Zoho Cliq görüşmeleri şirket sınırlarını aşabilir. İşvereninizin kuruluşunda çalışabilir, bir tedarikçiyle iş birliği yapabilir ve başka bir görev için müşterinin sağladığı ayrı bir hesabı kullanabilirsiniz. Her ilişki farklı bir erişim türü gerektirebilir.
Birden fazla Zoho Cliq hesabını yönetmenin ilk adımı, bu ilişkilerin haritasını çıkarmaktır. Ayrı giriş bilgileri, ayrı oturumlar gerektirir. Harici bir kanal, misafir daveti veya Network, zaten kullandığınız hesap üzerinden iş birliği yapmanızı sağlayabilir. Başka bir masaüstü profili oluşturmak, kuruluşunuzun hangi düzenlemeye izin verdiğini belirlemez.
Erişim modeli netleştiğinde, Cliq'in yerleşik hesap kontrollerini seçebilir veya bu hesapları ilgili iş uygulamalarıyla birlikte WebCatalog'da düzenleyebilirsiniz.
Hesap girişi konusunu kuruluş konusundan ayırın
“Birden fazla kuruluş” ifadesi, birkaç farklı durumu tanımlayabilir. Başka bir şirketin sağladığı giriş bilgilerine sahip bir çalışanın durumu, ortak bir görüşmeye davet edilen bir iş ortağınınkinden farklıdır.
Zoho'nun CRM Plus ile Cliq kullanımına ilişkin belgeleri bu ayrımı açıkça ortaya koyar: Bir kullanıcı tek bir birincil kuruluşa bağlıdır ve diğer kuruluşlara harici kullanıcı olarak katılabilir. Belgeler, kuruluş içi üyelikten farklı erişim haklarıyla bu bağlamlar arasında nasıl geçiş yapılacağını açıklar.
Daha yakın zamanda Cliq'in misafir kullanıcı kontrolleri, başka bir kuruluştaki belirlenmiş kanallara ve kişilere erişim olanağı getirdi. Katılım, davete ve ilgili kuruluş politikalarına bağlıdır.
Bu, aynı e-posta adresinin birden fazla şirketin işlerinde görünmesinin mutlaka iki bağımsız Cliq hesabı olduğu anlamına gelmediğini gösterir. Ayrı bir hesapla mı giriş yaptığınızı, harici üyelik mi kullandığınızı yoksa belirli bir iş birliği davetiyle mi katıldığınızı netleştirin. Diğer Zoho ürünlerindeki birden fazla kuruluşa ilişkin kuralların Cliq için de aynen geçerli olduğu varsayılmamalıdır.
Masaüstüne hesap eklemeden önce bir erişim haritası oluşturun
Yapmanız gereken işlerle ilgili kısa bir kayıt oluşturun. Erişmeniz gereken her yer için kullanılan hesabı, erişim türünü, sorumlu yöneticiyi ve destekleyici materyalleri belirleyin.
| İş ilişkisi | Doğrulanacak erişim | Önerilen masaüstü düzeni |
|---|---|---|
| Ana şirketinizde çalışan | Kurum içi hesabınız ve atanan kanallar | Bir şirket profili ve çalışma alanı |
| Müşterinin size ayrı, yetkilendirilmiş bir hesap sağlaması | Bu hesabın kuruluş ve kanal erişimi | Müşterinin adını taşıyan ayrı bir profil |
| Tedarikçinin zaten Cliq kullanması | Harici bir kanal veya izin verilen başka bir iş birliği yöntemi | Tedarikçinin proje araçlarıyla birlikte mevcut hesabınız |
| Bir yüklenicinin sınırlı kapsamlı bir göreve katılması | Desteklendiği durumlarda, gerekli görüşmelere misafir erişimi | Yetkilendirilmiş misafir oturumu ve proje özeti |
| Uzun vadeli iş ortağı topluluğu | Bir Cliq Network üyeliği | İş ortağı kaynaklarıyla birlikte ilgili Network |
Haritayı, gerçek erişim durumunun bir açıklaması olarak ele alın. “Kuzey Müşterisi” adlı bir alan, yalnızca içindeki hesap amaçlanan görüşmelere erişebiliyorsa yararlıdır.
Örneğin, ayrı bir tedarikçi hesabı yoksa “tedarikçi hesabı” yerine “şirket hesabı, tedarikçi harici kanalı, satın alma sorumlusu” şeklinde kayıt tutun. Açık etiketler, erişim yapılandırmasıyla çözülmesi gereken bir sorun için yinelenen profiller oluşturmanızı önler.
Zaten mevcut olan yerleşik seçenekleri anlayın
Cliq'in masaüstü uygulaması birden fazla hesapla giriş yapmayı destekler
Zoho Cliq'in yerel masaüstü uygulaması zaten birden fazla hesabı destekler. Zoho belgelerine göre hesap eklemek için Hesaplar → Hesap ekle yolu kullanılır ve en fazla on hesap eklenebilir. Hesaplar menüsünden bir hesap seçildiğinde, o hesap için yeni bir Cliq penceresi açılır.
İşinizin büyük bölümü Cliq içinde gerçekleşiyorsa bu doğrudan bir seçenektir. Zaten sahip olduğunuz ayrı şirket hesaplarına erişmek için uygulamanın hesap menüsünü kullanabilirsiniz. Her hesap; proje kayıtları, belgeler, takvimler ve diğer web uygulamalarını içeren daha geniş bir iş akışının parçası olduğunda WebCatalog daha yararlı hâle gelir.
Harici kanallar, kuruluşları bir görüşme etrafında bir araya getirir
Harici kanal, farklı kuruluşlardan kişilerin birlikte çalışmasını sağlar. Erişimi, gerekli politikalar ve davet belirler. Zoho ayrıca belirli veri merkezleri arasında harici kanal üzerinden iş birliğini destekler; veri merkezleri arasındaki doğrudan mesajlaşma ise farklı kısıtlamalara tabidir.
Harici kanal oluşturma olanağı plana bağlıdır: Ücretsiz planda bu kanallar oluşturulamaz; ücretli planlarda kimlerin oluşturabileceği ise sürüme ve yönetici izinlerine bağlıdır. Bir tedarikçi ilişkisi için bu yöntemi seçmeden önce ev sahibi kuruluşun yapılandırmasını kontrol edin.
Misafir erişimi ve Network'ler farklı ilişkilere hizmet eder
Zoho'nun güncellenmiş misafir özelliği, davet edilen iş birlikçilerinin mevcut kanallara katılmasını sağlar. Bu, belirli bir kampanyaya yardımcı olan bir yüklenici için uygun olabilir. Cliq Network ise süreklilik taşıyan bir iş ortağı topluluğu gibi daha kapsamlı harici iş birlikleri için özel bir ortam sunar.
Yeni iş akışını önermeden önce güncel misafir belgelerini kontrol edin: Zoho şu anda Guest Users 2.0'ın Zoho One'da desteklenmediğini belirtiyor; ayrıca bu özellik veri merkezleri arasında doğrudan mesajlaşmayı desteklemiyor. Kullanılabilir yöntem, ilgili kuruluşun sürümüne ve yapılandırmasına göre belirlenmelidir.
Bu yerleşik seçenekler, başka bir hesaba duyulan ihtiyacı ortadan kaldırabilir. İş gerçekten gerektiriyorsa ayrı bir hesap kullanın; ilişki harici katılım niteliğindeyse uygun iş birliği özelliğinden yararlanın.
Onaylanan düzeni WebCatalog'da oluşturun
Erişim haritanız hazır olduğunda, masaüstünü buna göre yapılandırın. WebCatalog Desktop, Cliq'i ayrı bir pencerede açmanızı ve diğer web uygulamalarıyla birlikte düzenlemenizi sağlar.
İki ayrı hesap için WebCatalog'un profil oluşturma adımlarını izleyin:
- Profiller bölümünü açın ve Profil ekle seçeneğini seçin.
- İlk profile, içinde kullanılacak hesaba uygun bir ad verin; örneğin “Şirket Operasyonları”.
- Cliq'i bu profille açın ve kuruluşunuzun normal sürecini izleyerek giriş yapın.
- “Kuzey Müşterisi” gibi ikinci bir profil oluşturun ve müşterinin sağladığı ayrı hesapla burada giriş yapın.
- Daha fazla yer eklemeden önce her iki oturumdaki hesabı ve kuruluşu doğrulayın.
Profiller; çerezleri, oturumları ve tarama verilerini ayrı tutar. Davet sağlamaz, lisans atamaz veya Cliq içinde verilen erişimi değiştirmez.
Ardından, her çalışma bağlamı için bir alan oluşturun. Şirket alanı; Cliq'i, operasyon takip aracını ve kurum içi el kitabını içerebilir. Müşteri alanı ise müşterinin Cliq oturumunu, proje planını ve inceleme belgelerini barındırabilir.
Her alan kendi penceresinde açılır. Aynı WebCatalog profilini birden fazla alanda kullanmak, aynı hesap oturumunu yeniden kullanmak anlamına gelir; farklı bir alan adı başka bir hesap kimliği oluşturmaz. Tek bir hesabın birden fazla proje görüşmesine yetkili olarak katıldığı durumlarda bu yeniden kullanım uygundur.
İhtiyaç duyduğunuz uygulama, profil ve alan sayısına uygun bir WebCatalog planı seçin. Ayrı hesapları projelerden bağımsız olarak sayın: Tek hesap kullanan beş proje, otomatik olarak beş profil gerektirmez.
Örnek: üç farklı ilişki kapsamında çalışan bir teslimat yöneticisi
Kurum içi bir ürünün kullanıma sunulmasını, bir müşteri uygulama projesini ve bir tedarikçi devir sürecini koordine eden bir teslimat yöneticisi düşünün. Projelerde aynı kişi görev alır, ancak tüm hesaplar ve belgeler ortak değildir.
Kurum içi kullanıma sunma: ekip görüşmesini planın yanında tutun
Kurum içi kullanıma sunma süreci için şirket hesabını kullanın. Bu Cliq oturumunu, sürüm kontrol listesi ve karar günlüğüyle birlikte “Ürünü Kullanıma Sunma” alanına yerleştirin.
Bir ekip üyesi bir kilometre taşının hazır olup olmadığını sorduğunda, plan aynı çalışma bağlamında elinizin altında olur. Kararı proje ekibinin beklediği yere kaydedin, ardından uygun kanalda yanıt verin. Bunun yararı, görüşmeden onu destekleyen kayda daha kolay ulaşılmasıdır.
Kullanıma sunma sürecinin kendine ait bir alanı olması, yeni bir Cliq hesabı gerektirmez. Her iki bağlam da aynı kimliğe aitse şirket hesabı bir operasyon alanında da yeniden kullanılabilir.
Müşteri uygulaması: müşterinin sağladığı hesabı ayrı tutun
Müşterinin kendi kuruluşu için bir hesap sağladığını varsayalım. Bu hesabı Kuzey Müşterisi profiline atayın ve müşterinin proje araçlarıyla birlikte kullanın.
İlk incelemeden önce, uygulama kanalına ve görüşülecek belgeye erişimi doğrulayın. Sohbet açılıyor ancak proje dosyası açılmıyorsa dosya hizmetinin hangi hesabı beklediğini belirleyin. Çalışan bir Cliq oturumu, tüm destekleyici uygulamaların aynı giriş bilgilerini kullandığını kanıtlamaz.
Müşteri alanını, üzerinde çalıştığınız görevi hatırlatan bir düzen olarak kullanın. Dosya paylaşırken hedef kitlesini ve paylaşılacağı görüşmeyi kontrol edin. Amaç, ilgili belgeleri el altında tutarak normal inceleme sürecinin kolayca izlenmesini sağlamaktır.
Tedarikçiye devir: uygun olduğunda şirket kimliğini yeniden kullanın
Tedarikçi için onaylanmış bir harici kanal yeterli olabilir. Şirket hesabını kullanmaya devam edin ve tedarikçiye devir belgelerini ayrı bir proje alanına ekleyin.
Erişim haritası, bu görüşmenin hâlâ Şirket Operasyonları hesabını kullandığını göstermelidir. Bir kesintiden sonra işe döndüğünüzde bu ayrım önemlidir: Tedarikçinin iç kuruluşunda oturum açmış biri değil, dışarıyla iş birliği yapan bir çalışansınız.
Tedarikçi katılamıyorsa sorumlu yöneticilerden daveti ve iş birliği politikalarını kontrol etmelerini isteyin. Yeni bir WebCatalog profili oluşturmak, katılımı kontrol eden sunucu tarafındaki izni değiştirmez.
İşler değiştikçe erişim haritasını yararlı tutun
Bir müşteri görevi başladığında, bir yüklenicinin işi bittiğinde veya sorumluluk başka bir çalışma arkadaşına geçtiğinde haritayı güncelleyin. Yararlı sorular somuttur: Hangi hesap kullanılıyor, hangi görüşmeler hâlâ gerekli ve bu erişimi kim değiştirebilir?
Bir ayrılış durumunda yöneticinin kuruluş veya misafir erişimini kaldırması gerekebilir. Masaüstü kısayolunu kaldırmak ise ayrı bir düzenleme işlemidir. Önce üyeliği kontrol eden kuruluş aracılığıyla hizmet düzeyindeki değişikliği tamamlayın, ardından çalışma alanını buna uygun şekilde düzenleyin.
Görüşmenin etrafındaki uygulamaları da gözden geçirin. Bir proje bitmiş olsa da eski bir proje özeti, takvim veya belge hesabı günlük görünümde kalabilir. Alanın amacını yansıtmaya devam etmesi için artık aktif çalışmayı desteklemeyen öğeleri kaldırın.
Bildirimler dikkatinizi dağıtmaya başlarsa her çalışma diliminde hangi görüşmenin yanıt gerektirdiğine karar verin. İlgili Cliq ortamındaki bildirim kontrollerini kullanın ve bunlara güvenmeden önce sonucu kontrol edin. Daha fazla hesabı erişilebilir tutmak, her hesaba gün boyu eşit ilgi göstermeniz gerektiği anlamına gelmez.
Bir sonraki kuruluşa masaüstünüzde net bir yer ayırın
Bir şirket hesabı ve bir harici ilişkiyle başlayın. Bu ilişkinin ayrı bir hesap, misafir daveti, harici kanal veya Network gerektirip gerektirmediğine karar verin. Masaüstünü yapılandırmadan önce yanıtı kaydedin.
Ardından Zoho Cliq'i WebCatalog'a ekleyin, ayrı hesaplar için profiller oluşturun ve her ilişkinin ortaya çıkardığı işler etrafında alanlar düzenleyin. Böylece hesap yapınız, kuruluşlarınızın sağladığı erişimle uyumlu kalırken görüşmeleri ve araçları bir arada bulmak kolaylaşır.
