Коли Google Chat охоплює особисте спілкування, проєкти роботодавця та роботу з клієнтами, упорядкування починається з розуміння того, який обліковий запис слід використовувати в кожній розмові. Після цього можна розмістити чат, документи й календар проєкту так, щоб до них було зручно звертатися разом.
Окремий проєкт не обов’язково потребує ще одного облікового запису Google. Ви можете використовувати один робочий обліковий запис для співпраці з кількома клієнтами, тоді як інший клієнт надає власний керований обліковий запис. Такі ситуації потребують різних налаштувань робочого середовища.
Google уже підтримує перемикання між обліковими записами, у які виконано вхід. WebCatalog додає ізольовані профілі та простори для окремих проєктів, які можуть полегшити орієнтування протягом насиченого робочого дня. Мета — щоразу, коли ви починаєте роботу, чітко розуміти, який обліковий запис, розмову й допоміжні інструменти потрібно використовувати.
Відведіть обліковим записам і проєктам різні ролі
«Обліковий запис», «організація» та «простір» описують різні складові робочого процесу в Google Chat. Якщо їх розрізняти, буде простіше як налаштовувати середовище, так і усувати неполадки.
| Складова налаштування | Що вона контролює або впорядковує | Практичний приклад |
|---|---|---|
| Обліковий запис Google | Вашу ідентичність для входу й участі | Ваш особистий обліковий запис або обліковий запис, наданий роботодавцем |
| Організація Google Workspace | Керований доступ і політики для своїх користувачів | Налаштування Chat і зовнішньої співпраці у вашого роботодавця |
| Простір Google Chat | Область для спілкування з власним складом учасників | Обговорення запуску продукту з командою проєкту |
| Профіль WebCatalog | Ізольовані дані входу на вебсайти й сеансів | Профіль із назвою «Робота — Acme» |
| Простір у WebCatalog | Вікно на комп’ютері, що об’єднує застосунки й профілі | Робочий простір для запуску продукту, який містить Chat, Диск і опис проєкту |
Google описує доступ до Chat через ваш обліковий запис Google або організацію Workspace. Створювати простори Chat можна як з особистих облікових записів Google, так і з платних облікових записів Workspace, хоча набори доступних функцій відрізняються; див. порівняння облікових записів від Google.
Отже, профілі для роботи на комп’ютері слід створювати відповідно до фактичних облікових записів для входу, а робочі простори проєктів — відповідно до самої роботи. Створення простору у WebCatalog не створює простір Google Chat, не запрошує учасників і не змінює дозволи організації.
Почніть із наявних можливостей Google для комп’ютера
Не потрібно встановлювати новий застосунок лише для того, щоб додати другий обліковий запис Google. У посібнику Google щодо входу в кілька облікових записів пояснено, як додавати облікові записи й перемикатися між ними, не виходячи із системи. У сервісі Google, який підтримує цю можливість, скористайтеся меню облікового запису, щоб додати або вибрати потрібний.
Chat доступний на chat.google.com і в Gmail. Google також пропонує окремий застосунок Chat, який установлюється через Chrome як прогресивний вебзастосунок. Для його роботи Chrome має бути відкритий, а на керованих пристроях може знадобитися дозвіл на встановлення.
Цих можливостей може бути достатньо, якщо перемикач облікових записів і наявна організація роботи в браузері відповідають вашим потребам. Який би спосіб ви не обрали, перевіряйте, який обліковий запис має доступ до розмови, яку ви хочете відкрити.
WebCatalog стає корисним, коли вам потрібні чітко визначені середовища облікових записів для багаторазового використання й упорядковане розміщення решти інструментів кожного проєкту на комп’ютері. Ви можете відокремити особистий обліковий запис від робочого, а потім використовувати робочий усюди, де він має відповідні права доступу. Наведені нижче три моделі співпраці показують, як зробити цей вибір.
Особисте спілкування: створіть постійне й зрозуміле місце
Ваш особистий обліковий запис може охоплювати сімейні плани, волонтерську групу та кількох друзів, які віддають перевагу Chat. Відведіть цим розмовам упізнаване місце, щоб знаходити їх без попереднього перегляду списку проєктів роботодавця.
У WebCatalog назвіть профіль Особистий або використайте іншу назву, яка чітко вказує на обліковий запис Google. Відкрийте Chat із цим профілем і ввійдіть у потрібний особистий обліковий запис. Нехай назва стосується облікового запису, а не тимчасового заняття на кшталт «Поїздка на вихідні». Заняття зміниться, а обліковий запис може залишатися корисним роками.
У Google Chat використовуйте вбудовані засоби впорядкування розмов для людей і груп, до яких ви звертаєтеся найчастіше. Google включає закріплення та відкріплення просторів або розмов до переліку функцій, доступних користувачам особистих і платних облікових записів Workspace.
Припустімо, ваша волонтерська група має розмову про захід і документ із планом. Ви можете закріпити розмову в Chat, а застосунок із документом розмістити поруч у відповідному просторі WebCatalog. Перш ніж відкривати документ або надавати до нього доступ, перевірте, чи має особистий обліковий запис потрібні права.
Тепер межі облікового запису й межі проєкту виконують різні завдання. Профіль ізолює середовище входу. Простір збирає все потрібне для заходу. Жоден із них не замінює налаштувань учасників розмови чи параметрів спільного доступу до документа.
Робочі проєкти: використовуйте відповідний обліковий запис у роботі команди
Обліковий запис, наданий роботодавцем, зазвичай варто використовувати в робочому профілі з чіткою назвою, наприклад Робота — Acme. Використовуйте цей обліковий запис для розмов у Chat, які ваша організація ввімкнула й до яких вас запросили.
Якщо Chat недоступний для облікового запису, зверніться до адміністратора Workspace. У рекомендаціях Google щодо входу зазначено, що робочі й навчальні організації мають налаштувати Chat для своїх користувачів. Вхід із тим самим обліковим записом в іншому застосунку для комп’ютера не ввімкне недоступний сервіс організації.
Коли доступ запрацює, упорядкуйте регулярну роботу над проєктами навколо інформації, потрібної для кожного з них. Для запуску продукту це можуть бути:
- Простір Google Chat, де команда запуску ухвалює рішення.
- Папка на Диску із затвердженими креативними матеріалами.
- Документ із контрольним списком випуску.
- Календар для узгодження дат перевірок.
Ви можете згрупувати відповідні застосунки й профілі в просторі WebCatalog із назвою Запуск продукту. Інший простір, Робота команди, може містити інструменти для повсякденної внутрішньої роботи.
Обидва простори можуть використовувати той самий робочий профіль, якщо один обліковий запис Google має доступ до обох проєктів. Для кожного вікна проєкту не потрібен новий обліковий запис Google або ізольований вхід. Повторне використання профілю означає повторне використання даних його сеансу, тому ці вікна не є окремими обліковими середовищами.
Простір у WebCatalog також не прив’язує Chat до певної розмови проєкту. Перш ніж публікувати оновлення щодо запуску, виберіть потрібний простір Google Chat і перевірте його учасників. Робочий простір на комп’ютері допомагає дістатися до потрібної роботи, а розмова в Google Chat визначає, хто отримає повідомлення.
Зберігайте рішення щодо проєкту в тій розмові, де команда очікує їх знайти. Якщо в особистому листуванні вирішено питання, що стосується всієї групи, додайте відповідний підсумок до обговорення проєкту. Так робочий простір буде корисним не лише тому, хто зараз надсилає повідомлення, а й наступній людині, якій знадобиться це рішення.
Співпраця з клієнтами: упорядкуйте роботу з обліковим записом, який клієнт справді запросив
Перш ніж створювати ще один профіль, чітко визначтеся з доступом до ресурсів клієнта. Запитайте, яку адресу електронної пошти чи керований обліковий запис клієнт очікує від вас використовувати.
Можливі кілька варіантів. Клієнт може запросити ваш наявний робочий або особистий обліковий запис Google як зовнішнього учасника. Він може надати вам обліковий запис у власній організації Workspace. Google тепер також описує схвалений спосіб запрошення гостей, які не мають облікового запису Google: за таким запрошенням створюється гостьовий обліковий запис, яким керує організація, що його надіслала. Доступні способи й обмеження пояснено в посібнику Google щодо зовнішніх користувачів і гостей.
Налаштуйте робоче середовище відповідно до обраного варіанта:
| Варіант взаємодії з клієнтом | Доцільний вибір профілю |
|---|---|
| Клієнт запрошує ваш наявний робочий обліковий запис | Використовуйте наявний профіль цього облікового запису |
| Клієнт надає окремий обліковий запис Workspace | Створіть профіль, у назві якого зазначено клієнта й обліковий запис |
| Клієнт використовує схвалене гостьове запрошення | Прийміть запрошення, перевірте доступ до Chat і чітко впорядкуйте роботу зі створеним обліковим записом |
Якщо ваш наявний робочий обліковий запис бере участь у трьох клієнтських проєктах, три простори проєктів можуть бути корисними. Але це не означає, що обов’язково потрібні три нові облікові записи Google. І навпаки, розміщення облікового запису, наданого клієнтом, у тому самому вікні проєкту, що й облікового запису роботодавця, не робить їх взаємозамінними.
Зовнішня співпраця також залежить від залучених організацій. У документації Google щодо керування зовнішнім спілкуванням у Chat описано налаштування адміністратора, обмеження довірених доменів і можливості зовнішніх просторів, що залежать від версії Workspace. Якщо запрошення не спрацьовує, перевірте, який обліковий запис запрошено, і попросіть клієнта перевірити відповідні налаштування доступу.
Для спільного проєкту використовуйте спосіб співпраці, схвалений клієнтом. Якщо це простір Google Chat із дозволеною зовнішньою участю, ведіть обговорення проєкту в ньому. Профіль WebCatalog може зберігати середовище входу, але не може надавати членство в просторі чи обходити політику організації щодо зовнішнього спілкування в Chat.
Окремо перевіряйте й документи за посиланнями. У рекомендаціях Google щодо зовнішнього доступу розмежовано доступ до Chat і доступ до файлів на Диску та завдань. Перед перевіркою відкрийте сам документ із потрібного облікового запису й переконайтеся, що він доступний. Те, що розмова працює, саме по собі не вирішує всіх питань із дозволами на файли.
Втільте схему співпраці в налаштуваннях WebCatalog
Спочатку налаштуйте облікові записи. В інструкціях WebCatalog щодо профілів описано створення профілю та відкриття застосунку з ним:
- Додайте Google Chat із каталогу застосунків WebCatalog.
- Відкрийте Профілі, виберіть Додати профіль і дайте обліковому запису впізнавану назву.
- Відкрийте Chat із цим профілем і ввійдіть у відповідний обліковий запис.
- Перевірте доступ до розмови або простору, до яких цей обліковий запис повинен мати доступ.
Повторіть ці дії для окремих облікових записів, якими ви справді користуєтеся. Відкриття ще одного вікна з тим самим профілем не ізолює другий обліковий запис: воно використовує те саме середовище сеансу.
Далі впорядкуйте простори у WebCatalog відповідно до поточної роботи. Простір клієнта може містити Chat, інструменти клієнта для роботи з документами та систему відстеження проєкту. Використовуйте наявний профіль, якщо потрібен той самий обліковий запис для входу. Коли кілька застосунків Google використовують один обліковий запис, відповідний профіль може зберігати спільне середовище входу; перевіряйте обліковий запис під час відкриття кожного застосунку.
Перш ніж розширювати це середовище, зіставте потрібні застосунки, профілі й простори з актуальними тарифними планами WebCatalog. Кількість робочих просторів проєктів і кількість облікових записів — це окремі питання планування.
Зробіть кожне передавання справ у проєкті зрозумілим
Перш ніж надсилати оновлення, коротко перевірте адресацію: Який обліковий запис я використовую, хто бере участь у цій розмові та чи можуть ці люди відкрити матеріали за посиланнями? Це допоможе виявити невідповідності облікових записів і прав доступу, яких саме лише впорядковане робоче середовище не усуне.
Додайте до оновлення достатньо контексту, щоб воно було корисним: назвіть рішення, дайте посилання на актуальний документ і вкажіть подальші кроки. Це особливо важливо, коли клієнт бере участь через іншу організацію або запрошений гостьовий обліковий запис.
До наступного огляду проєкту створіть один робочий простір Google Chat у WebCatalog, об’єднавши в ньому фактичну розмову, інструменти для роботи з документами та порядок денний. Скористайтеся ним для повноцінного передавання справ, а потім збережіть те налаштування, з яким найпростіше розпізнавати потрібний обліковий запис і проєкт.
