Коли Google Chat охоплює особисте спілкування, проєкти роботодавця та роботу з клієнтами, є два практичні способи розділити облікові записи. Вбудований перемикач облікових записів Google дає змогу переходити між обліковими записами, у які ви ввійшли, у Chat, Gmail або окремому застосунку Chat. WebCatalog Desktop створює для кожної ідентичності Google окремий профіль, тож кілька облікових записів залишаються одночасно авторизованими. У будь-якому разі спершу визначте, яка ідентичність потрібна для кожної розмови.
Для проєкту не обов’язково створювати ще один обліковий запис Google. Можна використовувати один робочий обліковий запис для співпраці з кількома клієнтами, тоді як інший клієнт може надати окрему керовану ідентичність. Для цих ситуацій потрібні різні налаштування робочого середовища.
WebCatalog Desktop додає ізольовані профілі і простори, орієнтовані на проєкти, що допомагає впорядкувати насичений робочий день. Мета — щоразу, коли ви беретеся до роботи, чітко розуміти, який обліковий запис, розмову й допоміжні інструменти використовувати.
Визначте різні ролі для ідентичностей і проєктів
«Обліковий запис», «організація» та «простір» описують різні складові робочого процесу в Google Chat. Якщо не плутати їх між собою, налаштування й усунення проблем стають простішими.
| Складова налаштування | Що вона контролює або впорядковує | Практичний приклад |
|---|---|---|
| Обліковий запис Google | Ідентичність, яку ви використовуєте для входу та участі | Особистий обліковий запис або обліковий запис, наданий роботодавцем |
| Організація Google Workspace | Керований доступ і правила для її користувачів | Налаштування Chat і зовнішньої співпраці у вашого роботодавця |
| Простір Google Chat | Область спілкування з окремим списком учасників | Обговорення запуску продукту з проєктною командою |
| Профіль WebCatalog Desktop | Ізольовані дані входу на сайти й сеансів | Профіль під назвою «Робота — Acme» |
| Простір у WebCatalog Desktop | Вікно робочого столу, що об’єднує застосунки та профілі | Робочий простір запуску з Chat, Drive і брифом проєкту |
Google описує доступ до Chat через обліковий запис Google або організацію Workspace. І особисті облікові записи Google, і платні облікові записи Workspace можуть створювати простори Chat, хоча набір функцій у них різний; див. порівняння облікових записів від Google.
Отже, профілі на комп’ютері варто створювати для реальних ідентичностей, які використовуються для входу, а робочі простори проєктів упорядковувати відповідно до завдань. Створення простору в WebCatalog Desktop не створює простір Google Chat, не запрошує співробітників і не змінює дозволи організації.
Спершу скористайтеся наявними можливостями Google для комп’ютера
Щоб додати другий обліковий запис Google, встановлювати новий застосунок не потрібно. У посібнику Google з входу в кілька облікових записів пояснюється, як додавати облікові записи й перемикатися між ними, не виходячи з системи. У сервісі Google, що підтримує цю функцію, скористайтеся меню облікових записів, щоб додати потрібний обліковий запис або вибрати його.
Chat доступний на сайті chat.google.com і в Gmail. Google також пропонує окремий застосунок Chat, який встановлюється в Chrome як прогресивний вебзастосунок. Для його роботи має бути відкритий Chrome, а якщо ви користуєтеся робочим або навчальним обліковим записом, можливо, для встановлення знадобиться допомога адміністратора.
Цих можливостей може бути цілком достатньо, якщо перемикач облікових записів і наявна структура браузера відповідають вашому робочому процесу. Який би спосіб ви не обрали, перевірте, який обліковий запис має доступ до потрібної розмови.
WebCatalog Desktop стане у пригоді, якщо вам потрібні чітко визначені, повторно використовувані контексти облікових записів і робоче середовище на комп’ютері для решти завдань кожного проєкту. Особисту ідентичність можна відокремити від робочої, а потім повторно використовувати робочу ідентичність усюди, де вона має доступ. Нижче наведено три типові сценарії співпраці, які допоможуть зробити такий вибір.
Особисте спілкування: створіть звичне робоче середовище
Створіть профіль для особистого облікового запису Google з назвою Особисте або іншою, що вказує на обліковий запис, а не на тимчасову подію на кшталт «Поїздка на вихідні». Відкрийте Chat у цьому профілі та ввійдіть в особистий обліковий запис.
У Chat закріпіть простори й розмови, до яких найчастіше повертаєтеся. Google зазначає, що закріплення доступне як для особистих, так і для платних облікових записів Workspace. Профіль відокремлює дані входу, а налаштування членства самого Chat і далі визначають, хто бачить кожне повідомлення.
Робочі проєкти: використовуйте потрібну ідентичність у роботі команди
Обліковий запис, наданий роботодавцем, зазвичай варто розмістити в чітко названому робочому профілі, наприклад Робота — Acme. Використовуйте цю ідентичність для розмов у Chat, доступ до яких дозволила ваша організація та до яких вас запросили.
Якщо Chat недоступний для цього облікового запису, зверніться до адміністратора Workspace. У вказівках Google щодо входу зазначено, що робочі й навчальні організації мають налаштувати Chat для своїх користувачів. Відкриття тієї самої ідентичності в іншому застосунку для комп’ютера не ввімкне сервіс, недоступний в організації.
Коли доступ буде налаштовано, впорядкуйте регулярні проєкти за потрібною для кожного з них інформацією. Для запуску продукту це можуть бути:
- Простір Google Chat, де команда запуску ухвалює рішення.
- Папка Drive із затвердженими творчими матеріалами.
- Документ із контрольним списком випуску.
- Календар для узгодження дат перевірок.
У WebCatalog Desktop можна об’єднати потрібні застосунки й профілі у просторі під назвою Запуск продукту. В іншому просторі — Командна робота — можна зібрати інструменти для повсякденних внутрішніх завдань.
В обох просторах можна використовувати той самий робочий профіль, якщо той самий обліковий запис Google має доступ до обох проєктів. Для кожного вікна проєкту не потрібен новий обліковий запис Google або окремий сеанс входу. Повторне використання профілю означає повторне використання даних сеансу, тому вікна не відповідають різним ідентичностям.
Простір у WebCatalog Desktop також не прив’язує Chat до певної розмови проєкту. Перш ніж опублікувати новину про запуск, виберіть потрібний простір Google Chat і перевірте його учасників. Робочий простір на комп’ютері допомагає перейти до потрібного місця, а розмова в Google Chat визначає, хто отримає повідомлення.
Зберігайте рішення щодо проєкту в розмові, де команда очікує їх знайти. Якщо в особистому повідомленні вирішено питання, що стосується всієї групи, додайте доречний підсумок до обговорення проєкту. Тоді робочий простір буде корисним наступному учаснику, якому знадобиться це рішення, а не лише людині, що надсилає повідомлення зараз.
Співпраця з клієнтами: упорядкуйте ідентичність, яку клієнт справді запросив
Перш ніж створювати ще один профіль для доступу клієнта, чітко з’ясуйте, який варіант використовувати. Запитайте, якої електронної адреси чи керованої ідентичності очікує клієнт.
Можливі різні сценарії. Клієнт може запросити ваш наявний робочий або особистий обліковий запис Google як зовнішнього учасника. Він може надати вам обліковий запис у власній організації Workspace. Google також описує варіант для гостей, які не мають облікового запису Workspace: запрошення створює гостьовий обліковий запис, яким керує організація, що надіслала запрошення. Доступні варіанти й обмеження описано в посібнику Google для зовнішніх користувачів і гостей.
Виберіть налаштування на комп’ютері відповідно до цього сценарію:
| Варіант доступу клієнта | Доцільний вибір профілю |
|---|---|
| Клієнт запрошує ваш наявний робочий обліковий запис | Повторно використайте профіль цього облікового запису |
| Клієнт надає окремий обліковий запис Workspace | Створіть профіль із назвою клієнта та ідентичністю |
| Клієнт використовує схвалене запрошення для гостя | Прийміть запрошення, перевірте доступ до Chat і чітко впорядкуйте отриману ідентичність |
Якщо ваш робочий обліковий запис бере участь у трьох проєктах клієнтів, можуть бути корисними три простори проєктів. Але це не означає, що автоматично потрібні три нові облікові записи Google. І навпаки: додавання наданої клієнтом ідентичності до того самого вікна проєкту, що й облікового запису роботодавця, не робить ці ідентичності взаємозамінними.
Зовнішня співпраця також залежить від залучених організацій. У налаштуваннях зовнішнього доступу до Chat Google описує параметри адміністратора, обмеження для довірених доменів і можливості зовнішніх просторів, що залежать від редакції Workspace. Якщо запрошення не працює, перевірте, яку ідентичність запросили, і попросіть клієнта перевірити відповідні налаштування доступу.
Для спільного проєкту використовуйте схвалений клієнтом спосіб співпраці. Якщо це простір Google Chat із дозволеним зовнішнім доступом, ведіть обговорення проєкту саме там. Профіль WebCatalog Desktop може зберігати контекст входу, але не може надати доступ до простору чи обійти політику організації щодо зовнішнього чату.
Окремо перевіряйте доступ до пов’язаних документів. У правилах Google щодо зовнішнього чату доступ до Chat і доступ до спільних файлів Drive чи завдань розглядаються окремо. Перш ніж перейти до перевірки, відкрийте потрібний документ із потрібного облікового запису й переконайтеся, що він доступний. Якщо розмова працює, це ще не означає, що всі дозволи на файли налаштовано належним чином.
Перетворіть схему співпраці на налаштування WebCatalog Desktop
Спершу налаштуйте рівень облікових записів. В інструкціях WebCatalog щодо профілів описано, як створити профіль і відкрити в ньому застосунок:
- Додайте Google Chat у WebCatalog Desktop.
- Відкрийте Профілі, виберіть Додати профіль і дайте ідентичності впізнавану назву.
- Відкрийте Chat у цьому профілі та ввійдіть у відповідний обліковий запис.
- Переконайтеся, що обліковий запис має доступ до потрібної розмови або простору.
Повторіть це для різних ідентичностей, якими ви справді користуєтеся. Кожен профіль відкриває Chat як окремий застосунок для комп’ютера з власним вікном і значком у Dock або на панелі завдань. Відкриття іншого вікна з тим самим профілем не ізолює другий обліковий запис — у ньому використовується той самий контекст сеансу.
Далі впорядкуйте простори відповідно до поточної роботи. Простір клієнта може містити Chat, інструменти для роботи з документами клієнта й трекер проєкту. Якщо для входу потрібна та сама ідентичність, повторно використайте наявний профіль. Якщо кілька застосунків Google використовують одну ідентичність, відповідний профіль може зберігати спільний контекст входу; перевіряйте обліковий запис під час відкриття кожного застосунку.
Перш ніж надсилати новину, швидко перевірте: Яким обліковим записом я користуюся, хто бере участь у цій розмові й чи зможуть ці люди відкрити матеріали за посиланням? Це допоможе виявити невідповідності облікових записів і доступу, яких не усунути самим лише впорядкуванням робочого столу.
Завантажте WebCatalog Desktop, щоб одночасно залишатися в системі під особистими, робочими обліковими записами Google Chat і обліковими записами клієнтів.
