Google Voice çok farklı türde görüşmeler için kullanılabilir: kişisel bir randevu, bir müşteri görüşmesi veya bir iş arkadaşınız adına yürütülen bir konuşma. Başka bir oturum eklemeden önce, gerçekte hangi ayrımı yansıtmanız gerektiğine karar verin.
Birden fazla Google Voice hesabını yönetmek için, mevcut her hesabınız için ayrı bir masaüstü oturumu kullanın, hesabın Voice numarasını doğrulayın ve işlerinizi bu hesap etrafında düzenleyin. Tek bir numaraya gelen aramaları birden fazla kişinin yanıtlaması gerektiğinde, başka bir hesap penceresi açmak yerine Google Voice'un iş amaçlı arama özelliklerini kullanmak daha uygun olabilir.
WebCatalog, hesaplara ait çalışma ortamlarının masaüstünde erişilebilir kalmasına yardımcı olur. Numara atama, abonelik, arama yönlendirme ve çağrı dağıtımı ise Google Voice tarafından yönetilmeye devam eder.
Önce hesap ve numara düzenini seçin
Google Hesabı, oturum açmış kullanıcıyı tanımlar. Voice numarası, hizmet üzerinden sağlanan veya atanan bir numaradır. Bağlı telefon numarası ise yönlendirilen aramaları alabilen mevcut bir telefon numarasıdır.
Google'ın numara bağlama talimatlarında, yönlendirme özelliğinin Voice numaranıza gelen aramaları bağlı telefonlara ilettiği açıklanır. Cep telefonunuzu bağlamak, ikinci bir Google Voice kimliği veya ayrı bir gelen kutusu oluşturmaz.
İşinize uygun düzenle başlayın:
| İhtiyacınız | Uygun başlangıç noktası | Masaüstü çalışma alanının katkısı |
|---|---|---|
| Kişisel Voice hesabınızı ve işvereninizin sağladığı Voice hesabını erişilebilir tutmak | Ayrı ayrı kullanıma açılmış hesaplar | Ayrı oturumlar ve kolayca ayırt edilebilen çalışma ortamları |
| Mevcut Voice numaranızı başka bir telefonda yanıtlamak | Kullanılabildiği yerlerde bağlı numaraya yönlendirme | Hesabın ayarlarına ve geçmişine erişim |
| Ortak bir iş numarasına gelen aramaları bir ekibin karşılamasını sağlamak | Uygun bir Workspace zil grubu | İlgili ekip araçları ve kayıtları |
| Bir yöneticinin aramalarını yönetmesine yardımcı olmak | Uygun bir planda yetkilendirilmiş çağrı yetkilendirmesi | Kararlaştırılan takip araçlarının yanında kendi iş oturumunuz |
Bunlar farklı düzenlerdir. Daha fazla hesap penceresi eklemek bir zil grubu oluşturmaz; bir numarayı yönlendirmek de görüşmenin sorumluluğunu başka bir kişiye vermez. Aramaları nerede görüntüleyeceğinizi seçmeden önce nasıl işleyeceklerine karar verin.
Düzeni, kullanılan Voice aboneliğine göre belirleyin
Google Voice'un kişisel ve kurumsal hesaplarının tümü aynı özellikleri sunmaz. Google'ın abonelik karşılaştırması, tek kullanıcılı planlarla Google Workspace'e eklenen abonelikleri birbirinden ayırır.
Ücretsiz bireysel hizmet, tek kullanıcılı seçeneklerden biridir. Google ayrıca ABD'deki uygun kişisel Gmail hesapları için Starter standalone ve Standard standalone aboneliklerini de sunar. Dolayısıyla, kişisel bir Gmail hesabıyla oturum açılması, hesabın ücretsiz hizmeti mi yoksa ücretli bir planı mı kullandığını göstermez.
İş özelliklerini karşılaştırırken bağımsız plan belgeleri önemlidir: Standard standalone, otomatik operatörleri içerir ancak zil gruplarını veya çağrı yetkilendirmesini içermez. Bu iş birliği özellikleri, Workspace eklentisi olarak sunulan Voice Standard ve Premier planlarında kullanılabilir.
Şirket tarafından yönetilen bir hesapta, Voice'un kullanıcı için kullanıma açıldığını doğrulayın. Yalnızca bir iş e-posta adresine sahip olmak, çalışan bir Voice hizmetinin veya gerekli arama özelliğinin mevcut olduğu anlamına gelmez.
Konum da seçimi etkiler. Tek kullanıcılı planlar yalnızca ABD'de kullanılabilir. Kuruluşlar için kullanılabilirlik, ülkeye ve telefon hizmetinin Google'ın arama planı, Carrier Link veya SIP Link üzerinden sağlanmasına bağlıdır. Farklı konumlarda kullanıma geçiş planlamadan önce Google'ın ülke ve sağlayıcı kılavuzuna bakın.
Mevcut iki hesabı düzenlemek için tüm telefon sistemini yeniden tasarlamanız gerekmez. Ancak her iki hesaptan da aynı özellikleri beklemeden önce, her birinin hangi hizmeti kullandığını bilmeniz gerekir.
Uygun olduğunda Google'ın yerleşik hesap kontrollerini kullanın
Google zaten birden fazla hesapla oturum açma ve hesaplar arasında geçiş yapma olanağı sunar. Masaüstünde, hesap eklemek veya seçmek için profil resmini ya da adınızın baş harfini kullanın; ardından açtığınız hizmette hangi hesabın etkin olduğunu doğrulayın.
Voice mobil uygulamasında hesaplar arasında geçiş yapma işlemi de Android ve iPhone veya iPad için belgelenmiştir. Yalnızca ara sıra hesap değiştirmeniz gerektiğinde hesap seçici kullanışlı bir seçenektir.
Masaüstünde Google Voice, web arayüzü üzerinden çalışır. Google'ın arama kılavuzu, Chrome, Edge, Firefox ve Safari dahil desteklenen tarayıcıları listeler. Basit bir kurulum için Voice'u bir tarayıcıda erişilebilir tutmak yeterli olabilir.
Kişisel hesabınız ve iş hesabınız için kalıcı, adlandırılmış ortamlar gerektiğinde, özellikle de aramalar belgeler, randevular veya proje kayıtlarıyla bağlantılıysa, ayrı WebCatalog profilleri kullanışlı hale gelir. Böylece, genel amaçlı bir tarayıcı penceresinde o anda hangi Google hesabının seçili olduğuna bağlı kalmadan istediğiniz oturuma dönebilirsiniz.
Her hesap için masaüstünde kolayca tanınan bir yer oluşturun
Google Voice'u WebCatalog Desktop'a ekleyin. Profiles bölümünde Add profile seçeneğini seçin, profile hesabın amacını yansıtan bir ad verin ve Voice'u bu profille açın. Kullanmak istediğiniz Google Hesabıyla oturum açın. Diğer hesap için ikinci bir profille aynı işlemi tekrarlayın.
WebCatalog'un profil belgelerinde, çerezlerin, oturumların ve tarama verilerinin profiller arasında ayrı tutulduğu açıklanır. “Kişisel Voice” ve “Danışmanlık İşleri” gibi adlar kullanışlı olabilir.
Devam etmeden önce, her oturumda hesabın e-posta adresini ve Voice numarasını kontrol edin. Boş bir arama geçmişi veya kayıt ekranı, hizmetin bulunduğu hesaptan farklı bir Google Hesabı seçtiğiniz anlamına gelebilir. Numara oluşturmadan veya değiştirmeden önce bu hesap kimliği meselesini çözün.
Voice'u, takviminizi ve aramalardan sonra kullandığınız kayıtları içeren bir iş alanı oluşturun. Her alan kendi penceresinde açılır. Profiller hesap oturumlarını birbirinden ayırır; alanlar ise uygulamaları belirli bir amaç etrafında düzenler.
Aynı iş numarası birden fazla müşteri projesi için kullanılıyorsa, bu numaranın profilini farklı proje alanlarında yeniden kullanabilirsiniz. Bu yine aynı Voice hesabıdır ve aynı geçmişi paylaşır. Planladığınız kurulumdaki profil, uygulama ve alanları destekleyen bir WebCatalog planı seçin.
İş akışı 1: İş günü boyunca kişisel ve profesyonel aramalar
Mevcut bir kişisel Voice hesabını ve ayrıca kullanıma açılmış bir iş hesabını kullanan bir danışman düşünün. Amaç, her görüşmenin bağlamını ayırt etmek ve görüşmeden doğan işleri doğru yerde tutmaktır.
Günün başında iş oturumunu, randevu takviminin ve güncel müşteri notlarının yanında açın. İhtiyaç duyduğunuzda kişisel oturumu kendi penceresinde tutun. İki arama geçmişini tek bir görev listesi gibi ele almaktan kaçının: kişisel bir randevuyla ilgili cevapsız arama ile bir müşteri talebi farklı sonraki adımlar gerektirir.
Masaüstüne gelen aramaları alabilmek için oturumun gerçekten açık olması gerekir. Google, bilgisayarda arama alabilmek için Voice'un açık kalması gerektiğini belirtir. Seçili mikrofonunuzu, hoparlörlerinizi ve ilgili bildirim izinlerini kontrol edin; ardından randevularınız için yeni kuruluma güvenmeden önce bir test araması yapın.
Bağlı telefonlar da kullanıyorsanız, bunların yönlendirme ayarlarını doğru hesapta gözden geçirin. Google'ın belgelerine göre, bir telefon numarası başka bir yere zaten bağlıysa başka bir Voice numarasına bağlanamaz. Hizmetin neye izin verdiğini kontrol etmeden, her iki hesabı da aynı bağlı numaraya yönlendirmeyi esas alan iki masaüstü oturumu planlamayın.
Cevapsız bir aramayı yanıtlarken önce ilgili hesabın geçmişini açın. Aramanın bağlamını doğrulayın, ardından geri aramayı yapın ve sonraki adımı ilgili randevuya veya müşteri işine kaydedin.
İş akışı 2: Birden fazla müşteri projesi için tek iş numarası kullanma
İkinci bir müşteri, otomatik olarak ikinci bir Voice hesabı gerektirmez. Danışmanlık işinizde zaten tek bir iş numarası kullanıyorsanız, aramaları projeye göre düzenlemek daha yararlı bir iyileştirme olabilir.
Sık telefon görüşmesi gerektiren bir proje için bir alan oluşturun. Voice'u mevcut iş profiliyle birlikte ekleyin; ayrıca proje özetini, zaman çizelgesini ve karar kaydını da ekleyin. Başka bir proje alanı, kendi destekleyici araçlarını gösterirken aynı profili yeniden kullanabilir.
Bir müşteri aradığında ilgili proje ortamını açın ve güncel proje özetini temel alarak çalışın. Görüşmenin sonunda kararı, sorumlu kişiyi ve sonraki adımı kaydedin. Örneğin: “Güncellenen teslim tarihini proje sponsoruyla teyit et, ardından güncel zaman çizelgesini gönder.” Bu, görüşmenin her bölümünü kopyalamaya gerek kalmadan uygulanabilir bir adımdır.
Bir profili yeniden kullanmak, Voice geçmişini projelere ayırmaz, projeye özel sesli mesaj kutuları oluşturmaz veya aramalar için kullanılan numarayı değiştirmez. Projeler arasındaki bu ayrımı, zaten kullandığınız kayıtlarda koruyun. WebCatalog, araçları kullanışlı bir düzende sunar; arayanları otomatik olarak sınıflandırmaz.
İş gününü bitirmeden önce, iş hesabındaki cevapsız aramaları ve sesli mesajları bu proje kayıtlarıyla karşılaştırarak gözden geçirin. Takip işini, çalışmalarınızı yönettiğiniz yerde işaretleyin; böylece yarın projeyi yeniden açtığınızda hangi konuların hâlâ ilgilenilmeyi beklediğini görebilirsiniz.
İş akışı 3: Bir iş arkadaşınız adına aramaları yönetme
Bir yönetici asistanının gereksinimi, iki kişisel oturum kullanan bir kişinin gereksiniminden farklıdır. Asistanın, kendi iş kimliğini kullanmaya devam ederken başka bir kişinin aramalarını yönetme iznine ihtiyacı vardır.
Uygun Workspace Voice planlarında çağrı yetkilendirmesini kullanın. Bir yönetici, yetki verilen kişinin yetki veren kişi adına arama yapması, arama alması ve sesli mesajlara erişmesi için izinler atayabilir. Atanan izinler, üstlenilebilecek sorumlulukları belirler.
Aramaları karşılama görevi başlamadan önce uygulamadaki devir süreci üzerinde anlaşın: hangi aramalar aktarılmalı, hangileri doğrudan ele alınabilir ve geri arama talepleri nasıl kaydedilmelidir? Kendi Voice oturumunuzu, erişim yetkiniz olan takvimin ve takip kaydının yanında, “Yönetici Desteği” adlı bir alanda tutun.
Gelen bir arama ek işlem gerektirdiğinde, kimin yanıt vermesi gerektiğini ve hangi bağlam bilgisine ihtiyaç duyduğunu kaydedin. Çalışma alanı, yöneticinin hesabıyla oturum açılmış ikinci bir profil gerektirmeden bu süreci destekler. Yetkilendirme WebCatalog tarafından değil, Google Voice tarafından sağlanır.
Aramaların ekip tarafından yanıtlanması için bunun yerine bir zil grubunu değerlendirin. Google, uygun planlarda yönlendirme seçeneklerini, çalışma saatlerini ve yanıtlanmayan aramaların nasıl ele alınacağını destekler. Belgelerinde, zil grubu aramalarının üyelerin bağlı cep telefonu numaralarına yönlendirilmediği de belirtilir; bu nedenle aramaları karşılama düzenini tasarlarken gerçekten hangi cihazlardan yanıt verileceğini kontrol edin.
Bir dizi açık hesap penceresi, bu yönlendirme kurallarının yerini alamaz. Uygun Voice özelliğini kullanın, ardından her kişinin destekleyici işlerini bunun etrafında düzenleyin.
Çalışma alanını bir sonraki aramaya göre oluşturun
Önce size zaten atanmış hesap ve numaralardan başlayın. Sıradaki iyileştirmenin ayrı bir kişisel/iş oturumu mu, daha iyi bir proje bağlamı mı, yoksa desteklenen bir çağrı yetkilendirmesi veya zil grubu düzeni mi olduğunu belirleyin.
Ardından Google Voice'u WebCatalog'da açın. Farklı hesaplara ayrı profiller verin, kullandığınız hesabı aramaları kararlara dönüştüren araçların yanına yerleştirin ve bir sonraki planlanmış görüşmenizden önce gelen arama ayarlarını kontrol edin. Sonuç, hesap düzenini telefon sistemi yapılandırmasıyla karıştırmadan aramaları ve takip işlerini yönetebileceğiniz daha net bir ortamdır.
