Google Chat kişisel sohbetleri, işveren projelerini ve müşteri çalışmalarını kapsadığında, düzen kurmanın ilk adımı her sohbette hangi kimliğin kullanılacağını bilmektir. Ardından projenin sohbetini, belgelerini ve takvimini bir arada kolayca erişilebilecek şekilde düzenleyebilirsiniz.
Bir proje için mutlaka başka bir Google hesabı gerekmez. Birden fazla müşteriyle iş birliği yaparken tek bir iş hesabı kullanabilirsiniz; başka bir müşteri ise size kendi yönettiği bir kimlik sağlayabilir. Bu durumlar farklı masaüstü düzenleri gerektirir.
Google, oturum açılmış hesaplar arasında geçiş yapmayı zaten destekler. WebCatalog ise yalıtılmış profiller ve proje odaklı alanlar ekleyerek daha karmaşık bir iş gününde yolunuzu bulmanızı kolaylaştırabilir. Amaç, işe her başladığınızda kullanmanız gereken hesabın, sohbetin ve destekleyici araçların net olmasıdır.
Kimliklere ve projelere farklı görevler verin
“Hesap”, “kuruluş” ve “alan”, bir Google Chat iş akışının farklı bölümlerini tanımlar. Bunları birbirinden ayrı tutmak hem kurulumu hem de sorun gidermeyi kolaylaştırır.
| Kurulumun bileşeni | Neyi denetler veya düzenler? | Pratik bir örnek |
|---|---|---|
| Google hesabı | Oturum açmak ve katılım sağlamak için kullandığınız kimlik | Kişisel hesabınız veya işvereninizin sağladığı hesap |
| Google Workspace kuruluşu | Kullanıcıları için yönetilen erişim ve politikalar | İşvereninizin Chat ve harici iş birliği ayarları |
| Google Chat alanı | Kendi katılımcıları olan bir sohbet alanı | Proje ekibiyle yapılan bir ürün lansmanı görüşmesi |
| WebCatalog profili | Yalıtılmış web sitesi oturum açma ve oturum verileri | “İş — Acme” adlı bir profil |
| WebCatalog alanı | Uygulamaları ve profilleri gruplandıran bir masaüstü penceresi | Chat, Drive ve proje özetini içeren bir lansman çalışma alanı |
Google, Chat erişiminin Google hesabınız veya Workspace kuruluşunuz üzerinden nasıl sağlandığını açıklar. Hem kişisel Google hesapları hem de ücretli Workspace hesapları Chat alanları oluşturabilir; ancak sundukları özellikler farklıdır. Google'ın hesap karşılaştırmasına bakabilirsiniz.
Bu nedenle masaüstü profillerini gerçekten oturum açmak için kullandığınız kimliklere göre oluşturmalı, ardından proje çalışma alanlarını yapılacak işe göre düzenlemelisiniz. WebCatalog'da bir alan oluşturmak Google Chat alanı oluşturmaz, ortak çalışanları davet etmez veya kuruluş izinlerini değiştirmez.
Google'ın mevcut masaüstü seçenekleriyle başlayın
Yalnızca ikinci bir Google hesabı eklemek için yeni bir uygulamaya ihtiyacınız yoktur. Google'ın birden fazla hesapla oturum açma kılavuzu, oturumu kapatmadan hesap eklemeyi ve hesaplar arasında geçiş yapmayı açıklar. Desteklenen bir Google hizmetinde, ihtiyacınız olan hesabı eklemek veya seçmek için hesap menüsünü kullanın.
Chat'e chat.google.com adresinden ve Gmail içinden erişilebilir. Google ayrıca Chrome üzerinden progresif web uygulaması olarak yüklenen bağımsız bir Chat uygulaması da sunar. Bu uygulamanın çalışması için Chrome'un açık olması gerekir ve yönetilen cihazlarda uygulamayı yüklemek için izin gerekebilir.
Hesap değiştirici ve mevcut tarayıcı düzeniniz çalışma biçiminize uyuyorsa bu seçenekler yeterli olabilir. Hangi yolu kullanırsanız kullanın, açmak istediğiniz sohbete hangi hesabın erişebildiğini kontrol edin.
Açıkça tanımlanmış, yeniden kullanılabilir hesap bağlamları ve her projenin diğer bileşenleri için bir masaüstü düzeni istediğinizde WebCatalog yararlı hâle gelir. Kişisel kimliğinizi işten ayrı tutabilir, ardından iş kimliğinizi yetkili olduğu her yerde yeniden kullanabilirsiniz. Aşağıdaki üç iş birliği modeli, bu seçimleri nasıl yapabileceğinizi gösterir.
Kişisel sohbetler: belirli ve kolay tanınan bir yer oluşturun
Kişisel hesabınız aile planlarını, bir gönüllü grubunu ve Chat'i tercih eden birkaç arkadaşınızı kapsayabilir. Bu sohbetlere kolay tanınan bir yer ayırın; böylece önce işvereninizin proje listesinde gezinmek zorunda kalmadan onları bulabilirsiniz.
WebCatalog'da profile Kişisel adını verin veya Google hesabını açıkça tanımlayan başka bir etiket kullanın. Chat'i bu profille açın ve kullanmak istediğiniz kişisel hesapta oturum açın. Etiketi “Hafta sonu gezisi” gibi geçici bir etkinlik yerine kimliği tanımlayacak şekilde seçin. Etkinlik değişir; hesap ise yıllarca işinize yarayabilir.
En sık görüştüğünüz kişiler ve gruplar için Google Chat'in kendi sohbet düzenleme özelliklerini kullanın. Google, alanları veya sohbetleri sabitleme ve sabitlemeyi kaldırma özelliğini kişisel hesap ve ücretli Workspace kullanıcılarına sunulan özellikler arasında listeler.
Gönüllü grubunuzun bir etkinlik sohbeti ve bir planlama belgesi olduğunu varsayalım. Sohbeti Chat'te sabit tutabilir ve belge uygulamasını WebCatalog'daki ilgili bir alanda onun yanına yerleştirebilirsiniz. Belgeyi açmadan veya paylaşmadan önce kişisel hesabınızın gereken erişime sahip olduğunu doğrulayın.
Böylece hesap sınırı ve proje sınırı farklı amaçlara hizmet eder. Profil, oturum açma bağlamını ayrı tutar. Alan ise etkinlik için ihtiyaç duyduğunuz öğeleri bir araya getirir. Bunların hiçbiri sohbetin üyelik ayarlarının veya belgenin paylaşım denetimlerinin yerini almaz.
İş projeleri: ekibin çalışmalarında doğru kimliği yeniden kullanın
İşvereninizin sağladığı hesap genellikle İş — Acme gibi açıkça adlandırılmış bir iş profilinde yer almalıdır. Kuruluşunuzun etkinleştirdiği ve katılmanız için sizi davet ettiği Chat sohbetlerinde bu kimliği kullanın.
Hesapta Chat kullanılamıyorsa Workspace yöneticinize danışın. Google'ın oturum açma yönergeleri, iş ve okul kuruluşlarının kullanıcıları için Chat'i yapılandırması gerektiğini belirtir. Aynı kimliği başka bir masaüstü uygulamasında açmak, kullanıma sunulmamış bir kuruluş hizmetini etkinleştirmez.
Erişim sağlandıktan sonra, düzenli olarak üzerinde çalıştığınız projeleri her birinin ihtiyaç duyduğu bilgilere göre düzenleyin. Bir ürün lansmanı için bunlar şunlar olabilir:
- Lansman ekibinin karar aldığı Google Chat alanı.
- Onaylanmış kreatif materyalleri içeren Drive klasörü.
- Yayın kontrol listesini içeren belge.
- İnceleme tarihlerini doğrulamak için kullanılan takvim.
İlgili uygulamaları ve profilleri WebCatalog'da Ürün lansmanı adlı bir alanda gruplandırabilirsiniz. Ekip operasyonları adlı başka bir alan ise rutin kurum içi işler için gereken araçları içerebilir.
Aynı Google hesabı her iki proje için de yetkiliyse ikisi de aynı iş profilini kullanabilir. Her proje penceresi için yeni bir Google hesabına veya yalıtılmış oturuma ihtiyacınız yoktur. Bir profili yeniden kullanmak, onun oturum verilerini de yeniden kullanır; dolayısıyla bu pencereler ayrı kimlikler değildir.
WebCatalog'daki bir alan, Chat'i belirli bir proje sohbetine de sabitlemez. Bir lansman güncellemesi paylaşmadan önce ilgili Google Chat alanını seçin ve katılımcılarını kontrol edin. Masaüstü çalışma alanı işe ulaşmanıza yardımcı olur; mesajı kimin alacağını ise Google Chat sohbeti belirler.
Proje kararlarını, ekibin onları bulmayı beklediği sohbette tutun. Bir doğrudan mesaj tüm grubu etkileyen bir konuyu çözüme kavuşturuyorsa proje görüşmesine uygun bir özet ekleyin. Bu, çalışma alanını yalnızca o anda mesaj gönderen kişi için değil, daha sonra bu karara ihtiyaç duyacak kişi için de değerli kılar.
Müşterilerle iş birliği: müşterinin gerçekten davet ettiği kimliği düzenleyin
Başka bir profil oluşturmadan önce müşteri erişimi konusunda net bir karar vermelisiniz. Müşterinin hangi e-posta adresini veya yönetilen kimliği kullanmanızı beklediğini sorun.
Birkaç farklı düzenleme mümkündür. Müşteri, mevcut iş veya kişisel Google hesabınızı harici katılımcı olarak davet edebilir. Kendi Workspace kuruluşunda size bir hesap açabilir. Google artık mevcut bir Google hesabı olmayan kişiler için onaylanmış bir misafir daveti yöntemini de belgelendiriyor; davet, davet eden kuruluş tarafından yönetilen bir misafir hesabı oluşturur. Kullanılabilir yöntemler ve kısıtlamalar Google'ın harici kullanıcılar ve misafirler kılavuzunda açıklanır.
Masaüstü düzeninizi bu yapıya göre oluşturun:
| Müşteriyle çalışma düzeni | Uygun profil seçimi |
|---|---|
| Müşteri mevcut iş hesabınızı davet eder | Bu hesaba ait profili yeniden kullanın |
| Müşteri ayrı bir Workspace hesabı sağlar | Müşteriyi ve kimliği belirten bir profil oluşturun |
| Müşteri onaylanmış bir misafir daveti kullanır | Daveti tamamlayın, Chat erişimini doğrulayın ve oluşan kimliği açıkça tanınacak şekilde düzenleyin |
Mevcut iş hesabınız üç müşteri projesine katılıyorsa üç proje alanı yararlı olabilir. Ancak üç yeni Google hesabı mutlaka gerekli değildir. Öte yandan, müşterinin sağladığı bir kimliği işveren hesabınızla aynı proje penceresine yerleştirmek, bu kimlikleri birbirinin yerine kullanılabilir hâle getirmez.
Harici iş birliği, ilgili kuruluşlara da bağlıdır. Google'ın harici Chat denetimleri, yönetici ayarlarını, güvenilir alan adı kısıtlamalarını ve harici alanlar için sürüme bağlı seçenekleri açıklar. Bir davet başarısız olursa davet edilen kimliği doğrulayın ve müşteriden ilgili erişim ayarlarını kontrol etmesini isteyin.
Ortak bir proje için müşterinin onayladığı iş birliği yöntemini kullanın. Bu yöntem harici katılıma açık bir Google Chat alanıysa proje sohbetini orada tutun. Bir WebCatalog profili, oturum açma bağlamını koruyabilir; ancak alan üyeliği veremez veya bir kuruluşun harici sohbet politikasını geçersiz kılamaz.
Bağlantı verilen belgeleri de ayrıca kontrol edin. Google'ın harici erişim yönergeleri, Chat erişimini Drive dosyalarına ve görevlere erişimden ayrı ele alır. Bir inceleme öncesinde asıl belgeyi ilgili hesapla açın ve erişilebilir olduğunu doğrulayın. Sohbetin çalışıyor olması, dosya izinleriyle ilgili tüm soruların kendiliğinden çözüldüğü anlamına gelmez.
İş birliği haritasını bir WebCatalog düzenine dönüştürün
Önce hesap katmanını oluşturun. WebCatalog'ın profil yönergeleri, profil oluşturmayı ve bu profille bir uygulama açmayı açıklar:
- WebCatalog uygulama kataloğundan Google Chat'i ekleyin.
- Profiller bölümünü açın, Profil ekle seçeneğini seçin ve kimliğe kolay tanınan bir ad verin.
- Chat'i bu profille açın ve ilgili hesapta oturum açın.
- Hesabın erişebilmesi gereken bir sohbete veya alana erişebildiğini doğrulayın.
Gerçekten kullandığınız farklı kimlikler için bu adımları tekrarlayın. Aynı profille başka bir pencere açmak ikinci bir hesabı yalıtmaz; aynı oturum bağlamını kullanır.
Ardından WebCatalog'daki alanları devam eden çalışmalara göre düzenleyin. Bir müşteri alanı Chat'i, müşterinin belge araçlarını ve proje takip aracını içerebilir. Kullanılacak hesap aynıysa mevcut bir profili yeniden kullanın. Birden fazla Google uygulaması tek bir kimlik kullanıyorsa ilgili profil bu ortak oturum açma bağlamını barındırabilir; her uygulamayı açarken hesabı kontrol edin.
Düzeni genişletmeden önce, ihtiyaç duyduğunuz uygulamaları, profilleri ve alanları güncel WebCatalog planlarıyla karşılaştırın. Proje çalışma alanlarının sayısı ile hesap kimliklerinin sayısı, ayrı planlama kararlarıdır.
Her proje devrinin kolayca takip edilebilmesini sağlayın
Bir güncelleme göndermeden önce kısa bir yönlendirme kontrolü yapın: Hangi hesabı kullanıyorum, bu sohbette kimler var ve bağlantısını verdiğim içeriği açabiliyorlar mı? Bu kontrol, yalnızca düzenli bir masaüstünün çözemeyeceği hesap ve erişim uyuşmazlıklarını yakalar.
Güncellemenin yararlı olması için yeterli bağlamı sağlayın: kararı belirtin, güncel belgenin bağlantısını ekleyin ve sırada ne olduğunu açıklayın. Bu, özellikle müşteri farklı bir kuruluş veya davet edilmiş bir misafir kimliği üzerinden katılıyorsa yararlıdır.
Bir sonraki proje incelemeniz için asıl sohbeti, belge araçlarını ve gündemi bir araya getiren bir WebCatalog Google Chat çalışma alanı oluşturun. Bunu eksiksiz bir devir için kullanın; ardından doğru kimliği ve projeyi en kolay tanımanızı sağlayan düzeni koruyun.
