Kişisel bir gelen kutusu, iş e-posta adresi ve bir yan proje için kullanılan hesap aynı bilgisayarda bulunabilir. Asıl zorluk, bir iletiyi yanıtlarken, bir belgeyi açarken veya bir toplantı davetini kontrol ederken her birini kolayca ayırt edebilmektir.
Birden fazla Gmail hesabını Google’ın hesap değiştiricisi, ayrı tarayıcı profilleri veya WebCatalog gibi bir masaüstü çalışma alanı üzerinden yönetebilirsiniz. Google, oturumu kapatmadan açık hesaplar arasında geçiş yapmayı zaten destekler. WebCatalog ise bu işi düzenlemek için farklı bir yol sunar: uygulamalara doğrudan erişim, ayrı profiller ve ilgili araçlar için alanlar.
İşte bir düzen seçmenin ve onu gün boyunca kullanışlı hâle getirmenin yolları.
Gmail hesaplarınızı nasıl düzenlemek istediğinizi seçin
En çok zorlandığınız görevden başlayın.
| Temel ihtiyacınız | Pratik bir başlangıç noktası |
|---|---|
| İkinci bir gelen kutusunu ara sıra kontrol etmek | Google’ın hesap değiştiricisi |
| Birçok web sitesinde iş ve kişisel gezinmeyi birbirinden ayırmak | Tarayıcı profilleri |
| Gmail hesaplarına, her proje için kullandığınız uygulamalarla birlikte erişmek | WebCatalog Desktop |
| Gelen iletileri tek bir gelen kutusunda birleştirmek | E-postaları birleştirmek için ayrı bir düzen |
Hesapları erişilebilir tutmak ile iletilerini birleştirmek farklı ihtiyaçlardır. Aşağıdaki düzen, her Gmail gelen kutusunu kendi hesabında tutar. Bu, kimliklerin, müşteri yazışmalarının ve günlük rutinlerin ayrı kalması gerektiğinde yararlıdır.
Basit bir düzen için Google hesap değiştiricisini kullanın
Hesaplar arasında ara sıra geçiş yapmak için Gmail’in mevcut hesap menüsüyle başlayın:
- Bilgisayarınızda Gmail’de oturum açın.
- Sağ üst köşedeki profil resminizi veya adınızın baş harfini seçin.
- Hesap ekle seçeneğini belirleyin ve ikinci hesapta oturum açın.
- Başka bir hesap seçmek istediğinizde aynı menüyü açın.
Bu adımlar, Google’ın birden fazla hesap kullanma talimatlarını izler.
Az sayıda gelen kutunuz varsa ve her adresi hızla ayırt edebiliyorsanız bu yöntem iyi çalışır. Yeni bir ileti yazmadan önce etkin adresi kontrol etmeyi alışkanlık hâline getirin.
Google ayrıca ilk oturum açılan hesabın genellikle varsayılan hesap olduğunu belirtir. Bazı Google hizmetleri, hangi hesabın kullanılacağı net olmadığında bu hesabın ayarlarını uygulayabilir. Bir bağlantı sizi beklemediğiniz bir Google hesabına götürürse herhangi bir şeyi değiştirmeden önce etkin kimliği kontrol edin.
Daha kapsamlı bir ayrım için tarayıcı profillerini kullanın
Bir e-posta hesabı, bütün bir tarayıcı ortamıyla ilişkili olduğunda tarayıcı profili kullanışlıdır. İş yer işaretlerinizi, kayıtlı şifrelerinizi ve tarama geçmişinizi kişisel düzeninizden ayrı tutmak isteyebilirsiniz.
Chrome’da tarayıcının profil menüsünü açın, Chrome profili ekle seçeneğini belirleyin ve kolayca tanıyabileceğiniz bir ad ile görünüm seçin. Bu profil içinde ilgili Gmail hesabında oturum açın. Diğer kimlik için aynı işlemi tekrarlayın. Google, Chrome profillerinin nasıl oluşturulacağını ve aralarında nasıl geçiş yapılacağını açıklar.
“Kişisel” ve “Stüdyo” gibi kullanım amacını anlatan adlar seçin. “Profil 2” adlı bir profil, birden fazla pencere açıkken size pek yardımcı olmaz.
Ayrı tarayıcı ortamları istiyorsanız tarayıcı profilleri mantıklı bir seçenektir. Gününüz aynı uygulamaları ve hesapları tekrar tekrar açarak geçiyorsa WebCatalog daha doğrudan bir düzen sunar.
WebCatalog ile birden fazla Gmail hesabını yönetin
WebCatalog’un Gmail masaüstü uygulaması, Gmail’e ayrı bir pencere ve Dock’unuzda veya görev çubuğunuzda bir yer sağlar. Gmail’in web arayüzünü kullanmaya devam ederken hesaplarınızın masaüstü iş akışınıza nasıl uyacağını seçebilirsiniz.
En kullanışlı düzen, açıkça adlandırılmış profillerle başlar ve yalnızca ek bir yapıya ihtiyaç duyduğunuzda genişler.
1. Gmail’i masaüstünüze ekleyin
WebCatalog Desktop’ı indirin, yükleyin ve WebCatalog hesabınızda oturum açın. Katalogda Gmail’i bulun ve masaüstü uygulaması olarak ekleyin.
Beklediğiniz hizmeti açtığınızı doğrulamak için Gmail’i bir kez açın. WebCatalog hesabınız, WebCatalog düzeninizi yönetir; kullanmak istediğiniz Google hesabında yine ayrıca oturum açarsınız.
2. Her Google kimliği için bir profil oluşturun
WebCatalog’da Profiller bölümüne gidin, Profil ekle seçeneğini belirleyin ve açıklayıcı bir ad girin. Gmail’i bu profille açın ve Google’ın oturum açma adımlarını tamamlayın.
Diğer hesaplar için aynı işlemi tekrarlayın. Örneğin “Kişisel”, “İş” ve “Müşteri A” profilleri oluşturun. Planladığınız düzendeki uygulamaları, profilleri ve alanları kapsayan bir WebCatalog planı seçin. WebCatalog’un profil talimatları, bir profilin farklı masaüstü uygulamalarında nasıl yeniden kullanılacağını da açıklar.
Net bir ayrım için her profilde tek bir Google kimliği kullanın. Böylece profil adı, açmak istediğiniz gelen kutusunu güvenilir biçimde gösterir.
3. Her hesaba belirli bir amaç verin
Başka bir profil eklemeden önce o profilde nelerin yer alacağına karar verin. Kullanışlı bir düzen şöyle olabilir:
| Profil | Kullanım amacı |
|---|---|
| Kişisel | Evle ilgili iletiler, randevular ve kişisel abonelikler |
| İş | Şirket içi yazışmalar ve ana iş gelen kutunuz |
| Müşteri A | Bu müşteriyle bağlantılı iletiler ve kaynaklar |
Her geçici görev için yeni bir profil oluşturmaktan kaçının. Farklı bir hesaba veya işinizde kalıcı bir ayrıma ihtiyaç duyduğunuzda yeni bir profil ekleyin.
WebCatalog profilleri, oturumları ve tarama verilerini ayrı tutar. Böylece yalnızca hesaplar arasında geçiş yapmak için oturumu kapatmanız gerekmeden farklı hesaplara dönebilirsiniz. Google, güvenlik kontrolleri veya kuruluşunuzun politikaları gerektirdiğinde yine de kimlik doğrulaması isteyebilir.
4. İlgili Google uygulamalarını bir arada tutun
E-posta çoğu zaman başka bir göreve yönlendirir: Drive’daki bir belgeyi incelemek, takvimi kontrol etmek veya bir proje panosunu güncellemek gibi. İstediğiniz kimliğin bu uygulamalarda kullanılabilmesi için Gmail, Google Drive ve Google Takvim’de ilgili Google profilini yeniden kullanın.
Ardından araçları bir WebCatalog alanında düzenleyin. Her alan kendi penceresinde açılır ve bir müşteri ya da proje için kullanılan uygulamalarla profilleri bir araya getirebilir.
Örneğin bir müşteri alanı, o müşterinin Gmail profilini, Drive’ı, Takvim’i ve proje yönetimi uygulamasını içerebilir. Bu müşteriyle ilgili çalışmaya başladığınızda ilgili araçların nerede olduğunu bilirsiniz.
En sık yaptığınız iş için tek bir alanla başlayın. Hangi ayrımların düzenli kalmanıza yardımcı olduğunu gördükten sonra daha fazlasını ekleyebilirsiniz.
Gelen kutularınızı yönetmeyi kolaylaştırın
Daha iyi bir masaüstü düzeni, erişim sorununu çözer. Gmail içindeki birkaç alışkanlık da iletileri işlemeyi kolaylaştırır.
Tutarlı bir etiket sistemi kullanın
Gmail etiketleri, iletileri kategorilere ayırmanızı sağlar. İş için kullandığınız gelen kutularında “İşlem gerekli”, “Beklemede” ve “Başvuru” gibi az sayıda etiketten oluşan bir sistem kullanmayı düşünün.
Aynı terimleri kullanmak, hesap değiştirdikten sonra işe kaldığınız yerden devam etmeyi kolaylaştırır. Hesabın kimliğini profil adında, iletinin durumunu ise etikette belirtin. Böylece sisteminizin her parçasının net bir görevi olur.
Her hesapta doğru imzayı ayarlayın
Her gelen kutusunun Gmail imza ayarlarını gözden geçirin. Gmail, yeni iletiler ve yanıtlar için varsayılan imzaları destekler.
O adrese uygun iletişim bilgilerini ve şirket ayrıntılarını kullanın. Ayırt edici bir imza, ileti yazarken ek bir görsel ipucu sunar; ancak asıl önemli adım, gönderen adresini kontrol etmektir.
Hangi gelen kutularının sizi bölmesine izin vereceğinize karar verin
Gmail’in masaüstü bildirim ayarlarında, yeni postalar veya önemli postalar için bildirim almayı ya da hiç bildirim almamayı seçebilirsiniz.
Zamana duyarlı işler için bildirimlere izin vermek ve daha az acil hesapları planlı aralıklarla kontrol etmek mantıklı bir başlangıçtır. Bir bildirim görünmezse hem Gmail’in ayarlarını hem de bilgisayarınızdaki izinleri gözden geçirin.
Hesapları belirli bir sırayla kontrol edin
Kısa bir rutin deneyin: önce acil iş iletilerini gözden geçirin, ardından devam eden müşteri yazışmalarını ele alın ve kişisel e-postanızı seçtiğiniz bir zamanda kontrol edin.
Amaç, sıradaki işinizi en son açtığınız gelen kutusunun belirlemesine son vermektir. Hızlı bir yanıttan fazlasını gerektiren sorumluluklar için ayrı bir görev listesi tutun.
Sık sorulan sorular
Aynı anda iki Gmail hesabında oturumum açık kalabilir mi?
Evet. Google, birden fazla hesapta aynı anda oturum açmayı destekler. Tarayıcı profilleri ve WebCatalog profilleri, ayrı hesap ortamlarını düzenlemek için ek yöntemler sunar.
WebCatalog tüm Gmail iletilerini tek bir gelen kutusunda birleştirir mi?
Bu düzen, ayrı Gmail hesaplarına erişmenizi sağlar. Hesapların postalarını ortak bir gelen kutusunda birleştirmez. İletilerinizi bu şekilde okumak istiyorsanız ayrıca bir birleştirme iş akışı seçin.
Gmail, Drive ve Takvim aynı WebCatalog profilini mi kullanmalı?
Bu uygulamaların aynı Google kimliğini kullanması gerekiyorsa aynı profili kullanın. Kişisel hesap veya ayrı bir müşteri hesabı gibi başka bir kimlik için farklı bir profil oluşturun.
Her Gmail hesabına belirli bir yer ayırın
Gelen kutularını ara sıra kontrol etmek için Google’ın hesap değiştiricisi ihtiyacınızı karşılayabilir. Birden fazla hesap günlük işinizin parçasıysa masaüstü düzeni, bunların amacını ve konumunu çok daha net hâle getirebilir.
Gmail’i ekleyerek ve en sık kullandığınız hesaplar için profiller oluşturarak WebCatalog Desktop’ı kullanmaya başlayın. Ana iş akışınız etrafında bir alan oluşturun; ardından her e-postanın gerektirdiği işi tamamlamanıza yardımcı olan takvimi, belgeleri ve uygulamaları ekleyin.
