Google Drive, dosyalarınız hayatınızın farklı alanlarına ait olduğunda gezinmesi daha zor bir hâl alır. Bir teklif iş hesabınızda bulunur, bir müşteri size ayrı bir şirket hesabı verir ve kişisel belgeleriniz başka bir Drive'da durur. Asıl zorluk, ihtiyaç duyduğunuz belgenin hangi hesapla ilişkili olduğunu hatırlamaktır.
Birden fazla Google Drive hesabını yönetmenin birkaç iyi yolu vardır. Google, tarayıcıda hesaplar arasında geçiş yapmayı destekler; Masaüstü için Drive ise dosyalara yerel olarak erişebilmeniz için birden fazla hesabı bağlayabilir. Tarayıcı profilleri ve WebCatalog da gün boyunca kullandığınız hesapları düzenlemek için ek seçenekler sunar.
Doğru kurulum, Drive'ı açtıktan sonra ne yaptığınıza bağlıdır. Ara sıra paylaşılan bir belge mi okuyorsunuz, Finder veya Dosya Gezgini'nde dosyalarla mı çalışıyorsunuz, yoksa müşteri e-postaları, belgeleri ve toplantıları arasında mı geçiş yapıyorsunuz? Önce bu soruyu yanıtlayın, ardından rutininizi karşılayan en sade kurulumu oluşturun.
Kurulumunuzu yapmanız gereken işe göre seçin
Bu seçenekler sorunun farklı yönlerini çözer ve birden fazlasını birlikte kullanabilirsiniz.
| Temel ihtiyacınız | Yararlı bir başlangıç noktası | Dikkat etmeniz gerekenler |
|---|---|---|
| Ara sıra başka bir hesabın Drive'ını açmak | Google'ın hesap değiştiricisi | Düzenleme veya yükleme yapmadan önce etkin Google hesabını doğrulayın. |
| Bulut dosyalarına Finder veya Dosya Gezgini üzerinden erişmek | Masaüstü için Google Drive | Google en fazla dört hesabı destekler; her biri için senkronizasyon ayarlarını seçin. |
| Tüm tarayıcı ortamını hesap kimliğine göre düzenlemek | Tarayıcı profilleri | İş, kişisel kullanım veya bir müşteri için ayrı bir tarayıcı ortamını yönetirsiniz. |
| Drive'ı her hesap için kullanılan diğer uygulamalarla bir arada tutmak | WebCatalog Desktop | Profiller oturumları birbirinden ayırır; alanlar ise birlikte kullandığınız uygulamaları ve profilleri düzenler. |
Ayrıca birden fazla hesap ile birden fazla klasör arasındaki farkı gözetin. Üç müşteri mevcut iş hesabınızla klasör paylaşıyorsa yalnızca bu hesaba ihtiyacınız olabilir. Yalnızca gerçekten kullanmanız gereken başka bir Google hesabınız varsa ayrı bir hesap ortamı oluşturun. Aynı hesaba ait klasörler için net bir proje yapısı yeterli olabilir.
Ara sıra web üzerinden erişim için Google'ın hesap değiştiricisini kullanın
Google, birden fazla Google Hesabı'nda oturum açmanıza ve oturumu kapatmadan bunlar arasında geçiş yapmanıza olanak tanır. Bir Google hizmetinde profil resminizi veya adınızın baş harfini seçin, Hesap ekle seçeneğine tıklayın ve oturum açın. Ardından hesap menüsünden ihtiyacınız olan hesabı seçebilirsiniz.
Bu, haftada birkaç kez ikinci bir Drive'ı kontrol eden biri için mantıklı bir başlangıç noktasıdır. Çok az kurulum gerektirir ve tarayıcı ana çalışma ortamınız olmaya devam eder.
Teslim edilecek bir dosyayı yüklemeden veya bir belgeye erişim istemeden önce Google hesap menüsünde gösterilen e-posta adresini kontrol edin. Tanıdık bir avatar, özellikle iki hesapta da aynı fotoğraf kullanılıyorsa, hesabı ayırt etmek için yeterli olmayabilir. Google ayrıca ilk oturum açtığınız hesabın genellikle varsayılan hesap olduğunu belirtir. Bu durum, bir hizmet hangi hesabı kullanmak istediğinizden emin olmadığında önem taşıyabilir.
Hesap menüsünü incelemek için sürekli duraklıyorsanız günlük çalışma düzeninizde her hesaba daha kolay tanınan bir yer ayırmayı düşünün.
Yerel dosya erişimi önemliyse Masaüstü için Drive'ı kullanın
Mac'te Finder veya Windows'ta Dosya Gezgini içinde ihtiyaç duyduğunuz dosyalar için Google'ın kendi senkronizasyon istemcisiyle başlayın. Masaüstü için Drive aynı anda en fazla dört hesabı destekler.
Başka bir hesap bağlamak için:
- Masaüstü için Drive menüsünü açın.
- Sağ üstteki profil resminizi seçin.
- Başka hesap ekle seçeneğini belirleyin ve tarayıcı üzerinden oturum açın.
- Google'ın yönlendirdiği şekilde Masaüstü için Drive'ı yeniden başlatın.
Hesaplarınızı bağladıktan sonra her Drive'ın ne kadarının cihazınızda bulunacağına karar verin. Google'ın dosya akışı ve yansıtma kılavuzu aradaki farkı açıklar: Dosya akışı, dosyaları ağırlıklı olarak bulutta tutar; açtığınız veya çevrimdışı kullanılabilir hâle getirdiğiniz dosyalar için yerel alan kullanır. Yansıtma ise Drive'ım içeriğinin tam bir kopyasını hem yerel olarak hem de bulutta tutar. Ortak drive'lar dosya akışını destekler.
Örneğin bir tasarımcı, kendi iş hesabındaki çalışma materyallerine düzenli olarak yerel erişime ihtiyaç duyarken bir müşterinin referans klasörüne yalnızca ara sıra bakıyor olabilir. Bu ihtiyaçlar, yerel depolama konusunda farklı kararlar gerektirir. Kullanılabilir disk alanını, seyahat sırasında ihtiyaç duyacağınız dosyaları ve kuruluşunuzun belirlediği gereklilikleri göz önünde bulundurun.
Yerel dosyalar arasında gezinirken hesap adlarının kolayca tanınmasını sağlayın. Bir yükleme veya dışa aktarma hedefi seçmeden önce hesabı ve klasörü birlikte kontrol edin. Doğru adlandırılmış bir dosyanın yanlış Drive'da bulunması, onu bulmaya çalışan herkes için yine de ek iş yaratır.
WebCatalog burada farklı bir amaca hizmet eder: Drive'ın web arayüzüne ve ilgili uygulamalarınıza erişimi düzenlemek. Google'ın dosya senkronizasyon istemcisinin yerini almaz veya ayrı Google hesaplarına ait depolama alanlarını birleştirmez. Yerel dosyalar için Masaüstü için Drive'ı, aynı projenin web tarafı için ise WebCatalog'u kullanabilirsiniz.
Tarayıcı kullanımını daha kapsamlı biçimde ayırmak için tarayıcı profillerini kullanın
İşlerinizi zaten tarayıcıda yürütüyorsanız ayrı profiller yeterli olabilir. Chrome profilleri, yer işaretleri, geçmiş, şifreler ve ayarlar gibi bilgileri birbirinden ayrı tutar.
Chrome'da tarayıcının profil menüsünü açın, Chrome profili ekle seçeneğini belirleyin ve profile açık bir ad verin. Drive'ı bu profilde açın ve burada kullanmak istediğiniz Google hesabıyla oturum açın. Gerektiğinde başka bir hesap için aynı işlemi tekrarlayın.
Profilleri hemen tanıyacağınız bir role göre adlandırın: “Kişisel”, “Stüdyo” veya “Acme iş hesabı”. Aynı hesap proje bittikten sonra da kullanılacaksa bir proje adı daha az kullanışlıdır.
Müşterinin araştırma sekmelerini, yer işaretlerini ve diğer web sitelerini özel bir tarayıcı ortamında tutmak istediğinizde bu yaklaşım kullanışlıdır. Hesap sayısı arttıkça tarayıcı pencerelerini yönetmenin başlı başına ayrı bir işe dönüşüp dönüşmediğine dikkat edin.
Düzenli olarak yaptığınız hesap işlerini WebCatalog'da organize edin
WebCatalog, Drive'ın e-posta, takvim, sohbet ve proje araçlarını kapsayan daha geniş bir rutinin duraklarından biri olduğu durumlarda kullanışlıdır. Profilleri, hesap oturumlarını ve tarama verilerini birbirinden ayrı tutar; böylece her hesaba kendi ortamında geri dönebilirsiniz.
En sık kullandığınız hesaplarla başlayın. WebCatalog'un profil kurulum talimatlarını izleyin:
- WebCatalog Desktop'ı açın ve Profiller bölümüne gidin.
- Profil ekle seçeneğini belirleyin ve profile kolayca tanınacak bir ad verin.
- Drive'ı bu profille açın ve kullanmak istediğiniz Google hesabında oturum açın.
- Diğer hesabınız için aynı işlemi tekrarlayın.
Drive için kullandığınız iş profili, aynı Google hesabına bağlı Gmail ve Google Takvim için de kullanılabilir. Bu profili yeniden kullanmak, bir e-posta talebinden belgeye, oradan da değerlendirme toplantısına geçerken tutarlı bir hesap ortamında kalmanızı sağlar.
Uygulamaları ve profilleri bir müşteri veya proje etrafında toplamak istediğinizde alanları kullanın. Her alan kendi penceresinde açılır. Hesapları birbirinden ayıran profillerdir; alan ise bunların etrafındaki düzeni sağlar.
Başlangıçtaki düzeni sade tutun. Tüm çalışma ortamınızı yeniden oluşturmadan önce, düzenli olarak yaptığınız tek bir işte kullanılan uygulamaları ekleyin. WebCatalog'un Basic planı iki masaüstü uygulaması, iki profil ve bir alan içerir. Pro ve Business planları sınırsız uygulama, profil ve alanı destekler; bu da birden fazla müşteriyle çalışmaya veya daha geniş uygulama grupları kullanmaya başladığınızda önem kazanır.
Müşteri belgeleri için pratik bir iş akışı
Bir iş Google hesabı ve Acme tarafından sağlanan ayrı bir hesabı olan bir danışman düşünün. Acme, proje çalışmalarının kendi hesabı üzerinden yürütülmesini bekliyor. Danışmanın ayrıca belgeleri doğrudan danışmanın iş e-posta adresiyle paylaşan başka müşterileri de var.
Buradaki yararlı ayrım, iş için gereken Google hesabıdır. Acme için ayrı bir profil oluşturulur. Diğer müşteriler, erişim yetkisi verdikleri hesap buysa iş profilinde kalabilir.
Doğru hesapla başlayın
Göreve başlamadan önce Acme'nin Drive profilini açın. Hesabın e-posta adresini okuyun, ardından proje klasörüne gidin. Görev e-postayla geldiyse mesajın, açık olan hesapla ve projeyle ilgili olduğunu doğrulayın.
Bunu çalışma oturumunun başında bir alışkanlık hâline getirin. Odaklanacağınız bir çalışma diliminden önce bir kez kontrol etmek, yanlış hesapla yapılan bir yüklemeyi düzeltmekten daha kolay sürdürülebilir bir yaklaşımdır.
Paylaşılan belge üzerinde çalışın
Müşterinin güncel sürüm olarak belirttiği belgeyi açın. Ayrı bir kopya oluşturmadan önce kopyanın gerçekten görevin bir parçası olup olmadığını sorun. Yeni bir dosya oluşturmak, siz bir sürümü düzenlerken inceleyenlerin başka bir sürüm üzerinde konuşmasına yol açabilir.
Google'ın paylaşım denetimleri, hesabınızın görüntüleme, yorum yapma veya düzenleme yetkisine sahip olup olmadığını belirler. Ek bir profil, başka bir oturum açma ortamı sağlar; bu izinleri değiştirmez.
Yalnızca görüntüleme erişiminiz varsa ancak düzenleme yapmanız gerekiyorsa kullanmanız gereken hesap üzerinden belge sahibiyle bunu çözüme kavuşturun. Birkaç kopya oluşturmak, temeldeki iş birliği düzenini düzeltmez.
Yüklemeden önce hedefi seçin
Teslim edilecek yeni bir dosya için yükleme işlemini seçmeden önce üzerinde anlaşılmış proje klasörüne gidin. “Acme oryantasyon teklifi” gibi projeyi ve amacı belirten bir ad kullanın. Müşterinin mevcut bir adlandırma kuralı varsa buna uyun.
Teslim sırasında üzerinde anlaşılmış dosyanın bağlantısını paylaşın ve nelerin incelemeye hazır olduğunu belirtin. Ardından bir sonraki müşterinizin çalışma ortamına geçin. Amaç, hesaptan projeye, projeden belgeye uzanan ve hafızaya bırakılan kararları azaltan, tekrarlanabilir bir yol oluşturmaktır.
Kurulumu değiştirmeden önce sorunu teşhis edin
Bir şeyler yanlış göründüğünde şu üç durumu birbirinden ayırın:
Dosya yanlış hesapta açılıyor. Etkin penceredeki Google e-posta adresini kontrol edin. Bağlantıyı kullanmak istediğiniz hesabın ortamında açın ve tekrar deneyin. Kaydedilmiş bir bağlantı bir konumu belirtir; doğru hesabı kullandığınız anlamına gelmez.
Doğru hesap dosyaya erişemiyor. İlk paylaşım davetini ve davette belirtilen adresi kontrol edin. Dosya sahibinden bu adresin erişimini doğrulamasını isteyin. İş ve okul kuruluşları harici paylaşımı da kısıtlayabilir; dolayısıyla farklı bir profil bu kısıtlamayı gidermeyebilir.
Yerel depolamada bir dosya eksik. Masaüstü için Drive'da ilgili hesabı kontrol edin ve hesabın senkronizasyon ve çevrimdışı ayarlarını gözden geçirin. Aynı belge web uygulamasında sorunsuz açılsa bile bu, dosyanın yerel olarak kullanılabilirliğiyle ilgili bir sorundur.
Bu ayrım, sürekli oturum kapatmak, profilleri yeniden oluşturmak veya belgeleri taşımak yerine doğru katmanda işlem yapmanıza yardımcı olur.
Bir sonraki müşteri teslimini daha kolay tekrarlanabilir hâle getirin
Zaten teslim etmeniz gereken bir belgeyi seçin ve iş akışını WebCatalog Desktop içinde düzenleyin. Yetkili Google hesabı için açıkça adlandırılmış bir profil oluşturun, üzerinde anlaşılmış proje klasörünü açın ve ilgili iletişim araçlarını yakınınızda tutun. Dosyanın ilk talepten düzenleme ve son incelemeye kadar olan sürecini takip edin.
Teslim sırasında sekmeler arasında arama yapmadan üç soruyu yanıtlayabilmelisiniz: Hangi hesabı kullandım, güncel dosya nerede ve müşteri hangi bağlantıyı incelemeli? Bu yanıtları bulmayı kolaylaştıran kurulumu koruyun; gereken yerlerde yerel senkronizasyonu Masaüstü için Drive'a bırakın.
