, тож інший профіль не обов’язково вирішить проблему.
Файл відсутній у локальному сховищі. Перевірте відповідний обліковий запис у Диску для комп’ютера та перегляньте його налаштування синхронізації й офлайн-доступу. Це питання доступності локального файлу, навіть якщо той самий документ правильно відкривається у вебзастосунку.
Таке розрізнення допоможе усунути проблему на потрібному рівні, а не знову й знову виходити з облікових записів, створювати профілі або переміщувати документи.
Зробіть наступне передавання файлів клієнту простішим
Виберіть документ, який уже потрібно передати, і впорядкуйте робочий процес для нього у WebCatalog Desktop. Створіть зрозуміло названий профіль для авторизованої ідентичності Google, відкрийте погоджену папку проєкту й тримайте пов’язане листування поруч. Відстежуйте шлях файлу від першого запиту до редагування та остаточної перевірки.
Під час передавання файлу ви маєте без пошуку серед вкладок відповісти на три запитання: яким обліковим записом я користувався, де лежить актуальний файл і яке посилання має переглянути клієнт? Залиште налаштування, у якому легко знайти відповіді на ці запитання, а Диск для комп’ютера використовуйте для локальної синхронізації, якщо вона потрібна.
