Особиста поштова скринька, робоча адреса й обліковий запис для додаткового проєкту можуть співіснувати на одному комп’ютері. Головне — зробити так, щоб кожен із них було легко впізнати, коли ви відповідаєте на повідомлення, відкриваєте документ або переглядаєте запрошення на зустріч.
Керувати кількома обліковими записами Gmail можна за допомогою перемикача облікових записів Google, окремих профілів браузера або настільного робочого середовища, як-от WebCatalog. Google уже підтримує перемикання між обліковими записами без виходу з них. WebCatalog пропонує інший спосіб організації цієї роботи: окремий доступ до застосунків, розділені профілі та простори для пов’язаних інструментів.
Ось як вибрати зручний варіант і зробити його корисним упродовж дня.
Виберіть, як організувати облікові записи Gmail
Почніть із завдання, яке спричиняє найбільше незручностей.
| Ваша основна потреба | Практичний варіант для початку |
|---|---|
| Час від часу перевіряти другу поштову скриньку | Перемикач облікових записів Google |
| Розділити роботу й особисте користування браузером на багатьох сайтах | Профілі браузера |
| Мати доступ до облікових записів Gmail поруч із застосунками для кожного проєкту | WebCatalog Desktop |
| Об’єднати вхідні повідомлення в одній скриньці | Окремо налаштована система об’єднання пошти |
Зручний доступ до облікових записів і об’єднання їхніх повідомлень — це різні потреби. Описане нижче налаштування зберігає кожну скриньку Gmail в окремому обліковому записі. Це корисно, коли потрібно розділяти особисту й робочу діяльність, листування з клієнтами та щоденні справи.
Скористайтеся перемикачем облікових записів Google для простого налаштування
Якщо ви перемикаєтеся лише час від часу, почніть зі стандартного меню облікових записів Gmail:
- Увійдіть у Gmail на комп’ютері.
- Натисніть зображення профілю або ініціал у верхньому правому куті.
- Виберіть Додати обліковий запис і ввійдіть у другий обліковий запис.
- Відкривайте це саме меню щоразу, коли потрібно вибрати інший обліковий запис.
Ці кроки відповідають інструкціям Google щодо кількох облікових записів.
Цей спосіб добре працює, якщо у вас небагато скриньок і ви можете швидко впізнати кожну адресу. Візьміть за звичку перевіряти активну адресу, перш ніж писати нове повідомлення.
Google також пояснює, що обліковий запис, у який ви ввійшли першим, часто стає типовим. Деякі сервіси Google можуть застосовувати його налаштування, коли незрозуміло, який саме обліковий запис слід використовувати. Якщо посилання відкривається не в тому обліковому записі Google, перевірте, який із них активний, перш ніж щось змінювати.
Використовуйте профілі браузера для ширшого розділення
Профіль браузера корисний, коли обліковий запис електронної пошти належить до окремого середовища роботи в інтернеті. Наприклад, вам може бути потрібно зберігати робочі закладки, паролі та історію перегляду окремо від особистих.
У Chrome відкрийте меню профілю браузера, виберіть Додати профіль Chrome і задайте впізнавану назву та оформлення. Увійдіть у відповідний обліковий запис Gmail у цьому профілі. Повторіть ці дії для іншого облікового запису. Google описує, як створювати профілі Chrome і перемикатися між ними.
Вибирайте назви, що відображають призначення, наприклад «Особисте» та «Студія». Назва «Профіль 2» мало допоможе, коли відкрито кілька вікон.
Профілі браузера — доречний варіант, якщо вам потрібні окремі середовища для роботи в інтернеті. Якщо ж протягом дня ви постійно відкриваєте ті самі застосунки й облікові записи, WebCatalog пропонує пряміший спосіб їх організації.
Керуйте кількома обліковими записами Gmail за допомогою WebCatalog
Настільний застосунок Gmail від WebCatalog надає Gmail окреме вікно та місце в Dock або на панелі завдань. Ви й надалі користуєтеся вебінтерфейсом Gmail, самостійно визначаючи, як його облікові записи вписуватимуться у вашу роботу на комп’ютері.
Найзручніше почати з профілів із чіткими назвами й додавати структуру лише тоді, коли вона справді потрібна.
1. Додайте Gmail на комп’ютер
Завантажте WebCatalog Desktop, установіть його та ввійдіть у свій обліковий запис WebCatalog. Знайдіть Gmail у каталозі та додайте його як настільний застосунок.
Відкрийте Gmail, щоб переконатися, що запускається саме потрібний сервіс. Обліковий запис WebCatalog використовується для керування налаштуваннями WebCatalog; у потрібний обліковий запис Google ви все одно входите окремо.
2. Створіть профіль для кожного облікового запису Google
У WebCatalog перейдіть до розділу Профілі, виберіть Додати профіль і введіть змістовну назву. Відкрийте Gmail у цьому профілі та виконайте вказівки Google для входу.
Повторіть ці дії для інших облікових записів. Наприклад, створіть профілі «Особисте», «Робота» та «Клієнт А». Виберіть тарифний план WebCatalog, який підтримує потрібну вам кількість застосунків, профілів і просторів. В інструкціях WebCatalog щодо профілів також пояснюється, як використовувати один профіль у кількох настільних застосунках.
Для чіткого розділення використовуйте один обліковий запис Google у кожному профілі. Тоді назва профілю надійно підказуватиме, яку саме скриньку ви відкриваєте.
3. Визначте конкретне призначення кожного облікового запису
Перш ніж додавати ще один профіль, вирішіть, що до нього належатиме. Зручна структура може виглядати так:
| Профіль | Для чого використовувати |
|---|---|
| Особисте | Побутові повідомлення, зустрічі та особисті підписки |
| Робота | Внутрішнє листування та основна робоча поштова скринька |
| Клієнт А | Повідомлення й ресурси, пов’язані з цим клієнтом |
Не створюйте новий профіль для кожного тимчасового завдання. Додавайте його, коли потрібен інший обліковий запис або тривале розділення робочих процесів.
Профілі WebCatalog зберігають сеанси та дані вебперегляду окремо. Це дає змогу повертатися до різних облікових записів без виходу з них лише заради перемикання. Водночас Google може вимагати автентифікацію, якщо це передбачено перевірками безпеки або правилами вашої організації.
4. Тримайте пов’язані застосунки Google разом
Електронний лист часто веде до наступного завдання: переглянути документ на Диску, перевірити календар або оновити дошку проєкту. Використовуйте відповідний профіль Google у Gmail, Google Диску та Google Календарі, щоб у всіх цих застосунках був доступний потрібний обліковий запис.
Потім об’єднайте інструменти в просторі WebCatalog. Кожен простір відкривається в окремому вікні й може містити застосунки та профілі для певного клієнта або проєкту.
Наприклад, простір клієнта може містити його профіль Gmail, Диск, Календар і застосунок для керування проєктами. Коли ви беретеся до роботи з цим клієнтом, усі потрібні інструменти перебувають у звичному місці.
Почніть з одного простору для роботи, яку виконуєте найчастіше. Додавайте інші, коли зрозумієте, яке розділення допомагає вам підтримувати порядок.
Спростіть керування поштовими скриньками
Зручніше робоче середовище полегшує доступ до пошти. А кілька звичок у самому Gmail допоможуть швидше опрацьовувати повідомлення.
Використовуйте єдину систему міток
Мітки Gmail дають змогу впорядковувати повідомлення за категоріями. Спробуйте використовувати невеликий набір однакових міток у робочих скриньках, наприклад «До виконання», «Очікування» та «Довідкове».
Однакові назви допомагають легше повертатися до роботи після перемикання між обліковими записами. Позначайте обліковий запис у назві профілю, а стан повідомлення — міткою. Так кожна частина системи матиме чітке призначення.
Налаштуйте відповідний підпис у кожному обліковому записі
Перегляньте налаштування підпису Gmail у кожній скриньці. Gmail підтримує типові підписи для нових повідомлень і відповідей.
Використовуйте контактні дані та відомості про компанію, що відповідають конкретній адресі. Характерний підпис слугує додатковою візуальною підказкою під час написання листа, хоча найважливішим кроком залишається перевірка адреси відправника.
Вирішіть, які скриньки можуть вас відволікати
У налаштуваннях сповіщень Gmail на комп’ютері можна ввімкнути сповіщення про всі нові листи, лише про важливі листи або вимкнути їх зовсім.
Для початку варто дозволити сповіщення про робочі листи, які потребують швидкої реакції, а менш термінові скриньки перевіряти за розкладом. Якщо сповіщення не з’являється, перевірте налаштування Gmail і дозволи на комп’ютері.
Перевіряйте облікові записи в продуманому порядку
Спробуйте просту послідовність: спочатку переглядайте термінові робочі повідомлення, потім опрацьовуйте поточне листування з клієнтами, а особисту пошту перевіряйте у вибраний для цього час.
Мета — не дозволяти останній відкритій скриньці визначати, що ви робитимете далі. Ведіть окремий список завдань для зобов’язань, які потребують більше, ніж швидкої відповіді.
Поширені запитання
Чи можна одночасно залишатися в системі у двох облікових записах Gmail?
Так. Google підтримує одночасний вхід у кілька облікових записів. Профілі браузера та профілі WebCatalog надають додаткові способи організувати окремі робочі середовища для різних облікових записів.
Чи об’єднує WebCatalog усі повідомлення Gmail в одній скриньці?
Описане налаштування надає доступ до окремих облікових записів Gmail. Воно не об’єднує їхні листи в спільній скриньці. Якщо ви хочете читати всі повідомлення разом, окремо виберіть спосіб об’єднання пошти.
Чи мають Gmail, Диск і Календар використовувати один профіль WebCatalog?
Використовуйте один профіль, якщо ці застосунки мають працювати з тим самим обліковим записом Google. Для іншого облікового запису, наприклад особистого або окремого клієнтського, створіть інший профіль.
Відведіть кожному обліковому запису Gmail чітке місце
Якщо ви перевіряєте скриньки лише час від часу, перемикача облікових записів Google може бути цілком достатньо. Коли ж кілька облікових записів є частиною щоденної роботи, налаштоване робоче середовище на комп’ютері допоможе чіткіше визначити призначення та місце кожного з них.
Почніть користуватися WebCatalog Desktop: додайте Gmail і створіть профілі для облікових записів, якими користуєтеся найчастіше. Створіть один простір для основного робочого процесу, а потім додайте календар, документи та застосунки, які допоможуть виконувати завдання, пов’язані з кожним листом.
