Bir tedarikçi, Zalo üzerinden güncellenmiş bir fiyat teklifi gönderiyor. Bir müşteri, teslimat tarihinin kesinleşip kesinleşmediğini soruyor. Aile grubunuzda hafta sonu planları konuşuluyor. Bu konuşmalar farklı hesaplarda olduğunda, doğru sohbeti bulmak işin yalnızca bir kısmıdır. Doğru belgeye, en son alınan karara ve net bir sonraki adıma da ihtiyacınız vardır.
Masaüstünde birden fazla Zalo hesabını yönetmek için mevcut her hesaba ayrı bir oturum açılmış profil ve kolayca ayırt edilebilen bir çalışma alanı ayırın. WebCatalog bu oturumları ayrı tutabilir ve iş hesabınızı belgeleriniz, takviminiz ve takip araçlarınızla bir araya getirebilir.
Asıl fayda, bir mesajdan tamamlanmış bir göreve uzanan, tekrarlanabilir bir süreç oluşturmaktır. Bu rehber, pratik bir örnek üzerinden ilerliyor: Vietnamlı bir tedarikçiyle çalışırken kişisel konuşmalarını başka bir hesapta tutan bir proje koordinatörü.
Her Zalo hesabına sabit bir yer ayırın
Önce hangi konuşmaların gerçekten farklı kimliklere ait olduğuna karar verin. Kişisel bir hesap ile hâlihazırda kullanılan bir iş hesabı için ayrı oturumlar gerekebilir. Aynı iş kimliğiyle görüşen birden fazla müşteri o hesapta kalabilir; yeni bir proje, otomatik olarak başka bir oturum açmayı gerektirmez.
Zalo zaten Windows ve Mac uygulamaları, mobil uygulamalar ve bir web sürümü sunuyor. Bir hesap için yerel uygulamayı, diğeri için ayrı bir tarayıcı oturumunu kullanmak olası düzenlerden biridir. Adlandırılmış profilleri ve konuşmalarınızla ilgili web uygulamalarını düzenli tek bir masaüstü ortamında bir arada istediğinizde WebCatalog kullanışlıdır.
PC'de iki Zalo hesabı kullanmak için hâlihazırda kullandığınız ve kimliğini doğrulayabildiğiniz hesaplarla başlayın. WebCatalog Desktop'ta:
- Profiles bölümünü açın, Add profile seçeneğini seçin ve ilk profile “Zalo İş” adını verin.
- Zalo'yu bu profille açın ve kullanmak istediğiniz iş hesabında oturum açın.
- “Zalo Kişisel” adlı başka bir profil ekleyin.
- Zalo'yu Kişisel profiliyle açın ve diğer hesabınızda oturum açın.
- Yanıt vermeden önce her penceredeki hesap kimliğini ve beklediğiniz konuşmaları kontrol edin.
WebCatalog'un profil belgelerinde, profillerin çerezleri, oturumları ve gezinme verilerini ayrı tuttuğu açıklanır. Aynı profille başka bir pencere açmak o oturumu yeniden kullanır; diğer hesaba ihtiyacınız olduğunda diğer profili seçin.
QR ile kimlik doğrulama için Zalo'nun resmî oturum açma talimatları, kodu bilgisayarda görüntülemenizi, telefonunuzdaki Zalo ile taramanızı, giriş bilgilerini incelemenizi ve onaylamanızı söyler. Telefonda, ilgili masaüstü profili için kullanmak istediğiniz hesabın açık olduğundan emin olun. Bir profile “İş” adını vermek, oturum açmayı hangi hesabın onayladığını değiştirmez.
Hizmeti doğrudan açarken Zalo Help tarafından belirtilen web sohbet adresi olan Zalo Web'i kullanın. Zalo daha sonra yeniden kimlik doğrulamanızı isterse normal oturum açma sürecini uygun profilde tamamlayın.
Konuşmanın etrafında gerekli çalışma ortamını oluşturun
Bir hesap penceresi yararlı bir başlangıç noktasıdır. İşin yürütüldüğü ortamda, bilgileri kontrol edebileceğiniz ve kararları kaydedebileceğiniz araçlar da bulunmalıdır.
WebCatalog'da “Tedarikçi Projeleri” adlı bir alan oluşturun. İş profilini kullanan Zalo'yu, belge uygulamanızı, sipariş takip aracınızı ve teslimat taahhütleri için kullandığınız takvimi ekleyin. Bir alan, belirli bir amaca yönelik uygulamaları ve yer imlerini kendi penceresinde gruplandırır.
Rolleri net tutun: Profil, oturum açılmış hesabı seçer; alan ise araçları gruplandırır. Projeler aynı Zalo kimliğini kullanıyorsa aynı iş profilini farklı proje alanlarında yeniden kullanabilirsiniz. Başka bir alan oluşturmak tek başına farklı bir hesap oluşturmaz veya o hesabı belirli bir müşteriyle sınırlamaz.
Bir iş alanı ve ayrı bir kişisel Zalo penceresiyle başlayın. Düzeninizdeki uygulamaları, profilleri ve alanları destekleyen bir WebCatalog planı seçin. Bir öğeyi, fiyat teklifini kontrol etmek veya toplantıyı teyit etmek gibi bir görevi tamamlamanıza yardımcı olduğu için ekleyin.
Bir talebi sohbetten kesinleşmiş bir sonraki adıma kadar takip edin
Bir müşteri etkinliği için basılı materyalleri koordine ettiğinizi düşünün. Tedarikçi, iş Zalo hesabınız üzerinden revize edilmiş bir fiyat teklifi gönderiyor. Müşteri; adetler, baskı tasarımı ve teslimat hakkında yanıt bekliyor.
Aşağıdaki iş akışı, konuşmanın desteklediği kararla bağlantılı kalmasını sağlar.
Talebi yorumlamadan önce konuşmayı doğrulayın
İş profilini açın ve göndereni, projeyi ve en son mesajı doğrulayın. Benzer adlar, tekrar eden grup simgeleri veya eski bir konuşma, tanıdık görünen bir sohbeti kolayca yanlış yorumlamanıza neden olabilir.
Neyin değiştiğini anlamak için yeterli bağlamı okuyun. “Devam edebilir miyiz?” sorusu adede, fiyat değişikliğine veya son baskı tasarımına ilişkin olabilir. Hangi kararın istendiğini belirlemeden yanıt vermek, yeni bir mesajlaşma turuna yol açabilir.
Bu örnekte tedarikçinin revize edilmiş fiyat teklifi, farklı bir kâğıt özelliğini kapsıyor. İlk yararlı adım, bu değişikliği onaylanmış proje özetiyle karşılaştırmaktır. Bunu yaparken konuşmayı ve proje özetini görünür tutun.
Kişisel hesabınız kendi penceresinde açık kalabilir. Oradan geri döndüğünüzde, projeyle ilgili bir yanıt göndermeden önce iş kimliğini ve konuşmayı yeniden kontrol edin. Etiketler gezinmenize yardımcı olur; mesajın nereye gideceğini ise Zalo içinde gösterilen hesap ve alıcı doğrular.
Yanıtınızı destekleyen dosyayı kontrol edin
Fiyat teklifini açın ve tarihini veya sürümünü bulun. İlgili ayrıntıları proje kaydıyla karşılaştırın: adet, teknik özellikler, onaylanan tutar ve talep edilen teslimat tarihi. Daha yeni bir mesaj, mutlaka son onaylanmış belgeyi içermez.
Revize edilmiş fiyat teklifi önemli bir değişiklik içeriyorsa farkı açıkça belirtin. Örneğin: “Revize edilmiş fiyat teklifinde daha yüksek gramajlı kâğıt seçeneği kullanılmış. Onaylamadan önce bunun teslimat tarihini etkileyip etkilemediğini lütfen teyit edin.”
Revize edilmiş fiyat teklifini, projeyi ve sürümü belirten bir dosya adıyla proje klasörüne kaydedin ve onay kesinleşene kadar inceleme bekliyor olarak işaretleyin. Bu, bilinçli olarak yapılması gereken bir dosyalama adımıdır. Zalo'nun yanında bir depolama uygulaması bulundurmak bunu yapmayı kolaylaştırır; WebCatalog sohbet eklerini otomatik olarak proje klasörünüze kopyalamaz.
Bir dosyayı geri göndermeden önce hem alıcıyı hem de eki kontrol edin. Birden fazla açık hesap erişimi kolaylaştırabilir, ancak dosyanın gideceği son hedef yine de kısa bir kontrolü hak eder.
Yanıtı takip edilebilir bir taahhüde dönüştürün
Tedarikçi ayrıntıları teyit ettikten sonra, konuşmanın artık ne gerektirdiğine karar verin. Baskı tasarımını yarın gönderme sözü için bir sorumlu ve son tarih gerekir. Kesinleşen bir teslimat, proje takvimine yansıtılmalıdır.
Mevcut takip aracınızda şu tür kısa bir kayıt kullanın:
| Öğe | Örnek kayıt |
|---|---|
| Talep | Revize edilmiş baskı özelliklerini onayla |
| Dayanak | Revize edilmiş fiyat teklifi proje klasörüne kaydedildi |
| Karar | Özellikler onaylandı; teslimat teyidi hâlâ bekleniyor |
| Sonraki işlem | Koordinatör, tedarikçiyle teslimatı teyit edecek |
| Son tarih | Müşterinin bir sonraki proje değerlendirmesinden önce |
Bunlar, WebCatalog'un Zalo'ya eklediği alanlar değil, örnek proje notlarıdır. Amaçları, konuşma sohbet listesinde aşağıya kaydıktan sonra da işin anlaşılır kalmasını sağlamaktır.
Kesinleşen kısmı belirterek yanıt verin ve nelerin hâlâ beklemede olduğunu açıklayın. “Baskı tasarımı onaylandı; tedarikçi yanıt verdikten sonra teslimat tarihini teyit edeceğim” ifadesi, müşteriye belirsiz bir alındı yanıtından daha yararlı bir güncelleme sunar.
Başkasının kullanabileceği bir devir teslim hazırlayın
Bir iş arkadaşınızın projeye devam etmesi gerekiyorsa onaylanan belgeyi ve karar kaydını normal iş araçlarınız üzerinden paylaşın. En güncel durumu, sonraki işlemi ve kimden yanıt beklendiğini ekleyin.
Devir teslim, kişisel sohbet geçmişinizi yeniden bir araya getirmek zorunda kalmadan işi anlamalarını sağlamalıdır. İşletmenin aynı müşteri konuşmasına birden fazla çalışanın yanıt vermesine ihtiyacı varsa bu, doğrudan ele alınması gereken bir ekip mesajlaşması gereksinimidir.
Müşteri yanıtları bir ekibin sorumluluğundaysa Zalo Official Account rollerini kullanın
Zalo Official Account, yani Zalo OA, iki bireysel Zalo oturumunu açık tutmaktan farklı bir amaca hizmet eder. Bir kuruluşa, çalışanların yönetim araçlarına erişebildiği, müşterilere yönelik bir kurumsal hesap sunar.
Zalo'nun Official Account başlangıç rehberine göre çalışanlar OA Manager'a kişisel Zalo hesaplarıyla giriş yapar ve yönetme yetkisine sahip oldukları OA'yı seçer. Bir yönetici, Quản lý → Quản lý admin üzerinden çalışanları davet edebilir, ilgili izinleri seçebilir ve kişinin kabul etmesi için davetiye gönderebilir.
Aynı yetkili oturumla birden fazla kuruluşun Zalo Official Account hesabını yönetiyorsanız OA Manager içinde doğru OA'yı seçin. Her OA için farklı bir kişisel hesaba veya WebCatalog profiline ihtiyacınız yoktur. Bir müşteri alanı, uygun bağlantıları ve belgeleri bir arada tutabilir; hangi işletme üzerinde çalıştığınızı ise seçili OA belirler.
Ortak müşteri hizmetleri için Zalo ayrıca konuşma atama ve personele göre filtreleme işlevlerini de belgelendirir. Bu işlevler OA planına ve çalışanın izinlerine bağlıdır. Yapılandırmanız destekliyorsa bir müşteriyle kimin ilgileneceğini belirlemek için bunları kullanın.
Konuşma atama özelliği Zalo OA tarafından sağlanır. WebCatalog, hizmete erişimi diğer iş uygulamalarının yanında düzenler. İhtiyaç, müşteri sorumluluğunun ekip içinde paylaşılmasıysa OA özelliklerini; ayrı oturum açılmış kimliklerse ayrı profilleri seçin.
Günlük işlerinizi etkileyen ayrıntıları kontrol edin
Rutininizi yeni bir masaüstü düzenine taşımadan önce, tipik bir konuşmayı baştan sona deneyin. İhtiyacınız olan mesajı açabiliyor, belgesini inceleyebiliyor, istediğiniz yanıtı gönderebiliyor ve takip işlemini kaydedebiliyor musunuz? Aramalar bu iş akışının parçasıysa bunları kullanmayı planladığınız gerçek ortamda kontrol edin. Zalo'nun yerel uygulama ve web sürümleri farklı özelliklere sahip olabilir.
Her hesaptaki bildirimleri ve masaüstü ayarlarınızı gözden geçirin. İş hesabı, sorumlu olduğunuz konuşmalara dikkatinizi çekmeli; kişisel bildirimler ise tercih ettiğiniz çalışma saatlerine göre ayarlanabilir. Zamana duyarlı yanıtlar için bu düzene güvenmeden önce beklenen bildirimlerin geldiğini doğrulayın.
Önemli geçmiş kayıtlarını ve dosyaları ayrıca kontrol edin. Zalo, telefon değişikliği için yedekleme ve geri yükleme rehberi sunar; cihaz veya oturum değişikliğinden sonra nelerin kullanılabilir olacağını kendi süreçleri belirler. Bir WebCatalog profili, Zalo mesaj geçmişinizin yedeği değildir. Temel proje kayıtlarını, ekibinizin onlar için belirlediği konumda saklayın.
Bir sonraki gerçek konuşmanızla başlayın
Bir iş hesabı, bir kişisel hesap ve düzenli olarak Zalo mesajları aldığınız bir proje seçin. Zalo'yu WebCatalog'a ekleyin, her oturum için adlandırılmış bir profil oluşturun ve iş oturumunu o proje için gereken belgelerin ve takip aracının yanına yerleştirin.
Ardından gelen bir sonraki taleple tüm süreci tamamlayın: Hesabı ve konuşmayı doğrulayın, destekleyici bilgileri kontrol edin, net bir yanıt gönderin ve sonraki işlemi kaydedin. Bu, her mesajın arkasındaki işi düzenli tutarken Zalo iş ve kişisel hesaplarını yönetmenin pratik bir yoludur.
