Google Voice çok farklı türde aramaları destekleyebilir: kişisel bir randevu, müşteri görüşmesi veya bir iş arkadaşınız adına yürüttüğünüz bir konuşma. Yeni bir oturum açma eklemeden önce, gerçekte hangi farkı yansıtmanız gerektiğine karar verin.
Birden fazla Google Voice hesabını yönetmek için Google'ın hesap menüsünü kullanarak hesaplar arasında geçiş yapabilir veya her hesabın oturumunu aynı anda açık tutmak üzere WebCatalog Desktop içinde her biri için ayrı bir profil oluşturabilirsiniz. Her hesabın Voice numarasını doğrulayın ve işlerinizi bu hesaba göre düzenleyin. Bir numarayı birkaç kişinin yanıtlaması gerekiyorsa, başka bir hesap penceresi açmak yerine Google Voice'un işletmelere yönelik arama özellikleri daha uygun olabilir.
WebCatalog Desktop, hesap bağlamlarına masaüstünden kolayca erişmenizi sağlar. Numara atama, abonelik, yönlendirme ve çağrı yönlendirme davranışları Google Voice'un bir parçası olmaya devam eder.
Önce hesap ve numara düzenini seçin
Google Hesabı, oturum açan kullanıcıyı tanımlar. Voice numarası, hizmet üzerinden sağlanan veya atanan bir numaradır. Bağlı telefon numarası ise yönlendirilen aramaları alabilen mevcut bir telefon numarasıdır.
Kişisel bir Google Hesabı tek bir Voice numarası kullanır; Google, zaten bir numarası bulunan hesaba ikinci bir numaranın aktarılmasına izin vermez. Bu nedenle ikinci bir kişisel numara, ikinci bir Google Hesabı gerektirir. Birden fazla hesabı yönetmek de bu noktada gerekli hâle gelir.
Google'ın bağlı numaralarla ilgili talimatlarında, Voice numaranıza gelen aramaların bağlı telefonlara yönlendirildiği açıklanır. Cep telefonunuzu bağlamak ikinci bir Google Voice kimliği veya ayrı bir gelen kutusu oluşturmaz.
İşinize uygun düzenlemeyle başlayın:
| İhtiyacınız | Uygun başlangıç noktası | Masaüstü çalışma alanının katkısı |
|---|---|---|
| Kişisel ve işveren tarafından sağlanan Voice hesaplarına erişebilmek | Ayrı ayrı sağlanmış hesaplar | Ayrı oturumlar ve kolayca ayırt edilen çalışma bağlamları |
| Mevcut Voice numaranıza gelen aramaları başka bir telefonda yanıtlamak | Kullanılabiliyorsa bağlı numaraya yönlendirme | Hesap ayarlarına ve geçmişine erişim |
| Bir ekibin paylaşılan bir iş numarasına gelen aramaları yanıtlamasını sağlamak | Uygun bir Workspace zil grubu | Ekibin kullandığı diğer araçlar ve kayıtlar |
| Bir yöneticinin aramalarını onun adına yanıtlamak | Uygun bir planda yetkilendirilmiş çağrı devri | Kendi iş oturumunuzun yanında kararlaştırılan takip araçları |
Bunlar birbirinden farklı düzenlemelerdir. Daha fazla hesap penceresi açmak bir zil grubu oluşturmaz; bir numarayı yönlendirmek de konuşmanın sorumluluğunu başka bir kişiye vermez. Aramaların nasıl ele alınması gerektiğine karar verin, ardından bunları nerede görüntüleyeceğinizi seçin.
Düzeni gerçek Voice aboneliğinize göre belirleyin
Google Voice kişisel ve iş hesapları aynı özelliklerin tümünü sunmaz. Google'ın abonelik karşılaştırması, tek kullanıcılı planlarla Google Workspace'e eklenen abonelikleri birbirinden ayırır.
Ücretsiz tüketici hizmeti, tek kullanıcılı seçeneklerden biridir. Google ayrıca ABD'deki uygun kişisel Gmail hesapları için Starter standalone ve Standard standalone aboneliklerini sunar. Bu nedenle kişisel Gmail hesabıyla oturum açılmış olması, hesabın ücretsiz hizmeti mi yoksa ücretli bir planı mı kullandığını göstermez.
İşletme özelliklerini karşılaştırırken bağımsız planlarla ilgili belgeler önemlidir: Standard standalone otomatik operatörleri içerir, ancak zil gruplarını veya çağrı devrini içermez. Bu iş birliği özellikleri, Workspace eklentisi olarak sunulan Voice Standard ve Premier planlarında kullanılabilir.
Şirket tarafından yönetilen bir hesap için Voice'un kullanıcıya sağlanmış olduğunu doğrulayın. Bir iş e-posta adresine sahip olmak, çalışan bir Voice hizmetinin veya gerekli arama özelliğinin bulunduğunu tek başına göstermez.
Konum da seçiminizi etkiler. Tek kullanıcılı planlar yalnızca ABD'de sunulur. Kuruluşlarda kullanılabilirlik, ülkeye ve telefon hizmetinin Google'ın arama planı, Carrier Link veya SIP Link üzerinden sağlanmasına bağlıdır. Farklı konumlarda kullanıma sunmayı planlamadan önce Google'ın ülke ve sağlayıcı kılavuzuna bakın.
Mevcut iki hesabı düzenlemek için telefon sisteminizi baştan tasarlamanız gerekmez. Ancak her iki hesaptan da aynı özellikleri beklemeden önce hangi hizmetin hangi hesapta bulunduğunu bilmeniz gerekir.
Uygun olduğunda Google'ın yerleşik hesap kontrollerini kullanın
Google, birden çok hesapla oturum açma ve hesaplar arasında geçiş yapma özelliklerini zaten sunar. Masaüstünde hesap eklemek veya seçmek için profil resminize ya da baş harfinize tıklayın; ardından açtığınız hizmette hangi hesabın etkin olduğunu doğrulayın.
Google Voice mobil uygulamasında da Android ve iPhone veya iPad cihazlarında hesap değiştirme adımları açıklanır. Bağlamlar arasında yalnızca ara sıra geçiş yapmanız gerekiyorsa hesap seçici kullanışlı bir seçenektir.
Masaüstünde Google Voice, web üzerinden kullanılır. Google'ın arama kılavuzunda Chrome, Edge, Firefox ve Safari dahil desteklenen tarayıcılar listelenir. Basit bir kurulum için Voice'u tarayıcıda açık tutmak yeterli olabilir.
Kişisel ve iş hesabının tutarlı, adlandırılmış ayrı alanlarda bulunması gerekiyorsa, özellikle aramalar belgelerle, randevularla veya proje kayıtlarıyla bağlantılıysa, ayrı WebCatalog Desktop profilleri kullanışlı hâle gelir. Böylece genel bir tarayıcı penceresinde hangi Google hesabının seçili olduğuna güvenmek yerine doğru oturuma geri dönebilirsiniz.
WebCatalog Desktop'ta her hesap için kolayca tanınan bir alan oluşturun
WebCatalog Desktop'a Google Voice'u ekleyin. Profiles bölümünde Add profile seçeneğini belirleyin, profile hesabın kullanım amacına uygun bir ad verin ve o profille Voice'u açın. İstediğiniz Google Hesabıyla oturum açın. Diğer hesap için ikinci bir profille aynı adımları tekrarlayın. Her profil, yanlışlıkla kapatabileceğiniz bir tarayıcı sekmesi yerine, kendine ait bir masaüstü penceresinde ve Dock'ta veya görev çubuğunda kendi simgesiyle açılır.
WebCatalog'ın profillerle ilgili belgelerinde, çerezlerin, oturumların ve tarama verilerinin profiller arasında ayrı tutulduğu açıklanır. “Kişisel Voice” ve “Danışmanlık İşi” gibi adlar kullanışlı olabilir.
Devam etmeden önce her oturumdaki hesap e-posta adresini ve Voice numarasını kontrol edin. Boş bir arama geçmişi veya kaydolma ekranı, hizmetin bulunduğu hesaptan farklı bir Google Hesabı seçtiğiniz anlamına gelebilir. Numara oluşturmadan veya değiştirmeden önce hesap kimliğiyle ilgili bu sorunu çözün.
Voice'u, takviminizi ve aramalardan sonra kullandığınız kayıtları içeren bir çalışma alanı oluşturun. Her alan kendi penceresinde açılır. Profiller hesap oturumlarını birbirinden ayırır; alanlar ise uygulamaları kullanım amacına göre düzenler.
Aynı iş numarası birkaç müşteri projesinde kullanılıyorsa profilini farklı proje alanlarında yeniden kullanabilirsiniz. Bu, aynı temel arama geçmişine sahip aynı Voice hesabını temsil eder.
İş akışı 1: İş günü boyunca kişisel ve profesyonel aramalar
Mevcut bir kişisel Voice hesabı ve ayrıca sağlanmış bir iş hesabı kullanan bir danışmanı düşünün. Amaç, her görüşmenin bağlamını tanımak ve ortaya çıkan işleri doğru yerde tutmaktır.
Güne başlarken iş oturumunu randevu takviminizin ve mevcut müşteri notlarınızın yanında açın. İhtiyacınız olduğunda kişisel oturumu kendi penceresinde açık tutun. İki arama geçmişini tek bir görev listesi gibi ele almayın: kaçırılan kişisel randevu aramasıyla müşteri talebinin sonraki adımları farklıdır.
Masaüstüne gelen aramaları yanıtlayabilmek için oturumun gerçekten kullanılabilir olması gerekir. Google, bilgisayarda arama alabilmek için Voice'un açık kalması gerektiğini belirtir. Seçili mikrofonu, hoparlörleri ve ilgili bildirim izinlerini kontrol edin; ardından randevularınız için yeni bir düzene güvenmeden önce deneme araması yapın.
Bağlı telefonlar da kullanıyorsanız, doğru hesaptaki yönlendirme ayarlarını gözden geçirin. Google'ın belgelerine göre bir telefon numarası, başka bir yerde zaten bağlıysa farklı bir Voice numarasına bağlanamaz. Hizmetin izin verdiğini kontrol etmeden iki masaüstü oturumunu da aynı bağlı numaraya yönlendirecek şekilde planlama yapmayın.
Kaçırılan bir aramaya geri dönerken önce doğru hesabın geçmişini açın. Aramanın bağlamını doğrulayın, ardından geri arayın ve sonraki adımı ilgili randevu ya da müşteri işiyle birlikte kaydedin.
İş akışı 2: Bir iş numarası birkaç müşteri projesinde kullanılıyor
İkinci bir müşteriniz olması otomatik olarak ikinci bir Voice hesabına ihtiyaç duyduğunuz anlamına gelmez. Danışmanlık işinizde zaten tek bir iş numarası kullanılıyorsa, aramaları projelere göre düzenlemek daha yararlı bir iyileştirme olabilir.
Sık telefon görüşmelerine yol açan bir proje için alan oluşturun. Mevcut iş profilini; proje özeti, takvim ve karar kayıtlarıyla birlikte ekleyin. Başka bir proje alanı da kendi destekleyici araçlarını gösterirken aynı profili yeniden kullanabilir.
Bir profili yeniden kullanmak Voice'un geçmişini projelere göre bölmez, projeye özel telesekreter kutuları oluşturmaz veya aramalarda kullanılan numarayı değiştirmez. Projeler arasındaki ayrımı kullandığınız kayıtlarda koruyun. WebCatalog Desktop araçları kullanışlı bir düzende sunar; arayanları otomatik olarak sınıflandırmaz.
İş akışı 3: Bir iş arkadaşınız adına aramaları yanıtlayın
Bir yönetici asistanının ihtiyacı, iki kişisel oturumu açık tutan birininkinden farklıdır. Asistanın, kendi iş kimliğini kullanmaya devam ederken başka bir kişinin aramalarını yönetme iznine ihtiyacı vardır.
Uygun Workspace Voice planlarında çağrı devrini kullanın. Yönetici, bir temsilciye yetki veren kişinin adına arama yapma, arama alma ve telesekreterine erişme izinleri atayabilir. Temsilcinin üstlenebileceği sorumlulukları atanan izinler belirler.
Kapsam başlamadan önce uygulamadaki devir süreci üzerinde anlaşın: Hangi aramalar aktarılmalı, hangileri doğrudan ele alınabilir ve geri arama talebi nasıl kaydedilmeli? Kendi Voice oturumunuzu, yetkilendirilmiş takvim ve takip kaydıyla birlikte “Yönetici Desteği” alanında tutun.
Gelen bir arama için başka bir işlem gerekiyorsa kimin yanıt vermesi gerektiğini ve hangi bağlama ihtiyaç duyduğunu kaydedin. Yönetici hesabında oturum açmış ikinci bir profil oluşturmaya gerek kalmadan çalışma alanı bu süreci destekler. Yetkiyi WebCatalog Desktop değil, Google Voice verir.
Ekip olarak aramaları yanıtlamak için bunun yerine bir zil grubunu değerlendirin. Google, uygun planlarda aramaların yönlendirilmesi, çalışma saatleri ve yanıtsız aramaların ele alınması için seçenekler sunar. Belgelerde ayrıca zil grubu aramalarının üyelerin bağlı cep telefonu numaralarına yönlendirilmediği belirtilir. Bu nedenle kapsama düzeni oluştururken aramaların gerçekten hangi cihazlarda yanıtlanacağını kontrol edin.
Açık hesap pencereleri koleksiyonu bu yönlendirme kurallarının yerini tutamaz. Uygun Voice özelliğini kullanın, ardından her kişinin destekleyici işlerini bu düzene göre organize edin.
Çalışma alanınızı bir sonraki aramaya göre düzenleyin
Size atanmış mevcut hesap ve numaralarla başlayın. Bir sonraki iyileştirmenin ayrı bir kişisel/iş oturumu, daha iyi bir proje bağlamı ya da desteklenen bir çağrı devri veya zil grubu düzenlemesi olup olmadığını belirleyin.
Ardından WebCatalog Desktop'ı indirin. Farklı hesaplar için ayrı profiller oluşturun, iş hesabını aramaları kararlara dönüştürmenize yardımcı olan araçların yanına yerleştirin ve planladığınız bir sonraki görüşmeden önce gelen arama ayarlarını kontrol edin. Böylece hesap düzenini telefon sistemi yapılandırmasıyla karıştırmadan aramaları ve takip işlerini daha anlaşılır bir yerde yönetebilirsiniz.
