Керувати кількома обліковими записами Gmail можна за допомогою перемикача облікових записів Google, окремих профілів браузера або настільної програми, як-от WebCatalog Desktop. Google уже підтримує перемикання між обліковими записами без виходу з них. WebCatalog Desktop пропонує інший спосіб упорядкувати цю роботу: Gmail у власному вікні та окремий профіль для кожного облікового запису, щоб усі поштові скриньки залишалися відкритими.
Особисту пошту, робочу адресу й обліковий запис для побічного проєкту можна використовувати на одному комп’ютері. Головне — зробити кожен обліковий запис упізнаваним, коли ви відповідаєте на лист, відкриваєте документ або перевіряєте запрошення на зустріч. Ось як вибрати потрібне налаштування й ефективно користуватися ним протягом дня.
Виберіть, як упорядкувати облікові записи Gmail
Почніть із завдання, яке створює найбільше труднощів.
| Основна потреба | Практичний варіант для початку |
|---|---|
| Час від часу перевіряти другу поштову скриньку | Перемикач облікових записів Google |
| Розділити роботу й особистий перегляд вебсторінок на багатьох сайтах | Профілі браузера |
| Відкривати облікові записи Gmail разом із програмами для кожного проєкту | WebCatalog Desktop |
| Об’єднати вхідні листи в одну поштову скриньку | Пересилання Gmail або окремий поштовий клієнт |
Можливість мати доступ до облікових записів і об’єднання листів — це різні потреби. Якщо вам потрібна одна поштова скринька, Gmail може автоматично пересилати вхідні листи на іншу адресу. Наведений нижче спосіб зберігає кожну поштову скриньку Gmail в окремому обліковому записі. Це зручно, коли потрібно розрізняти особи, листування з клієнтами й повсякденні справи.
Скористайтеся перемикачем облікових записів Google для простого налаштування
Якщо перемикатися потрібно лише час від часу, скористайтеся меню облікових записів у Gmail:
- Увійдіть у Gmail на комп’ютері.
- У верхньому правому куті натисніть зображення профілю або ініціал.
- Виберіть Додати обліковий запис і ввійдіть у другий обліковий запис.
- Щоразу, коли захочете вибрати інший обліковий запис, відкривайте те саме меню.
Ці кроки відповідають інструкціям Google щодо кількох облікових записів.
Цей варіант добре працює, якщо у вас небагато поштових скриньок і ви швидко розпізнаєте кожну адресу. Перед написанням нового листа звикайте перевіряти, яка адреса зараз активна.
Google також пояснює, що обліковий запис, у який ви ввійшли першим, часто стає обліковим записом за умовчанням. Деякі сервіси Google можуть використовувати його налаштування, якщо неясно, який саме обліковий запис потрібен. Якщо посилання відкриває не той обліковий запис Google, перевірте активну особу, перш ніж щось змінювати.
Використовуйте профілі браузера для ширшого розділення
Профіль браузера стане в пригоді, якщо обліковий запис електронної пошти має бути частиною окремого середовища перегляду вебсторінок. Наприклад, ви можете зберігати робочі закладки, паролі й історію перегляду окремо від особистих.
У Chrome відкрийте меню профілю браузера, виберіть Додати профіль Chrome і вкажіть упізнавану назву та оформлення. Увійдіть у відповідний обліковий запис Gmail у цьому профілі. Повторіть ці кроки для іншої особи. Google пояснює, як створювати профілі Chrome і перемикатися між ними.
Вибирайте назви, що описують призначення, наприклад «Особистий» і «Студія». Назва «Профіль 2» мало допоможе, коли відкрито кілька вікон.
Профілі браузера — практичний варіант, якщо вам потрібні окремі середовища для перегляду вебсторінок. Якщо протягом дня ви постійно відкриваєте ті самі програми й облікові записи, WebCatalog Desktop пропонує зручніше рішення.
Керуйте кількома обліковими записами Gmail за допомогою WebCatalog Desktop
Програма Gmail у WebCatalog Desktop відкриває Gmail у власному вікні та додає його до Dock або панелі завдань. Ви й надалі користуєтеся вебінтерфейсом Gmail, але самі вирішуєте, як його облікові записи вписуються у ваш робочий процес на комп’ютері.
Найзручніше почати з чітко названих профілів і додавати складнішу структуру лише за потреби.
1. Додайте Gmail на комп’ютер
Завантажте WebCatalog Desktop і встановіть програму. Знайдіть Gmail у каталозі та додайте його як настільну програму.
2. Створіть профіль для кожної особи Google
У WebCatalog Desktop перейдіть до розділу Профілі, виберіть Додати профіль і введіть описову назву. Відкрийте Gmail у цьому профілі та виконайте вказівки Google для входу.
Повторіть ці кроки для інших облікових записів. Наприклад, створіть профілі «Особистий», «Робота» й «Клієнт А». В інструкціях WebCatalog щодо профілів також пояснюється, як повторно використовувати профіль у настільних програмах.
Для чіткого розділення використовуйте в кожному профілі одну особу Google. Так назва профілю буде надійною підказкою, яка саме поштова скринька вам потрібна.
3. Визначте конкретне призначення кожного облікового запису
Перш ніж додавати профіль, вирішіть, що саме в ньому зберігатиметься. Ось приклад зручного розподілу:
| Профіль | Призначення |
|---|---|
| Особистий | Сімейне листування, зустрічі й особисті підписки |
| Робота | Внутрішнє листування й основна робоча поштова скринька |
| Клієнт А | Листи й матеріали, пов’язані з цим клієнтом |
Не створюйте окремий профіль для кожного тимчасового завдання. Додавайте профіль, коли потрібен інший обліковий запис або постійне розділення робочих процесів.
У профілях окремо зберігаються сеанси й дані перегляду вебсторінок. Завдяки цьому можна повертатися до різних облікових записів, не виходячи з них щоразу для перемикання. Google усе ж може вимагати повторної автентифікації, якщо цього потребують перевірки безпеки або правила вашої організації.
4. Зберіть пов’язані програми Google разом
Електронний лист часто веде до наступного завдання: переглянути документ на Диску, перевірити календар або оновити дошку проєкту. Використовуйте відповідний профіль Google для Gmail, Google Диска й Google Календаря, щоб потрібна особа була доступна в усіх цих програмах.
Потім упорядкуйте інструменти в просторі. Кожен простір відкривається в окремому вікні й може об’єднувати програми та профілі для клієнта або проєкту.
Наприклад, у просторі для клієнта можуть бути профіль Gmail цього клієнта, Диск, Календар і програма для керування проєктами. Коли ви сідаєте працювати з цим обліковим записом, пов’язані інструменти завжди будуть у передбачуваному місці.
Почніть з одного простору для роботи, якою займаєтеся найчастіше. Додавайте інші, коли зрозумієте, які межі допомагають вам підтримувати лад.
Спрощуйте роботу з поштовими скриньками
Зручне налаштування на комп’ютері полегшує доступ. А кілька звичок у Gmail допоможуть швидше опрацьовувати самі листи.
Використовуйте послідовну систему міток
Мітки Gmail дають змогу впорядковувати листи за категоріями. Для робочих поштових скриньок можна використовувати невеликий набір міток, наприклад «До виконання», «Очікує» й «Довідка».
Послідовна термінологія полегшує повернення до роботи після перемикання між обліковими записами. Зазначайте особу облікового запису в назві профілю, а статус листа — у мітці. Так у кожної частини системи буде чітке призначення.
Налаштуйте правильний підпис для кожного облікового запису
Перевірте налаштування підпису Gmail у кожній поштовій скриньці. У Gmail можна налаштувати підписи за умовчанням для нових листів і відповідей.
Використовуйте контактні дані й інформацію про компанію, що відповідають цій адресі. Виразний підпис стане додатковою візуальною підказкою під час написання листа, але все одно важливо перевіряти адресу відправника.
Вирішіть, від яких поштових скриньок мають надходити сповіщення
У налаштуваннях сповіщень Gmail для комп’ютера можна вибрати сповіщення про нові листи, важливі листи або вимкнути їх.
Для початку варто ввімкнути сповіщення для термінових робочих листів, а менш термінові облікові записи перевіряти у визначений час. Якщо сповіщення не надходить, перевірте налаштування Gmail і дозволи на комп’ютері.
Поширені запитання
Чи можна одночасно залишатися в системі у двох облікових записах Gmail?
Так. Google підтримує одночасний вхід у кілька облікових записів. Профілі браузера й WebCatalog Desktop пропонують додаткові способи впорядкувати окремі контексти облікових записів.
Чи об’єднує WebCatalog Desktop усі листи Gmail в одну поштову скриньку?
Ні. Це налаштування дає доступ до окремих облікових записів Gmail, але не об’єднує їхню пошту в спільну скриньку. Якщо ви хочете читати листи саме так, скористайтеся пересиланням у Gmail або поштовим клієнтом.
Чи варто використовувати той самий профіль WebCatalog Desktop для Gmail, Диска й Календаря?
Використовуйте той самий профіль, якщо ці програми мають працювати з однією особою Google. Для іншої особи, наприклад особистого облікового запису або окремого входу для клієнта, створіть інший профіль.
Визначте чітке місце для кожного облікового запису Gmail
Якщо ви лише час від часу перевіряєте пошту, перемикача облікових записів Google може бути достатньо. Коли кілька облікових записів є частиною щоденної роботи, налаштування на комп’ютері допоможе чіткіше визначити призначення й місце кожного з них.
Почніть роботу з WebCatalog Desktop: додайте Gmail і створіть профілі для облікових записів, якими користуєтеся найчастіше. Створіть один простір для основного робочого процесу, а потім додайте календар, документи й програми, які допомагають виконувати завдання, пов’язані з кожним листом.
